This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Royal Commission Legal Team Cost and Breakdown'.


LEX 47338 
 
 
Revised decision made under section 55G of the Freedom of Information 
Act 1982 
Decision and reason for decision of Ramona (Position Number 62336362), Assistant Director, 
Information Access Unit, Client Access and Rehabilitation Branch, Department of Veterans’ 
Affairs 
 
Applicant: 

 
 
 
 
Ms Verity Pane 
 
Date of primary decision:  
 
 
24 January 2022   
 
LEX reference number: 

 
 
LEX 47338 
 
Revised decision date: 

 
 
11 April 2023 
 
OAIC Revised decision reference number:  
 MR22/00503 
 
 
Dear Ms Pane, 
Freedom of Information Request: LEX 47338 
1.  The purpose of this correspondence is to advise you of a revised decision the Department of 
Veterans’ Affairs (Department) has made under section 55G of the Freedom of Information 
Act 1982 
(FOI Act) in relation to LEX 47338. 
 
Revised Decision 
 
2.  I have made a decision to vary the original decision made by Legal Officer, Position Number 
62255248, Information Law Section, on 24 January 2022. That decision was to grant full 
access to two (2) documents and part access to two (2) documents within the scope of your 
initial request. 
 
3.  I note that my decision does not vary the partial access refusal of the contractor numbers 
under Document 1 ‘Contractors – s 17 Table’ which are redacted under section 47 of the FOI 
Act (documents disclosing trade secrets or commercially valuable information). This is 
discussed further below under paragraphs 20 to 22. 
 
4.  I have located seven (7) additional documents in scope of your request, and have made a 
decision to grant full access to two (2) documents and partial access to nine (9) documents. 


5.  The documents that I have chosen to grant access to in part are set out in Schedule 1
together with applicable exemption provisions. Where I have decided to grant access in part, 
I have provided access to an edited copy of the documents, modified by deletions in 
accordance with section 22(2) of the FOI Act.  
 
Authority to make decision
 
 
6.  I, Ramona (Position Number 62336362), Assistant Director, Information Access Unit, Client 
Access Rehabilitation Branch, am an officer authorised by the Secretary of the Department 
to make decisions about access to documents in the possession of the Department in 
accordance with section 23(1) of the FOI Act. 
 
Summary
 
 
7.  On 23 December 2021, you made a request for access to documents in the possession of the 
Department. Your request was made in the fol owing terms: 
 
‘…I've heard DVA has a DVA Royal Commission Legal Team of about 25 people 
working in DVA's General Counsel Division. 
 
There is interest in the community as to what the purpose of this DVA Royal 
Commission Legal Team is, what it does, what law firms have seconded their staff to 
it, and how much this is all costing the taxpayer. 
 
I seek copy of the following documents (it is likely to be easier for DVA to do as a 
table rather than provide copy of the source documents as it wil  mean a lot less 
work for DVA in redaction/consideration): 
* the cost of all contractors employed within the DVA Royal Commission Legal 
Team, broken down by law firm/personnel agency seconded from (with number of 
contractors from that law firm/personnel agency) - cost may be at fortnightly, 
monthly, or yearly basis as suits DVA  
 
* the cost of all APS staff employed within the DVA Royal Commission Legal Team, 
broken down by classification - cost may be at fortnightly, monthly, or yearly basis 
as suits DVA  
 
* copy of any position/duty statement for the positions within the DVA Royal 
Commission Legal Team 
 



* any other document directly relevant to what the purpose of this DVA Royal 
Commission Legal Team is, what it does, what law firms have seconded their staff to 
it, and how much this is all costing the taxpayer, that DVA reasonably believes gives 
such context…’ 

 
8.  As no extensions of time were applied to process your request, a decision on your request 
was due by 24 January 2022. 
 

9.  No charges were imposed in relation to LEX 47338, in accordance with regulation 8 of the 
Freedom of Information (Charges) Regulations 1982. 
 
10.  The Department undertook a reasonable search of its records and identified four (4) 
documents relevant to your request, as set out above. The documents are listed at Schedule 
1
. 
 
11.  On 24 January 2022, the Department made a decision to grant full access to two (2) 
documents and part access to two (2) documents within the scope of your initial request. 
 
12.  On 29 January 2022, you requested an internal review of the primary decision (LEX 47814) in 
the fol owing terms: 
 
‘…I am writing to request an internal review of Department of Veterans' Affairs's 
handling of my FOI request 'Royal Commission Legal Team Cost and Breakdown'. 
 
