This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'LEX and TRIM and Search Minute records for LEX 47367 and LEX 47465 and LEX 47867 and FOI 47338'.

FOI - [ROYAL COMMISSION] - PANE, Verity - Royal Commission legal 
team costs 
 
Decision/Outcome  FOI Decision: Access granted 
  
LEX ID 
47338 
 
(part) 
  
  
File notes 
Date 
Type 
DVA officer 
Timeframe days 
 
15 Feb 2022 
FOI: s22(1)(a)(ii) Llewellyn s 47E, s 47F 
- irrelevant/out of 
scope 
Exempt information removed from documents. 
  
 
15 Feb 2022 
FOI: s47F - 
Llewellyn s 47E, s 47F 
Personal privacy 
Redacted personal information (surnames and contact information) of non-SES staff from documents. Also 
withheld Document 9 - an excel spreadsheet containing the health information of veterans, due to size of 
documents redactions not practical in the circumstances. 
  
 
24 Jan 2022 
FOI: s47E - 
Llewellyn s 47E, s 47F 
Certain 
operations of 
agencies 
Under s 47E, removed last names and other identifying details of non-SES staff, to prevent the risk of an 
adverse effect on operations of agency. 
  
 
24 Jan 2022 
FOI: s17 - 
Llewellyn s 47E, s 47F 
Document 
creation 
Under s 17 created a table containing information requested by applicant (Document 1). 
  
 
24 Jan 2022 
FOI: s22(1)(a)(i)  Llewellyn s 47E, s 47F 
- exemptions 
applied/edited 
copy 
Under s 22, removed exempt material from the documents. 
  
 
24 Jan 2022 
FOI: s47F - 
Llewellyn s 47E, s 47F 
Personal privacy 
Relied upon s 47F in redacting personal information from Document 4, due to the document containing 
personal information about APS employees that would be unreasonable to disclose in the circumstances. 
  
 
24 Jan 2022 
FOI: s47E - 
Llewellyn s 47E, s 47F 
Certain 
operations of 
agencies 
Relied upon s 47E in redacting some information from Document 4, due to document containing information 
regarding APS employees (such as names and other identifying details) which, if released could disrupt DVA 
operations through allowing established lines of communication to be bypassed. 
  
 
24 Jan 2022 
FOI: s47 - Trade Llewellyn s 47E, s 47F 
secrets 
Relied upon s 47 in redacting material from Document 1, due to document containing information regarding 
the charge-out rates of contractors from relevant companies. 
  
 
24 Jan 2022 
1.1.1 Clock stop  Llewellyn s 47E, s 47F 
Clock stopped. Reason: Decision sent to applicant. 

  
 
24 Jan 2022 
1. File note 
Llewellyn s 47E, s 47F 
Primary decision and docs ready to be sent out - currently in drafts. 
  
 
24 Jan 2022 
1. File note 
Llewellyn s 47E, s 47F 
Decision sent to Derek for his adoption. 
  
 
24 Jan 2022 
1. File note 
Llewellyn s 47E, s 47F 
Consultations were not considered required for 47F and 47 exemption application at this stage, due to 
personal information being redacted and business information (related to the value of commercial contracts) 
being publicly available, or set to be publicly available on Aus Tender. 
  
 
20 Jan 2022 
1. File note 
Chantal s 47E, s 47F 
Draft decision sent to M s 47F, s 47E to QA - 20.01.22 - C s 47E, s 47F 
  
 
19 Jan 2022 
1. File note 
Llewellyn s 47E, s 47F 
Received table created under s 17 FOI Act from Ken; drafted reasons for decisions, which are now saved in 
r-drive and also sitting in email draft for review. 
  
 
19 Jan 2022 
1. File note 
Llewellyn s 47E, s 47F 
I have now requested that Ken s 47E, s 47F create a table for cost of Royal Commission Contractors to the DVA, in 
line with Ms Lane's FOI request. 
  
 
17 Jan 2022 
1. File note 
Llewellyn s 47E, s 47F 
Ken has confirmed via email that, with exception to the names of specific APS staff that wil  need to be 
redacted, all the details included on the contracts including value of the contracts etc is already publicly 
available. It therefore appears that third party consultation wil  not be required. 
  
 
17 Jan 2022 
1. File note 
Llewellyn s 47E, s 47F 
Received signed search minute and documents from Kenneth s 47E, s 47F General Counsel Division. As noted in 
earlier file note, Ken stated that he believed he had access to all documents within scope. Saved documents 
and signed search minute in r-drive. 
  
