This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'NDIA Pandemic Plan: NSW Specific'.



 
Our reference: FOI 20/21-0848 
 
  
GPO Box 700 
Canberra   ACT   2601 
1800 800 110 
ndis.gov.au 
8 September 2021 
 
Shirley 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
Dear Shirley 
 
Freedom of Information request — Notification of Decision 
 
Thank you for your 3 requests of 9 June 2021 under  the  Freedom of Information Act 1982 
(FOI Act) for copies of documents held by the National Disability Insurance Agency (NDIA). 
 
Scope of your request  
As per previous correspondence, under section 24(2) of the FOI Act an agency may treat 2 or 
more requests as a single request if the subject matter is substantially the same; therefore, as 
previously advised, we have combined your 3 requests into one request. 
 
The scope of this combined request is: 
 
“…a copy of the current NDIA Pandemic Plan and all prior versions. That is, all pandemic 
plans created by the NDIA since 2013 until Jun 21… 
…a copy of the NDIA's NSW specific Pandemic Plan. That is, the NDIS pandemic plan 
focused exclusively on participants, providers, staff, business activity and physical sites 
within NSW… 
…a copy of the NDIA's State of Victoria specific Pandemic Plan. That is, the NDIS 
pandemic plan focused exclusively on participants, providers, staff, business activity and 
physical sites within the State of Victoria…”  

 
Decision on access to documents 
I am authorised to make decisions under the FOI Act. My decision on your request and the 
reasons for my decision are set out below.  
 
I have identified 4 documents which fall within the scope of your request.  
 
The documents were identified by FOI staff and relevant line areas conducting searches of 
NDIA’s systems, using all reasonable search terms that could return documents within scope 
of your request. Relevant NDIA staff who could be expected to be able to identify documents 
within the scope of the request were also consulted. 
 
I have decided to grant partial access to 4 documents.  
 
In reaching my decision, I took into account the following materials: 
  your correspondence outlining the scope of your request; 
  the nature and content of the documents falling within the scope of your request; 
  the FOI Act;  
  the FOI Guidelines; 
  consultation with relevant NDIA staff; 


 
  factors relevant to my assessment of whether or not disclosure would be in the public 
interest; and 
  the NDIA’s operating environment and functions. 
 
Reasons for decisions 
 
Deliberative processes (section 47C) 
Section 47C of the FOI Act conditionally exempts a document if its disclosure would disclose 
deliberative matter in the nature of, or relating to, opinion, advice or recommendation obtained, 
prepared or recorded, or consultation or deliberation that has taken place, in the course of, or 
for the purposes of, the deliberative processes involved in the functions of an agency. 
 
The  document  within  the  scope  of  your  request  contains  deliberative  matter  in  the  form  of 
planning,  advice,  and  potential  courses  of  action,  responses  or  mitigation  strategies  in 
response to particular pandemic conditions. 
 
As provided in the FOI Guidelines, the deliberative processes involved in the functions of an 
agency are its thinking processes.  
 
I am satisfied that the information contained within the document falling within the scope of 
this request is conditionally exempt under section 47C of the FOI Act. 
 
Certain operations of agencies (section 47E(d)) 
Section  47E(d)  of  the  FOI  Act  conditionally  exempts  a  document  if  its  disclosure  would,  or 
could reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient 
conduct of the operations of an agency. 
 
The  document  within  the  scope  of  your  request  contains  information  relating  to  certain 
operations  of  the  NDIA,  specifically,  internal  operations  related  to  planning  and  risk 
management processes that affect the functions of the NDIA, its operational decision making, 
and the delivery of services through the National Disability Insurance Scheme (NDIS) during 
a pandemic.  
 
The disclosure of this information would reveal methodologies the NDIA uses to assist in its 
operational  risk  determination  in  relation  to  operations  of  the  NDIA  and  NDIS  during  a 
pandemic. That is, the potential considerations and courses of actions that may be undertaken 
in  particular  circumstances  or  in  determining  strategies  to  respond  to  particular  pandemic 
conditions. 
 
I am satisfied that the release of this information would potentially result in the public disclosure 
of  internal  methodologies  and  information  that,  through  improper  use,  would,  or  could, 
compromise  internal  decision  making  or  affect  business  continuity  planning  that  would 
substantially and adversely affect the integrity of the NDIS. 
 
Public interest considerations – section 47C and 47E(d) 
Under  the  FOI  Act,  access  to  a  document  covered  by  a  conditional  exemption  must  be 
provided unless disclosure would be contrary to the public interest.  
 
After considering the public interest factors outlined in section 11B(3) of the FOI Act, I have 
determined that disclosure of the material identified as subject to conditional exemptions would 
not provide access to information relating to the applicant. I have considered that:  
  disclosure  of  the  information  would  not  contribute  to  the  publication  of  information  of 
sufficient public interest to justify the likely harm caused by release; 
2 

 
  disclosure of the information would not enhance Australia’s representative democracy in 
the ways described in section 11B(3) of the FOI Act; and 
  disclosure of the information would not inform any debate on a matter of public importance 
or promote oversight of public expenditure. 
 
While there is limited public interest in the disclosure of information conditionally exempt under 
section 47C and 47E(d), the harm that would result from disclosure is that it could reasonably 
be expected to:  
  hinder  the  Agency’s  thinking  processes  and  the  ability  of  Agency  decision-makers  to 
comply with their obligations and make informed decisions, which, in turn, helps to ensure 
the financial stability and integrity of the National Disability Insurance Scheme; and  
  prejudice the ability of the Agency to provide guidance on program risks, plan appropriate 
risk mitigation, and inform the executive in improving decision making, which in turn, helps 
to ensure the financial stability and integrity of the NDIS. 
 
