This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Travel services to CASA'.


 
 
LEGAL, INTERNATIONAL AND REGULATORY AFFAIRS 
 
TRIM Ref: F21/36139 

 
6 August 2021 
 
Mr Lucas Baird  
 
Via email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Dear Mr Baird, 
 
ACCESS TO DOCUMENTS UNDER THE FREEDOM OF INFORMATION ACT 
 
I refer to your submission dated 12 July 2021 seeking access to documents under the 
Freedom of Information Act 1982 (Cth) (the Act). Your request was as follows: 
 
‘Under the purposes of the Freedom of Information 1982, I request any and all 
communications between CASA and any airlines about securing them as the preferred 
provider of travel services to the regulator for financial year 2021 and financial year 2022. 
 
I also request any log of gifts as accrued to regulatory staff from the airlines, including 

upgrades, lounge access and any other hospitality.’ 
  
On the 16 July 2021, I acknowledged the request and sought additional information 
regarding personal information and third party information:  
 
‘……CASA received your request on 12 July 2021 and the 30 day statutory period for processing your 
request commenced from the day after that date. You should therefore expect a decision from us by 12 
August 2021. However, the period of 30 days may be extended if we need to consult third parties or for 
other reasons. We wil  advise you if this happens.  
 
Furthermore, the below questions are detailed on the CASA online submission form and provide 

important additional details that wil  assist in assessing your access request.  
 
Personal information 

Personal information in documents is the subject of one of the conditional exemptions in the FOI Act, 
which means CASA may decide it cannot give you access to such documents. 
a) 
Do you agree to the removal of the names of any CASA officers from the documents you are 
seeking?  
b) 
Do you agree to the removal of the names of any third parties from the documents you are 
seeking?  
 
Consultation with third parties 

If the documents you seek relate to an individual/organisation under the Act (other than the applicant) it 
may be necessary for CASA to consult with that individual/organisation to obtain their views about the 
potential release of documents. 
c) 
Where consultation with a third party is necessary, do you agree to the disclosure of your 
identity for the purposes of third-party consultation?.....’ 

 
On 19 July 2021, you provided responses to queries sought regarding personal and third-
party information as follows: 
 
‘I agree to all of the points on personal information and third-party consultation’. 
 
 
 
GPO Box 2005 Canberra ACT 2601 

 
 
 
 
Accordingly, you agree to the removal of any third parties or CASA staff names contained in 
the documents and consent to your identity being disclosed to third parties.  
 
Decision 
 
I am the decision maker for your request. In regard to component 1 of your request:  
 
‘I request any and al  communications between CASA and any airlines about securing them as the 
preferred provider of travel services to the regulator for financial year 2021 and financial year 2022’. 
 
In accordance with subparagraph 24A(1)(b)(i ) of the Act, I refuse your request for access as 
I am satisfied the documents you are seeking do not exist. 
 
I have received advice that CASA has no direct negotiation with airlines on the Whole of 
Australian Government (WoAG) preferred provider list. The WoAG Travel arrangements are 
contracted directly by the Department of Finance. The choice of airline used is based on 
CASA’s policy for Best Fare of the Day and most practicable route. 
 
In regard to component 2 of your request as follows:  
 
‘I also request any log of gifts as accrued to regulatory staff from the airlines, including upgrades, lounge 

access and any other hospitality.’ 
 
The CASA Gift and Benefit register is a publicly available document, noted on the CASA 
website, I have provided the link below for your information.  
  •  Gift and benefit register | Civil Aviation Safety Authority (casa.gov.au) 
 
Additionally, to maintain the independence of CASA officers with the Aviation Industry, flight 
upgrades are discouraged. Exceptions would include where the staff member would forfeit a 
seat on the plane, or prior approval has been granted from the staff member’s manager. 
 
Furthermore, CASA does not pay for staff membership to airline lounge programs and does 
not hold a record of where any have been gifted. 
 
Where a situation arises that a stakeholder offers to pay for the travel expense of an 
employee, writ en approval is sought before an offer of free or sponsored travel can be 
accepted. 
 
Application for internal review of decision 
 
Section 54 of the Act gives you the right to apply for an internal review of my decision. An 
application for internal review of my decision must be made in writing within 30 days of 
receipt of this letter.  
 
No particular form is required, but it is desirable to set out in the application the grounds on 
which you consider that the decision should be reviewed. An application for review should be 
addressed to Freedom of Information at the address below: 
 
Freedom of Information 
Advisory and Drafting Branch 
Legal, International and Regulatory Affairs Division 
Civil Aviation Safety Authority 
GPO Box 2005 
Canberra ACT 2601 

 


 
 
 
 
Review by the Australian Information Commissioner 
 
Alternatively, under section 54L of the Act, you may apply to the Australian Information 
Commissioner to review my decision. An application for review by the Information 
Commissioner must be made in writing within 60 days of the date of this letter, and be lodged 
in one of the following ways: 
 
online:  
http:/ www.oaic.gov.au/freedom-of-information/requesting-a-review 
email:   
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
post:   
GPO Box 2999, Canberra ACT 2601 
in person: 
Level 3, 175 Pit  Street, Sydney NSW 
phone: 
1300 363 992 
 
Yours sincerely, 
 
Georgie Hill  
Freedom of Information Of icer 
Advisory and Drafting Branch 
Legal, International and Regulatory Affairs Division 
Civil Aviation Safety Authority