This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Australian Government Policy Change in support of ILC transfer to DSS effective 31 January 2021'.

Our reference: FOI LEX 44311 
Decision date: 20 May 2022 
Applicant name: Karen 
By email: Karen <> 
Dear Karen, 
Freedom of Information request FOI LEX 44311 
1.  I refer to correspondence received by the Department of Social Services 
(the Department) on 27 March 2022, in which you requested access to: 
‘…the policy changed cited on page 134 of 'Portfolio Additional Estimates 
Statements 2021-22 Social Services Portfolio', note (c) that reads "As a 
result of change in Australian Government policy, responsibility for the 
Information, Linkages and Capacity Building Program was transferred 
from NDIA to DSS effective 31 January 2021.’ 

2.  Your request was made pursuant to the Freedom of Information Act 1982 (FOI 

3.  The Department has undertaken a reasonable search of its records and has 
identified six (6) documents relevant to your request.  
4.  I have made a decision to grant access  in part  to  the  six  (6)  documents 
identified. These documents are listed in Appendix 1
5.  Where I have decided to grant access to a document in part, I have listed the 
exemption provisions I rely upon in Appendix 1  and, if applicable, have 
annotated the edited copies of those documents so that you can identify the 
specific section of the FOI Act that I rely upon for each redaction. 


Authority to make decision 
6.  I am an officer authorised by the Secretary of the Department to make decisions 
about access to documents in the possession of the Department in accordance 
with section 23(1) of the FOI Act.  
Material taken into account 
7.  When making my decision I considered the following: 
the terms of your request; 
the  types of information and documents that are in the Department’s 
possession; and 
the content of the documents that fall within the scope of your request. 
8.  I also particularly considered the following provisions of the FOI Act: 
sections 11 and 11A which give the Australian community a legally 
enforceable right to access information held by the Government of the 
section 3 which outlines the objects underpinning that right of access; 
section 11B to assess whether release of a conditionally exempt 
document was contrary to the public interest; 
sections 42 ,47C, 47E(d) and 47F insofar as they are relevant to each of 
the redactions that have been made in documents that have not been 
released in full; 
section 22 which requires the release of exempt documents in an edited 
form in certain circumstances, including the removal of information that 
would reasonably be regarded as irrelevant; and 
section 93A which requires that I have regard to the Guidelines issued 
by the Australian Information Commissioner. 
9.  Full extracts of provisions of the FOI Act that I have relied upon  are in 
Attachment A.  
Page 2 of 6 

Summary of reasons for decision 
10. I have decided to grant access in part to six (6) documents within the scope of 
your request. The complete reasons for my decision can be found at Appendix 
11. My decision to grant access in part is made on  the basis of the following 
exemptions in accordance with the FOI Act: 
Documents subject to legal professional privilege (section 42) 
12. Section 42 of the FOI Act provides that a document is an exempt document if it 
is of such a nature that it would be privileged from production in legal 
proceedings on the ground of legal professional privilege (LPP). 
13. One of the documents identified as relevant to the terms of your request 
includes information that falls into this category, being advice provided to the 
Commonwealth by an independent legal advisor concerning an aspect of the 
proposed transfer. The privilege in this advice has not been waived and so I 
consider that the subject document, being document two (2), is exempt for the 
purposes of this provision of the FOI Act. 
Public interest conditional exemption - Deliberative processes (section 47C) 
14. Section 47C of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if 
disclosure would disclose ‘deliberative matter.’ Deliberative matter is matter in 
the nature of, or relating to, opinion, advice or recommendation obtained, 
prepared or recorded, or consultation or deliberation that has taken place, in 
the course of, or for the purposes of, the deliberative processes involved in the 
functions of: an agency; a Minister; or the Government of the Commonwealth. 
15. I find that three (3) of the documents identified as within scope of your request 
contain material that is conditionally exempt under section 47C of the FOI Act. 
16. Having considered the nature of the information in those documents,  and 
having had regard to the various factors favouring disclosure and those against, 
I am satisfied that disclosure of the information is not in the public interest and 
that documents one (1), two (2), three (3) and five (5) are exempt documents. 
Page 3 of 6 

