This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request '22 Feb 2012 email "Subject: HOSM for CRG Contractors in Iraq [SEC=UNCLASSIFIED]"'.

Trav S 
DECISION BY:  Peter Rush 
                                Assistant Secretary 
Parliamentary and Government Branch 
By email: 
Dear Trav S 
I refer to your email, dated 14 July 2021, in which you made a request to the Department of the 
Prime Minister and Cabinet (the Department) under the Freedom of Information Act 1982  
(the FOI Act) in the following terms: 
On 11 June 2021, we requested a copy of all documents related to a file titled 
Humanitarian Overseas Service Medal Amendment Regulation: Iraq clasp. 
On 12 July 2021, Mr Peter Rush stated “I am satisfied that all reasonable steps have been 
taken to find documents relevant to the FOI request, and that no documents relevant to the 
FOI request exist in the Department”. 
We bring the department’s attention to the 22 Feb 2012 email subject titled “HOSM for 
CRG Contractors in Iraq [SEC=UNCLASSIFIED]”.  Mr Rush was the principal recipient 
of this email.   
Under the FOI Act, please provide a copy of that email.  Including all correspondence and 
attached documents.
Authorised decision-maker 
I am authorised to make this decision in accordance with arrangements approved by the 
Department’s Secretary under section 23 of the FOI Act.  
Searches for relevant documents 
The Department has undertaken searches and identified 6 documents meeting the terms of your 
FOI request. The documents are listed in the schedule at Attachment A. 
Postal Address:  PO Box 6500, CANBERRA ACT 2600 
Telephone: +61 2 6271 5849   Fax: +61 2 6271 5776   ABN:  18 108 001 191 

My decision on your FOI request is as follows: 
•  Documents 1, 3, 4 and 5: exempt in full under section 47C, section 47E(d) and section 
47G(1)(a) of the FOI Act; and 
•  Documents 2 and 6: exempt in full, with part of the documents exempt under section 42, 
section 47C, section 47E(d) and section 47G(1)(a) of the FOI Act, and part of the 
documents exempt under section 47C, section 47E(d) and section 47G(1)(a) of the FOI 
In making this decision, I have had regard to the following material:  
•  the FOI request; 
•  the requested documents; 
•  the FOI Act;  
•  the ‘Guidelines made by the Australian Information Commissioner issued under section 
93A of the Freedom of Information Act 1982’ (the FOI Guidelines). 
Documents 2 and 6  
Section 42 of the FOI Act – Legal professional privilege  
Section 42 of the FOI Act relevantly provides as follows: 
(1) A document is an exempt document if it is of such a nature that it would be privileged 
from production in legal proceedings on the ground of legal professional privilege. 
(2) A document is not an exempt document because of subsection (1) if the person entitled 
to claim legal professional privilege in relation to the production of the document in 
legal proceedings waives that claim. 


The FOI Guidelines relevantly provide as follows: 
The FOI Act does not define LPP [legal professional privilege] for the purposes of the 
exemption. To determine the application of this exemption, the decision maker needs to 
turn to common law concepts of LPP.

LPP applies to some but not all communications between legal advisers and clients. The 
underlying policy basis for LPP is to promote the full and frank disclosure between a 
lawyer and client to the benefit of the effective administration of justice. It is the purpose of 
the communication that is determinative. The information in a document is relevant and 
may assist in determining the purpose of the communication, but the information in itself is 
not determinative.2
1 FOI Guidelines, [5.127]. 
2 FOI Guidelines, [5.128] (footnotes omitted). 

