Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Awards and Culture Branch communications with AusAID in 2012 regarding HOSM (Iraq)'.


 
 
 
 
 
 
 
      
 
 
 
ONE NATIONAL CIRCUIT 
  
BARTON 
 
   FOI 
 
FOI/2022/100 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
 
REQUEST BY: 
Mr Francis Unmeopa 
 
DECISION BY:  Ms Petra Gartmann 
 
Assistant Secretary 
 
Legal Policy Branch 
 
Mr Francis Unmeopa 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
Dear Mr Unmeopa 
 
I refer to your email received by the Department of the Prime Minister and Cabinet  
(‘the Department’) on 30 March 2022, in which you made a request under the Freedom of 
Information Act 1982 (FOI Act) in the following terms: 
 
In February 2012, Peter Rush from the Awards and Culture Branch of PM & C 
communicated with AusAID regarding the topic of Humanitarian Overseas Service 
Medal (HOSM) Iraq. 
 
I respectfully seek under the FOI act any documentation and or electronic 
correspondence related to those discussions between the Awards and Culture Branch 
and AusAID. 
 
I also seek any documentation and or electronic correspondence related to the topic of 
the HOSM (Iraq) between Mr Peter Rush and AusAID in 2012 
 
On 18 May 2022, the Department applied to the Office of the Australian Information 
Commissioner (OAIC) for an extension of time under section 15AC of the FOI Act.  
An extension was granted to 30 May 2022. We apologise for the delay in processing your 
request.   
 
Authorised decision-maker 
 
I am authorised to make this decision in accordance with arrangements approved by the 
Department’s Secretary under section 23 of the FOI Act.  
 
 
 
 
Postal Address:  PO Box 6500, CANBERRA ACT 2600 
Telephone: +61 2 6271 5849   Fax: +61 2 6271 5776   www.pmc.gov.au   ABN:  18 108 001 191 
link to page 2 link to page 2  
Relevant documents  
 
Following steps taken by the Department to find documents relevant to your request, 
including searches, 4 documents have been identified as relevant to your request (the 
requested documents).  
 
Decision  
 
I have decided to refuse access, in full, to the requested documents, on the basis that they 
contain material that is exempt under the following provisions:  
•  Section 42 of the FOI Act (documents subject to legal professional privilege);  
•  Section 47C of the FOI Act (deliberative processes);  
•  Section 47E(d) of the FOI Act (proper and efficient operations of an agency);  
•  Section 47G(1)(a) of the FOI Act (business information).  
 
In making my decision, I have considered the following: 
•  the terms of your FOI request; 
•  the requested documents;  
•  the FOI Act; and 
•  the ‘Guidelines issued by the Australian Information Commissioner issued under 
section 93A of the Freedom of Information Act 1982’ (FOI Guidelines). 
 
My reasons for decision are set out below. 
 
Reasons for decision 
 
Section 42 – Legal Professional Privilege  
 
Section 42(1) of the FOI Act provides that a document is an exempt document if it is of such 
a nature that it would be privileged from production in legal proceedings on the ground of 
legal professional privilege. 
 
The FOI Guidelines provide that to determine the application of the exemption, the decision-
maker must have regard to the common law concept of legal professional privilege.1  
 
The FOI Guidelines provide that at common law, determining whether a communication is 
privileged requires a consideration of: 
•  whether there is a legal adviser-client relationship; 
•  whether the communication was for the purpose of giving or receiving legal advice,  
or used in connection with actual or anticipated litigation; 
•  whether the advice given is independent; and 
•  whether the advice given is confidential.2 
 
I am satisfied that Document 4 meets the common law requirements for establishing a claim 
of legal professional privilege. 
 
I am therefore satisfied that Document 4 is exempt in full under section 42 of the FOI Act. 
 
                                                 
1 FOI Guidelines at 5.127 
2 FOI Guidelines at 5.129 
 
2 
link to page 3 link to page 3 link to page 3  
Section 47C – Deliberative material  
 
Section 47C of the FOI Act provides that:  
 
(1) A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would disclose 
matter (deliberative matter) in the nature of, or relating to, opinion, advice or 
recommendation obtained, prepared or recorded, or consultation or deliberation that 
has taken place, in the course of, or for the purposes of, the deliberative processes 
involved in the functions of:  
(a) an agency; or  
(b) a Minister; or  
(c) the Government of the Commonwealth.  
 
As the FOI Guidelines outline:  
 
A deliberative process involves the exercise of judgement in developing and making a 
selection from different options:  
The action of deliberating, in common understanding, involves the weighing up or 
evaluation of the competing arguments or considerations that may have a bearing 
upon one’s course of action. In short, the deliberative processes involved in the 
functions of an agency are its thinking processes – the processes of reflection, for 
example, upon the wisdom and expediency of a proposal, a particular decision or a 
course of action.3 
 
‘Deliberative process’ generally refers to the process of weighing up or evaluating 
competing arguments or considerations or to thinking processes – the process of 
reflection, for example, upon the wisdom and expediency of a proposal, a particular 
decision or a course of action.  
… 
‘Deliberative matter’ is a shorthand term for ‘opinion, advice and recommendation’ and 
‘consultation and deliberation’ that is recorded or reflected in a document. [44] There is no 
recommendation, consultation or deliberation’.4 
 
Section 47C(2) of the FOI Act provides that deliberative matter does not include purely 
factual material. 
 