Public interest conditional exemption - certain operations of agencies (section 
17. Section 47E(d) of the FOI Act provides that a document is conditional y exempt 
if its disclosure would, or could reasonably be expected to, have a substantial 
adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations of an 
18. Documents two (2) and three (3) contain the mobile phone numbers of senior 
executives. These phone numbers are not publicly available and I am satisfied 
that release of these contact details could reasonably be expected to have a 
substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations 
of the agency.  
19. There are well-established mechanisms through which the public can contact 
the Department reflecting the need to and benefits of having only certain portals 
for such contact. Consequently, I am satisfied that it is not the public interest to 
disclose the information identified in documents two (2) and three (3).  
Public interest conditional exemption - personal privacy (section 

20. Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if 
its disclosure would involve the unreasonable disclosure of personal 
information about any person (including a deceased person). 
21. I find that document four (4) contains material that is conditionally exempt under 
section 47F of the FOI Act being the name and contact details of a person not 
within the Department.  These  details  are not publicly available and I am 
satisfied that release of this personal information  would be not only be 
unreasonable but would also be contrary to the public interest.  
Access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted (section 22) 

22. The Department may refuse access to a document on the grounds that it is 
exempt. However, if there is an intent to refuse, the Department must consider 
whether it would be reasonably practicable to prepare an edited copy of the 
document for release, that is, a copy with relevant deletions made under section 
22 of the FOI Act. The Department is under the same obligation to consider 
Page 4 of 6 

preparing an edited copy of a document by removing information that would 
reasonably be regarded as irrelevant to the request. 
23. As identified above, in a number of instances I have determined that a 
document is an exempt document. Consistent with my obligation under section 
22 of the FOI Act, in relation to those documents, I have considered whether I 
could provide access to edited copies, with exempt and conditionally exempt 
material removed. Where possible I have provided access to edited copies. 
24. You wil  also note that I have made redactions in some documents on the basis 
that information has been identified that I consider would reasonably be 
regarded as irrelevant to your request. Unfortunately, the searches undertaken 
by the Department did not identify any one document that fully outlined the 
change of policy referred to in note (c) on page 134 of the 'Portfolio Additional 
Estimates Statements 2021-22 Social Services Portfolio'. Instead, the change 
of policy appears to be contained in a number of documents that also record 
other information. Where information in a document is information that is not 
about the policy change in relation to the ILC transfer, I have redacted it on the 
basis that it is irrelevant to your request. 
Access to documents 

25. The documents released to you in accordance with the FOI Act are enclosed. 
Publication of information 
26. The FOI Act outlines at Section 11C that agencies must publish information to 
members of the public, except in specified circumstances. 
27. I am of the view that the documents released to you should be made available 
on the Department’s FOI Disclosure Log. As such, details of your request wil  
be published on the Department’s FOI Disclosure Log within 10 days of release. 
You can access the Department’s FOI Disclosure Log at
Page 5 of 6 

Your rights of review 
28. Information about your rights to seek a review of this decision are at 
Attachment B
29. Should you have any enquiries concerning this matter please do not hesitate to 
contact the FOI team by email at 
Yours sincerely, 
E. Scott 
Freedom of Information section 
Legal Services Branch 
20 May 2022 
Page 6 of 6 

Appendix 1 
Schedule of documents 
FOI 2122-108 

Document  Date of 
Document description 
Pages  Decision  Provisions 
reference  document 
relied upon 

Minute to Secretary Campbell – 
s 22 
07 May 
s 47C 
In scope page: page 5 entitled 
‘Additional Information’  

Brief, Minister Ruston – MS20-
s 22 
28 May 
s 42 
Transfer of ILC from NDIA to DSS 
including transfer of policy and 
s 47C 
administrative authority. 
s 47E(d) 

Attachment A to EC20-001006.  
12-13  Part 
s 22 
Letter to Martin Hoffman from 
s 47C 
3 June 
Kathryn Campbell.  
s 47E(d) 
Decision to transfer ILC to DSS, 
proposing a transition commit ee 
be established. 

