Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Historical underpayments'.


 
Our ref: FOI 2122-029 
 
Decision date: 2 November 2021 
 
Applicant: Jane McDonough 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Ms McDonough 
Freedom of Information request FOI 2122-029 
 
I refer to your correspondence received by the Department of Social Services  (the 
Department)  on  28 September 2021, in which you requested access  via Right To 
Know, under the Commonwealth Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) to: 
 
“…any briefings to/from the Chief Operating Officer regarding the historical 
underpayments of Research Administration Officers and Public Affairs Officers 
within the Department.” 
 
Decision 
 
The Department has undertaken a reasonable search of its records and has identified 
six (6) documents relevant to your request. 
 
I have made a decision to grant access in part to the six (6) documents. 
 
The documents that I have chosen to grant access in part  to are set out in  
Appendix 1, together with applicable exemption provisions. Where I have decided to 
grant access in part, I have provided access to an edited copy of the documents, 
modified by deletions in accordance with section 22(2) of the FOI Act. 
 
A full extract of all FOI Act provisions used to make my decision is  provided at 
Attachment B.  
 
Authority to make decision 
 
I am an officer authorised by the Secretary of the Department to make decisions about 
access to documents in the possession of the Department in accordance with section 
23(1) of the FOI Act.  
Page 1 of 11 
 

 
Summary 
 
On 5 October 2021, the Department acknowledged your request and sought your 
agreement to removal of non-Senior Executive Service (non-SES) staff names under 
section 22 of the FOI Act on the basis that they did not appear relevant to your request. 
As no response was received, the Department has treated this information as relevant 
to your request.   
 
On 20 October 2021, the Department contacted you to seek clarification of the scope 
of your request, asking you to confirm whether the scope of your request was intended 
to include any additional material that may accompany a brief, or only the brief itself. 
On 25 October 2021 you confirmed that this additional information is relevant to your 
request.  
 
On 25 October 2021, the Department sought your agreement to a 10-day extension 
of time under section 15AA of the FOI Act, in order to obtain final clearances from 
internal stakeholders and finalise your matter for release.  
 
You responded on 26 October 2021 advising that you agreed to a 5-day extension of 
time. A decision on your request is therefore due on 2 November 2021. 
 
I have decided not to impose a charge in relation to this request, in accordance with 
Regulation 8 of the Freedom of Information (Charges) Regulations 2019. 
 
Statement of reasons for decision  
 
I have decided to grant access to the documents within the scope of your request, 
subject to the following exemptions in accordance with the FOI Act: 
 
Section 42 of the FOI Act - Documents subject to legal professional privilege 
 
Section 42 of the FOI Act provides that a document is an exempt document if it is of 
such a nature that it would be privileged from production in legal proceedings on the 
ground of legal professional privilege (LPP). The FOI Guidelines provide that, at 
common law, determining whether a communication is privileged requires a 
consideration of: 
 
Page 2 of 11 
 

 
-  whether there is a legal adviser-client relationship; 
-  whether the communication was for the purpose of giving or receiving legal 
advice or for use or in connection with actual or anticipated litigation; 
-  whether the advice given is independent; and 
-  whether the advice given is confidential. 
 
Legal professional privilege attaches to a confidential communication between lawyer 
and client, made or generated for the dominant purpose of the lawyer providing legal 
advice, or for the dominant purpose of use in existing or anticipated litigation, provided 
the privilege has not been waived (section 42(2)).  
 
The documents the subject of your request contain a memorandum of advice written 
by  an  external law firm,  for the express  purpose of giving legal advice to the 
Department. I am therefore satisfied that the dominant purpose for the generation of 
this documentation was to provide the Department with legal advice.  
 
Further, it is apparent that a legal advisor-client relationship existed  between the 
Department and this external law firm.  
 
Consistent with the ordinary solicitor-client  retainer, this advice was provided 
confidentially and is marked as such within the memorandum, and privilege has not 
been waived.  
 
As section 42 of the FOI Act is not a conditional exemption, I am not required to 
consider a public interest test. 
 
Section 47E of the FOI Act - Public interest conditional exemptions--certain operations 
of agencies 
 
Section 47E of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its 
disclosure would, or could reasonably be expected to, do any of the following: 
 
a)  prejudice the effectiveness of procedures or methods for the conduct of tests, 
examinations or audits by an agency; 
b)  prejudice the attainment of the objects of particular tests, examinations or audits 
conducted or to be conducted by an agency; 
Page 3 of 11 
 

 
c)  have a substantial adverse effect on the management or assessment of 
personnel by the Commonwealth, by Norfolk Island or by an agency; 
d)  have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of an agency. 
 
Parts of the documents the subject of your request contain the direct contact details 
of Departmental staff. I am not aware that these details are already known to you, 
nor are they publically available. 
 
The Department provides programs and services to support families and children; 
housing support; seniors; communities and vulnerable people; disability and carers; 
women’s safety and mental health among others. It is important that the Department 
retains effective oversight and management of it resources, and to this end specific 
channels of communication have been established for members of the public to 
contact the Department. This enables the agency to provide members of the public 
with contact points who are well informed and trained to assist them, and can 
manage and direct their queries appropriately.  
 