At common law, determining whether a communication is privileged requires a 
consideration of: 

•  whether there is a legal adviser-client relationship 
•  whether the communication was for the purpose of giving or receiving legal advice, or 
use in connection with actual or anticipated litigation 
•  whether the advice given is independent 
•  whether the advice given is confidential.3  
I am satisfied that parts of the documents meet the common law requirements for establishing a 
claim of legal professional privilege. Further, the Department, as the entity entitled to claim legal 
professional privilege, has not waived that claim.   
I am therefore satisfied that parts of the documents are exempt under section 42 of the FOI Act. 
Documents 1 to 6 
Section 47C of the FOI Act – Deliberative process   
Section 47C of the FOI Act provides as follows: 
(1) A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would disclose 
matter (deliberative matter) in the nature of, or relating to, opinion, advice or 
recommendation obtained, prepared or recorded, or consultation or deliberation that 
has taken place, in the course of, or for the purposes of, the deliberative processes 
involved in the functions of: 

(a) an agency; or 
(b) a Minister; or 
(c)  the Government of the Commonwealth. 
Section 47C(2)(b) of the FOI Act provides that ‘deliberative matter' does not include ‘purely 
factual material’. 
The FOI Guidelines relevantly provide as follows: 
A deliberative process involves the exercise of judgement in developing and making a 
selection from different options: 

The action of deliberating, in common understanding, involves the weighing up or 
evaluation of the competing arguments or considerations that may have a bearing 
upon one’s course of action. In short, the deliberative processes involved in the 
functions of an agency are its thinking processes – the processes of reflection, for 
example, upon the wisdom and expediency of a proposal, a particular decision or a 
course of action.  

‘Deliberative process’ generally refers to the process of weighing up or evaluating 
competing arguments or considerations or to thinking processes – the process of 
reflection, for example, upon the wisdom and expediency of a proposal, a particular 
decision or a course of action
3 FOI Guidelines, [5.129] (footnotes omitted). 
4 FOI Guidelines, [6.58] – [6.59] (footnotes omitted). 

‘Deliberative matter’ is a shorthand term for ‘opinion, advice and recommendation’ and 
‘consultation and deliberation’ that is recorded or reflected in a document. There is no 
reason generally to limit the ordinary meanings given to the words ‘opinion, advice or 
recommendation, consultation or deliberation’.
The FOI Guidelines provide that ‘purely factual material’ does not extend to factual material that 
is an integral part of the deliberative content and purpose of a document, or is embedded in or 
intertwined with the deliberative content such that it is impractical to excise it.
I am satisfied that the documents contain deliberative matter prepared or recorded in the course of 
or for the purposes of, the deliberative processes involved in the functions of the Department. I am 
further satisfied that the documents contain no ‘purely factual’ material. 
I am therefore satisfied that the documents are conditionally exempt from release under section 
47C of the FOI Act. 
Section 47E(d) of the FOI Act – Certain operations of agencies  
Section 47E(d) of the FOI Act provides as follows: 
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would, or could 
reasonably be expected to, do any of the following: 

(d) have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of an agency. 
The FOI Guidelines relevantly provide as follows: 
An agency’s operations may not be substantially adversely affected if the disclosure would, 
or could reasonably be expected to lead to a change in the agency’s processes that would 
enable those processes to be more efficient.  
The predicted effect must bear on the agency’s ‘proper and efficient’ operations, that is, 
the agency is undertaking its expected activities in an expected manner. Where disclosure 
of the documents reveals unlawful activities or inefficiencies, this element of the 
conditional exemption will not be met and the conditional exemption will not apply.7

In relation to the test ‘would or could reasonably be expected to’, the FOI Guidelines provide as 
The test requires the decision maker to assess the likelihood of the predicted or forecast 
event, effect or damage occurring after disclosure of a document.  

5 FOI Guidelines, [6.63] (footnotes omitted). 
6 FOI Guidelines, [6.73] (footnotes omitted). 
7 FOI Guidelines, [6.120] – [6.123] (footnotes omitted). 