Martin Hoffman response to 
s 22 
15 June 
Kathryn Campbell letter. 
s 47F 
Acknowledge and agree 
establishment of transition 

Letter to Prime Minister – 
15-17  Part 
s 22 
September  Transfer of appropriation – 
s 47C 
Information, Linkages and Capacity 
Building Program. 

Response letter from Prime 
18-19  Part 
s 22 
Minister to Ministers Ruston and 
September  Robert - endorsement on the 
transfer of the ILC to the 
Department of Social Services 

Appendix 2 
Statement of Reasons 
FOI LEX 44311 

1.  I have decided to grant access in part to six (6) documents within the scope of 
your request on the basis of the above outlined exemptions in accordance with 
the FOI Act. My reasons for that decision follow: 
Documents subject to legal professional privilege (section 42) 
2.  Section 42(1) of the FOI Act provides: 
A document is an exempt document if it is of such a nature that it would 
be privileged from production in legal proceedings on the ground of legal 
professional privilege. 

3.  Legal professional privilege (LPP) is a concept that underpins the right of an 
organisation or individual to obtain confidential information about its legal 
obligations and position.  It protects that information from unwarranted 
disclosure that would damage the interests of justice and of the individual/ 
4.  The FOI Guidelines issued by the Information Commissioner pursuant to 
section 93A of the FOI Act identify that, at common law, determining whether a 
communication is privileged requires a consideration of: 
•  whether there is a legal adviser-client relationship; 
•  whether the communication was for the purpose of giving or receiving 
legal advice or for use or in connection with actual or anticipated 

•  whether the advice given is independent; and 
•  whether the advice given is confidential. 
5.  Document  two  (2) of your request contains legal advice, provided by an 
independent external legal services provider listed on the authorised list of 
panel firms. I am therefore satisfied that a legal adviser-client relationship 
exists, and that the advice is independent. 

6.  The legal advice contained within the document is an extract of the legal advice 
provided by that firm, created for the specific purpose of providing the 
Department with advice on aspects of its position in relation to the transition. 
7.  The information has not, so far as I am aware, been made public nor is there 
any other evidence that legal privilege has been waived. I therefore consider 
the advice to be confidential in nature and not for further disclosure. 
8.  As section 42 of the FOI Act is not a conditional exemption, I am not required 
to consider a public interest test. 
Public interest conditional exemption - Deliberative processes (section 47C) 
9.  Section 47C of the FOI Act provides that a document in conditionally exempt it: 
…if its disclosure under  this Act would disclose matter (deliberative 
matter) in the nature of, or relating to, opinion, advice or recommendation 
obtained, prepared or recorded, or consultation or deliberation that has 
taken place, in the course of, or for the purposes of, the deliberative 
processes involved in the functions of: 

an agency; or 
a Minister; or 
the Government of the Commonwealth. 
10. Of note, material which is operational or purely factual information is not 
deliberative. The deliberative exemption also does not apply to  reports of 
scientific or technical experts, reports of a body or organisation prescribed by 
the regulations, or a formal statement of reasons. 
11. The FOI Guidelines explain that ‘deliberative matter’ is a shorthand term for 
opinion, advice, recommendation, consultation and deliberation that is 
recorded or reflected in a document. The meanings of the words ‘opinion’, 
‘advice’ and ‘recommendation’ all involve consideration, followed by the 
formation of a view either about a certain subject or about a course of action 
and the subsequent transmission of that view. 
12. The nature of some of these documents indicates that they are likely to contain 
deliberative material. Document two (2), particularly, was a briefing document 
Page 2 of 10 

