This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 's 55G Substituted Decisions'.


FOI 47339 
 
 
Decision and Statement of reasons issued under the Freedom of 
Information Act 1982  

Decision and reason for decision of Natalie  (62214719), Information Law Section, Legal 
Services and Audit Branch, Department of Veterans’ Affairs 
 
Applicant: 

 
 
Verity Pane 
 
Decision date: 
 
2 February 2022 
 
FOI reference number: 
FOI 47339 
 
Sent by email:  
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Ms. Pane,   
Freedom of Information Request: FOI 47339  
Decision 
 
1. 
The Department of Veterans’ Affairs (Department) has undertaken a reasonable search of its 
records and has identified thirty-six (36) documents relevant to your request.  
 
2. 
I have made a decision to grant full access to seventeen (17) documents and part access to 
eighteen (18) documents. 
 
3. 
I have also made a decision to refuse access to one (1) document falling within scope of your 
request under section 24A of the FOI Act, on the basis that it cannot be found.  
 
4. 
The documents that I have chosen to grant access in part are set out in Schedule 1, together 
with applicable exemption provisions. Where I have decided to grant access in part, I have 
provided access to an edited copy of the documents, modified by deletions in accordance 
with section 22(2) of the Freedom of Information Act 1982 (Cth) (FOI Act).  
 
Authority to make decision 
 
5. 
I, Natalie (Position Number 62214719), Information Access Officer, Information Law Section, 
am an officer authorised by the Secretary of the Department to make decisions about access 


to documents in the possession of the Department in accordance with section 23(1) of the 
FOI Act.  
 
 
Summary
 
 
6. 
On 23 December 2021 you made a request for access to documents in the possession of the 
Department. Your request sought access to: 
 
A copy of all s 55G FOI Act varied or substituted decisions made by DVA, each with 
copy of their corresponding original FOI request, that were created in the last six 
years (2015-2021). 

Only the s 55G decision (and its document schedule) and the original FOI request are 
in scope - documents released by the s 55G decision are outside the scope of this 
FOI. 

Personal information to be redacted as irrelevant. 
DVA can elect to provide a table in lieu listing FOI Reference, Date of FOI request, 
Date of Original FOI Decision and Date of s 55G decision as a summary table instead 
if it so wishes (as a way to reduce the amount of consideration/redaction to none). 

7. 
A number of internal consultations were undertaken in order to ascertain the location of the 
request documents, in addition to searches of multiple DVA databases and shared hard 
drives. To the best of my knowledge these documents represent all section 55G decisions 
made by the Department within the requested date period.  
 
8. 
As an extension of time was applied to process your request in accordance with section 
15AB of the FOI Act, a decision on your request is due by 2 February 2022.  
 
Material taken into account  
 
9. 
In accordance with section 26(1)(a) of the FOI Act, my findings on any material question of 
fact, the material on which those findings were based and the reasons for my decision to 
grant partial access to the documents follow.   
 
10.  I have taken the following material into account in making my decision: 
 
  the terms of your request; 
 
  the types of information and documents that are in the Department’s possession; 
 


  the content of the document that fall within the scope of your request; 
 
  the availability of information relevant to your request, insofar as it determines the 
practicality and ease in which the Department can create a document under section 17 
of the FOI Act; 
 
  Sections 3, 11 and 11A of the FOI Act which give the Australian community a legally 
enforceable right to obtain access to information held by the Government of the 
Commonwealth. I also considered the following provisions of the FOI Act relevant to 
my decision:  
 
-  Section 22   Access to edited copies with exempt or irrelevant material deleted 
-  Section 24A  Document cannot be found or does not exist 
-  Section 47E  Public interest conditional exemptions--certain operations of agencies 
-  Section 47F  Public interest conditional exemptions--personal privacy 
 
  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (FOI Guidelines). 
 
11.  A full extract of all FOI Act provisions used to make my decision are provided in Schedule 2.  
 
Reasons for decision  
 
12.  I have decided to grant part access to the documents within the scope of your request, 
subject to the following provisions and exemptions in accordance with the FOI Act: 
 
Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been received 
(section 24A) 
 
1. 
I have decided to refuse part of your request in accordance with section 24A(1) of the FOI 
Act.  
 
2. 
I am satisfied that all reasonable steps have been taken to find information relevant to your 
request, having regard to:  
 
  the terms of your request; 
  the subject matter of the document; 
  the Department’s current and past file management and record practices; and 
  the individuals and areas within the Department who may be able to assist with the 
location of the information you seek access to. 
 


