This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 's 55G substitions'.


 
Our reference: FOIREQ22/00070 
Julie   
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Your Freedom of Information request FOIREQ22/00070 
Dear Julie   
I refer to your request for access to documents made under the Freedom of 
Information Act 1982 (Cth) (the FOI Act) and received by the Office of the Australian 
Information Commissioner (OAIC) on 9 March 2022. 
Scope of your request 
In your request you seek access to the following: 
“I request copy of al  s 55G substituted decisions received by the Office of the Australian 
Information Commissioner since 2018, since a request must be a request for 
documents. 

It may be simpler to provide a table of the date the s 55G decision was received by the 
Office of the Australian Information Commissioner, the FOI agency it was received from, 
and the date of the original FOI request (not the decision date) the s 55G substitution 
relates to (as the s 55G decision states this).” 

Request consultation process 
On 30 March 2022, my colleague, Toby Shanks, wrote to you under s 24AB of the FOI 
Act to advise you of our intention to refuse your request under s 24(1) of the FOI Act.  
This was because the work involved in processing your request in its current form 
would substantially and unreasonably divert the resources of the OAIC from its other 
operations. In particular, Mr Shanks advised you of your options. That is, you could; 
•  withdraw your request; 
•  revise the scope of the request (a number of options for revising the scope 
were provided to you); or  
•  not respond and your FOI request will be taken to have been withdrawn. 
On 10 April 2022, you wrote to the OAIC with your consultation response. In your 
response you revised your scope as follows: 
1300 363 992 
T +61 2 9284 9749 
GPO Box 5218  
www.oaic.gov.au 
oaic.gov.au/enquiry 
F +61 2 9284 9666 
Sydney NSW 2001 
ABN 85 249 230 937 
 

I vary my FOI only to the extent that the period of time in scope commences from 1 
January 2018 since the OAIC claim this was the first time the OAIC even kept records of s 
55G substitutions it had approved. 

Decision 
I am an officer authorised under s 23(1) of the FOI Act to make decisions in relation to 
FOI requests. 
Having considered your response to the request consultation notice and the revised 
scope of the request, I am of the view that the work involved in processing your 
request in its current form would still substantially and unreasonably divert the 
resources of this agency due to the substantial number of documents which fall 
within the scope of the request (ss 24AA(1)(a)(i) and 24AA(2)(b)(i) FOI Act) and that a 
practical refusal reason still exists (s 24AA FOI Act). 
Therefore, I have decided to refuse your request for documents on the basis that a 
practical refusal reason exists under s 24 of the FOI Act. 
Reasons for decision 
In making my decision, I have had regard to the following: 
•  your FOI request of 9 March 2022 
•  your correspondence of 10 April 2022 
•  consultation with the appropriate line area 
•  sampling conducted 
•  the FOI Act, in particular ss 24AA and 24 
•  the FOI Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under 
s 93A of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
•  estimation of time and resources, necessary for the purposes of calculating 
processing time. 
Diversion of resources (s 24) 
Under s 24(1) of the FOI Act, if an agency or Minister is satisfied, when dealing with a 
request for a document, that a practical refusal reason exists in relation to the 
request, the agency or Minister: 
a) 
must undertake a request consultation process; and 
b) 
If, after the request consultation process, the agency or Minister is satisfied 
that the practical refusal reason still exists- the agency or Minister may refuse 
to give access to the document in accordance with the request. 

 

When does a practical refusal reason exist (s 24AA) 
For the purposes of s 24, a practical refusal reason exists in relation to a request if the 
work involved in processing the request would substantially and unreasonably divert 
the resources of the agency from its other operations. 
FOI Guidelines at [3.116] state that: 
In deciding if a practical refusal reason exists, an agency or minister must have 
regard to the resources required to perform the following activities specified in s 
24AA(2): 
•  identifying, locating or collating documents within the filing system of the 
agency or minister 
•  examining the documents 
•  deciding whether to grant, refuse or defer access 
•  consulting with other parties 
•  redacting exempt material from the documents 
•  making copies of documents 
•  notifying an interim or final decision to the applicant. 
Your original FOI request and the calculation of processing time 
We consulted with the Director of the FOI Regulatory Group, to identify documents 
within the scope of your request. 
 