seeking Ministerial agreement to the transfer at a time when the precise terms 
had not been finalised. It necessarily contained deliberative material about 
those decisions. 
13. Documents one (1), two (2), three (3) and five (5) all contain information that I 
have judged to be deliberative in nature.  They include advice and 
recommendations on aspects of the transfer of the ILC program that was 
provided to inform the decisions being made within the Department and by the 
relevant Ministers. Release of that information would disclose opinions 
prepared for the Department’s deliberative processes and the consultation that 
had taken place in respect of that deliberation. 
14. It is not necessary for me to identify that any particular harm wil  flow from 
disclosure of these documents, although that is a factor I wil  consider when 
applying the public interest test below. 
Application of the public interest test 

15. Section 11A(5) provides that an agency must give the person access to the 
document if it is conditionally exempt at a particular time unless (in the 
circumstances) access to the document would, on balance, be contrary to the 
public interest.   
16. In order to assess whether release of the exempt material would be contrary to 
the public interest, I considered the following factors which favour disclosure: 
•  disclosure would promote the objects of the FOI Act  because it reveals 
contextual information related to a machinery of government change; and 
•  disclosure would inform debate on a matter of public interest, being the 
operation of the ILC program and its administration within the Department.  
17. I also considered the following factors which do not favour disclosure: 
•  disclosure would reveal the thinking, opinions and deliberations associated 
with the policy change; 
•  that disclosure of this deliberative material would harm the operations of the 
Department, including the ability for the Department to undertake  frank 
briefings with a view to providing advice to the Government; and 
Page 3 of 10 

•  disclosure could reasonably be expected to prejudice the management 
function of an agency. 
18. I am satisfied that no irrelevant factor has been considered, as set out in section 
11B(4) of the FOI Act.  
19. On balance, I consider the public interest factors against disclosure to be more 
persuasive than the public interest factors favouring disclosure. I am especially 
concerned that disclosure would inhibit the ability of the Department to 
undertake frank preliminary discussions to advise the Government. 
Consequently, I have concluded that it is not in the public interest to release the 
Public interest conditional exemption - certain operations of agencies (section 
20. Section 47E of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if 
its disclosure would, or could reasonably  be expected to, do any of the 
(a) prejudice the effectiveness of procedures or methods for the conduct 
of tests, examinations or audits by an agency; 
(b) prejudice the attainment of the objects of particular tests, 
examinations or audits conducted or to be conducted by an agency; 
(c) have a substantial adverse effect on the management or assessment 
of personnel by the Commonwealth, by Norfolk Island or by an 
(d) have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct 
of the operations of an agency. 
21. Parts of documents two (2) and three (3) contain the mobile phone numbers of 
senior executives in the Department. These phone numbers are not publicly 
available, and I am satisfied that release of these contact details could 
reasonably be expected to have a substantial adverse effect on the proper and 
efficient conduct of the operations of the agency. 
22. The subject matter contained within the documents is of broad public interest. 
Information about the ILC program is, rightly so, of particular import to 
Page 4 of 10 

individuals who are personally involved in the delivery or receipt of the relevant 
services and to interest and advocacy groups. The program has been the 
subject of correspondence to the Department from those interested parties. 
23. Consequently, if the personal contact details of the senior executives involved 
in the administration of this program were released into the public domain, there 
is a real chance that members of the public would  freely  use those contact 
details to engage with them directly. 
24. The Department has established lines of communication with the public to 
ensure that resources and personnel are managed efficiently and effectively 
and that public enquiries are appropriately dealt with and answered. Information 
can be, and is, directed to senior executives in the Department using these lines 
of communication and publicly available channels. Disclosure of the direct 
contact numbers for senior executive staff is unnecessary in this respect. 
25. It is critical to the operations of the Department that senior executives be able 
to properly discharge their duties in a timely and effectual manner. There is also 
an expectation that they wil  provide well-considered and authoritative advice 
on matters within their remit on behalf of the Department. 
26. If, as a general prospect, these senior executives were able to be contacted by 
the public directly, there is a real risk that their time and attention would be not 
be able to be directed as required by the organisation. They would also be put 
in a position that unjustifiably compromised their ability to provide services to 
the Department along with  quality, wel -informed counsel. This would 
significantly and adversely interfere with the proper operations  of the 
27. Accordingly, I have decided that these  documents  meet the criteria for this 
conditional exemption. 
28. However, where a document is assessed as conditionally exempt, access must 
be given subject to the public interest test in accordance with section 11A(5) of 
the FOI Act. 
Page 5 of 10 

