Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'NDIA’s Risk Committee’s Minutes of Meeting for the financial year 2017-18'.



 
Our reference: FOI 20/21-0883 
 
GPO Box 700 
Canberra   ACT   2601 
1800 800 110 
ndis.gov.au 
13 September 2021 
 
Shirley 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
       
 
Dear Shirley 
 
Freedom of Information request — Notification of Decision 
 
Thank you for your 3 requests of 13 June 2021, in which you requested access under the 
Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) to documents held by the National Disability 
Insurance Agency (NDIA). 
 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request. 
 
Scope of your request 
 
As per previous correspondence, under section 24(2) of the FOI Act an agency may treat 2 
or more requests as a single request if the subject matter is substantially the same; 
therefore, as previously advised, we have combined your 3 requests into one request. 
 
The scope of this combined request is: 
 
“..Please provide copies of all Risk Committee Minutes of Meeting for the financial 
year 2017-18, cited in the NDIA 2017-18 Annual Report [1].… 
Please provide a copy of the NDIA’s ‘risk management strategy’ for the financial year 
2017-18, cited in the NDIA’ Annual Report 2017-18 [1]…. 
Please provide a copy of the NDIA’s business continuity management framework and 
strategy established in the financial year of 2017-18 as cited in the NDIA’s Annual 
Report 2017-18 [1]…” 
 
Decision on access to documents 
I am authorised to make decisions under the FOI Act. My decision on your request and the 
reasons for my decision are set out below.  
 
I have identified 6 documents which fall within the scope of your request.  
 
The documents were identified by conducting searches of NDIA’s systems, using all 
reasonable search terms that could return documents relevant to your request, and 
consulting with relevant NDIA staff who could be expected to be able to identify documents 
within the scope of the request. 
 
I have decided to: 
  grant access to 2 document in full; and 
  refuse access to 4 documents in full.  
 
 
1 
 
In reaching my decision, I took into account the following materials 
  your correspondence outlining the scope of your request; 
  the nature and content of the documents falling within the scope of your request; 
  the FOI Act;  
  the FOI Guidelines; 
  relevant case law concerning the operation of the FOI Act;  
  consultation with relevant NDIA staff; 
  factors relevant to my assessment of whether or not disclosure would be in the public 
interest; and 
  the NDIA’s operating environment and functions. 
 
Reasons for decisions 
Deliberative processes (section 47C) 
Section 47C of the FOI Act conditionally exempts a document if its disclosure would disclose 
deliberative matter in the nature of, or relating to, opinion, advice or recommendation 
obtained, prepared or recorded, or consultation or deliberation that has taken place, in the 
course of, or for the purposes of, the deliberative processes involved in the functions of an 
agency. 
 
Documents 1 to 4 within the scope of your request contain deliberative matter in the form of 
opinion, advice and recommendations recorded in the form of minutes of discussions held by 
NDIA Board Members during Board meetings, which, if disclosed, would have a detrimental 
impact on the way that the Board carries out its statutory functions. 
 
As provided the FOI Guidelines, deliberative processes involved in the functions of an 
agency are its thinking processes.  
 
I have also considered whether the documents within the scope of your request contain factual 
material that could be provided to you as part of this decision. I have decided that, to the extent 
that the documents contain factual material, it is so embedded with the deliberative matter that 
the remaining material would be of little value. 
 
I am satisfied that documents 1 to 4 are conditionally exempt under section 47C of the FOI 
Act. 
 
Public interest considerations – section 47C 
 
Under  the  FOI  Act,  access  to  a  document  covered  by  a  conditional  exemption  must  be 
provided unless disclosure would be contrary to the public interest.  
 
After considering the public interest factors outlined in section 11B(3) of the FOI Act, I have 
determined that disclosure of the material identified as subject to conditional exemptions would 
promote the objectives of the FOI Act.  
 