There are three issues with this decision - the first is with the contractor s 17 
document, the second is with APS s 17 document, and the third is in documents in 
scope not included. 
 
The redaction of contractor numbers makes no sense on the basis claimed unless 
only one contractor from that firm is involved. If more than one contractor from the 
same firm is involved, then the actual rate of an individual contractor cannot be 
revealed by providing head count, because each contractor wil  have their own 
different rates. The intention is how many contractors and from where - very basic 
information. 
 
The APS s 17 document redacted position numbers - there is no legitimate basis to 
do so. 
 
This FOI was for fairly basic information - what was the composition of this new task 
force working solely on management of the Royal Commission by DVA, what 



external companies were involved, and how much was this reputational 
management task force all costing the tax payer. I allowed for s 17 tables where 
that achieved this objective and reduced the amount of consideration needed, not 
to undermine that scope of the FOI. 
 
So the third issue is that it is clear documents in scope should have been provided 
given the lack of coverage by the s 17 tables of the FOI scope - there must be a brief 
to the Secretary or equivalent on the creation or need for this new DVA Royal 
Commission Legal Team of about 25 people working in DVA's General Counsel 
Division that would cover all this so that document should have been provided as it 
was in scope and necessary given what your s 17 tables did not address. That is to 
be provided. A s 17 position tree listing for the new DVA Royal Commission Legal 
Team should have also been provided. 
 
A full history of my FOI request and all correspondence is available on the Internet 
at this address: 
https://www.righttoknow.org.au/request/royal_commission_legal_team_cost. .’ 

 
13.  On 28 February 2022, the Department made its internal review decision (LEX 47814) to 
affirm the primary decision. 
 
14.  On 24 February 2023, the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) sent the 
Department a notice under section 54Z of the FOI Act advising the Department that the OAIC 
had commenced a review of the Department’s decision. It is understood that in seeking the 
review, you stated: 
 
‘… IC review of IR decision LEX 47814 is applied for 
Decision is available at 
https://www.righttoknow.org.au/request/8225/response/24375/attach/3/Stateme
nt%20of%20Reasons%20Internal%20Review%20LEX%2047814.pdf…’ 

 
15.  On 31 March 2023, the Department advised the OAIC of its intention to issue you with a 
revised decision in accordance with section 55G of the FOI Act. The OAIC agreed this was an 
acceptable approach on 3 April 2023. 
 
Material taken into account 

 
16.  In accordance with section 26(1)(a) of the FOI Act, my findings on any material question of 
fact, the material on which those findings were based, and the reasons for my decision 
follows.   


 
17.  I have taken the following material into account in making my decision: 
 
  the terms of your primary request dated 23 December 2021 and the decision made on 
24 January 2022; 
 
  the terms of your request for an internal review on 29 January 2022 and the decision 
made on 28 February 2022; 
 
  the terms of your request for external review through the OAIC; 
 
  the types of documents that are in the possession of the Department; 
 
  the content of the documents that fal  within the scope of your request; 
 
  Sections 3, 11 and 11A of the FOI Act which give the Australian community a legally 
enforceable right to obtain access to information held by the Government of the 
Commonwealth. I also considered the following provisions of the FOI Act relevant to 
my decision: 
 
-  Section 11B  Public interest exemption – factors 
-  Section 15  Request for Access 
-  Section 22  Access to edited copies with exempt or irrelevant material deleted 
-  Section 47E  Public interest conditional exemptions--certain operations of agencies 
-  Section 47F  Public interest conditional exemptions--personal privacy 
-  Section 47  Documents disclosing trade secrets or commercially valuable 
information 
-  Section 55G  Procedure in IC review--revocation or variation of access refusal 
decision 
 
  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (FOI Guidelines); 
 
18.  A full extract of all FOI Act provisions used to make my decision are provided in Schedule 2.  
 
Reasons for decision 
 
19.  I have decided to grant access to the documents within the scope of your request, subject to 
the fol owing exemptions where applicable in accordance with the FOI Act. 
 


Documents disclosing trade secrets or commercial y valuable information (section 47) 
20.  Section 47 of the FOI Act provides that a document is an exempt document if its disclosure 
would disclose: 
 
(a) 
trade secrets; or 
(b) 
any other information having a commercial value that would be, or could 
reasonably be expected to be, destroyed or diminished if the information were 
disclosed. 
 
