Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'NDIA’ project management framework developed by the Enterprise Programme Management Office (EPMO) in the financial year of 2014-15'.



Our reference: FOI 20/21-0879 
GPO Box 700 
Canberra   ACT   2601 
1800 800 110 
ndis.gov.au 
28 September 2021 
Shirley 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Dear Shirley 
Freedom of Information request — Notification of Decision 
Thank you for your correspondence of 13 June 2021, in which you requested access under 
the  Freedom  of  Information  Act  1982  (FOI  Act)  to  documents  held  by  the  National 
Disability Insurance Agency (NDIA). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request. 
Scope of your request 
As per previous correspondence, under section 24(2) of the FOI Act an agency may treat 2 or 
more requests as a single request if the subject matter is substantially the same; therefore, as 
previously advised, we have combined your 6 requests into one request.  
The scope of your combined request was: 
 “…a copy of the NDIA’s “project management framework” cited in the NDIA Annual 
Report 2014-15…  
… a copy of both the risk governance structure and the risk management strategy for the 
financial year 2014-15, cited in the NDIA 2014-15 Annual Report…  
… copies of the document/s confirming or informing the NDIA’s “project-level risk 
management maturity”, cited in the NDIA 2014-15 Annual Report…  
… a copy of the “formal fraud-risk assessment” conducted in March of 2015, cited in the 
NDIA Annual Report 2014-15…  
… copies of all submissions, assessments, inputs and ratings that contributed to or 
formed the basis of the NDIA’s “risk maturity level 4” (integrated) as rated by Comcover’s 
Risk Management Benchmarking Survey in March 2015, cited in the NDIA Annual 
Report 2014-15…  
…copies of all the NDIA “risk champion” fraud and risk training sessions conducted 
during the financial year of 2014-15, as cited in the NDIA Annual Report 2014-15…” 
Decision on access to documents 
I am authorised to make decisions under the FOI Act. My decision on your request and the 
reasons for my decision are set out below.  
I have identified 15 documents, including attachments, which fall within the scope of your 
request.  
1 
The  documents  were  identified  by  conducting  searches  of  NDIA’s  systems,  using  all 
reasonable search terms that could return documents relevant to your request, and consulting 
with relevant NDIA staff who could be expected to be able to identify documents within the 
scope of the request. 
I have decided to: 
 grant access to 10 documents in full; and
 grant access to 5 documents in part.
In reaching my decision, I took into account the following materials: 
 your correspondence outlining the scope of your request;
 the nature and content of the documents falling within the scope of your request;
 the FOI Act;
 the FOI Guidelines;
 relevant case law concerning the operation of the FOI Act;
 consultation with relevant NDIA staff;
 factors relevant to my assessment of whether or not disclosure would be in the public
interest; and
 the NDIA’s operating environment and functions.
Access to edited copies with exempt or irrelevant material deleted (section 22) 
I have identified that documents falling within the scope of your request contain material that 
is irrelevant to your request. The irrelevant material relates to names and contact details of 
NDIA staff. 
In accordance with section 22 of the FOI Act, I have considered whether it is possible to delete 
the irrelevant material from the documents and have concluded that it is not reasonably 
practicable to do so. Accordingly, I have prepared an edited copy of the documents with the 
irrelevant material removed. 
Reasons for decision 
Deliberative processes (section 47C) 
Section 47C of the FOI Act conditionally exempts a document if its disclosure would disclose 
deliberative matter in the nature of, or relating to, opinion, advice or recommendation obtained, 
prepared or recorded, or consultation or deliberation that has taken place, in the course of, or 
for the purposes of, the deliberative processes involved in the functions of an agency. 
Documents  4,  5  and  10  contain  deliberative  matter  in  the  form  of  opinion,  advice 
and  recommendations  recorded  during  the  course  of  the  risk  management  benchmark 
survey process, and internal emails about risk champion training.  
As provided the  FOI  Guidelines, the  deliberative processes  involved  in the  functions  of  an 
agency are its thinking processes.  
Where the documents contain factual material, I have, to the extent possible, released all of 
the purely factual material in the document in accordance with the FOI Act. 
I am satisfied that the relevant information within documents 4, 5  and 10 is  deliberative 
material. Accordingly, I have decided that this information is conditionally exempt under 
section 47C of the FOI Act. My considerations of the public interest test are set out below. 
2 
Certain operations of agencies (section 47E(d)) 
Section 47E(d) of the FOI Act conditionally exempts a document if its disclosure would, or 
could reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient 
conduct of the operations of an agency. 
Document 5.1 contains information relating to certain operations of the NDIA, specifically, 
internal review processes related to risk management processes that affect the functions of 
the NDIA, its operational decision making, and the delivery of services through the National 
Disability Insurance Scheme (NDIS).  
The  disclosure  of  this  information  would  reveal  internal  review  processes  the  NDIA  uses 
to assist in its operational risk management in relation to specific NDIS programs, as well as 
the NDIA as an agency. 
I am satisfied that the release of this information would result in the public disclosure of internal 
review processes and information that, through improper use, would, or could, compromise 
internal decision making or affect business continuity and risk management planning that 
would substantially and adversely affect the integrity of the NDIS.  
I have decided that the relevant information in document 5.1 is conditionally exempt under 
section 47E(d) of the FOI Act. My considerations of the public interest test are set out below. 
Business Information (section 47G) 
Section 47G of the FOI Act conditionally exempts a document if its disclosure would disclose 
information  concerning  a person  in respect  of  their  business  or professional  affairs  or 
concerning the business, commercial or financial affairs of an organisation or undertaking, in 
which the disclosure of the information: 
 would or could reasonably be expected to, unreasonably affect that person adversely in
respect of their lawful business or professional affairs of that organisation or undertaking
in respect of its lawful business, commercial or financial affairs; or
 could  reasonably  be  expected  to  prejudice  the  future  supply  of  information  to  the
Commonwealth  or  an  agency  for  the  purpose  of  the  administration  of  a  law  of  the
Commonwealth  or  of  a  Territory  or  the  administration  of  matters  administered  by  an
agency.
Document  3  contains  sensitive  business  details  from  Comcover  that  was  provided  to  the 
Agency  in  confidence  with  an  expectation  that  they  would  not  be  disclosed  further.  The 
disclosure of this information would unreasonably affect their business affairs, in that it would 
infringe on confidentiality agreements and could unfairly affect the lawful operations of their 
business.  
I am satisfied that the disclosure of this information could unreasonably and adversely affect 
the business affairs of Comcover and affect any potential or current business relationship with 
the  Agency.  I  have,  therefore,  decided  that  the  relevant  information  in  document  3  is 
conditionally exempt under section 47G of the FOI Act. My considerations of the public interest 
test are set out below. 
Public interest considerations – section 47C, 47E(d) and 47G 
I have found information in documents 3, 4, 5, 5.1 and 10 to be conditionally exempt under 
sections 47C, 47E(d) and 47G of the FOI Act. Section 11A(5) of the FOI Act, provides that if 
a document is conditionally exempt, it must be disclosed, unless, in the circumstances, access 
to the document would, on balance, be contrary to the public interest.  
In favour of disclosure, after considering the public interest factors outlined in section 11B(3) 
of  the  FOI  Act,  I  have  determined  that  disclosure  of  the  material  identified  as  subject  to 
3 

