This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Correspondence informing Mr Reid's notice of intent to consider a vexatious declaration'.



 
 
 
 
Official 
 
Freedom of Information (FOI) request 
Notice of Decision 
Reference: FOI/2022/097 
Trav S 
By email to: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Dear Trav S 
I refer to your email of 25 March 2022 in which you made a request for access to documents to the 
Department of the Prime Minister and Cabinet (the Department), under the Freedom of Information Act 
1982
 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the FOI Act. 
Scope of request 
You set out your request in the fol owing terms: 
… 
Last year Mr John Reid served me with a notice of intent to consider a vexatious declaration with 
the Information Commissioner.  I asked him to do so.  Documents obtained via FOI reveal 
significant maladministration in the administration of the Humanitarian Overseas Service Medal.  
Public interest requires scrutiny, discussion, comment and review of the government’s activities in 
this case. 

Please provide a copy of the correspondence between Mr Reid and Mr Peter Rush relating to this 
vexatious declaration matter.  Please include mobile phone text messages. 

… 
Authorised decision-maker 
I am authorised to make this decision in accordance with arrangements approved by the 
Department’s Secretary under section 23 of the FOI Act. 
Postal Address:  PO Box 6500, CANBERRA ACT 2600    
Telephone: +61 2 6271 5849   Fax: +61 2 6271 5776   www.pmc.gov.au   ABN:  18 108 001 191 
 
 


link to page 2 OFFICIAL 
Material taken into account 
In reaching my decision I referred to the fol owing: 
•  the terms of your request 
•  searches undertaken by the Department regarding your request 
•  the documents relevant to your request 
•  the FOI Act (specifical y sections 24A and 47F) 
•  the Guidelines issued by the Information Commissioner under s 93A of the FOI Act 
(the Guidelines). 
Documents in scope of request 
The Department has undertaken searches for relevant records and has identified two email chains that 
fall within the scope of your request. The email chains were subject of a decision in FOI/2021/266.
The Department has also conducted a search of the work mobile phones of the two relevant SES of icers; 
however, no text messages related to the terms of your request were located. 
Decision 
With regard to the documents you have requested, and which have been identified as falling within the 
scope of your request, I have decided to grant access in part, with exempt and irrelevant material 
deleted under section 22 of the FOI Act. 
 
I have decided to refuse your request for access to documents in the form of text messages under 
section 24A(1) of the FOI Act. This decision has been made on the basis that the Department has taken 
all reasonable steps to find the documents in the form of text messages, and those documents cannot 
be found or do not exist. 
Reason for decision 
My findings of fact and reasons for deciding that certain information is irrelevant is set out below. 
 
1.  Subsection 24A(1) – Documents cannot be found do not exist 
 
Subsection 24A(1) of the FOI Act provides that: 
An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
(a)  all reasonable steps have been taken to find the document; and 
(b)  the agency or Minister is satisfied that the document: 

i.  is in the agency’s or Minister’s possession but cannot be found; or 
i .  (i )  does not exist. 
                                                 
1 See Document 10 which was partially released to you in part in the decision FOI/2021/266 decision. 
 
 


OFFICIAL 
In determining what the FOI Act means with respect to ‘all reasonable steps’, I have had regard to the 
FOI Guidelines which discuss the meaning of ‘reasonable’ in section 24A(1)(a) and that it is not designed 
to be constructed so as to go beyond the limit assigned by reason, not to be extravagant or excessive, 
rather to be moderate and of such an effort as is judged to be appropriate or suitable to the 
circumstances . 
Part of your request seeks access to text messages between two of the Department’s SES of icers. I am 
satisfied that if such texts existed they would only be found on the mobile phones of these of icers. 
Accordingly, the Department conducted searches of the relevant mobile phones. I am satisfied that these 
searches are appropriate and suitable given the circumstances. No text messages related to the terms of 
your request were located. 
Accordingly, I am satisfied that all reasonable steps have been taken to find documents in the form of 
text messages, and those documents cannot be found or do not exist. I have therefore decided to refuse 
your request for access to documents in the form of text messages under section 24A(1) of the FOI Act. 
2.  Section 47F - Public interest conditional exemption—personal privacy 
 
Section 47F(1) of the FOI Act provides: 
 
A document is conditional y exempt if its disclosure under this Act would involve the 
unreasonable disclosure of personal information about any person (including a deceased 
person). 

Personal Information has the same meaning as set out in section 6 of the Privacy Act 1988 and is 
defined as: 
 
 information or an opinion about an identified individual, or an individual who is 
reasonably identifiable: 

(a)  whether the information or opinion is true or not; and 
(b)  whether the information or opinion is recorded in a material form or not. 