21.  I agree with the internal review Decision Maker’s views that the total number of contractors 
engaged by the Department set out in Document 1 is information which has commercial 
value for the purposes of section 47 of the FOI Act. By releasing this information, it will be 
possible to ascertain how much the Department pays its external legal service providers for 
a specified number of contracted legal staff. This is information which has commercial value 
to both the Department and the Department’s external legal services providers, and I find 
that disclosure of this information will reveal the fees the Department is prepared to pay for 
external legal support. Disclosure could therefore diminish the Department’s ability to 
obtain a more competitive price at a future time, or from another external legal provider. 
 
22.  As section 47 of the FOI Act is not a conditional exemption, I am not required to consider the 
public interest test under section 11A(5) of the FOI Act.  
Public interest conditional exemptions--certain operations of agencies (section 47E) 
 
23.  Documents 2 to 5, 7 to 9 and 11 contain the names & contact information of staff of the 
Department. I have decided that sections 47E(c) and 47E(d) applies to this material, as 
identified in Schedule 1
 
24.  Section 47E(c) conditionally exempts documents where disclosure would, or could 
reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the management or 
assessment of personnel by the Commonwealth or an agency. Management of personnel by 
the Department includes, among other things, human resources policies and activities, 
recruitment, and work health and safety. 
 
25.  Section 47E(d) conditionally exempts documents where disclosure would, or could 
reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient 
conduct of the operations of an agency. 
 


26.  The Department has policies and procedures to support staff within its operating 
environment and to meet its obligations as an employer to provide a safe working 
environment. Some policies restrict the amount of identifying information generally 
provided by individual staff members to clients. For example, staff are generally required to 
identify themselves in correspondence with clients by a given name and position number. 
This is consistent with the approach taken by other Commonwealth agencies with similar 
functions, including provision of support services and administration of statutory benefits 
schemes. Implementation of these policies provides staff at more junior levels with 
confidence that they wil  not be inappropriately named or contacted in relation to actions 
taken in the course of their routine work for the Department. 
 
27.  Disclosure of identifying information about staff members contained within the documents 
would be inconsistent with these Departmental policies. Knowledge that identifying 
information about them may be disclosed in documents accessed under the FOI Act would 
be likely to undermine the confidence of staff in Departmental policies intended to support 
their work health and safety. Staff concern about inappropriate contact and the potential for 
harassment by clients is based on known instances of such things occurring. For example, 
public identification of individual staff members in an online client forum. An adverse effect 
on the Department’s ability to manage staff could reasonably be expected to result from 
widespread staff concern about disclosure of identifying information about staff members. 
Staff members may experience concern even when not based on personal experience of 
harassment. 
 
28.  I also note that the Department provides a wide range of services to its clients. To facilitate 
efficient conduct of its operations, the Department has established channels for 
communication on specific topics and in relation to specific services. These channels, such as 
email inboxes and telephone support lines, enable services to be delivered efficiently by 
directing clients to the most appropriate point of contact. In addition, the Department is 
able to manage staffing efficiently by providing staff with access to communication points 
attached to a role rather than to an individual. 
 
29.  Disclosure of identifying information about staff members in these documents would 
disclose contact details for individual staff members, which is not generally available. Once 
contact details for individual staff members are disclosed they are likely to become publically 
known through private correspondence. Making it possible for clients to address 
correspondence to individual staff members or to seek to contact individuals directly is likely 
to undermine Departmental arrangements to channel communications based on role rather 
than individual. Reduced efficiency in communication and delivery of services could 
reasonably be expected to result. 
 


30.  In addition to the above, document 8 is an internal working document used by the team to 
welcome new starters across the General Counsel Division. Disclosure of this information 
could potentially harm the effectiveness of the Department’s operations. This information is 
also out of scope of your request and has therefore been redacted under section 22 – this is 
discussed further under paragraphs 47 to 49 below. 
 
31.  Accordingly, for the reasons outlined above I consider that certain material, as identified in 
Schedule 1, meets the criteria for conditional exemption under section 47E(c) and 47E(d) of 
the FOI Act.  
 
32.  I am satisfied that no irrelevant factor has been considered, as set out in section 11B(4) of 
the FOI Act. 
 
Public interest conditional exemptions--personal privacy (section 47F) 
 
33.  Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
would involve the unreasonable disclosure of personal information about any person 
(including a deceased person). 
 