3. 
Despite the reasonable searches undertaken, I am satisfied that a copy of the original FOI 
requests for ICR 22387 (MR18/00223) and FOI 20229 cannot be found.  
 
Public interest conditional exemptions--certain operations of agencies (section 47E) 

 
13.  Section 47E of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
would, or could reasonably be expected to, do any of the following: 
 
(a) 
prejudice the effectiveness of procedures or methods for the conduct of tests, 
examinations or audits by an agency; 
 
(b) 
prejudice the attainment of the objects of particular tests, examinations or audits 
conducted or to be conducted by an agency; 
 
(c) 
have a substantial adverse effect on the management or assessment of personnel 
by the Commonwealth, by Norfolk Island or by an agency; 
                      
(d) 
have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of an agency. 
 
14.  I have redacted the surnames names and other identifying details of non-Senior Executive 
staff members contained within the document to give effect to this conditional exemption. 
 
15.  The Department’s role is to provide support and information to veterans and 
their dependants and other categories of people. It is important that the Department is able 
to continue to provide these services and to carry out the other legislative functions and 
administrative and operational processes required of them. Certain processes and specific 
channels of communication have been implemented which enable clients and other relevant 
stakeholders to contact the Department in a way that ensures all Departmental resources 
are managed as efficiently as possible. 
 
16.  I consider that release of the exempt information in these circumstances would adversely 
affect the Department as the established lines of communication could then be bypassed. It 
is reasonable to expect that this would disrupt and adversely affect the operations of the  
Department. 
 
17.  Further, the release of this information could have a substantial adverse effect on the  
management or assessment of personnel as well as an adverse effect on the proper and  
efficient conduct of the operations of the agency including the inability of the Department to  
retain staff or effectively manage the wellbeing and safety of our staff. Relevantly, some  


staff have been targeted, insulted or harassed based on disclosure of their details. This  
presents challenges in managing the welfare of staff and can affect the ongoing  
management and retention of personnel by the Department. Consequently, in these  
circumstances, it would not be in the public interest to release this information. 
 
18.  Accordingly, I have decided that parts of the document listed as exempt in accordance with 
this provision in Schedule 1, meet the criteria for this conditional exemption. Where a 
document is assessed as conditionally exempt, access must be given subject to the public 
interest test in accordance with section 11A(5) of the FOI Act. 
 
19.  Where the document contains information exempt under section 47E of the FOI Act, an  
edited copy has been prepared (pursuant to section 22 of the FOI Act) with these details  
redacted. 
 
Application of the public interest test: 
 
20.  Section 11A(5) provides that an agency must give the person access to the document if it is 
conditionally exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the 
document would, on balance, be contrary to the public interest.   
 
21.  In order to assess whether release of the exempt material would be contrary to the public 
interest, I considered the following factors which favour disclosure: 
 
(a) 
disclosure would promote the objects of the FOI Act. 
 
22.  I also considered the following factors which do not favour disclosure: 
 
(a) 
disclosure would, or could reasonably be expected to, have a substantial adverse 
effect on the management or assessment of personnel by the Commonwealth, by 
Norfolk Island or by an agency; 
                      
(b) 
disclosure would, or could reasonably be expected to, have a substantial adverse 
effect on the proper and efficient conduct of the operations of an agency. 
 
23.  I am satisfied that no irrelevant factor has been considered, as set out in section 11B(4) of 
the FOI Act.  
 
24.  On balance, I consider the public interest factors against disclosure to be more persuasive 
than the public interest factors favouring disclosure. I am satisfied that the public interest is 
to withhold the exempt material.  


 
Public interest conditional exemptions--personal privacy (section 47F) 
 
25.  Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
would involve the unreasonable disclosure of personal information about any person 
(including a deceased person).  
 