The line area advised the following: 
•  The OAIC uses a case management system called Resolve to register and 
process IC review applications received. 
•  S 55G decisions issued in IC reviews were not automatically captured in 
Resolve until December 2019, when an additional data field was added into 
Resolve. 
•  A search was conducted using the data that is captured by Resolve, for IC 
review applications received by the OAIC for matters where a s 55G decision 
was made. The search identified 1,352 matters. In some IC reviews, more than 
one 55G decision was made by the agency. 
•  However, to identify s55G decisions for the period 1 January 2018 to 
December 2019 each IC review would need to be opened and manually check 
to see if a s55G decision had been made.  These decisions would be in 
addition to the 1,352 matters identified above. 
•  For the purposes of calculating time to conduct search and retrieval, the line 
area examined 10 of the 1,352 matters where at least one 55G decision was 
made. The line area estimated that it would take at least 3 minutes to identify 

 

the s 55G decision, copy the decision and save it in a separate folder, consider 
whether it contains any exempt material, and provide comments to the Legal 
Services Area, with a copy of that decision. The line area estimates that it 
would take a staff member at least 67 hours to complete these tasks for all 
1,352 files. 
Accordingly, the line area estimates that it would take at least 67 hours to conduct 
search and retrieval of the 1,352 IC review matters where Resolve was able to identify 
that a s 55G decision was made.  
Decision making time 
In addition to the time required by the line area to conduct search and retrieval of 
the documents which fall within the scope of your FOI request, additional time is 
required by the FOI decision maker to examine, assess, and edit the documents in 
scope in order to make the FOI decision. 
I conducted a sample of 20 of the 1,352 IC reviews containing a 55G decision that 
were identified by the line area, to help calculate the time it would take for an FOI 
Officer to process your FOI request. 
Based on the sample, I calculated the following: 
•  Of the s 55G decisions in the sample, the decisions ranged from 2 to 22 pages 
with a range of complexity levels in the decision. Using an average of 7 pages 
in each decision from the sample, in relation to the 1,352 IC reviews identified 
there would be at least 9,464 pages to be reviewed and processed for 1,352 IC 
review matters. 
•  In conducting the sample, I took  3.83 minutes on average for each IC review 
matter to 
o  review each page of the decision, 
o  identify personal and business information about third-party entities 
o  identify any other relevant exemptions that may be exempt and 
redacted, and 
o  apply the redactions where appropriate.   
•  Based on the above sample, we estimate that it would take at least 86 hours 
to review and assess the s 55G decisions in the 1,352 IC review matters. 
•  We conservatively estimate that it will take the FOI decision maker 5 hours to 
prepare a schedule of documents regarding at least the 1,352 s 55G decisions 
in scope of your FOI request, and another 2 hours to draft the FOI decision 
and reasons for decision. 

 

Combined with the line area estimate for conducting search and retrieval, based on 
the sample conducted, we estimate it would take a staff member of the OAIC at least 
160 hours to process your FOI request. 
The process time estimated above do not take into account the additional time 
required to: 
•  Collate and prepare documents for third party consultation. All s 55G 
decision documents contain sensitive and/or confidential personal and 
business information about third-party entities, as such consultation is 
required under sections 27 and 27A of the FOI Act. 
•  assess each third-party’s response to our consultation, edit and redact the 
relevant information for release and 
•  the additional search and retrieval time required to locate all 55G decisions 
in scope of your FOI request, which due to the limitation of the data captured 
by Resolve, would require a staff member to manually go through IC reviews 
received by the OAIC prior to 1 January 2018, where a s 55G decision was 
made in the matter between 1 January 2018 until the date of your FOI 
request.  
Why processing your request will unreasonably divert the OAIC’s resources 
An estimate of processing time is only one of the considerations to be taken into 
account when deciding whether a practical refusal reason exists. As wel  as requiring 
a request to substantially divert an agency’s resources, s 24AA also requires the 
request to unreasonably divert an agency’s resources from its other functions before 
it can be refused under s 24. 
 
The Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under s 93A of the 
Freedom of Information Act 1982 (FOI Guidelines) identify matters that may be 
relevant when deciding whether processing the request will unreasonably divert an 
agency’s resources from its other functions. These include: 
•  the staffing resources available to the agency for FOI processing 
•  the impact that processing a request may have on other work in the agency, 
including FOI processing whether an applicant has cooperated in framing a 
request to reduce the processing workload 
•  whether there is a significant public interest in the documents requested 
•  other steps taken by an agency or minister to publish information of the kind 
•  requested by an applicant. 
The OAIC is a small agency, employing approximately 130 (head count) staff. 
Processing a request of this size would substantially impact on the OAIC’s operations 

 

because of the limited number of people the OAIC has available to process FOI 
requests. This makes it likely that staff will be diverted from their other work in the 
OAIC, including: 
•  undertaking regulatory functions in both FOI and privacy 
•  conducting IC review 
•  delivering internal legal advice  
•  improve agencies processes for managing FOI requests. 
Request for a table 
I note that your FOI request stated:  
It may be simpler to provide a table of the date the s 55G decision was received by the 
Office of the Australian Information Commissioner, the FOI agency it was received from, 
and the date of the original FOI request (not the decision date) the s 55G substitution 
relates to (as the s 55G decision states this). 