34.  Section 4 of the FOI Act provides that personal information has the same meaning as in the 
Privacy Act 1988 (Privacy Act). Personal information is defined in section 6 of the Privacy Act 
as: 
…information or an opinion about an identified individual, or an individual who is 
reasonably identifiable: 
 
(a) 
whether the information or opinion is true or not; 
(b) 
whether the information or opinion is recorded in a material form or not. 
 
35.  The elements of ‘personal information’ are: 
 
(a) 
it relates only to a natural person (not, for example, a company); 
(b) 
it says something about the individual; 
(c) 
 it may be in the form of an opinion, it may be true or untrue, and it may form 
part of a database; 
(d) 
the individual’s identity is known or is reasonably ascertainable using the 
information in the document. 
36.  If information is personal information, it will be conditionally exempt if disclosure would be 
‘unreasonable’.  In considering whether disclosure would be unreasonable, section 47F(2) of 
the FOI Act requires me to take into account: 


 
(a) 
the extent to which the information is wel  known; 
(b) 
whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
(c) 
the availability of the information from publicly accessible sources; and 
(d) 
any other matter I consider relevant. 
 
37.  Documents 2 to 5, 7 to 9 and 11 contain the names and contact information of staff of the 
Department. Contact details of an individual staff member, such as their email address 
phone number or signature is personal information about that person. 
 
38.  The Department has policies and procedures to support staff within its operating 
environment and to meet its obligations as an employer to provide a safe working 
environment. Some policies restrict the amount of identifying information generally 
provided by individual staff members to clients. As outlined above, staff are generally 
required to identify themselves in correspondence with clients by a given name and position 
number. This reduces the likelihood that individuals are reasonably identifiable in a different 
context. For example, it reduces the likelihood that a private social media profile can be 
linked with an individual who is a staff member of the Department. 
 
39.  I consider that disclosure of personal information of individual staff members in the 
document would be unreasonable because it would be inconsistent with Departmental 
policies and procedures designed to support a sage and efficient working environment. 
Additional y, it would be unreasonable because it would be contrary to the expectations of 
those individual staff members, who may rely on those Departmental policies and 
procedures for assurance of their personal privacy. 
 
40.  Accordingly, I have decided that the parts of documents 2 to 5, 7 to 9 and 11 meet the 
criteria for conditional exemption. Where a document is assessed as conditionally exempt, 
access must be given subject to the public interest test in accordance with section 11A(5) of 
the FOI Act.  
 
Application of the public interest test – sections 47E(c), 47E(d) and 47F 
 
41.  Section 11A(5) of the FOI Act provides that an agency must give the person access to the 
document if it is conditional y exempt at a particular time unless (in the circumstances) 
access to the document would, on balance, be contrary to the public interest.   
 
42.  In order to assess whether release of the exempt material would be contrary to the public 
interest, I considered the fol owing factor which favours disclosure: 


 
(a) 
disclosure would promote the objects of the FOI Act by providing access to 
government held information. 
 
43.  I also considered the fol owing factors which do not favour disclosure: 
 
(a) 
disclosure could be expected to adversely affect the management of staff of the 
Department, resulting in a likely reduction in the capability of the Department to 
efficiently carry out its functions; 
(b) 
disclosure could be expected to adversely affect the delivery of services by the 
Department in accordance with its functions; and 
(c) 
disclosure could reasonably be expected to prejudice the protection of individuals’ 
right to privacy. 
 
44.  I have placed greater weight on the factors against disclosure. I consider that disruption of 
established channels for communication and delivery of services would be likely to follow 
disclosure of contact information about individual staff members. I consider that impairment 
of the Department’s ability to efficiently deliver services to veterans and their families could 
reasonably be expected as a result. Further, I consider that there is little public interest in 
the disclosure of information identifying individuals who are, or have been, staff members in 
roles more junior than the Senior Executive Service. Disclosure of that information could 
reasonably be expected to result in interference with the privacy of those individuals by 
enabling them to be identified in their private lives and associated with actions for which the 
Department is responsible. 
 
45.  On balance, I consider the public interest factors against disclosure to be more persuasive 
than the public interest factors favouring disclosure. I am satisfied that the public interest is 
to withhold the exempt material. 
 
46.  I am satisfied that no irrelevant factor has been considered, as set out in section 11B(4) of 
the FOI Act. 
 
Delete exempt or irrelevant material from documents and provide access to edited copies 
(section 22) 
 
47.  The Department may refuse access to a document on the grounds that it is exempt. If so, the 
Department must consider whether it would be reasonably practicable to prepare an edited 
copy of the document for release, that is, a copy with relevant deletions made under 
section 22 of the FOI Act. The Department is under the same obligation to consider 
10 

preparing an edited copy of a document by removing information that would reasonably be 
regarded as irrelevant to the request. 
 