 
conditional exemptions would provide access to information held by the government, thereby 
promoting the objectives of the FOI Act.  
 
Against disclosure, I have considered that:  
  disclosure  of  the  information  would  not  contribute  to  the  publication  of  information  of 
sufficient public interest to justify the likely harm caused by release; 
  disclosure of the information would not enhance Australia’s representative democracy in 
the ways described in section 11B(3) of the FOI Act; and 
  disclosure of the information would not inform any debate on a matter of public importance 
or promote oversight of public expenditure. 
 
While there is the potential for limited public interest in the disclosure of the information that is 
conditionally  exempt  under  section  47C,  47E(d),  47G,  the  harm  that  would  result  from 
disclosure is that it could reasonably be expected to:  
  hinder  the  Agency’s  thinking  processes  and  the  ability  of  Agency  decision-makers  to 
comply with their obligations and make informed decisions, which, in turn, helps to ensure 
the financial stability and integrity of the National Disability Insurance Scheme; 
  hinder  the  Agency’s  thinking  processes  and  the  ability  of  Agency  decision-makers  to 
comply with their obligations and make informed decisions, which, in turn, helps to ensure 
the financial stability and integrity of the National Disability Insurance Scheme;  
  prejudice the ability of the Agency to provide guidance and complete reviews on program 
risks,  plan  appropriate  risk  mitigation,  and  inform  the  executive  in  improving  decision 
making, which in turn, helps to ensure the financial stability and integrity of the NDIS; and 
  compromise the business or professional affairs of Comcare and interfere with their ability 
to undertake their lawful business. 
 
I  am  satisfied  that  the  factors  against  disclosure  of  the  relevant  information  outweigh  the 
factors in favour of disclosure, and that, on balance, it would be contrary to the public interest 
to release this information to you.  
 
Release of documents 
The documents for release, as referred to in the Schedule of Documents at  Attachment A, 
are enclosed. 
 
Rights of review 
Your rights to seek a review of my decision, or lodge a complaint, are set out at Attachment B. 
 
Should you have any enquiries concerning this matter, please do not hesitate to contact me 
by email at xxx@xxxx.xxx.xx. 
 
Yours sincerely 
 
Carolyn 
Assistant Director FOI 
Parliamentary, Ministerial & FOI Branch 
Government Division 
4 
 
Attachment A 
 
Schedule of Documents for FOI 20/21-0879 
Document 
Page 
Description 
Access Decision 
Comments 
number 
number 
1 
1-54 
Risk Management Framework 2014  
FULL ACCESS 
 
 
2 
55-57 
Board Meeting 14/2014 of 19 
FULL ACCESS 
Irrelevant material removed 
November 2014 
 
under section 22 of the FOI 
Act. 
 