The Department has a responsibility to ensure the mental health and wellbeing of its 
staff, in addition to their physical wellbeing. Not all staff are trained in customer 
service, nor can the agency assume that all staff are comfortable engaging with 
members outside of their organisation. Relevantly, there have been instances of staff 
being harassed and verbally abused following release of their contact details. 
To this end, specific channels of communication have been put in place, to enable 
the Department to effectively manage its resources and protect the wellbeing of its 
staff. It is reasonable to expect that if these channels of communication were 
bypassed, the Department would experience a diversion of its resources, and in 
addition the management functions of the agency would be detrimentally impacted, 
including its ability to retain staff. 
 
Also contained within the documents is the report of an external company which was 
engaged by the Department to undertake a review. This report was provided in 
accordance with the terms of engagement entered into between the Department and 
a third party, and is confidential in nature. Further, the third party’s engagement with 
the Department on this issue is not public, and they are not generally known to be 
associated with the matters in this document. As such, disclosure of the report would 
be detrimental to the Department’s relationship with this third party, and may also 
Page 4 of 11 
 

 
compromise the agency’s ability to retain similar services from third party businesses 
in future.  
 
Additional y, parts of the document contain email exchanges between Departmental 
officers, seeking consultation on proposed wording and providing figures in relation to 
affected staff. Although I consider that it is operational information, the information 
provided in this correspondence has not been formally cleared, and is also not known 
to me to be available publically. In addition, release could enable identification of the 
affected individuals involved.  
 
Accordingly, I have decided that the parts of  the documents  listed as exempt in 
accordance with this provision in Appendix 1, meet the criteria for this conditional 
exemption. Where a document is assessed as conditionally exempt, access must be 
given subject to the public interest test in accordance with section 11A(5) of the FOI 
Act. 
 
Application of the public interest test: 
 
Section 11A(5) provides that an agency must give the person access to the document 
if it is conditionally exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to 
the document would, on balance, be contrary to the public interest.   
 
In order to assess whether release of the exempt material would be contrary to the 
public interest, I considered the following factors which favour disclosure: 
 
-  disclosure would promote the objects of the FOI Act. 
 
I also considered the following factors which do not favour disclosure: 
 
-  disclosure would, or could reasonably be expected to, have a substantial 
adverse effect on the management or assessment of personnel by the 
Commonwealth, by Norfolk Island or by an agency; 
-  disclosure would, or could reasonably be expected to, have a substantial 
adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations of an 
agency; and 
-  disclosure could reasonably be expected to prejudice the management function 
of an agency. 
Page 5 of 11 
 

 
 
I am satisfied that no irrelevant factor has been considered, as set out in section 11B(4) 
of the FOI Act.  
 
On balance, I consider the public interest factors against disclosure to be more 
persuasive than the public interest factors favouring disclosure. I am satisfied that the 
public interest is to withhold the exempt material.  
 
Section 47F of the FOI Act - Public interest conditional exemptions--personal privacy 
 
Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its 
disclosure would involve the unreasonable disclosure of personal information about 
any person (including a deceased person). 
 
Section 4 of the FOI Act provides that personal information has the same meaning as 
in the Privacy Act 1988 (Privacy Act). Personal information is defined in section 6 of 
the Privacy Act as: 
 
-  information or an opinion about an identified individual, or an individual 
who is reasonably identifiable: 
-  whether the information or opinion is true or not; 
-  whether the information or opinion is recorded in a material form or not.  
 
The elements of ‘personal information’ are: 
 
-  it relates only to a natural person (not, for example, a company); 
-  it says something about the individual; 
-  it may be in the form of an opinion, it may be true or untrue, and it may 
form part of a database; 
-  the individual’s identity is known or is reasonably ascertainable using the 
information in the document. 
 
If information is personal information, it wil  be conditionally exempt if disclosure would 
be ‘unreasonable’. In considering whether disclosure would be unreasonable, 
section 47F(2) of the FOI Act requires agencies to have regard to the following: 
 
-  the extent to which the information is well known; 
Page 6 of 11 
 

 
-  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
-  the availability of the information from publicly accessible sources; and 
-  any other matter I consider relevant. 
 
Parts of the documents the subject of your request contain the names and contact 
details of Departmental staff, and in certain other parts third parties. In addition to this, 
parts of the documents contain details of affected staff members who could reasonably 
be identified using the information provided. 
 
The personal information of these individuals appears within the documents due to 
performing their duties as officers of the Department, or as third parties engaged to 
provide services on behalf of the Department.  The information relating to the 
individuals is not well known, and would only be known to a limited group of people 
with a ‘business need to know’. As this information is only known to a limited group of 
people, the individuals concerned are not generally known to be associated with the 
matters discussed in the document. In addition, this information is not available from 
publicly accessible sources. I am also not aware of such information already being 
known to you. 
 
The Department is commit ed to complying with its obligations under the Privacy Act, 
which sets out standards and obligations that regulate how the Department must 
handle and manage personal information. 
 
