Our ref:   
FOI21/121; CM21/107008 
 
19 August 2021 
 
Mr Dan Monceaux 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Dear Mr Monceaux 
Freedom of Information Request FOI21/121 – Decision letter 
 
The purpose of this letter is to give you a decision about your request for access to documents under 
the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act) which you submitted to the Attorney-General's 
Department (the department). 
 
Your request 
On 21 July 2021, you requested access to: 
‘…all documentation related to services provided by contractor "Shred-It" in the state of South 
Australia during July 2021’. 
On 12 August 2021, the department acknowledged your request. 
A decision in relation to your request is due on 20 August 2021. 
My decision 
I am an officer authorised under section 23(1) of the FOI Act to make decisions in relation to 
freedom of information requests made to the department. 
In making my decision, I have taken the fol owing into account: 
•  the terms of your request, 
•  advice provided to me by officers with responsibility for matters to which your request 
relates, 
•  the provisions of the FOI Act, and 
•  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A of the 
FOI Act (the Guidelines). 
Section 24A of the FOI Act relevantly provides that an agency or Minister may refuse a request for 
access to a document if al  reasonable steps have been taken to find the document and the agency is 
satisfied that the document: 
•  is in the agency’s possession but cannot be found, or  
•  does not exist. 
When considering a decision to refuse access under section 24A of the FOI Act, the Guidelines 
relevantly provide at paragraph 3.89 that an agency or minister should take comprehensive steps to 
locate documents, having regard to: 
•  the subject matter of the documents, 
•  the current and past file management systems and the practice of destruction or removal of 
documents, 
 

---

•  the record management systems in place, 
•  the individuals within an agency or minister’s office who may be able to assist with the 
location of documents, and 
•  the age of the documents. 
To identify the documents for your request, I arranged for staff likely to be able to identify 
documents to undertake comprehensive searches of relevant departmental electronic 
recordkeeping systems. In particular, a departmental staff member with responsibility for processing 
FOI requests interrogated the department’s records management system using search terms which 
were developed with reference to the information provided in the scope of your request. 
In addition, consultation was undertaken with the relevant officers of the department with 
knowledge and responsibility for business management. This officer received advice that no such 
record existed in the department’s holdings. Accordingly, no relevant documents falling within the 
terms of your request were identified. 
Having regard to the above, I am satisfied that reasonable steps to locate the documents to which 
you have sought access were undertaken. I am also satisfied that the documents do not exist within 
the department’s records holdings. I have therefore decided to refuse access pursuant to section 
24A of the FOI Act. 
Additional information 
Your review rights under the FOI Act are set out at Attachment A to this letter. 
If you wish to discuss this decision, the FOI case officer for this matter is Nicholas, who can be 
reached on (02) 6141 6666 or by email to xxx@xx.xxx.xx. 
Yours sincerely 
 
Euphrasia Chen 
Assistant Director 
Freedom of Information and Privacy Section 
 
 
Attachments 
Attachment A: 
Review rights
Freedom of Information request FOI21/121 – Decision letter                                     
        Page 2 of 3 

---

 
 
Attachment A - FOI Review rights 
If you are dissatisfied with the decision of the Attorney-General’s Department (the department), you 
may apply for internal review or Information Commissioner review of the decision. 
The department encourages applicants to consider seeking internal review as a first step as it may 
provide a more rapid resolution of your concerns. 
 
Internal review 
Under section 54 of the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act), applications for internal review 
must be made in writing within 30 days of the date of the decision letter, and be lodged in one of 
the following ways: 
email:  xxx@xx.xxx.xx 
post:   Freedom of Information and Privacy Section 
Strategy and Governance Branch 
Attorney-General’s Department 
3-5 National Circuit BARTON ACT 2600 
An officer of the department other than the officer who made the original decision will complete the 
internal review within 30 days of receipt of your request. 
Providing reasons you believe internal review of the decision is necessary will facilitate the 
completion of the internal review. 
 
Information Commissioner review 
Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the Australian Information Commissioner to 
review my decision. An application for review by the Information Commissioner must be made in 
writing within 60 days of the date of the decision letter, and be lodged in one of the following ways: 
online:  https://forms.business.gov.au/smartforms/servlet/SmartForm.html?formCode=ICR_10 
email:  xxxxx@xxxx.xxx.xx 
post:  GPO Box 5218 Sydney NSW 2001 
More information about Information Commissioner review is available on the Office of the 
Australian Information Commissioner website. Go to https://www.oaic.gov.au/freedom-of-
information/reviews-and-complaints/information-commissioner-review/. 
FOI Review rights 
 
Freedom of Information request FOI21/121 – Decision letter        
                                    Page 3 of 3 

---