3 
58-59 
Email 
PARTIAL ACCESS 
 
 
Subject: Comcover Update – 
Exemption claimed: 
January 2015 
s47G – business information 
Date: 8/01/2015 
 
 
4 
60 
Email 
PARTIAL ACCESS 
Irrelevant material removed 
 
under section 22 of the FOI 
Subject: Feedback in relation to the 
Exemption claimed: 
Act. 
2015 Comcover Risk Management 
s47C – deliberative processes 
Survey 
 
 
Date: 6/03/2015 
 
5 
61 
Email 
PARTIAL ACCESS 
Irrelevant material removed 
 
under section 22 of the FOI 
Subject: FOR ACTION: Comcover 
Exemption claimed: 
Act. 
risk management benchmarking 
s47C – deliberative processes 
survey 2015 
 
 
Date: 6/03/2015 
 
5 
 
Document 
Page 
Description 
Access Decision 
Comments 
number 
number 
5.1 
62-115 
Comcover Risk Management 
PARTIAL ACCESS 
 
Benchmarking Survey 2015 
 
Exemption claimed: 
s47E(d) – certain operations of agencies 
 
6 
116-121 
Audit, Risk & Finance Committee 
FULL ACCESS 
 
Charter   
 
7 
122-159 
Fraud and Risk Management  
FULL ACCESS 
Irrelevant material removed 
 
under section 22 of the FOI 
Act. 
8 
160-197 
Fraud and Risk Management  
FULL ACCESS 
Irrelevant material removed 
 
under section 22 of the FOI 
Act. 
9 
198-235 
Fraud and Risk Management  
FULL ACCESS 
Irrelevant material removed 
 
under section 22 of the FOI 
Act. 
10 
236-237 
Email 
PARTIAL ACCESS 
Irrelevant material removed 
 
under section 22 of the FOI 
Subject: RE: For response: risk 
Exemption claimed: 
Act. 
champion training – proposed 
s47C – deliberative processes 
training date 
 
 
Date: 17/02/2015 
 
11 
238-252 
Fraud and Risk Management  
FULL ACCESS 
Irrelevant material removed 
 
under section 22 of the FOI 
Act. 
6 
 
Document 
Page 
Description 
Access Decision 
Comments 
number 
number 
12 
253 
Risk training waitlist sessions 
FULL ACCESS 
Irrelevant material removed 
 
under section 22 of the FOI 
Act. 
13 
254 
Risk training waitlist sessions 
FULL ACCESS 
Irrelevant material removed 
 
under section 22 of the FOI 
Act. 
14 
255-292 
Fraud and Risk Management 
FULL ACCESS 
Irrelevant material removed 
 
under section 22 of the FOI 
Act. 
 
7 

 
Attachment B 
Your review rights  
 
Internal Review  
The FOI Act gives you the right to apply for an internal review of this decision. The review 
will be conducted by a different person to the person who made the original decision. 
 
If you wish to seek an internal review of the decision, you must apply for the review, in 
writing, within 30 days of receipt of this letter. 
 
No particular form is required for an application for internal review, but to assist the review 
process, you should clearly outline your grounds for review (that is, the reasons why you 
disagree with the decision). Applications for internal review can be lodged by email to 
xxx@xxxx.xxx.xx or sent by post to: 
 
Freedom of Information Section  
Parliamentary, Ministerial & FOI Branch  
Government Division 
National Disability Insurance Agency 
GPO Box 700 
CANBERRA   ACT   2601 
 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
The FOI Act also gives you the right to apply to the Office of the Australian Information 
Commissioner (OAIC) to seek a review of this decision. 
 
If you wish to have the decision reviewed by the OAIC, you may apply for the review, in 
writing, or by using the online merits review form available on the OAIC’s website at 
www.oaic.gov.au, within 60 days of receipt of this letter.  
 
Applications for review can be lodged with the OAIC in the following ways: 
 
Online: 
www.oaic.gov.au  
Post:  
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Email: 
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
Phone: 
1300 363 992 (local call charge) 
 
Complaints to the Office of the Australian Information Commissioner or the 
Commonwealth Ombudsman 
You may complain to either the Commonwealth Ombudsman or the OAIC about actions 
taken by the NDIA in relation to your request. The Ombudsman will consult with the OAIC 
before investigating a complaint about the handling of an FOI request. 
 
Your complaint to the OAIC can be directed to the contact details identified above. Your 
complaint to the Ombudsman can be directed to: 
 
Phone: 
1300 362 072 (local call charge) 
Email:  
xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx  
 
Your complaint should be in writing and should set out the grounds on which it is considered 
that the actions taken in relation to the request should be investigated 
1