26.  Section 4 of the FOI Act provides that personal information has the same meaning as in the 
Privacy Act 1988 (Privacy Act). Personal information is defined in section 6 of the Privacy Act 
as: 
 
..information or an opinion about an identified individual, or an individual who is 
reasonably identifiable: 
 
(a) 
whether the information or opinion is true or not; 
 
(b) 
whether the information or opinion is recorded in a material form or not.  
 
27.  The elements of ‘personal information’ are: 
 
(a) 
it relates only to a natural person (not, for example, a company); 
 
(b) 
it says something about the individual; 
 
(c) 
 it may be in the form of an opinion, it may be true or untrue, and it may form 
part of a database; 
 
(d) 
the individual’s identity is known or is reasonably ascertainable using the 
information in the document. 
 
28.  If information is personal information, it will be conditionally exempt if disclosure would be 
‘unreasonable’.  In considering whether disclosure would be unreasonable, section 47F(2) of 
the FOI Act requires me to take into account: 
 
(a) 
the extent to which the information is well known; 
 
(b) 
whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
 


(c) 
the availability of the information from publicly accessible sources; and 
 
(d) 
any other matter I consider relevant. 
 
29.  The document contains the surnames of non-Senior Executive staff members. Release of this 
information would identify these individual staff members. Further as noted above, some  
staff have been targeted, insulted or harassed based on disclosure of their details. I 
therefore consider that this information meets the definition of personal information and 
that it would be unreasonable to release this material.  
 
30.  Accordingly, I have decided that parts of the document which are listed as exempt in 
accordance with this provision in Schedule 1, meet the criteria for conditional exemption. 
Where a document is assessed as conditionally exempt, access must be given subject to the 
public interest test in accordance with section 11A(5).  
 
Application of the public interest test: 
 
31.  Section 11A(5) provides that an agency must give the person access to the document if it is 
conditionally exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the 
document would, on balance, be contrary to the public interest.   
 
32.  In order to assess whether release of the exempt material would be contrary to the public 
interest, I considered the following factors which favour disclosure: 
 
(a) 
disclosure would promote the objects of the FOI Act. 
 
33.  I also considered the following factors which do not favour disclosure: 
 
(a) 
disclosure could reasonably be expected to prejudice the fair treatment of 
individuals;   
 
(b) 
disclosure could reasonably be expected to harm the interests of an individual or 
group of individuals; and 
 
(c) 
disclosure could reasonably be expected to prejudice the management function of 
an agency. 
 
34.  I am satisfied that no irrelevant factor has been considered, as set out in section 11B(4) of 
the FOI Act.  


 
35.  On balance, I consider the public interest factors against disclosure to be more persuasive 
than the public interest factors favouring disclosure. I am satisfied that the public interest is 
to withhold the exempt material.  
 
 

Delete exempt or irrelevant material from documents and provide access to edited copies 
(section 22) 
 
36.  The Department may refuse access to a document on the grounds that it is exempt. If so, the 
Department must consider whether it would be reasonably practicable to prepare an edited 
copy of the document for release, that is, a copy with relevant deletions made under 
section 22 of the FOI Act. The Department is under the same obligation to consider 
preparing an edited copy of a document by removing information that would reasonably be 
regarded as irrelevant (or out of scope) to the request. 
 
37.  In respect of material that has been removed as irrelevant to your request, I note the 
following:  
 
a.  that terms of your request agreed to the removal of third party personal 
information as out of scope; and 
 
b.  document number 18, as outlined in Schedule 1, consists of an initial FOI request in 
addition to other information outside the scope of your request. 
 
38.  As explained above, some of the documents subject to your request contain exempt and 
irrelevant information. On this basis, I have prepared the documents for release by removing 
that exempt material in accordance with section 22 of the FOI Act. The material that has 
been edited for release is marked within the documents as well as at Schedule 1
 
Access to documents 
 
39.  The documents released to you in accordance with the FOI Act are enclosed. 
 
Information Publication Scheme 
 
40.  The Information Publication Scheme requires the Department to publish information 
released in response to individual requests made under the FOI Act, except in specified 
circumstances.  
 


41.  I am of the view that details of your request should be made available on the Department’s 
FOI Disclosure Log. As such, details of your request will be published on the Department’s 
FOI Disclosure Log which can be accessed at http://www.dva.gov.au/about-dva/freedom-
information/foi-disclosure-log. Please note that the Department does not publish details of 
FOI applicants, it only publishes details of the FOI request and the documents released in 
response to the request. 
 