48.  As explained above, documents 2 to 5, 7 to 9 and 11 contain exempt information. 
Documents 8 and 9 also contain irrelevant information that is out-of-scope of your request. 
 
49.  On this basis, I have prepared the documents for release by removing that exempt and/or 
irrelevant material in accordance with section 22 of the FOI Act. The material that has been 
edited for release is marked within the documents as wel  as at Schedule 1
 
Access to documents 

 
50.  The documents released to you in accordance with the FOI Act are enclosed. 
 
Information Publication Scheme 
 
51.  The Information Publication Scheme requires the Department to publish information 
released in response to individual requests made under the FOI Act, except in specified 
circumstances. 
 
52.  I am of the view that details of your request should be made available on the Department’s 
FOI Disclosure Log. As such, details of your request will be published on the Department’s 
FOI Disclosure Log which can be accessed at: http://www.dva.gov.au/about-dva/freedom-
information/foi-disclosure-log. 
Please note that the Department does not publish details of 
FOI applicants, it only publishes details of the FOI request and the documents released in 
response to the request. 
 
Your rights of review 
 
53.  If you are dissatisfied with my decision, you may advise the OAIC that you do not wish to 
withdraw your application for IC Review. 
 
54.  You can contact the OAIC in one of the fol owing ways: 
 
Online: 

www.oaic.gov.au   
Post:   
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Facsimile: 
(02) 9284 9666 
Email:   
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
In person:    Level 3, 175 Pitt Street, Sydney NSW 2000 
 
11 

55.  More information about your review rights under the FOI Act is available in Fact Sheet 12 
published by the Office of the Australian Information Commissioner: 
http://oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-resources/freedom-of-information-fact-
sheets/foi-factsheet-12-your-review-rights 

 
Contact us 

 
56.  If you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the Information Access 
Unit using the following details: 
 
Online:  
https://www.dva.gov.au/about-us/overview/reporting/freedom-
information/access-information  
 
Post: 
Information Access Unit 
Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Brisbane QLD 4001 
Phone: 
1800 838 372 
Email:   
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xx 
 
Yours sincerely, 
 
Ramona (Position Number 62336362) 
Assistant Director 
Information Access Unit 
Client Access and Rehabilitation Branch 
Department of Veterans’ Affairs 
 
11 April 2023 
12 


 
LEX 47338 
Schedule 1 
 
 
Schedule of documents 
 
Applicant: 

 
 
Ms Verity Pane 
 
Decision date: 

 
11 April 2023 
 
FOI reference number: 
LEX 47338 
 
Doc 
Date of 
Document description 
Pages 
Decision 
Exemption 
No.  document 
provision 
1  19/01/2022   Royal Commission Legal Team Contractors – 
1-1  Part access 
s 17; s 47  
 
s 17 Table 
 
2  January 2023  DVAO1650 - AP6 Legal Officer Position 
1-5  Part access 
s 47E; s 47F 
 
Description 
 
3  January 2023  DVAO1649 - EL1 Senior Legal Officer Position 
1-5  Part access 
s 47E; s 47F 
 
Description 
 
4  12/01/2022   List of APS Staff within DVA Royal 
1-1  Part access 
s 47E; s 47F 
 
Commission Legal Team 
 
5  January 2023  DVAO1651 – APS 5 Legal Officer Position 
1-5  Part access 
s 47E; s 47F 
 
Description 
 
6  09/09/2021  Staff FAQs current at 09/09/21 
1-4  Full access 
N/A 
7  24/05/2021  EC21-000594 – Secretary’s Brief 
1-2  Part access 
s 47E; s 47F 
 

7/07/2021  Draft – Royal Commission Taskforce – Legal –  1-32  Part access 
s 22; 
New Starter Pack – For Review 
s 47E; s 47F 
 


GCD Organisational Structure (Position Tree) 
1-1  Part access 
s 22; 
s 47E; s 47F 
10 

DVA Protocol RC Comms 
1-9  Full access 
N/A 
11  September  DVAO1377 – EL2 Director (Principal Legal 
1-6  Part access 
s 47E; s 47F 
2021 
Officer) 
 
 
13 


 
LEX 47338 
Schedule 2 
 
 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act 

3   
Objects—general 
(1) 
The objects of this Act are to give the Australian community access to information held by 
the Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, by: 
 
 
(a) 
requiring agencies to publish the information; and 
 
 
(b) 
providing for a right of access to documents. 
(2) 
The Parliament intends, by these objects, to promote Australia’s representative democracy 
by contributing towards the fol owing: 
(a) 
increasing public participation in Government processes, with a view to promoting 
better informed decision-making; 
(b) 
increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s 
activities. 
(3) 
The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that information held 
by the Government is to be managed for public purposes, and is a national resource. 
(4) 
The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be 
performed and exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to 
information, promptly and at the lowest reasonable cost. 
 
