Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'procedural guidance for processing applications for the Subclass 500 (Student) visa (Class TU).'.


 
 
 
29 November 2021 
Ray Mehta 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 21/11/00036 
File Number: 
OBJ2021/31968   
Dear Mr Mehta 
Freedom of Information (FOI) request - Access Decision 
On 29 October 2021, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 
1 
Scope of request 
You have requested access to the following documents: 
The documents I requested were earlier released in response to an earlier FOI. 
Link to document: https://www.homeaffairs.gov.au/foi/files/2020/fa-190900112-r1-
document-1-released.PDF 
Kindly provide the latest version of the document released in above FOI. 
Kindly provide any other document of department policy regarding assessment of 
Subclass 500 applications from onshore and offshore. 
2 
Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate records. 
3 
Relevant material 
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • www.homeaffairs.gov.au 
 
 

 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
documents to which you sought access 
4 
Documents in scope of request 
The Department has identified two documents as falling within the scope of your request. 
These documents were in the possession of the Department on 29 October 2021 when 
your request was received. 
Attachment A is a schedule which describes the relevant documents and sets out my 
decision in relation to each of them. 
5 
Decision 
The decision in relation to the documents in the possession of the Department which fall 
within the scope of your request is as follows: 
•  Release two documents in part with deletions 
6 
Reasons for Decision 
Detailed reasons for my decision are set out below.  
Where the schedule of documents indicates an exemption claim has been applied to a 
document or part of document, my findings of fact and reasons for deciding that the 
exemption provision applies to that information are set out below. 
6.1  Section 37 of the FOI Act - Documents Affecting Enforcement of Law and 
Protection of Public Safety 
Section 37(2)(b) of the FOI Act provides that a document is exempt from disclosure if its 
disclosure would, or could reasonably be expected to disclose lawful methods or 
procedures for preventing, detecting, investigating, or dealing with matters arising out of 
breaches or evasions of the law the disclosure of which would or could reasonably likely 
to, prejudice the effectiveness of those methods or procedures. 
I consider that parts of document 1 would, or could reasonably be expected to disclose 
lawful methods or procedures for preventing or detecting breaches or evasions of the law 
and that disclosure would, or would reasonably likely to, prejudice the effectiveness of 
those methods or procedures.  
It is noted that the Department’s role includes managing the security and integrity of 
Australia's borders.  The Department leads the management of risks to Australia's border 
in close collaboration with other government agencies, including State and Federal law 
enforcement agencies.  As such, the Department's role includes law enforcement functions. 
The disclosure of information within these documents would be reasonably likely to impact 
on ongoing investigative methodology and relationships both domestically and 
internationally that support Australian government investigative capabilities. The release of 
this information would prejudice the effectiveness of those methods or procedures, 
assisting endeavours to evade them and thereby reducing the ability of the Department 
and other law enforcement agencies to protect the borders of Australia. 
- 2 – 

 
I have decided that this information is exempt from disclosure under Section 37(2)(b) of the 
FOI Act. 
6.2  Section 47E of the FOI Act – Operations of Agencies 
Section  47E(d) of the FOI Act provides that documents are conditionally exempt if 
disclosure would, or could reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on 
the proper and efficient conduct of the operations of an agency. 
I consider that the disclosure of the parts of documents marked ‘s47E(d)’ would, or could 
reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient 
conduct of the operations of the Department.   
Managing the security and integrity of Australia's borders is integral to the operations of the 
Department.  Any prejudice to the effectiveness of the operational methods and procedures 
used in undertaking that role would result in a substantial adverse effect on the operations 
of the Department.   
Any disclosure resulting in the prejudice of the effectiveness of the Department’s 
operational methods and procedures would result in the need for this Department, and 
potentially its law enforcement partners, to change those methods and/or procedures to 
avoid jeopardising their future effectiveness. 
I have decided that parts of documents 1 and 2 are conditionally exempt under section 
47E(d) of the FOI Act.  Access to a conditionally exempt document must generally be given 
unless it would be contrary to the public interest to do so.  I have turned my mind to whether 
disclosure of the information would be contrary to the public interest, and have included my 
reasoning in that regard at paragraph 6.4 below. 
6.3  Section 47F of the FOI Act – Personal Privacy 
Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
under the FOI Act would involve the unreasonable disclosure of personal information of 
any person. ‘Personal information’ means information or an opinion about an identified 
individual, or an individual who is reasonably identifiable, whether the information or opinion 
is true or not, and whether the information or opinion is recorded in a material form or not 
(see s 4 of the FOI Act and s 6 of the Privacy Act 1988).  
I consider that disclosure of the information marked 's47F' in the documents would disclose 
personal information relating to third parties. The information within the documents would 
reasonably identify a person, either through names, positions or descriptions of their role 
or employment circumstance. 
The FOI Act states that, when deciding whether the disclosure of the personal information 
would be ‘unreasonable’, I must have regard to four factors set out in s.47F(2) of the 
FOI Act. I have therefore considered each of these factors below: 
•  the extent to which the information is well known; 
•  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
•  the availability of the information from publicly available resources; 
•  any other matters that I consider relevant. 
- 3 – 