Your rights of review 
 
42.  If you are dissatisfied with my decision, you may apply for internal review or request the 
Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) review my decision. We 
encourage you to seek internal review as a first step as it may provide a more rapid 
resolution of your concerns.  
 
Internal review 
 
43.  Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the Department for an Internal 
Review of my decision. The Internal Review application must be made within 30 days of the 
date of this letter. Where possible please attach reasons why you believe review of the 
decision is necessary. The internal review will be carried out by another officer within 30 
days. 
 
44.  You can make your application for Internal Review in one of the following ways: 
 
Post:    
Legal Services and Audit Branch, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile:  
(02) 6289 6337 
Email:   
xxxxxxxxxxx.xxx@xxx.xxx.xx  
 
OAIC review  
 
45.  Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the OAIC to review my decision. An 
application for review by OAIC must be made in writing within 60 days of the date of this 
letter, and be lodged in one of the following ways: 
 
Online: 
www.oaic.gov.au   
Post:    
Director of FOI Dispute Resolution 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Facsimile:  
(02) 9284 9666 
Phone: 
1300 363 992 


Email:   
xxxxx@xxxx.xxx.xx  
 
46.  More information about your review rights under the FOI Act is available in Fact Sheet 12 
published by the OAIC: https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-
complaints/information-commissioner-review/  
 
Contact us 
 
47.  If you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the Information Law 
Section using the following details: 
 
Online:  
https://www.dva.gov.au/about-us/overview/reporting/freedom-
information/access-information   
Post:  
Information Law, Legal Services and Audit Branch  
Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile:  
(02) 6289 6337 
Phone:  
1800 838 372 
Email:   
xxxxxxxxxxx.xxx@xxx.xxx.xx  
 
Yours sincerely, 
 
 
Natalie  (Position Number 662214719) 
Information Access Officer 
Information Law Section 
Legal Services and Audit Branch 
 
2 February 2022 
10 


 
FOI 47339 
Schedule 1 
 
 
Schedule of documents  
 
Applicant: 
 
 
Verity Pane 
 
Decision date: 

 
2 February 2022 
 
FOI reference number: 

FOI 47339 
 
 

11 

Document  Date of 
Document description 
Page  Decision  Exemption 
reference  document 
number 
provision 

31/03/21  S55G Decision ICR 46245 (MR21/00377) 

Full 
22 
Access 

01/03/21  FOI Request 41100 

Full 
22 
Access 

25/02/20  S55G Decision ICR 25042 (MR19/00154) 
17 
Full 
22 
Access 

04/03/19  FOI Request 27271 

Full 
22 
Access 

01/08/19  S55G Decision ICR 29518 (MR19/00344) 
13 
Part 
47E 
Access  47F 

26/04/19  FOI Request 27843 

Full 
22 
Access 

20/10/15  S55G Decision OAIC MR15/00103 (DVA: 3122) 
11 
Part 
47E 
Access 

12/09/14  FOI Request 14-62 

Full 
22 
Access 

24/05/19  S55G Decision ICR 28421 
16 
Full 
 
Access 
10 
09/11/18  FOI Request 25062 

Part 
47E 
Access 
11 
19/02/20  S55G Decision ICR 26189 (MR18/00789) 
11 
Full 
 
Access 
12 
16/07/18  FOI Request FOI 23543 

Part 
47E 
Access 
13 
31/05/19  S55G Decision ICR MR18/00860 
17 
Full 
 
Access 
14 
27/09/18  FOI Request 24762 

Part 
47E 
Access 
15 
31/05/19  S55G Decision ICR MR18/00923 
17 
Full 
 
Access 
16 
11/10/18  FOI Request 25080 

Part 
47E 
Access 
17 
09/07/18  S55G Decision ICR 23018 
12 
Part 
47E 
Access  47F 
18 
03/04/18  FOI Request 21762 

Part 
22 
Access  47E 
47F 
19 
25/05/18  S55G Decision ICR 22387 (MR18/00223) 
13 
Part 
47E 
Access  47F 
20 
11/01/17  FOI Request 20229 
 