 
12 Jan 2022 
1. File note 
Llewellyn s 47E, s 47F 
Spoke with Ken s 47E, s 47F (Finance Manager) on the phone to confirm he was aware of the due date and the 
short turnaround time. He confirmed that he was aware and also let me know that he has already col ected 
most of the documents and wil  shortly send the documents for sign off. Confirmed with Ken that the request 
is currently only with him, due to People Operations letting us know that they did not have any relevant 
documents, and that we have not sent the request to any other business areas. Confirmed with Ken that it is 
not necessary to send the request to any other business areas due to his area having access to all relevant 
files. 
  
 
11 Jan 2022 
1. File note 
Chantal s 47E, s 47F 
Search minute sent to LSA RC section and people operations - C s 47E, s 47F 
  
 
10 Jan 2022 
1. File note 
Llewellyn s 47E, s 47F 
Drafted Search Minute Request emails to both Legal Services and People Operations. Both emails currently 
in draft form waiting to be sent 
  
 
6 Jan 2022 
1. File note 
Llewellyn s 47E, s 47F 
Acknowledgement Email sent 6 January 2022 by Sneha (Position number: 62315639)  
 
Dear Verity Pane,  
 
Freedom of Information Request: FOI 47338 
 
I refer to your request for access to documents held by the Department of Veterans’ Affairs (department) 
under the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act). Your request was received by the department on 23 

December 2021 and was made in the following terms: 
 
‘ … I've heard DVA has a DVA Royal Commission Legal Team of about 25 people working in DVA's General 
Counsel Division. 
 
There is interest in the community as to what the purpose of this DVA Royal Commission Legal Team is, 
what it does, what law firms have seconded their staff to it, and how much this is al  costing the taxpayer.  
 
I seek copy of the following documents (it is likely to be easier for DVA to do as a table rather than provide 
copy of the source documents as it wil  mean a lot less work for DVA in redaction/consideration): 
 
* the cost of all contractors employed within the DVA Royal Commission Legal Team, broken down by law 
firm/personnel agency seconded from (with number of contractors from that law firm/personnel agency) - 
cost may be at fortnightly, monthly, or yearly basis as suits DVA 
 
* the cost of all APS staff employed within the DVA Royal Commission Legal Team, broken down by 
classification - cost may be at fortnightly, monthly, or yearly basis as suits DVA 
 
* copy of any position/duty statement for the positions within the DVA Royal Commission Legal Team 
 
* any other document directly relevant to what the purpose of this DVA Royal Commission Legal Team is, 
what it does, what law firms have seconded their staff to it, and how much this is al  costing the taxpayer, 
that DVA reasonably believes gives such context....’ 
 
In accordance with section 15(5)(b) of the FOI Act, the due date for a decision on your request is 22 January 
2022. 
 
When the processing period may be extended or suspended 
 
The current due date may be extended by up to 30 days if agreed by you (section 15AA of the FOI Act). 
Also, the due date may be extended by an additional 30 days in each instance, if your request is considered 
voluminous or complex (section 15AB of the FOI Act) or if the department is required to undertake a third 
party consultation (sections 26A, 27 or 27A of the FOI Act). If any of these extensions apply, the department 
will notify you. 
 
Additionally, there are occasions where the time to process your request may be suspended. This wil  
usually take place if a practical refusal consultation process takes place (section 24AB of the FOI Act) or if a 
charges notice is issued to process your request (section 29 of the FOI Act). If the department decides that 
either of these apply to your request, the department wil  notify you. 
 
We wil  write again when the department has more information. Further information on FOI processing can 
be found at the website of the Office of the Australian Information Commissioner at https://www.oaic.gov.au/.  
 
Publication of documents 
Please note that information released under the FOI Act may later be published online on our disclosure log 
at https://www.dva.gov.au/about-dva/freedom-information/foi-disclosure-log subject to certain exceptions, 
such as if the documents relate to your own personal information. The Department wil  advise you in its 
decision whether details of your request wil  be published on the disclosure log or not. 
Contacting us about your request 
 
We will contact you using the email address you have provided. Please advise if you would prefer us to use 
an alternative means of contact.  
 
If you have any questions, please contact us using the following details: 
 
Post: Information Law Section, Legal Services & Audit Branch 
GPO Box 9998 CANBERRA ACT 2601 
Facsimile: s 47E, s 47F 
Email: xxxxxxxxxxx.xxx@xxx.xxx.xx 
 
 
Yours sincerely, 
 

Sneha (Position number: 62315639) 
 
  
23 Dec 2021 
1.1.1 Clock start  Kate s 47E, s 47F 
30 
Clock started 
   
  
Produced by s 22 - Out of scope
LEX for FOI Management 
Sunday, 10 Apr 2022