Under s 17 of the FOI Act, if an FOI request is made for a document that could be 
produced by using a computer ordinarily available to the agency for retrieving or 
collating stored information, an agency is required to deal with the request as if it 
was a request for written documents to which the FOI Act applies. I have considered 
whether or not it is possible to create a table as you have requested. 
Part 3 of the FOI Guidelines provides, at [3.212], the obligation to produce a written 
document arises if: 
•  the agency could produce a written document containing the information by using a 
‘computer or other equipment that is ordinarily available’ to the agency for 
retrieving or collating stored information (s 17(1)(c)(i)), or making a transcript from a 
sound recording (s 17(1)(c)(ii)), and 
•  producing a written document would not substantially and unreasonably divert the 
resources of the agency from its other operations (s 17(2)). 
The information you have requested is not available in a discrete format. That is each 
individual s55G decision would need to be opened manually to identify both the 
agency and the date of the original FOI request. In addition, all IC Reviews for the 
period 1 January 2018 to December 2019 would need to be reviewed to determine 
whether any s55G decisions are on file. This information would then need to be 
entered manually into a table.   
Given the time taken to identify all relevant s55G decisions and enter information 
into a table manually, I consider it would substantially and unreasonably divert the 

 


resources of the agency from its other operations. For these reasons I have not 
created a table under s17 of the FOI Act.  
Conclusion 
On the basis of the above considerations, I have found that processing your FOI 
request would substantially and unreasonably divert the OAIC’s resources from its 
other operations.  As such, I have refused your request under s24 of the FOI Act. For 
the same reasons, I have not created a table under s 17 of the FOI Act. 
Yours sincerely 
 
 
Angela Wong 
Lawyer 
14 April 2022   
 
 

 

If you disagree with my decision 
Internal review 
You have the right to apply for an internal review of my decision under Part VI of the 
FOI Act. An internal review will be conducted, to the extent possible, by an officer of 
the OAIC who was not involved in or consulted in the making of my decision. If you 
wish to apply for an internal review, you must do so in writing within 30 days. There 
is no application fee for internal review. 
If you wish to apply for an internal review, please mark your application for the 
attention of the FOI Coordinator and state the grounds on which you consider that 
my decision should be reviewed. 
Applications for internal reviews can be submitted to: 
Office of the Australian Information Commissioner  
GPO Box 5218 
SYDNEY NSW 2001 
Alternatively, you can submit your application by email to xxx@xxxx.xxx.xx, or by fax 
on 02 9284 9666. 
Further Review 
You have the right to seek review of this decision by the Information Commissioner 
and the Administrative Appeals Tribunal (AAT). 
You may apply to the Information Commissioner for a review of my decision (IC 
review). If you wish to apply for IC review, you must do so in writing within 60 days. 
Your application must provide an address (which can be an email address or fax 
number) that we can send notices to, and include a copy of this letter. A request for 
IC review can be made in relation to my decision, or an internal review decision. 
It is the Information Commissioner’s view that it will usually not be in the interests of 
the administration of the FOI Act to conduct an IC review of a decision, or an internal 
review decision, made by the agency that the Information Commissioner heads: the 
OAIC. For this reason, if you make an application for IC review of my decision, and the 
Information Commissioner is satisfied that in the interests of administration of the 
Act it is desirable that my decision be considered by the AAT, the Information 
Commissioner may decide not to undertake an IC review. 
 

 

Section 57A of the FOI Act provides that, before you can apply to the AAT for review 
of an FOI decision, you must first have applied for IC review. 
Applications for IC review can be submitted online at: 
https://forms.business.gov.au/smartforms/servlet/SmartForm.html?formCode=ICR_
10 
Alternatively, you can submit your application to: 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
SYDNEY NSW 2001 
Or by email to xxxxx@xxxx.xxx.xx, or by fax on 02 9284 9666. 
Accessing your information 
If you would like access to the information that we hold about you, please contact 
xxx@xxxx.xxx.xx. More information is available on the Access our information page 
on our website. 
 

 

Document Outline