Refused  24A 
Access 
21 
27/05/16  S55G Decision MR16-000113 

Part 
47E 
Access  47F 
22 
06/12/15  FOI Request IR8348 

Part 
47E 
Access  47F 
23 
03/12/21  S55G Decision 24900 (MR18/00381) 

Full 
22 
Access 
24 
27/04/18  FOI Request 22180 

Full 
22 
Access 
25 
25/06/19  S55G Decision ICR 27675 
11 
Full 
22 
Access 
12 

26 
13/10/18  FOI Request 25071 

Part 
47E 
Access  47F 
27 
03/12/21  S55G Decision ICR 27268 (MR18/00895) 

Full 
 
Access 
28 
20/10/18  FOI Request 25194 

Part 
47E 
Access 
29 
14/06/19  S55G Decision ICR 16271 

Part 
47E 
Access  47F 
30 
16/05/17  FOI Request 14608 

Full 
22 
Access 
31 
01/04/16  S55G Decision MR15/00263 

Part 
47E 
Access  47F 
32 
23/06/15  FOI Request 4680 

Full 
22 
Access 
33 
11/02/19  S55G Decision ICR 25294 
14 
Part 
47E 
Access  47F 
34 
13/08/18  FOI Request 23465 

Full 
22 
Access 
35 
29/04/20  S55G Decision 35015 
20 
Part 
47E 
Access  47F 
36 
24/09/19  FOI Request 35015 

Part 
47E 
Access  47F 
 
13 


 
FOI 47339 
Schedule 2 
 
 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act  
3   
Objects—general 
(1) 
The objects of this Act are to give the Australian community access to information held by 
the Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, by: 
 
 
(a) 
requiring agencies to publish the information; and 
 
 
(b) 
providing for a right of access to documents. 
(2) 
The Parliament intends, by these objects, to promote Australia’s representative democracy 
by contributing towards the following: 
(a) 
increasing public participation in Government processes, with a view to promoting 
better informed decision-making; 
(b) 
increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s 
activities. 
(3) 
The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that information held 
by the Government is to be managed for public purposes, and is a national resource. 
(4) 
The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be 
performed and exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to 
information, promptly and at the lowest reasonable cost. 
  
11   
Right of access 
(1) 
Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in 
accordance with this Act to: 
 
 
(a) 
a document of an agency, other than an exempt document; or 
 
 
(b) 
an official document of a Minister, other than an exempt document. 
 
(2) 
Subject to this Act, a person’s right of access is not affected by: 
 
 
(a) 
any reasons the person gives for seeking access; or 
(b) 
the agency’s or Minister’s belief as to what are his or her reasons for seeking 
access. 
  
11A    Access to documents on request 
Scope 
 
(1) 
This section applies if: 
(a) 
a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or 
Minister for access to: 
 
 
 
(i) 
a document of the agency; or 
 
 
 
(ii) 
an official document of the Minister; and 
(b) 
any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given 
has been paid. 
 
(2) 
This section applies subject to this Act. 
Note: 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for example the following: 
(a) 
section 12 (documents otherwise available); 
(b) 
section 13 (documents in national institutions); 
(c) 
section 15A (personnel records); 
(d)  
section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 
  
14 

 
22   
Access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted 
Scope 
 
(1) 
This section applies if: 
 
 
(a) 
an agency or Minister decides: 
 
 
 
(i) 
to refuse to give access to an exempt document; or 
(ii) 
that to give access to a document would disclose information that would 
reasonably be regarded as irrelevant to the request for access; and 
(b) 
it is possible for the agency or Minister to prepare a copy (an edited copy) of the 
document, modified by deletions, ensuring that: 
(i) 
access to the edited copy would be required to be given under section 11A 
(access to documents on request); and 
(ii) 
the edited copy would not disclose any information that would reasonably 
be regarded as irrelevant to the request; and 
(c) 
it is reasonably practicable for the agency or Minister to prepare the edited copy, 
having regard to: 
 
 
 
(i) 
the nature and extent of the modification; and 
 
 
 
(ii) 
the resources available to modify the document; and 
(d) 
it is not apparent (from the request or from consultation with the applicant) that 
the applicant would decline access to the edited copy. 
Access to edited copy 
 