11   
Right of access 
(1) 
Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in 
accordance with this Act to: 
 
 
(a) 
a document of an agency, other than an exempt document; or 
 
 
(b) 
an official document of a Minister, other than an exempt document. 
 
(2) 
Subject to this Act, a person’s right of access is not affected by: 
 
 
(a) 
any reasons the person gives for seeking access; or 
(b) 
the agency’s or Minister’s belief as to what are his or her reasons for seeking 
access. 
 
11A    Access to documents on request 
Scope 
 
(1) 
This section applies if: 
(a) 
a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or 
Minister for access to: 
 
 
 
(i) 
a document of the agency; or 
 
 
 
(ii) 
an official document of the Minister; and 
(b) 
any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given 
has been paid. 
 
(2) 
This section applies subject to this Act. 
Note: 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for example the fol owing: 
(a) 
section 12 (documents otherwise available); 
(b) 
section 13 (documents in national institutions); 
(c) 
section 15A (personnel records); 
(d) 
section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 
 
14 

Mandatory access—general rule 
(3) 
The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with 
this Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
(4) 
The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Note: 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or not in response to a request 
(see section 3A (objects—information or documents otherwise accessible)). 
 (5) 
The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally 
exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that 
time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1:  Division 3 of Part IV provides for when a document is conditional y exempt. 
Note 2:  A conditional y exempt document is an exempt document if access to the document would, on balance, be 
contrary to the public interest (see section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3:  Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person access to the document. 
 (6) 
Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is both: 
 
 
(a) 
a conditional y exempt document; and 
 
 
(b) 
an exempt document: 
 
 
 
(i) 
under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
(ii) 
within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt 
document in subsection 4(1). 
 
11B    Public interest exemptions — factors 
Scope 
(1)   
This section applies for the purposes of working out whether access to a conditionally 
exempt document would, on balance, be contrary to the public interest under 
subsection 11A(5). 
(2)   
This section does not limit subsection 11A(5). 
Factors favouring access 
(3)   
Factors favouring access to the document in the public interest include whether access to 
the document would do any of the fol owing: 
(a)   
promote the objects of this Act (including al  the matters set out in sections 3 and 
3A);  
(b)   
Inform debate on a matter of public importance; 
 (c)    promote effective oversight of public expenditure; 
(d)   
allow a person to access his or her own personal information. 
Irrelevant factors 
(4)   
The following factors must not be taken into account in deciding whether access to the 
document would, on balance, be contrary to the public interest: 
(a)   
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government; 
(b)   
access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document; 
(c)   
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made; 
(d)   
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
 
 

15 

Guidelines 
(5)   
In working out whether access to the document would, on balance, be contrary to the 
public interest, an agency or Minister must have regard to any guidelines issued by the 
Information Commissioner for the purposes of this subsection under section 93A.  
 
15  

Requests for access (as related to the requirements for requests) 
Persons may request access 
 (1)    Subject to section 15A, a person who wishes to obtain access to a document of an agency 
or an official document of a Minister may request access to the document. 
Requirements for request 
(2)   
The request must: 
(a)   
be in writing; and 
(aa)    state that the request is an application for the purposes of this Act; and 
(b)   
provide such information concerning the document as is reasonably necessary to 
enable a responsible officer of the agency, or the Minister, to identify it; and 
(c)   
give details of how notices under this Act may be sent to the applicant (for 
example, by providing an electronic address to which notices may be sent by 
electronic communication). 
(2A)    The request must be sent to the agency or Minister. The request may be sent in any of the 
following ways: 
(a)   
delivery to an officer of the agency, or a member of the staff of the Minister, at the 
address of any central or regional office of the agency or Minister specified in a 
current telephone directory; 
(b)   
postage by pre-paid post to an address mentioned in paragraph (a); 
(c)   
sending by electronic communication to an electronic address specified by the 
agency or Minister. 
 