I note that the NDIA has been forthright in their response to the current COVID-19 pandemic. 
The NDIA is continually updating their website with further information and advice as needed 
to respond to particular circumstances as they arise across Australia. There has  also been 
significant outreach undertaken with the participants, providers, partners, the disability sector 
and NDIA staff in relation to the response to current pandemic conditions.  
 
In summary, I am satisfied that the factors against disclosure of the information outweigh the 
factors in favour of disclosure and that, on balance, it would be contrary to the public interest 
to release this information to you.  
 
Access to edited copies with exempt or irrelevant material deleted (section 22) 
In accordance with section 22 of the FOI Act I have given consideration to whether it would 
be  practicable  to  prepare  and  provide  to  you  an  edited  copy  of  any  of  the  documents  with 
exempt material deleted.  
 
The document contains deliberative matter that is exempt from disclosure under section 47C 
of  the  FOI  Act.  I  have  considered  whether  it  would  be  practicable  to  edit  the  document  to 
delete the deliberative matter and produce copies that would not disclose exempt material.  
 
As  the  FOI Guidelines  explain  [6.73], factual  material  may  be  so  embedded  in  deliberative 
matter  that  it  becomes  part  of  the  deliberative  matter  and  cannot  be  separated.  The  FOI 
Guidelines also explain [3.98] that a common sense approach should be taken in considering 
whether the number and extent of deletions would result in the remaining document being of 
little or no value to the applicant or would leave only a skeleton of the former document that 
conveys little of its content or substance.  
 
To the extent that the document listed in the attached schedule contains factual material, it is 
so embedded in the deliberative matter that it is not possible to separate it. 
 
I consider that it would not be practicable to produce edited version of the document. 
 
Release of documents 
The  document  considered  as  part  of  this  decision  has  been  references  in  the  Schedule  of 
Documents at Attachment A
 
Rights of review 
Your rights to seek a review of my decision, or lodge a complaint, are set out at Attachment B
 
3 

 
Should you have any enquiries concerning this matter, please do not hesitate to contact me 
by email at xxx@xxxx.xxx.xx. 
 
Yours sincerely 
 
 
Ausilia Woodhead 
Assistant Director 
Freedom of Information Officer 
Parliamentary, Ministerial & FOI Branch 
Government Division 
4 

 
Attachment A 
 
Schedule of Documents for FOI 20/21-0851 
Document 
Page 
Description 
Access Decision 
number 
number 
National Disability Insurance Agency Pandemic 
PARTIAL ACCESS 

1-40 
Plan 
 
 
Exemptions claimed: 
Dated: April 2015 
s47C – deliberative processes 
s47E(d) – certain operations of agencies 
 
National Disability Insurance Agency Pandemic 
PARTIAL ACCESS 

41-80 
Plan 
 
 
Exemptions claimed: 
Dated: April 2018 
s47C – deliberative processes 
s47E(d) – certain operations of agencies 
 
National Disability Insurance Agency Pandemic 
PARTIAL ACCESS 

81-120 
Plan 
 
 
Exemptions claimed: 
Dated: November 2018 
s47C – deliberative processes 
s47E(d) – certain operations of agencies 
 
National Disability Insurance Agency Pandemic 
PARTIAL ACCESS 

121-149 
Plan 
 
 
Exemptions claimed: 
Dated: March 2020 
s47C – deliberative processes 
s47E(d) – certain operations of agencies 
 
 
5 


 
Attachment B 
Your review rights  
 
Internal Review  
The FOI Act gives you the right to apply for an internal review of this decision. The review 
will be conducted by a different person to the person who made the original decision. 
 
If you wish to seek an internal review of the decision, you must apply for the review, in 
writing, within 30 days of receipt of this letter. 
 
No particular form is required for an application for internal review, but to assist the review 
process, you should clearly outline your grounds for review (that is, the reasons why you 
disagree with the decision). Applications for internal review can be lodged by email to 
xxx@xxxx.xxx.xx or sent by post to: 
 
Freedom of Information Section  
Parliamentary, Ministerial & FOI Branch  
Government Division 
National Disability Insurance Agency 
GPO Box 700 
CANBERRA   ACT   2601 
 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
The FOI Act also gives you the right to apply to the Office of the Australian Information 
Commissioner (OAIC) to seek a review of this decision. 
 
If you wish to have the decision reviewed by the OAIC, you may apply for the review, in 
writing, or by using the online merits review form available on the OAIC’s website at 
www.oaic.gov.au, within 60 days of receipt of this letter.  
 
Applications for review can be lodged with the OAIC in the following ways: 
 
Online: 
www.oaic.gov.au  
Post:  
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Email: 
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
Phone: 
1300 363 992 (local call charge) 
 
Complaints to the Office of the Australian Information Commissioner or the 
Commonwealth Ombudsman 
You may complain to either the Commonwealth Ombudsman or the OAIC about actions 
taken by the NDIA in relation to your request. The Ombudsman will consult with the OAIC 
before investigating a complaint about the handling of an FOI request. 
 
Your complaint to the OAIC can be directed to the contact details identified above. Your 
complaint to the Ombudsman can be directed to: 
 
Phone: 
1300 362 072 (local call charge) 
Email:  
xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx  
 
Your complaint should be in writing and should set out the grounds on which it is considered 
that the actions taken in relation to the request should be investigated