This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request '29 documents related to file 12/5946 - HOSM Amendment Regulation: Iraq clasp'.

Trav S 
Dear Trav S 
Freedom of information request no. 1-2122 
I refer to your request dated 12 August 2021 for access to documents relating to file 
12/5946— HOSM Amendment Regulation: Iraq clasp under the Freedom of Information Act 
1982 (FOI Act). 
I am an officer authorised under section 23(1) of the FOI Act to make decisions in relation to 
FOI requests. 
I am writing to tell you that I believe that part 2 of your request does not provide such 
information concerning the documents as is reasonably necessary to enable us to identify 
them. This is called a ‘practical refusal reason’ (section 24AA). 
On this basis, I intend to refuse access to the documents you requested in part 2 of your 
request. However, before I make a final decision to do this, you have an opportunity to revise 
your request. This is called a ‘request consultation process’ as set out under section 24AB of 
the FOI Act. You have 14 days to respond to this notice in one of the ways set out below. 
Why I intend to refuse your request 
In your request you sought documents relating to the metadata for each of the emails 
contained within the 29 documents in the file. 
I have decided that a practical refusal reason exists because: 
It is not clear what the request means by “metadata”. For example, does it 
mean information in our IT system about the emails, but that is not itself part 
of the emails? Alternatively, were you intending to request a particular set of 
information that can be more specifically identified, such as information 
available in the document properties for the emails? 
It is not clear what types of metadata are sought. For example, if you are 
seeking access to particular data fields, such as date. 
Request consultation process 
You now have an opportunity to revise your request to enable it to proceed. 
28 Sydney Avenue  Forrest  ACT  2603 
Locked Bag 30 Kingston ACT 2604 • Telephone (02) 6120 1400 • Fax (02) 6120 1403 • ABN 41 425 630 817 

Revising your request can mean narrowing the scope of the request to make it more 
manageable or explaining in more detail the documents you wish to access. For example, by 
providing more specific information about exactly what documents you are interested in, our 
agency will be able to pinpoint the documents more quickly and avoid using excessive 
resources to process documents you are not interested in.  
Before the end of the consultation period, you must do one of the following, in writing: 
withdraw your request; 
make a revised request; 
tell us that you do not wish to revise your request. 
The consultation period runs for 14 days and starts on the day after you receive this notice.  
During this period, you are welcome to seek assistance from the contact person I have listed 
below to revise your request. If you revise your request in a way that adequately addresses 
the practical refusal grounds outlined above, we will recommence processing it. (Please note 
that the time taken to consult you regarding the scope of your request is not taken into 
account for the purposes of the 30 day time limit for processing your request.) 
If you do not do one of the three things listed above during the consultation period or you do 
not consult the contact person during this period, your request will be taken to have been 
Contact officer 
If you would like to revise your request or have any questions, the contact officer for your 
request is: 
Gretel Burmester 
Senior Assistant Parliamentary Counsel 
Yours sincerely 
Stephen Campbell 
General Manager Corporate 
19 August 2021 
[Q:\WORD\MEMOS\M21ZB102.DOCX] [19 Aug 2021] [12:17 PM] 
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