 22   
Access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted 
Scope 
 
(1) 
This section applies if: 
 
 
(a) 
an agency or Minister decides: 
 
 
 
(i) 
to refuse to give access to an exempt document; or 
(ii) 
that to give access to a document would disclose information that would 
reasonably be regarded as irrelevant to the request for access; and 
(b) 
it is possible for the agency or Minister to prepare a copy (an edited copy) of the 
document, modified by deletions, ensuring that: 
(i) 
access to the edited copy would be required to be given under section 11A 
(access to documents on request); and 
(ii) 
the edited copy would not disclose any information that would reasonably 
be regarded as irrelevant to the request; and 
(c) 
it is reasonably practicable for the agency or Minister to prepare the edited copy, 
having regard to: 
 
 
 
(i) 
the nature and extent of the modification; and 
 
 
 
(ii) 
the resources available to modify the document; and 
(d) 
it is not apparent (from the request or from consultation with the applicant) that 
the applicant would decline access to the edited copy. 
Access to edited copy 
 
(2) 
The agency or Minister must: 
 
 
(a) 
prepare the edited copy as mentioned in paragraph (1)(b); and 
16 

 
 
(b) 
give the applicant access to the edited copy. 
Notice to applicant 
 
(3) 
The agency or Minister must give the applicant notice in writing: 
 
 
(a) 
that the edited copy has been prepared; and 
 
 
(b) 
of the grounds for the deletions; and 
(c) 
if any matter deleted is exempt matter—that the matter deleted is exempt matter 
because of a specified provision of this Act. 
(4) 
Section 26 (reasons for decision) does not apply to the decision to refuse access to the 
whole document unless the applicant requests the agency or Minister to give the applicant 
a notice in writing in accordance with that section. 
 
23   
Decisions to be made by authorised persons 
(1) 
Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may be 
made, on behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer of the 
agency or, subject to the regulations, by an officer of the agency acting within the scope of 
authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
responsible Minister or the principal officer of the agency. 
(2) 
A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or body 
that is specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, authority or 
body by the principal officer of that court, tribunal, authority or body or, subject to the 
regulations, by an officer of that court, tribunal, authority or body acting within the scope 
of authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
principal officer of that court, tribunal, authority or body. 
 
26   
Reasons and other particulars of decisions to be given 
(1) 
Where, in relation to a request, a decision is made relating to a refusal to grant access to a 
document in accordance with the request or deferring provision of access to a document, 
the decision-maker shall cause the applicant to be given notice in writing of the decision, 
and the notice shal : 
(a) 
state the findings on any material questions of fact, referring to the material on 
which those findings were based, and state the reasons for the decision; and 
(aa) 
in the case of a decision to refuse to give access to a conditionally exempt 
document—include in those reasons the public interest factors taken into account 
in making the decision; and 
Note: 
Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
(b) 
where the decision relates to a document of an agency, state the name and 
designation of the person giving the decision; and 
 
 
(c) 
give to the applicant appropriate information concerning: 
 
 
 
(i) 
his or her rights with respect to review of the decision; 
(ii) 
his or her rights to make a complaint to the Information Commissioner in 
relation to the decision; and 
(iii) 
the procedure for the exercise of the rights referred to in subparagraphs (i) 
and (ii); including (where applicable) particulars of the manner in which an 
application for internal review (Part VI) and IC review (Part VII) may be 
made. 
(1A) 
Section 13 of the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977 does not apply to a 
decision referred to in subsection (1). 
(2) 
A notice under this section is not required to contain any matter that is of such a nature 
that its inclusion in a document of an agency would cause that document to be an exempt 
document. 
(see section 11A). 
 
 
17 

47  
Documents disclosing trade secrets or commercial y valuable information 
 
(1)  
A document is an exempt document if its disclosure under this Act would disclose: 
 
 
(a)  
trade secrets; or 
(b)  
any other information having a commercial value that would be, or could 
reasonably be expected to be, destroyed or diminished if the information were 
disclosed. 
(2)  
Subsection (1) does not have effect in relation to a request by a person for access to a 
document: 
(a)  
by reason only of the inclusion in the document of information concerning that 
person in respect of his or her business or professional affairs; or 
(b)  
by reason only of the inclusion in the document of information concerning the 
business, commercial or financial affairs of an undertaking where the person 
making the request is the proprietor of the undertaking or a person acting on 
behalf of the proprietor; or 
(c)  
by reason only of the inclusion in the document of information concerning the 
business, commercial or financial affairs of an organisation where the person 
making the request is the organisation or a person acting on behalf of the 
organisation. 
(3)  
A reference in this section to an undertaking includes a reference to an undertaking that is 
carried on by, or by an authority of, the Commonwealth, Norfolk Island or a State or by a 
local government authority. 
 