It is firmly in the public interest that the Department uphold the rights of individuals to 
protect their own privacy, and meets its obligations under the Privacy Act. I consider 
that non-compliance with the Department’s statutory obligations concerning the 
protection of personal information would be contrary to the public interest, as release 
of these details would have a detrimental impact on the agency’s ability to retain staff 
and the services of third parties in future. I find that this factor weighs strongly against 
disclosure. 
 
Accordingly, I have decided that the parts of documents, which are listed as exempt 
in accordance with this provision in Appendix 1, meet the criteria for conditional 
exemption. Where a document is assessed as conditionally exempt, access must be 
given subject to the public interest test in accordance with section 11A(5). 
 
Page 7 of 11 
 

 
Application of the public interest test: 
 
Section 11A(5) provides that an agency must give the person access to the document 
if it is conditionally exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to 
the document would, on balance, be contrary to the public interest.   
 
In order to assess whether release of the exempt material would be contrary to the 
public interest, I considered the following factors which favour disclosure: 
 
-  disclosure would promote the objects of the FOI Act. 
 
I also considered the following factors which do not favour disclosure: 
 
-  disclosure could reasonably be expected to prejudice the protection of an 
individual’s right to privacy; 
-  disclosure could reasonably be expected to harm the interests of an individual 
or group of individuals; 
-  disclosure could reasonably be expected to prejudice the management function 
of an agency.  
 
I am satisfied that no irrelevant factor has been considered, as set out in section 11B(4) 
of the FOI Act.  
 
On balance, I consider the public interest factors against disclosure to be more 
persuasive than the public interest factors favouring disclosure. I am satisfied that the 
public interest is to withhold the exempt material.  
 
Section 22 of the FOI Act - Delete exempt or irrelevant material from documents and 
provide access to edited copies 
 
The Department may refuse access to a document on the grounds that it is exempt. 
If so, the Department must consider whether it would be reasonably practicable to 
prepare  an edited copy of the document for release, that is, a copy with relevant 
deletions made under section 22 of the FOI Act. The Department is under the same 
obligation to consider preparing an edited copy of a document by removing information 
that would reasonably be regarded as irrelevant to the request. 
 
Page 8 of 11 
 

 
As explained above, some of the documents subject to your request contain exempt 
information. On this basis, I have prepared the documents for release by removing 
that exempt material in accordance with section 22(1)(a)(i) of the FOI Act. 
 
In addition, parts of the documents contain irrelevant information. I have removed that 
irrelevant information in accordance with section 22(1)(a)(i ) of the FOI Act and it is so 
marked within the documents. 
 
The material that has been edited for release, whether due to being exempt or due to 
being irrelevant, is marked appropriately within the documents and is also set out at 
Appendix 1. 
 
Access to documents 
 
The documents  released to you in accordance with the FOI Act are  enclosed 
(Attachment C). 
 
Information Publication Scheme 
 
The Information Publication Scheme requires the Department to publish information 
released in response to individual requests made under the FOI Act, except in 
specified circumstances.  
 
I am of the view that details of your  request should be made available on the 
Department’s FOI Disclosure Log. As such, details of your request wil  be published 
on the Department’s FOI Disclosure Log which can be accessed at FOI Disclosure 
Log | Department  of Social Services, Australian Government (dss.gov.au). Please 
note that the Department does not publish details of FOI applicants, it only publishes 
details of the FOI request and the documents released in response to the request. 
 
Your rights of review 
 
Information about your rights to seek a review of this decision are at Attachment A. 
Should you have any enquiries concerning this matter please do not hesitate to contact 
the FOI team by email at xxx@xxx.xxx.xx. 
 
 
Page 9 of 11 
 

 
Yours sincerely, 
 
M.Blair 
Assistant Director 
FOI and Cabinet Section 
Government and Executive Services Branch 
 
2 November 2021
Page 10 of 11 
 

 
Appendix 1 
Schedule of documents 
FOI 2122-029 
 
Document  Date of 
Document description 
Pages  Decision  Applicable 
reference 
document 
Provisions 
1 
23 June 
Departmental email 
1-5 
Part 
s 47E(d) 
2021 
correspondence re 
Access 
s 47F 
Ombudsman Notice 
2 
12 August  Departmental email 
6-7 
Part 
s 22 
2021 
correspondence regarding 
Access 
s 47E(d) 
Question on Notice 
s 47F 
3 
3 March 
Brief to Secretary through 
8-28 
Part 
s 42 
2021 
Chief Operating Officer 
Access 
s 47E(d) 
regarding on-call 
s 47F 
management 
4 
21 June 
Departmental email 
29-42  Part 
s 47E(d) 
2021 
correspondence to the COO 
Access 
s 47F 
including attachments 
5 
24 March  Departmental email 
43-46  Part 
s 22 
2021 
correspondence  
Access 
s 47E(d) 
s 47F 
6 
19 March  Departmental email 
47-52  Part 
s 47E(d) 
2021 
correspondence including 
Access 
s 47F 
attachments 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 11 of 11