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This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request '22 Feb 2012 email "Subject: HOSM for CRG Contractors in Iraq [SEC=UNCLASSIFIED]"'.


 
 
 
 
 
 
 
 
ONE NATIONAL CIRCUIT 
BARTON 
      
FOI/2021/112IR 
 
 
 
 
 
INTERNAL REVIEW DECISION AND REASONS  
UNDER SECTION 54 OF THE FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
     FOI 
 
REQUEST BY: 
Trav S 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DECISION BY:  Mr John Reid PSM 
First Assistant Secretary 
Government Division 
  
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Trav S 
 
I refer to your emails dated 10 September 2021 and 16 September 2021 in which you 
requested internal review of the decision (the primary decision) dated 13 August 2021 by  
Mr Peter Rush, Assistant Secretary, Parliamentary and Government Branch, Department of 
the Prime Minister and Cabinet (the Department) under the Freedom of Information Act 
1982 (the FOI Act). 
 
Under section 54(2) of the FOI Act, an applicant is entitled to apply for an internal review of a 
decision refusing to give access to a document in accordance with a request. 
 
Authorised decision maker 
 
Section 54C(2) of the FOI Act provides that an agency must arrange for a person (other than 
the person who made the original decision) to review the decision. I am authorised to make 
this decision in accordance with arrangements approved by the Department’s Secretary under 
section 23 of the FOI Act. 
 
Internal review decision 
 
I have decided to affirm the primary decision as follows:  
•  Documents 1, 3, 4 and 5: exempt in full under section 47C, section 47E(d) and section 
47G(1)(a) of the FOI Act; and 
•  Documents 2 and 6: exempt in full, with part of the documents exempt under section 
42, section 47C, section 47E(d) and section 47G(1)(a) of the FOI Act, and part of the 
documents exempt under section 47C, section 47E(d) and section 47G(1)(a) of the 
FOI Act. 
 
In reaching my decision I have had regard to: 
Postal Address:  PO Box 6500, CANBERRA ACT 2600 
Telephone: +61 2 6271 5849   Fax: +61 2 6271 5776   www.pmc.gov.au   ABN:  18 108 001 191 
 
•  your FOI request of 14 July 2021; 
•  the primary decision; 
•  the six documents within the scope of your FOI request; 
•  your request for internal review; 
•  the FOI Act;  
•  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act’ (the FOI Guidelines).  
 
Background 
 
The FOI request  
 
On 14 July 2021, you made a request under the FOI Act to the Department in the following 
terms:  
 
On 11 June 2021, we requested a copy of all documents related to a file titled 
Humanitarian Overseas Service Medal Amendment Regulation: Iraq clasp. 
 
On 12 July 2021, Mr Peter Rush stated “I am satisfied that all reasonable steps have 
been taken to find documents relevant to the FOI request, and that no documents 
relevant to the FOI request exist in the Department”. 
 
We bring the department’s attention to the 22 Feb 2012 email subject titled “HOSM 
for CRG Contractors in Iraq [SEC=UNCLASSIFIED]”.  Mr Rush was the principal 
recipient of this email.   
 
Under the FOI Act, please provide a copy of that email.  Including all correspondence 
and attached documents.   
 
The primary decision 
 
On 13 August 2021, the Department notified you of the primary decision on your FOI 
request. There were six documents identified as relevant to the FOI request and the decision 
maker found, for the reasons given in the primary decision, that the documents were exempt 
from release as follows: 
•  Documents 1, 3, 4 and 5: exempt in full under section 47C, section 47E(d) and section 
47G(1)(a) of the FOI Act; and 
•  Documents 2 and 6: exempt in full, with part of the documents exempt under section 
42, section 47C, section 47E(d) and section 47G(1)(a) of the FOI Act, and part of the 
documents exempt under section 47C, section 47E(d) and section 47G(1)(a) of the 
FOI Act. 
 