The use of the word ‘could’ in this qualification is less stringent than ‘would’, and requires 
analysis of the reasonable expectation rather than certainty of an event, effect or damage 
occurring. It may be a reasonable expectation that an effect has occurred, is presently 
occurring, or could occur in the future.  
The mere risk, possibility or chance of prejudice does not qualify as a reasonable 
expectation. There must, based on reasonable grounds, be at least a real, significant or 
material possibility of prejudice.
The FOI Guidelines provide that the term ‘substantial adverse effect’ broadly means 
… ‘an adverse effect which is sufficiently serious or significant to cause concern to a 
properly concerned reasonable person’. The word ‘substantial’, taken in the context of 
substantial loss or damage, has been interpreted as ‘loss or damage that is, in the 
circumstances, real or of substance and not insubstantial or nominal’.

I am satisfied that the documents could reasonably be expected to have a substantial adverse effect 
on the proper and efficient administration of the Department by inhibiting officers in inhibiting 
officers in the recording, or exchanging, opinions, advice and recommendations. 
I am therefore satisfied that the documents are conditionally exempt under section 47E(d) of the 
FOI Act. 
Section 47G of the FOI Act – Business information  
Section 47G(1)(a) of the FOI Act provides as follows: 
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would disclose 
information concerning a person in respect of his or her business or professional affairs or 
concerning the business, commercial or financial affairs of an organisation or 
undertaking, in a case in which the disclosure of the information: 
(a)  would, or could reasonably be expected to, unreasonably affect that person adversely 
in respect of his or her lawful business or professional affairs or that organisation or 
undertaking in respect of its lawful business, commercial or financial affairs
In relation to the term ‘business or professional affairs’, the FOI Guidelines relevantly provide as 
The use of the term ‘business or professional affairs’ distinguishes an individual’s 
personal or private affairs and an organisation’s internal affairs. The term ‘business 
affairs’ has been interpreted to mean ‘the totality of the money-making affairs of an 
organisation or undertaking as distinct from its private or internal affairs’.  

The internal affairs of an organisation include its governance processes, the processes by 
which organisations are directed and controlled. For example, documents relating to 
member voting processes are not exempt under s 47G, because member voting forms part 
of the governance affairs of an organisation.
8 FOI Guidelines, [5.16] – [5.18] (footnotes omitted). 
9 FOI Guidelines, [5.20] (footnotes omitted). 
10 FOI Guidelines, [6.192] – [6.193] (footnotes omitted). 

In relation to the concept of unreasonable adverse effect of disclosure, the FOI Guidelines provide 
as follows: 
The presence of ‘unreasonably’ in s 47G(1) implies a need to balance public and private 
interests. The public interest, or some aspect of it, will be one of the factors in determining 
whether the adverse effect of disclosure on a person in respect of his or her business 
affairs is unreasonable. A decision maker must balance the public and private interest 
factors to decide whether disclosure is unreasonable for the purposes of s 47G(1)(a); but 
this does not amount to the public interest test of s 11A(5) which follows later in the 
decision process. It is possible that the decision maker may need to consider one or more 
factors twice, once to determine if a projected effect is unreasonable and again in 
assessing the public interest balance. Where disclosure is not unreasonable, the decision 
maker will need to apply the public interest test in s 11A(5). This is inherent in the 
structure of the business information exemption. 

The test of reasonableness applies not to the claim of harm but to the objective assessment 
of the expected adverse effect. For example, the disclosure of information that a business’ 
activities pose a threat to public safety, damage the natural environment; or that a service 
provider has made false claims for government money may have a substantial adverse 
effect on that business but may be reasonable in the circumstances to disclose. Similarly, it 
would not be unreasonable to disclose information about a business that revealed serious 
criminality. These considerations require a weighing of a public interest against a private 
interest, preserving the profitability of a business, but at this stage it bears only on the 
threshold question of whether the disclosure would be unreasonable.  

The AAT has said, for example, that there is a strong public interest in knowing whether 
public money was accounted for at the appropriate time and in the manner required; and 
in ensuring that public programmes are properly administered.  

