This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'NDIA Document Storage, Archive and Retrieval Policy and Procedure'.



Our reference: FOI 21/22-0034 
GPO Box 700 
Canberra   ACT   2601 
1800 800 110 
10 September 2021 
ndis.gov.au 
 
Shirley 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
Dear Shirley 
 
Freedom of Information request — Notification of Decision 
 
Thank you for your correspondence of 8 July 2021, in which you requested access under the 
Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) to documents held by the National Disability 
Insurance Agency (NDIA). 
 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request. 
 
Scope of your request  
You have requested access to documents about the National Disability Insurance Scheme 
(NDIS). Specifically, you requested access to: 
 
“…Please provide a copy of the NDIA Document Storage, Archive and Retrieval Policy 
and Procedure. That is, the specific NDIA policy and procedure for the capture, 
recording, storage, archiving and retrieval of public information and documents as a 
Commonwealth Agency….” 

 
Decision on access to documents 
I am authorised to make decisions under the FOI Act. My decision on your request and the 
reasons for my decision are set out below.  
 
I have identified 5 documents which fall within the scope of your request.  
 
The documents were identified by conducting searches of NDIA’s systems, using all 
reasonable search terms that could return documents relevant to your request, and 
consulting with relevant NDIA staff who could be expected to be able to identify documents 
within the scope of the request. 
 
I have decided to grant access to 4 documents in full, and one document in part. 
 
In reaching my decision, I took into account the following material: 
  your correspondence outlining the scope of your request; 
  the nature and content of the documents falling within the scope of your request; 
  the FOI Act;  
  the FOI Guidelines; 
  consultation with relevant NDIA staff; 
  factors relevant to my assessment of whether or not disclosure would be in the public 
interest; and 
  the NDIA’s operating environment and functions. 
 
 
 


 
Access to edited copies with exempt or irrelevant material deleted (section 22) 
I have identified that documents falling within the scope of your request contain material that 
is exempt and irrelevant to your request. The irrelevant material relates to names and 
contact details of NDIA staff. 
 
In accordance with section 22 of the FOI Act, I have considered whether it is possible to 
delete the exempt and irrelevant material from the documents and have concluded that it is 
reasonably practicable to do so. Accordingly, I have prepared an edited copy of the 
documents with the exempt and irrelevant material removed. 
 
Reasons for decision 
Certain operations of agencies (section 47E(d)) 
Section  47E(d)  of  the  FOI  Act  conditionally  exempts  a  document  if  its  disclosure  would,  or 
could reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient 
conduct of the operations of an agency. 
 
Documents within the scope of your request contain information relating to certain operations 
of the NDIA, specifically information related to the processes, software and systems used by 
the NDIA to store documents, data and information.  
 
The disclosure of this information would reveal particular software systems used by the 
NDIA, including where and how particular material is stored. The information would reveal 
the type of information stored on individual systems or software, and how systems may 
interact. 
 
I am satisfied that the release of this information would potentially result in the public disclosure 
of internal methodologies that, through improper use, would, or could, lead to bad faith actors 
seeking  to  target  or  exploit  system  or  software  vulnerabilities  to  gain  access  to  NDIA 
information. I am satisfied that this could reasonably be expected to have an adverse effect 
on the proper and efficient conduct of the operations of the Agency. 
 
Public interest considerations – section 47E(d) 
 
Under  the  FOI  Act,  access  to  a  document  covered  by  a  conditional  exemption  must  be 
provided unless disclosure would be contrary to the public interest.  
 
After considering the public interest factors outlined in section 11B(3) of the FOI Act, I have 
determined that disclosure of the material identified as subject to conditional exemptions would 
provide access to information relating to the applicant. However, I have considered that:  
  disclosure  of  the  information  would  not  contribute  to  the  publication  of  information  of 
sufficient public interest to justify the likely harm caused by release; 
  disclosure of the information would not enhance Australia’s representative democracy in 
the ways described in section 11B(3) of the FOI Act; and 
  disclosure of the information would not inform any debate on a matter of public importance 
or promote oversight of public expenditure. 
 
While there is limited public interest in the disclosure of information conditionally exempt under 
section  47E(d)  the  harm  that  would  result  from  disclosure  is  that  it  could  reasonably  be 
expected to prejudice the ability of the NDIA to protect the security and integrity of information 
held  by  the  NDIA,  and  undermine  the  effectiveness  of  processes  in  relation  to  the  NDIA’s 
statutory functions.  
 