The internal review request 
 
On 10 September 2021, your requested internal review in the following terms:  
 
… after careful consideration of all relevant factors, we consider the public interest 
for disclosure outweighs the public interest against disclosure. We therefore request 
an internal review.  As a minimum please release the documents with material that is 
not the substantive content of privileged information i.e. the email subject line, 
address block, salutation, classification, closing words and signature block. 
 
2 
 
Relevantly in Taggart and Civil Aviation Safety Authority (FOI) [2016] AATA 327 
Forgie DP decided that such information was not privileged and therefore not exempt 
under section 42 of the FOI Act.  
 
Please refer to PMC’s 19 March 2012 email to AusAID informing ‘here’s draft text 
for your consideration, that we propose to brief the new PSPM, Senator Jan McLucas 
with soon’.  The draft is titled ‘amendment of humanitarian overseas service medal 
(iraq) declaration 2004 to extend to specified commercial contractors’.  There are two 
recommendations for the PSPM,  the remaining material describes the amendment’s 
purpose, key points and other details.  The amendment is favourable, the department’s 
recommendations and brief support the extension of the medal.   
 
FOI Act section 42(2) confirms a document is not exempt if the person entitled to 
claim the LPP waives the privilege. AusAID was one of the stakeholders entitled to 
claim LPP, they released documents to the pubic in 2012. A DFAT official unfamiliar 
with this case advised 'they do not waive LPP in this matter’ however that advice 
came seven years after AusAID's disclosure.  FOI Act Guidelines section  5.142 states 
‘LPP does not apply to a communication that is not confidential’. Section 5.1462 
states ’The High Court has held that waiver of LPP will occur where the earlier 
disclosure is inconsistent with the confidentiality protected by the privilege… It is 
immaterial that the client did not intend to waive privilege.’ Section 5.146 states that 
LPP ‘may be waived in circumstances where the communication in question has been 
widely distributed’ 
 
AusAID was an independent statutory government agency and a relevant stakeholder 
in the process.  The Agency decided to release documents to the public in 2012 
including the 19 March 2012 email with the draft text of the proposed amendment.  
Since that time the documents were widely distributed to persons including, but not 
limited to, Federal Members of Parliament and their staff; government officials from 
various departments, international academics, corporate executives, lawyers, 
journalists and members of the public.  
 
On 22 April 2013 for an example, the Deputy Leader of the Australian Greens wrote 
to PSPM Leigh referring to the documents. Around this time DFAT and PMC also 
received public correspondence citing direct quotes with footnoted references to the 
documents. Most recently, on 15 Aug 2021, Defence reporter Charles Miranda cited 
direct quotes from the documents in a Herald Sun Sunday exclusive story titled ’The 
forgotten ex-SAS band of brothers hired by Australia during the Iraq War’. The story 
was read by at least several tens of thousands of people in the week following its 
publication thereby demonstrating the public interest. 
 
Disclosure will achieve the FOI Act's fundamental objects. It will promote Australia’s 
representative democracy by increasing public participation in government processes, 
with a view to promoting better-informed decision making. It will promote Australia's 
representative democracy by increasing due public scrutiny, discussion, comment and 
review of the department's administrative decision-making.     
 
On 16 September 2021, the Department wrote to you to seek clarification of which decision 
you were seeking internal review. 
 
On 16 September 2021, you advised that you were seeking internal review of the decision 
with reference number FOI/2021/112. 
 
 
3 
 
Reasons  
 
I have considered your reasons in support of your request for internal review, however I agree 
with the findings and reasons in the primary decision. 
 