The AAT has distinguished between ‘truly government documents’ and other business 
information collected under statutory authority. The first category includes documents that 
have been created by government or that form part of a flow of correspondence and other 
documents between the government and business. The AAT concluded that such documents 
inclined more to arguments favouring scrutiny of government activities when considering 
whether disclosure would be unreasonable. By implication, the exemption is more likely to 
protect documents obtained from third party businesses. 

Where disclosure would result in the release of facts already in the public domain, that 
disclosure would not amount to an unreasonable adverse effect on business affairs.
I am satisfied that disclosure of the documents would disclose the business affairs of an 
organisation and disclosure would, or could reasonably be expected to, unreasonably affect that 
organisation adversely in respect of its lawful business, commercial or financial affairs. 
I am therefore satisfied that the documents are conditionally exempt under section 47G(1)(a) of 
the FOI Act. 
Section 11A(5) of the FOI Act – the public interest test 
11 FOI Guidelines, [6.187] – [6.191] (footnotes omitted). 

Section 11A(5) of the FOI Act provides that a conditionally exempt document must nevertheless 
be disclosed to the applicant unless its disclosure would, on balance, be contrary to the public 
In determining whether disclosure would be contrary to the public interest, the FOI Act requires a 
decision-maker to balance the public interest factors in favour of disclosure against the factors 
against disclosure.  
Section 11B(4) of the FOI Act sets out the following factors that the decision-maker must not take 
into account when deciding whether access to the document would be contrary to the public 
a)  access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss in confidence in the Commonwealth Government; 
b)  access to the document could result in any person misinterpreting or misunderstanding 
the document; 
c)  the author of the documents was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made; or 
d)  access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken any of the above factors into account in making my decision.  
Factors in favour of disclosure 
The FOI Act sets out four factors favouring disclosure which must be considered if relevant, 
•  promote the objects of the FOI Act; 
•  inform debate on a matter of public importance; 
•  promote effective oversight of public expenditure; or 
•  allow a person to access his or her personal information. 
I am satisfied that disclosure of the conditionally exempt information may promote the objects of 
the FOI Act. The FOI Guidelines contain a non-exhaustive list of public interest factors favouring 
disclosure that may also be relevant in particular circumstances.13 However, the list in the FOI 
Guidelines contains no additional relevant public interest factors to those that I have already taken 
account of as described above. 
Factors against disclosure 
The FOI Act does not provide for any public interest factors against disclosure that decision 
makers may consider. The FOI Guidelines contain a non-exhaustive list of public interest factors 
against disclosure that may also be relevant in particular circumstances,14 to which  
I have had regard. 
I consider that disclosure of the conditionally exempt information could reasonably be expected 
to:  •  reduce the quality, clarity or frankness of written advice; 
•  inhibit officers in the recording, or exchanging, opinion, advice and recommendation;  
12 See section 11B(3) of the FOI Act and FOI Guidelines, [6.17]. 
13 FOI Guidelines, [6.19].  
14 FOI Guidelines, [6.22]. 

•  inhibit the preparation of draft material and thereby adversely affecting the iterative 
process of settling such material in the light of new information or further consideration or 
•  inhibit the proper and efficient administration of the Humanitarian Overseas Service Medal 
by the Department; and 
•  harm the interests of an organisation in respect of its lawful business affairs. 
Balancing the public interest 
After careful consideration of all relevant factors, I consider the public interest against disclosure 
outweighs the public interest for disclosure. 
I am therefore satisfied that disclosing the conditionally exempt information in the documents 
would, on balance, be contrary to the public interest.   
Processing and access charges 
I have decided not to impose charges in respect of your request. 
Review rights 
Information about your rights of review under the FOI Act is available at
Complaint rights 
You may make a complaint to the Information Commissioner about the Department’s actions in 
relation to this decision. Making a complaint about the way the Department has handled an FOI 
request is a separate process to seeking review of the Department’s decision. Further information 
about how to make a complaint is available at
Yours sincerely 
Peter Rush 
Assistant Secretary 
Parliamentary and Government Branch 
13 August 2021