(2) 
The agency or Minister must: 
 
 
(a) 
prepare the edited copy as mentioned in paragraph (1)(b); and 
 
 
(b) 
give the applicant access to the edited copy. 
Notice to applicant 
 
(3) 
The agency or Minister must give the applicant notice in writing: 
 
 
(a) 
that the edited copy has been prepared; and 
 
 
(b) 
of the grounds for the deletions; and 
(c) 
if any matter deleted is exempt matter—that the matter deleted is exempt matter 
because of a specified provision of this Act. 
(4) 
Section 26 (reasons for decision) does not apply to the decision to refuse access to the 
whole document unless the applicant requests the agency or Minister to give the applicant 
a notice in writing in accordance with that section. 
 
24A  
Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been received  
Document lost or non-existent  
(1)   
An agency or Minister may refuse a request for access to a document if:  
 
 
(a)   
all reasonable steps have been taken to find the document; and  
 
 
(b)   
the agency or Minister is satisfied that the document:  
(i)   
is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or  
(ii)   
does not exist.  
Document not received as required by contract  
(2)   
An agency may refuse a request for access to a document if:  
(a)   
in order to comply with section 6C, the agency has taken contractual measures to 
ensure that it receives the document; and  
(b)   
the agency has not received the document; and  
15 

(c)   
the agency has taken all reasonable steps to receive the document in accordance 
with those contractual measures.  
 
 
 47E  
Public interest conditional exemptions—certain operations of agencies 
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would, or could reasonably be 
expected to, do any of the following: 
(a)  
prejudice the effectiveness of procedures or methods for the conduct of tests, 
examinations or audits by an agency; 
(b)  
prejudice the attainment of the objects of particular tests, examinations or audits 
conducted or to be conducted by an agency; 
(c)  
have a substantial adverse effect on the management or assessment of personnel 
by the Commonwealth, by Norfolk Island or by an agency; 
(d)  
have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of an agency. 
Note: Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
  
47F  
Public interest conditional exemptions—personal privacy 
General rule 
(1)  
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would involve the 
unreasonable disclosure of personal information about any person (including a deceased 
person). 
(2)  
In determining whether the disclosure of the document would involve the unreasonable 
disclosure of personal information, an agency or Minister must have regard to the following 
matters: 
 
 
(a)  
the extent to which the information is well known; 
(b)  
whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
 
 
(c)  
the availability of the information from publicly accessible sources; 
 
 
(d)  
any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
(3)  
Subject to subsection (5), subsection (1) does not have effect in relation to a request by a 
person for access to a document by reason only of the inclusion in the document of matter 
relating to that person.  
Access given to qualified person instead 
 
(4)  
Subsection (5) applies if: 
(a)  
a request is made to an agency or Minister for access to a document of the agency, 
or an official document of the Minister, that contains information concerning the 
applicant, being information that was provided by a qualified person acting in his or 
her capacity as a qualified person; and  
(b)  
it appears to the principal officer of the agency or to the Minister (as the case may 
be) that the disclosure of the information to the applicant might be detrimental to 
the applicant’s physical or mental health, or well-being.  
(5)  
The principal officer or Minister may, if access to the document would otherwise be given 
to the applicant, direct that access to the document, so far as it contains that information, 
is not to be given to the applicant but is to be given instead to a qualified person who: 
(a)  
carries on the same occupation, of a kind mentioned in the definition of qualified 
person in subsection (7), as the first-mentioned qualified person; and 
 
 
(b)  
is to be nominated by the applicant. 
(6)  
The powers and functions of the principal officer of an agency under this section may be 
exercised by an officer of the agency acting within his or her scope of authority in 
accordance with arrangements referred to in section 23. 
 
(7)  
In this section: 
16 

qualified person means a person who carries on, and is entitled to carry on, an occupation 
that involves the provision of care for the physical or mental health of people or for their 
well-being, and, without limiting the generality of the foregoing, includes any of the 
following: 
 
 
(a)  
a medical practitioner; 
 
 
(b)  
a psychiatrist; 
 
 
(c)  
a psychologist; 
 
 
(d)  
a counsellor; 
 
 
(e)  
a social worker. 
Note: Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
  
 
17