Section 42 of the FOI Act 
 
You have submitted that, in light of the circumstances described in your request for internal 
review, legal professional privilege has been waived. However, I am satisfied that the 
Department, as the client agency, has not waived legal professional privilege over the 
documents within the scope of your FOI request, and that the circumstances described in your 
internal review request do not amount to waiver of legal professional privilege. I have noted 
your submissions that the public interest in disclosure outweighs the public interest against 
disclosure, however, section 42 of the FOI Act, as an exemption in Division 2 of Part IV of 
the FOI Act, is not subject to a separate public interest test, as explained in the FOI 
Guidelines: 
 
The exemptions in Division 2 of Part IV are not subject to an overriding public 
interest test. If a document meets the criteria to establish a particular exemption, it is 
exempt. There is no additional obligation to weigh competing public interests to 
determine if the document should be released.1 
 
I am satisfied that the primary decision was correct that relevant parts of Documents 2 and 6 
are exempt under section 42 of the FOI Act. 
 
Section 47C, section 47E(d) and section 47G(1)(a) of the FOI Act 
 
You have contended that the public interest in disclosure outweighs the public interest against 
disclosure. I have considered your submissions in support of that contention in respect of the 
documents found in the primary decision to be conditionally exempt under section 47C, 
section 47E(d) and section 47G(1)(a), however, I am satisfied that the conditional exemptions 
continue to apply and that disclosure would, on balance, be contrary to the public interest. 
 
Release of edited copies of the documents under section 22 of the FOI Act 
 
You have requested that the Department ‘[a]s a minimum please release the documents with 
material that is not the substantive content of privileged information i.e. the email subject line, 
address block, salutation, classification, closing words and signature block’, and cite Taggart 
and Civil Aviation Safety Authority2 in support of release of that information. 
 
Section 22 of the FOI Act requires an agency to consider whether it can prepare an edited 
copy of a document so that the document does not contain exempt or irrelevant content. In 
determining whether an edited copy of a document can be prepared, the FOI Guidelines 
relevantly provide that  
 
… an agency or minister should take a common sense approach in considering 
whether the number of deletions would be so many that the remaining document 
                                                            
1 FOI Guidelines, [5.9], and see item 1 in section 31A, and s 11A(4) of the FOI Act.. 
2 [2016] AATA 327. 
 
4 
 
would be of little or no value to the applicant. Similarly, the purpose of providing 
access to government information under the FOI Act may not be served if extensive 
editing is required that leaves only a skeleton of the former document that conveys 
little of its content or substance.3 
 
In Paul Farrell and Australian Customs and Border Protection Service4 it was stated that  
 
… the FOI Act does not require agencies to apply section 22 of the FOI Act in a way 
that achieves little more than providing access to a document that is ‘merely a 
skeleton of the former document that conveys little of its content or substance’.5 
 
An additional factor weighing against the preparation of edited copies of the documents is the 
following guidance in the FOI Guidelines concerning unintentional waiver of legal 
professional privilege:  
 
The Information Commissioner suggests that agencies should take special care in 
dealing with documents for which they may wish to claim LPP to avoid 
unintentionally waiving that privilege.6 
 
I am satisfied that any editing of the documents would be so extensive as to leave only a 
skeleton of the former documents conveying little of the content or substance of the former 
documents, and that therefore there is no requirement to prepare edited copies of the 
documents under section 22 of the FOI Act.  
 
Review rights 
 
Information about your rights of review under the FOI Act is available at 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/information-
commissioner-review/. 
 
 
 
                                                            
3 FOI Guidelines, [3.98]. 
4 [2015] AICmr 52. 
5 [2015] AICmr 52, [28], citing Parnell & Dreyfus and Attorney-General’s Department [2014] AICmr 71, [77]. 
6 FOI Guidelines, [5.149]. 
 
5 

 
Complaint rights  
 
You may make a complaint to the Information Commissioner about the Department’s actions 
in relation to this decision. Making a complaint about the way the Department has handled an 
FOI request is a separate process to seeking review of the Department’s decision. Further 
information about how to make a complaint is available at https://www.oaic.gov.au/freedom-
of-information/reviews-and-complaints/make-an-foi-complaint/.  
 
Yours sincerely 
 
 
 
John Reid PSM 
First Assistant Secretary  
Government Division 
 
20 October 2021 
 
6