Application of the public interest test 

29. Section 11A(5) provides that an agency must give the person access to the 
document if it is conditionally exempt at a particular time unless (in the 
circumstances) access to the document would, on balance, be contrary to the 
public interest.   
30. In order to assess whether release of the exempt material would be contrary to 
the public interest, I considered the following factors which favour disclosure: 
•  disclosure would promote the objects of the FOI Act. 
31. I also considered the following factors which do not favour disclosure: 
•  disclosure would, or could reasonably be expected to, have a substantial 
adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations of an 
•  disclosure could reasonably be expected to harm the interests of an 
individual or group of individuals; and 
•  disclosure could reasonably be expected to prejudice the management 
function of an agency. 
32. I am satisfied that no irrelevant factor has been considered, as set out in section 
11B(4) of the FOI Act.  
33. On balance, I consider the public interest factors against disclosure to be more 
persuasive than the public interest factors favouring disclosure and so I have 
concluded that it is not in the public interest to release the information.  
Public interest conditional exemptions - personal privacy (section 

34. Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if 
its disclosure would involve the unreasonable disclosure of personal 
information about any person (including a deceased person). 
35. I find that document four (4) contains material that is conditionally exempt 
under section 47F of the FOI Act. 
Page 6 of 10 

36. As discussed in the FOI Guidelines, the main requirements are that the 
a)  contain personal information; 
b)  about a person that is reasonably identifiable; 
c)  the information says something about the person; 
d)  the person is a natural person; and 
e)  the proposed disclosure would be unreasonable.  
37. Section 4 of the FOI Act provides that personal information has the same 
meaning as in the Privacy Act 1988 (Privacy Act). Personal information is 
defined in s 6 of the Privacy Act as: 
..information or an opinion about an identified individual, or 
an individual who is reasonably identifiable: 

whether the information or opinion is true or not; 
whether the information or opinion is recorded in a material form 
or not. 

38. Where it may be possible to identify an individual using available resources, 
the practicability of doing so, including the time and cost involved, is relevant 
to deciding whether an individual is ‘reasonably identifiable’. By way of further 
il ustration, if identifying a person from available information is so impractical 
that there is almost no likelihood of it occurring, the information is not likely to 
be considered personal information. 
39. As outlined, the information needs to convey or say something about a 
person, rather than merely identify them. However, the inclusion of a person’s 
name or signature within a document may reveal personal information about 
them by virtue of appearing within the context of that document. 
40. In the context of section 47F of the FOI Act, an ‘individual’ is a natural person. 
Corporations, trusts, bodies politic or incorporated associations are not 
covered by this exemption. Finally, the disclosure of personal information wil  
only be conditionally exempt if the disclosure would be unreasonable. 
Page 7 of 10 