 47E  Public interest conditional exemptions—certain operations of agencies 
A document is conditional y exempt if its disclosure under this Act would, or could reasonably be 
expected to, do any of the fol owing: 
(a)  
prejudice the effectiveness of procedures or methods for the conduct of tests, 
examinations or audits by an agency; 
(b)  
prejudice the attainment of the objects of particular tests, examinations or audits 
conducted or to be conducted by an agency; 
(c)  
have a substantial adverse effect on the management or assessment of personnel 
by the Commonwealth, by Norfolk Island or by an agency; 
(d)  
have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of an agency. 
Note: Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
 
47F 
Public interest conditional exemptions—personal privacy 
General rule 
(1)  
A document is conditional y exempt if its disclosure under this Act would involve the 
unreasonable disclosure of personal information about any person (including a deceased 
person). 
(2)  
In determining whether the disclosure of the document would involve the unreasonable 
disclosure of personal information, an agency or Minister must have regard to the following 
matters: 
 
 
(a)  
the extent to which the information is well known; 
(b)  
whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
 
 
(c)  
the availability of the information from publicly accessible sources; 
 
 
(d)  
any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
(3)  
Subject to subsection (5), subsection (1) does not have effect in relation to a request by a 
person for access to a document by reason only of the inclusion in the document of matter 
relating to that person. 
 
18 

Access given to qualified person instead 
 
(4)  
Subsection (5) applies if: 
(a)  
a request is made to an agency or Minister for access to a document of the agency, 
or an official document of the Minister, that contains information concerning the 
applicant, being information that was provided by a qualified person acting in his or 
her capacity as a qualified person; and 
(b)  
it appears to the principal officer of the agency or to the Minister (as the case may 
be) that the disclosure of the information to the applicant might be detrimental to 
the applicant’s physical or mental health, or well-being. 
(5)  
The principal officer or Minister may, if access to the document would otherwise be given 
to the applicant, direct that access to the document, so far as it contains that information, 
is not to be given to the applicant but is to be given instead to a qualified person who: 
(a)  
carries on the same occupation, of a kind mentioned in the definition of qualified 
person in subsection (7), as the first-mentioned qualified person; and 
 
 
(b)  
is to be nominated by the applicant. 
(6)  
The powers and functions of the principal officer of an agency under this section may be 
exercised by an officer of the agency acting within his or her scope of authority in 
accordance with arrangements referred to in section 23. 
 
(7)  
In this section: 
qualified person means a person who carries on, and is entitled to carry on, an occupation 
that involves the provision of care for the physical or mental health of people or for their 
well-being, and, without limiting the generality of the foregoing, includes any of the 
following: 
 
 
(a)  
a medical practitioner; 
 
 
(b)  
a psychiatrist; 
 
 
(c)  
a psychologist; 
 
 
(d)  
a counsellor; 
 
 
(e)  
a social worker. 
Note: Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
 55G  Procedure in IC review--revocation or variation of access refusal decision 
(1)  An agency or Minister may vary (or set aside and substitute) an access refusal decision (the 
original decision ) in relation to a request or an application under section 48 at any time 
during an IC review of the access refusal decision if the variation or substitution (the revised 
decision ) would have an effect of: 
(a)  giving access to a document in accordance with the request; or 
(b)  relieving the IC review applicant from liability to pay a charge; or 
(c)  requiring a record of personal information to be amended or annotated in 
accordance with the application. 
Note:        When making the revised decision, a consultation requirement under section 26A 
(documents affecting Commonwealth-State relations etc.), 27 (business documents) 
or 27A (documents affecting personal privacy) may apply. 
(2)  If an agency or Minister varies (or sets aside and substitutes) an access refusal decision 
under subsection (1): 
(a)  the agency or Minister must, in writing, notify the Information Commissioner as 
soon as practicable after the agency or Minister makes the variation or 
substitution; and 
(b)  the Information Commissioner must deal with the IC review application for review 
of the original decision as if it were an IC review application for the review of the 
varied or substituted decision, subject otherwise to this Part. 
 
 
 
19 

Document Outline