Our reference: FOI 20/21-0886 
 
 
 
GPO Box 700 
Canberra   ACT   2601 
1800 800 110 
ndis.gov.au 
9 July 2021 
 
Shirley 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
Dear Shirley 
 
Freedom of Information request — Request consultation process 
 
Thank you for your correspondence of 13 June 2021, in which you requested access under 
the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) to documents held by the National Disability 
Insurance Agency (NDIA). 
 
Scope of your request  
You  have  requested  access  to  documents  about  the  National  Disability  Insurance  Scheme 
(NDIS). Specifically, you requested access to: 
 
“…copies of all the NDIA’s Risk Committee’s Minutes of Meeting for the financial year 
2019-20, cited in the NDIA 2019-20 Annual Report [1]. This includes all attendees, 
agenda, topics and resolutions/outcomes. 
…provide copies of all the NDIA’s ICT and Digital Committee’s Minutes of Meeting for 
the financial year 2019-20, cited in the NDIA 2019-20 Annual Report [1]. This includes all 
attendees, agenda, topics and resolutions/outcomes. 
…provide copies of all the NDIA’s “risk week” activities for the financial year 2019-20, 
cited in the NDIA 2019-20 Annual Report [1]. This includes training materials, resources, 
references, feedback, attendees and outcomes. Also, specific details about “Insight”. 
… provide copies of the NDIA’s “best practice risk and governance principles” for the 
financial year 2019-20, cited in the NDIA 2019-20 Annual Report [1].  
…copies of the NDIA’s “risk management framework” for the financial year 2019-20, 
cited in the NDIA 2019-20 Annual Report [1]. Also, was the NDIA’s ‘risk management 
strategy’ approved by National Cabinet’s Disability Reform Council? If so, please provide 
a copy of the approval and the approved risk management strategy. 
…a copy of the NDIA’s ‘alternate cloud environment strategy’ cited in the NDIA’s Annual 
Report 2019-20 [1]. 
… a copy of the NDIA’s research that identified ‘mobile capacity’ as the priority for 
participants, cited in the NDIA’s Annual Report 2019-20 [1]. 
… a copy of the NDIA’s 'Agency-wide review of the prevailing operating risks’ conducted 
during the financial year 2019-20, cited in the NDIA’s Annual Report 2019-20 [1]. 
… a copy of the NDIA’s ‘alternate cloud environment strategy’ cited in the NDIA’s Annual 
Report 2019-20 [1].” 
 
Practical refusal 
I am authorised to make decisions under the FOI Act. 
 
I am writing to advise that that the work involved in processing your request in its current form 
would  substantially  and  unreasonably  divert  the  resources  of  the  NDIA  from  its  other 
 
1  
 

---

 
operations due to its size. This is called a ‘practical refusal reason’ under section 24AA of the 
FOI Act.  
 
On this basis, I intend to refuse your request. However, before I make a final decision, I am 
writing  to  provide  you  with  an  opportunity  to  revise  your  request.  This  is  called  a  ‘request 
consultation processes as set out under section 24AB of the FOI Act. You have 14 days to 
respond to this notice in one of the ways set out below. 
 
Why I intend to refuse your request  
I have conducted a preliminary search for documents which are likely to be relevant to your 
request. This search has revealed that the NDIA is in possession of more than 6,267 individual 
documents matching the scope of your request, not including any attachments which may be 
contained within those documents. 
 
As a result, I am of the view that the work  involved in the processing of this request would 
substantially and unreasonably divert the resources of the NDIA from its other operations. 
 
Request consultation process 
You now have an opportunity to revise your request to enable it to proceed. 
 
Revising  your  request  can  mean  narrowing  the  scope  of  the  request  to  make  it  more 
manageable or explaining in more detail the documents you wish to access. For example, by 
providing more specific information about exactly what documents you are interested in, the 
NDIA will be able to pinpoint the documents more quickly and avoid using excessive resources 
to process documents you are not interested in. 
 
You  have  14  days  from  the  date  you  receive  this  letter  to  contact  me  and  do  one  of  the 
following: 
a.  withdraw your request; 
b.  make a revised request; or 
c.  indicate that you do not wish to revise the request. 
 
During this period, you are welcome to seek assistance to revise your request. If you revise 
your request in a way that adequately addresses the practical refusal reason outlined above, 
we will recommence processing it. 
 
Please note that the time taken to consult with you regarding the scope of your request is not 
taken into account for the purposes of the timeframe for processing your request. 
 
You can contact me by email at xxx@xxxx.xxx.xx 
 
Alternatively, you can reply in writing to the following address:  
 
Freedom of Information Section 
Parliamentary, Ministerial & FOI Branch  
Government Division 
National Disability Insurance Agency 
GPO Box 700 
CANBERRA   ACT   2601 
 
If you do not contact me within this period, that is by 5:00pm 23 July 2021, your FOI request 
will be taken to have been withdrawn under subsection 24AB(7) and will not be dealt with any 
further. 
 
Please do not hesitate to contact me if you have any questions. 
2 
 

---

 
 
Yours sincerely  
 
Ausilia Woodhead  
Assistant Director  
Parliamentary, Ministerial & FOI Branch  
Government Division 
3 
 

---