However, I consider that, while there is limited public interest in the disclosure of information 
conditionally exempt under section 47C, the harm that would result from disclosure is that it 
could reasonably be expected to:  
    interfere with the effectiveness of the NDIA Board’s deliberative processes, which 
require members to have confidence in the confidentiality of their discussions to 
support an open dialogue;  
  reduce the ability of the NDIA Board to obtain frank advice unaffected by the 
possibility of disclosure that might harm third party interests or the administration of 
the NDIS; 
 
2 

 
  have a significant adverse effect on the management of the NDIS through skewing, 
disengagement or other unintended effects arising from the early disclosure of 
information that may be taken as indicating the future direction of the NDIS prior to 
any concluded position being reached; and 
  significantly inhibit the ability of the NDIA Board to efficiently and effectively carry out 
its statutory functions as a result of reduced confidence that confidential deliberations 
wil  not be made public.  
 
In summary, I am satisfied that the factors against disclosure of the information outweigh the 
factors in favour of disclosure and that, on balance, it would be contrary to the public interest 
to release this information to you.  
 
Release of documents 
The documents for release, as referred to in the Schedule of Documents at Attachment A, 
are enclosed. 
 
Rights of review 
Your rights to seek a review of my decision, or lodge a complaint, are set out at Attachment B. 
 
Should you have any enquiries concerning this matter, please do not hesitate to contact me 
by email at xxx@xxxx.xxx.xx. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Carolyn 
Assistant Director FOI 
Parliamentary, Ministerial & FOI Branch 
Government Division 
 
3 
Attachment A 
Schedule of Documents for FOI 20/21-0883 
Document 
Page 
Description 
Access Decision 
number 
number 
1 
- 
Meeting minutes 
REFUSED ACCESS 
August 2017 
Exemption claimed: 
s47C – deliberative processes 
2 
- 
Meeting minutes 
REFUSED ACCESS 
November 2017 
Exemption claimed: 
s47C – deliberative processes 
3 
- 
Meeting minutes 
REFUSED ACCESS 
February 2018 
Exemption claimed: 
s47C – deliberative processes 
4 
- 
Meeting minutes 
REFUSED ACCESS 
May 2018 
Exemption claimed: 
s47C – deliberative processes 
5 
1-11
Risk Management Strategy 
FULL ACCESS 
6 
12-21
Business Continuity Management Policy 
FULL ACCESS 
4 

 
Attachment B 
Your review rights 
 
Internal Review 
The FOI Act gives you the right to apply for an internal review of this decision. The review 
wil  be conducted by a different person to the person who made the original decision. 
 
If you wish to seek an internal review of the decision, you must apply for the review, in 
writing, within 30 days of receipt of this letter. 
 
No particular form is required for an application for internal review, but to assist the review 
process, you should clearly outline your grounds for review (that is, the reasons why you 
disagree with the decision). Applications for internal review can be lodged by email to 
xxx@xxxx.xxx.xx or sent by post to: 
  Freedom of Information Section  
Parliamentary, Ministerial & FOI Branch  
Government Division 
National Disability Insurance Agency 
GPO Box 700 
CANBERRA   ACT   2601 
 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
The FOI Act also gives you the right to apply to the Office of the Australian Information 
Commissioner (OAIC) to seek a review of this decision. 
 
If you wish to have the decision reviewed by the OAIC, you may apply for the review, in 
writing, or by using the online merits review form available on the OAIC’s website at 
www.oaic.gov.au, within 60 days of receipt of this letter.  
 
Applications for review can be lodged with the OAIC in the following ways: 
  Online:  www.oaic.gov.au 
Post: 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Email: 
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
Phone: 
1300 363 992 (local call charge) 
 
Complaints to the Office of the Australian Information Commissioner or the 
Commonwealth Ombudsman 
You may complain to either the Commonwealth Ombudsman or the OAIC about actions 
taken by the NDIA in relation to your request. The Ombudsman wil  consult with the OAIC 
before investigating a complaint about the handling of an FOI request. 
 
Your complaint to the OAIC can be directed to the contact details identified above. Your 
complaint to the Ombudsman can be directed to: 
  Phone:  1300 362 072 (local call charge) 
Email:  
xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx  
 
Your complaint should be in writing and should set out the grounds on which it is considered 
that the actions taken in relation to the request should be investigated 
1