I have examined the documents and I am satisfied that they contain ‘personal information’ that relates to 
you. Your request has been made via the Right-To-Know website, which automatically publishes all 
correspondence between an FOI applicant and the agency to which the request has been made. 
Accordingly, PM&C’s correspondence of 5 April 2022 advised we would assess any personal information 
identified within documents and apply section 47F(1) of the FOI Act where personal information may be 
conditional y exempt from release. As an alternative, PM&C invited you to provide a different address for 
the delivery of an access decision. You have not done so. 
Given the above, it is my view that releasing the documents containing your personal information via 
Right-To-Know is tantamount to ‘disclosure to the world at large’. You have not advised PM&C of your 
 
 


link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 OFFICIAL 
consent for this to occur. Therefore, I am satisfied that to do so would involve the unreasonable 
disclosure of your personal information and that this material is conditional y exempt from release under 
section 47F(1) of the FOI Act. 
3.  Public interest 
The FOI Act provides that a conditional y exempt document must nevertheless be disclosed unless its 
disclosure would, on balance, be contrary to the public interest2. In determining whether its disclosure 
would be contrary to the public interest, the FOI Act requires a decision-maker to balance the public 
interest factors.  
As I have decided that parts of the documents are conditional exempt, I am now required to consider 
the public interest factors, in doing so I have not taken into account the irrelevant factors as set out in 
subsection 11B(4) of the FOI Act, this includes: 
a)  access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth Government, or 
cause a loss in confidence in the Commonwealth Government 
b)  access to the document could result in any person misinterpreting or misunderstanding the 
document 
c)  the author of the documents was (or is) of high seniority in the agency to which the request for 
access to the document was made 
d)  access to the document could result in confusion or unnecessary debate 
In applying the public interest, I have noted the objects of the FOI Actand the factors favouring access 
as listed in subsection 11B(3) of the FOI Act. Having regard to the material before me and the 
circumstances of the documents found to be conditional y exempt I am satisfied of the fol owing: 
•  access would promote the objects of the FOI Act4; and, 
•  access wil  provide you with your own personal information. 
The FOI Act does not set out any public interest factors against disclosure and require that agencies are 
to have regard to the FOI Guidelines in determining whether disclosure would, on balance, be contrary 
to the public interest5. The FOI Guidelines contain a non-exhaustive list of factors that, depending on the 
circumstances of the documents found to be conditional y exempt, may weigh against disclosure. 
Factoring against disclosure in this case is that disclosure of the information could reasonably be 
expected to prejudice the protection of an individual’s right to privacy. I give this significant weight. 
The conditional y exempt material identifies you and the application of s 47F prevents the unreasonable 
disclosure of your identity on a publically available website, while providing you access to the material 
covered by the scope of your request. On this basis, I am satisfied that the disclosure of the conditional y 
exempt material in the requested documents would be contrary to the public interest. 
                                                 
2 Section 11A(5) of the FOI Act. 
3 Section 3 of the FOI Act 
4 Section 11B(3)(a) of the FOI Act 
5 Section 11B(5) of the FOI Act 
 
 


OFFICIAL 
I have therefore decided that parts of the requested documents are conditional y exempt under s 47F of 
the FOI Act. 
 
4.  Deletion of irrelevant matter 
 
Section 22 of the FOI Act provides that if giving access to a document would disclose information that 
would be reasonably regarded as irrelevant to the request, it is possible for the Department to prepare 
an edited copy of the document, modified by deletions, ensuring that the edited copy would not disclose 
any information that would reasonable be regarded as irrelevant to the request. 
On 5 April 2022, the Department advised you of its policy to exclude the personal and direct contact 
details of of icers not in the Senior Executive Service (SES) and any Ministerial staff, as well as any 
person’s signature, and the mobile or direct numbers of SES of icers, which are contained in documents 
that fal  within the terms of an FOI request. This category of information is identified as irrelevant and 
documents can be modified by the Department to delete the irrelevant material. 
Accordingly I am satisfied that parts of the document are irrelevant under section 22(1)(a)(i ) of the 
FOI Act. The remainder of the document has been released to you as it is relevant to your request. 
Review rights 
If you disagree with my decision, you may apply for internal review or Information Commissioner review 
of the decision. 
Internal review 
Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the Department for an internal review of my 
decision. The internal review application must be made within 30 days after the date of this letter. Where 
possible please attach reasons why you believe review of the decision is necessary. The internal review 
wil  be carried out by another of icer within 30 days from the date it is received. 
Applications for review should be sent to xxx@xxx.xxx.xx.  
More information about making a request to the Department is at: 
https://www.pmc.gov.au/who-we-are/accountability-and-reporting/freedom-information.  
 
 



OFFICIAL 
Information Commissioner review 
Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the Australian Information Commissioner to review 
my decision. An application for review by the Information Commissioner must be made in writing within 
60 days after the date of this letter. 
More information about Information Commissioner review is available at 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/information-commissioner-
review/. 
 
FOI Complaints 
If you are unhappy with the way we have handled your FOI request, please let us know what we could 
have done better. We may be able to rectify the problem. If you are not satisfied with our response, you 
can make a complaint to the Australian Information Commissioner. A complaint to the Information 
Commissioner must be made in writing. 
More information about complaints is available on the Of ice of the Australian Information Commissioner 
at https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/make-an-foi-complaint/.  
If you wish to discuss any aspect of your requests, you can contact the FOI Section by email at 
xxx@xxx.xxx.xx.  
 
Yours sincerely 
 
 
Petra Gartmann 
Assistant Secretary 
Legal Policy Branch 
Department of the Prime Minister and Cabinet 
 
9 May 2022