In summary, I am satisfied that the factors against disclosure of the information outweigh the 
factors in favour of disclosure and that, on balance, it would be contrary to the public interest 
to release this information to you.  
2 


 
Release of documents 
The documents for release, as referred to in the Schedule of Documents at  Attachment A
are enclosed. 
 
Rights of review 
Your rights to seek a review of my decision, or lodge a complaint, are set out at Attachment B
 
Should you have any enquiries concerning this matter, please do not hesitate to contact me 
by email at xxx@xxxx.xxx.xx. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Ausilia  
Assistant Director 
Parliamentary, Ministerial & FOI Branch 
Government Division 
3 

 
Attachment A 
 
Schedule of Documents for FOI 21/22-0034 
Document 
Page 
Description 
Access Decision 
Comments 
number 
number 

1-12 
NDIA Records Management Policy 
PARTIAL ACCESS 
Irrelevant material removed under 
 
Exemption claimed: 
section 22 of the FOI Act. 
Dated: 30 August 2013 
s47E(d) – certain operations of 
 
agencies 

13-23 
Information and Records Normal 
FULL ACCESS 
Irrelevant material removed under 
Administrative Practice 
section 22 of the FOI Act. 
 
 
Dated: October 2018 

N/A 
Archives Act 1983 
FULL ACCESS 
The web address provides a link to the 
Available: 
Archives Act 1983. Please note the link 
https://www.legislation.gov.au/Detail
is for the current version at the date of 
s/C2021C00218  
decision. 
 
This relates to part of your request.  
If you require the document in a 
different format, please contact 
xxx@xxxx.xxx.xx  

N/A 
Digital Continuity Policy 2020 
FULL ACCESS 
The web address provides a link to the 
Available: 
Digital Continuity Policy (2020). Please 
https://www.naa.gov.au/information-
note the link is current at the date of 
management/information-
decision. 
management-policies/about-digital-
 
continuity-2020-policy  
This relates to part of your request.  
If you require the document in a 
different format, please contact 
xxx@xxxx.xxx.xx 
4 

 
Document 
Page 
Description 
Access Decision 
Comments 
number 
number 

N/A 
Information Management 
FULL ACCESS 
The web address provides a link to the 
Standards 
 
Information Management Standards. 
Available: 
Please note the link is current at the 
https://www.naa.gov.au/information-
date of decision. 
management/information-
 
management-standards  
This relates to part of your request.  
 
If you require the document in a 
different format, please contact 
xxx@xxxx.xxx.xx 
 
5 


 
Attachment B 
Your review rights  
 
Internal Review  
The FOI Act gives you the right to apply for an internal review of this decision. The review 
will be conducted by a different person to the person who made the original decision. 
 
If you wish to seek an internal review of the decision, you must apply for the review, in 
writing, within 30 days of receipt of this letter. 
 
No particular form is required for an application for internal review, but to assist the review 
process, you should clearly outline your grounds for review (that is, the reasons why you 
disagree with the decision). Applications for internal review can be lodged by email to 
xxx@xxxx.xxx.xx or sent by post to: 
 
Freedom of Information Section  
Parliamentary, Ministerial & FOI Branch  
Government Division 
National Disability Insurance Agency 
GPO Box 700 
CANBERRA   ACT   2601 
 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
The FOI Act also gives you the right to apply to the Office of the Australian Information 
Commissioner (OAIC) to seek a review of this decision. 
 
If you wish to have the decision reviewed by the OAIC, you may apply for the review, in 
writing, or by using the online merits review form available on the OAIC’s website at 
www.oaic.gov.au, within 60 days of receipt of this letter.  
 
Applications for review can be lodged with the OAIC in the following ways: 
 
Online: 
www.oaic.gov.au  
Post:  
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Email: 
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
Phone: 
1300 363 992 (local call charge) 
 
Complaints to the Office of the Australian Information Commissioner or the 
Commonwealth Ombudsman 
You may complain to either the Commonwealth Ombudsman or the OAIC about actions 
taken by the NDIA in relation to your request. The Ombudsman will consult with the OAIC 
before investigating a complaint about the handling of an FOI request. 
 
Your complaint to the OAIC can be directed to the contact details identified above. Your 
complaint to the Ombudsman can be directed to: 
 
Phone: 
1300 362 072 (local call charge) 
Email:  
xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx  
 
Your complaint should be in writing and should set out the grounds on which it is considered 
that the actions taken in relation to the request should be investigated