 
The information relating to the third parties is not wel  known and would only be known to 
a limited group of people with a business need to know. As this information is only known 
to a limited group of people, the individuals  concerned  are not generally known to be 
associated with the matters discussed in the document. This information is not available 
from publicly accessible sources.  
I do not consider that the information relating specifically to the third parties would be 
relevant to the broader scope of your request, as you are seeking access to student visa 
procedural guidance rather than information which wholly relates to other individuals.  
I am satisfied that the disclosure of the information within the documents would involve an 
unreasonable disclosure of personal information about a number of individuals.  
I have decided that the information referred to above is conditionally exempt under section 
47F of the FOI Act. Access to a conditionally exempt document must generally be given 
unless it would be contrary to the public interest to do so. I have turned my mind to whether 
disclosure of the information would be contrary to the public interest, and have included my 
reasoning in that regard at paragraph 6.4 below. 
6.4  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that parts of the documents are conditionally exempt, I am now required 
to consider whether access to the conditionally exempt information would be contrary to 
the public interest (section 11A of the FOI Act).  
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test 
in section 11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part. 
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt part of the document 
would be, on balance, contrary to the public interest.  
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other 
factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would 
do any of the following: 
(a)  promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 
and 3A) 
(b)  inform debate on a matter of public importance 
(c)  promote effective oversight of public expenditure 
(d)  allow a person to access his or her own personal information. 
Having regard to the above I am satisfied that: 
• 
Access to the documents would promote the objects of the FOI Act. 
• 
The subject matter of the documents does not seem to have a general characteristic 
of public importance. The matter has a limited scope and, in my view, would be of 
interest to a very narrow section of the public. 
• 
No insights into public expenditure wil  be provided through examination of the 
documents. 
• 
You do not require access to the documents in order to access your own personal 
information. 
- 4 – 

 
I have also considered the following factors that weigh against the release of the 
conditionally exempt information in the documents: 
• 
law enforcement – Australian Border Force’s ability to protect the border - Disclosure 
of the parts of the documents that are conditionally exempt under section 47E(d) of 
the FOI Act could reasonably be expected to prejudice law enforcement functions 
and, as a result, the ability of the Department to protect Australia's borders. I consider 
there to be a strong public interest in ensuring that the ability of the Department to 
conduct its law enforcement functions is not compromised or prejudiced in any way. 
I consider that this would be contrary to the public interest and that this factor weighs 
strongly against disclosure. 
• 
Disclosure of the personal information of individuals contained in these documents 
could reasonably be expected to prejudice the protection of those individuals' right to 
privacy. Disclosing the names of the Department officers who work in an operational 
environment may invite inappropriate approaches by third parties and may prejudice 
the safety of those officers and their families when the documents are made available 
to the public at large. The names of these particular officers are not available through 
any other publicly available source and are not included in the Department 
organisational chart.  
• 
The Department is committed to complying with its obligations under the Privacy Act 
1988, which sets out standards and obligations that regulate how the Department 
must handle and manage personal information. It is firmly in the public interest that 
the Department uphold the rights of individuals to their own privacy and meets its 
obligations under the Privacy Act. I consider that non-compliance with the 
Department’s statutory obligations concerning the protection of personal information 
would be contrary to the public interest and that this factor weighs strongly against 
disclosure. 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to 
my decision, which are: 
a) 
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government 
b) 
access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document 
c) 
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which 
the request for access to the document was made 
d) 
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded 
that the disclosure of the conditionally exempt information in the documents would be 
contrary to the public interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 
7 
Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https:/ www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. 
If you are unable to access the legislation through this website, please contact our office 
for a copy. 
- 5 – 

 
8 
Your Review Rights 
Internal Review 
If you disagree with this decision, you have the right to apply for an internal review by the 
Department of this decision.  Any request for internal review must be provided to the 
Department within 30 days of you being notified of the decision.  Where possible please 
attach reasons why you believe a review of the decision is necessary.  The internal review 
wil  be carried out by an officer other than the original decision maker and the Department 
must make a review decision within 30 days.   
Applications for review should be sent to: 
By email to: xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
OR 
By mail to: 
Freedom of Information Section 
Department of Home Affairs 
PO Box 25 
BELCONNEN   ACT  2617 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for 
a review of this decision.  You must apply in writing within 60 days of this notice.  For further 
information about review rights and how to submit a request for a review to the OAIC, 
please see https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-
complaints/information-commissioner-review/.  
9 
Making a Complaint 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by the 
Department in relation to your request. 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
Email  xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
There is no particular form required to make a complaint to the Australian Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on which 
it is considered that the action taken in relation to the request should be investigated and 
identify the Department of Home Affairs as the relevant agency. 
10  Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section 
at xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
 
 
Elaine – position 60097486 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
 
- 6 –