41. As noted by the FOI Guidelines, the test of ‘unreasonableness’ implies a need 
to balance the public interest in disclosure of government-held information 
and the private interest in the privacy of individuals. 
42. In considering whether disclosure would be unreasonable, section 47F(2) of 
the FOI Act requires me to take into account: 
a)  the extent to which the information is well known; 
b)  whether the person to whom the information relates is known to be (or to 
have been) associated with the matters dealt with in the document; 
c)  the availability of the information from publicly accessible sources; and 
d)  any other matter I consider relevant. 
43. I have also considered the following matters when determining whether 
disclosure would be unreasonable: 
a)  the nature, age and current relevance of the information; 
b)  whether disclosure would cause stress or other detriment to the person to 
whom the information relates; 
c)  any opposition to disclosure expressed or likely to be held by that person; 
d)  the fact that the FOI Act does not control or restrict any subsequent use 
or dissemination of information disclosed; and 
e)  whether disclosure of the information might advance the public 
interest in government transparency and integrity or would not 
achieve any public purpose. 
44. The material that I have identified in document four (4) is the name of an 
individual who does not work in the Department. While that person is 
identified as a point of contact for liaison going forward, there is nothing to 
indicate that they were otherwise material to the information being discussed 
in the document. That person’s information and contact details do not appear 
to be well known or publicly available and I do not have any indication that 
they have consented to disclosure of their details for the purposes of 
responding to your request. 
45. Accordingly, I have decided that disclosure of the material outlined above 
would be unreasonable, and therefore meets the criteria for conditional 
exemption under this provision. 
Page 8 of 10 

Application of the public interest test 

46. In finding that the documents are conditionally exempt, I am required to 
consider whether it would be contrary to the public interest to provide access 
at this time. Section 11A(5) of the FOI Act provides that, if a document is 
conditionally exempt, it must be disclosed ‘unless (in the circumstances) 
access to the document would, on balance, be contrary to the public interest’. 
47. Subsection 11B(3) of the FOI Act provides a list of public interest factors 
favouring disclosure. The FOI Guidelines also provide a non-exhaustive list of 
public interest factors favouring disclosure, as well as public interest factors 
against disclosure. 
48. In order to assess whether release of the exempt material would be contrary 
to the public interest, I have considered the fol owing factors which favour 
  disclosure would promote the objects of the FOI Act. 
49. I have also considered the following factors which do not favour disclosure: 
  disclosure could reasonably be expected to prejudice the protection of an 
individual’s right to privacy; and 
  disclosure could reasonably be expected to prejudice the management 
function of an agency. 
50. In addition to the reasons I discussed in paragraph 44, there are well-
established mechanisms through which the public can contact the Agency 
and this reflects the need to and benefits of having only certain portals for 
such contact. I am satisfied that it is not the public interest to disclose this 
51. No irrelevant factors have been considered in making my deciding regarding 
whether access to the documents would, on balance, be contrary to the public 
Page 9 of 10 

52. For the above reasons, having regard to the particular factual circumstances 
of the matter and the material in question, I am of the view that on balance, 
the public interest factors against disclosure outweigh the factors favouring 
Delete exempt or irrelevant material from documents and provide access to 
edited copies (section 22) 
53. Section 22(1)(a) of the FOI Act effectively provides that, where: 
i.  I intend to refuse to give access to a document; OR 
ii.  I decide to give access to a document that contains material that would 
reasonably be regarded as irrelevant to your request; 
…I must consider whether I can provide an edited copy of the document. 
54. In relation to documents that fall within the scope of your request, both of the 
above considerations apply. 
55. Insofar as I have identified that some documents are conditionally exempt from 
release pursuant to sections 42, 47C, 47E(d) and 47F of the FOI Act, I consider 
that I can prepare versions of those documents with the exempt material 
redacted and that I would be required to give access to those edited documents. 
56. In addition, I have identified information in some documents that I consider 
would reasonably be regarded as irrelevant to your request and I have also 
redacted that information from those documents. The information in question 
does not relate to the policy change referred to in note (c) on page 134 of 
'Portfolio Additional Estimates Statements 2021-22 Social Services Portfolio' 
but is incidental to that correspondence, such as signatures or discussion about 
matters not relating to the policy change. 
57. I have decided to provide access to these edited versions of the document, as 
outlined above at Appendix 1. 
Page 10 of 10 

Document Outline