This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'NDIA Document Storage, Archive and Retrieval Policy and Procedure'.


 
Our reference: RQ21/02731 
Agency reference: FOI 21/22-0034 
Shirley 
 
Sent by email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Extension of time under s 15AC 
Dear Shirley 
On 10 September 2021, the National Disability Insurance Agency (the NDIA) advised this 
office that it had not made a decision on your FOI request of 8 July 2021 within the statutory 
period provided by the Freedom of Information Act 1982 (Cth) (the FOI Act). Consequently, the 
FOI Act deems that the NDIA has refused your request. 
However s 15AC of the FOI Act allows the Information Commissioner to extend the 
processing time for an FOI request where the initial decision period has ended and the 
agency or Minister has not provided the applicant with notice of a decision. The NDIA has 
applied for further time to finalise your request. 
Decision 
As a delegate of the Information Commissioner, I am authorised to make decisions on 
applications for extensions of time under s 15AC(5) of the FOI Act. 
I decided to grant the NDIA further time to 10 September 2021 to process your request. My 
reasons and considerations follow: 
•  The NDIA advised the OAIC that:  
−  the NDIA had hoped to release the decision by the due date, but COVID-19 lockdowns 
and other ICT issues have impacted on the NDIA’s ability to process requests, and  
−  a decision would be provided to you following the NDIA submitting this extension of 
time application.  
This extension of time under s 15AC of the FOI Act means that the deemed refusal is taken 
never to have applied because the agency has now finalised your request and notified you of 
its decision. 
Such an extension can only be granted once and cannot be extended by a variation. 
1300 363 992 
T +61 2 9284 9686 
GPO Box 5218 
www.oaic.gov.au 
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
F +61 2 9284 9666 
Sydney NSW 2001 
ABN 85 249 230 937 
 


 
I note that the Freedom of Information (Charges) Regulations 2019 provides if an applicant is 
not notified of a decision on a request within the statutory time limit (including any 
extension of time), the agency or minister cannot impose a charge for providing access, even 
if the applicant was earlier notified that a charge was payable (regs 7(2), (3)). This extension 
under s 15AC of the FOI Act does not mean that charges can be reimposed and any deposit 
you have paid should be refunded. 
If the NDIA did not make a decision by 10 September 2021 or you disagree with the NDIA’s 
decision, you may wish to seek Information Commissioner review here. Further information 
on applying for IC review is available on the OAIC website. 
Contact  
If you have any questions about this letter, please contact me on (02) 9284 9783 or via email 
at xxxxxxxx.xxxxxx@xxxx.xxx.xx. In all correspondence, please include the OAIC reference 
number at the top of this letter. 
 
Yours sincerely  
 
 
 
Rochelle Dunlop 
Review and Investigation Advisor  
FOI Regulatory Group 
 
14 September 2021 
 
 

 

 
Review rights 
If you disagree with the Office of the Australian Information Commissioner’s (OAIC) decision 
you can apply to the Federal Court of Australia or the Federal Circuit Court for a review of a 
decision of the Information Commissioner if you think that a decision by the Information 
Commissioner to grant an extension of time is not legally correct. You can make this 
application under the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977
 
The Court will not review the merits of your case but it may refer the matter back to the 
Information Commissioner for further consideration if it finds the decision was wrong in law 
or the Information Commissioner’s powers were not exercised properly. 
 
An application for review must be made to the Court within 28 days of the OAIC sending the 
decision to you. You may wish to seek legal advice as the process can involve fees and costs. 
Please contact the Federal Court registry in your state or territory for more information, or 
visit the Federal Court website at http://www.fedcourt.gov.au/. 
Further information 
Further information about how applications to extend the timeframe to process an FOI 
request are handled by the OAIC can be found published on our website: 
For FOI applicants: How to make an FOI request: Extensions of time 
For agencies and ministers: Guidance and advice: Extension of time for processing 
requests 

The OAIC has the power to investigate complaints about an agency’s actions under the 
Freedom of Information Act 1982 (FOI Act). This is a separate process from asking for an 
Information Commissioner review following a decision made under the FOI Act. Complaints 
usually focus on how an agency has handled your FOI request or complied with other 
obligations under the FOI Act, rather than the decision itself. 
In some cases, the Information Commissioner's investigation of a complaint may lead to the 
agency addressing the issues that you have complained about. In other cases, the 
Information Commissioner may make suggestions or recommendations that the agency 
should implement. The Information Commissioner can only make non-binding 
recommendations as a result of a complaint. You and the agency will be notified of the 
outcome of the investigation. 
FOI complaints to the OAIC must be made in writing. Our preference is for you to use 
the online FOI complaint form if at all possible. 
Further information about how to make a complaint can be found published on our website: 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/make-an-foi-
complaint/