The Guidelines state: 
‘Purely factual material’ does not extend to factual material that is an integral part of 
the deliberative content and purpose of a document, or is embedded in or intertwined 
with the deliberative content such that it is impractical to excise it.5 
The whole of documents 1 – 4 would “disclose matter (deliberative matter) in the nature of … 
[a] consultation or deliberation that has taken place for the purposes of the deliberative 
processes’ of the Department within the meaning of section 47C(1) of the FOI Act.  In 
addition, parts of documents 1 – 4 contain opinion, advice or recommendation recorded for 
                                                 
3 FOI Guidelines at 6.58 to 6.59 
4 FOI Guidelines at 6.63   
5 FOI Guidelines at 6.73 
 
3 
 
the purposes of a deliberative process undertaken by the Department within the meaning of 
section 47C(1) of the FOI Act. I am therefore satisfied that the requested documents contain 
information that meets the definition of “deliberative matter”.  
I am also satisfied that to the extent requested documents contain any ‘purely factual 
material’, that material is an integral part of the deliberative content and purpose of the 
document, or is embedded in, or intertwined with, the deliberative content, such that it is 
impractical to excise it.  
Accordingly, I am satisfied that the requested documents are conditionally exempt under 
section 47C(1) of the FOI Act. 
 
Section 47E(d) – Certain operations of agencies – Proper and efficient conduct  
 
Section 47E(d) of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its 
disclosure would, or could reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the 
proper and efficient conduct of the operations of an agency.  
 
As mentioned above, the requested documents contain the views, analysis and 
recommendations of officers within the Department and other agencies in relation to the 
administration of the Humanitarian Overseas Service Medal (HOSM).  
 
I consider that disclosure of the information contained in the requested documents would, or 
could reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient 
administration of the HOSM by the Department, on the basis that such disclosure would 
disclose the Department’s HOSM process, methodology and procedures. It also may inhibit 
the preparation and provision of advice by Departmental officers to the Minister with 
responsibility for Australian honours and symbols policy.  
 
Accordingly, I am satisfied that the requested documents are conditionally exempt in full 
under section 47E(d) of the FOI Act. 
 
Section 47G – Business information 
 
Section 47G(1) of the FOI Act conditionally exempts documents where disclosure would 
disclose information concerning a person in respect of his or her business or professional 
affairs, or concerning the business, commercial or financial affairs of an organisation or 
undertaking (business information), where the disclosure of the information:  
 
a) would, or could reasonably be expected to, unreasonably affect the person 
adversely in respect of his or her lawful business or professional affairs or that 
organisation or undertaking in respect of its lawful business, commercial or financial 
affairs, or  
b) could reasonably be expected to prejudice the future supply of information to the 
Commonwealth or an agency for the purpose of the administration of a law of the 
Commonwealth or of a Territory or the administration of matters administered by an 
agency.  
Parts of the requested documents contain the business information of an organisation.  
I consider that such business information is conditionally exempt from release, as its 
disclosure would, or could reasonably be expected to, involve the unreasonable disclosure of 
business information of organisations.  
 
4 
link to page 5  
Public Interest test  
 
Section 11A(5) of the FOI Act provides that a conditionally exempt document must 
nevertheless be disclosed to the applicant unless its disclosure would, on balance, be contrary 
to the public interest.  
 
In determining whether disclosure would be contrary to the public interest, the FOI Act 
requires a decision-maker to balance the public interest factors in favour of disclosure against 
the factors against disclosure.  
 
Section 11B(4) of the FOI Act sets out the following factors that the decision-maker must not 
take into account when deciding whether access to the document would be contrary to the 
public interest: 
a) access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss in confidence in the Commonwealth Government;  
b) access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document;  
c) the author of the documents was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made; or  
d) access to the document could result in confusion or unnecessary debate.  
 
I have not taken any of the above factors into account in making my decision.  
 
Factors in favour of disclosure  
 
Section 11B(3) of the FOI Act sets out four factors favouring disclosure which must be 
considered if relevant, namely:  
a) promote the objects of the FOI Act;  
b) inform debate on a matter of public importance;  
c) promote effective oversight of public expenditure; or  
d) allow a person to access his or her personal information.  
I am satisfied that disclosure of the conditionally exempt information may promote the 
objects of the FOI Act and improve public oversight and scrutiny of government decision 
making.  
 
Factors against disclosure  
 
The FOI Act does not provide for any public interest factors weighing against disclosure that 
decision-makers may consider. The FOI Guidelines contain a non-exhaustive list of factors 
that may, depending on the circumstances of the case, operate against disclosure.6  
 
In relation to the material I have found to be conditionally exempt under sections 47C, 47E(d) 
and 47G of the FOI Act, I consider that the main factor against disclosure in this case is that 
disclosure of the information would affect the ability of the Department to provide 
comprehensive advice to Government on Australia’s honours and symbols policy, including 
regarding the administration of a key Commonwealth program, namely the HOSM.  
 
                                                 
6 FOI Guidelines at 6.22 
 
5 

 
The HOSM is one of the Commonwealth Government’s significant medals. Decisions 
regarding the award of the HOSM to individuals is a formal process that is prescribed under 
legislation. This ensures the integrity and reputation of the HOSM eligibility and assessment 
process. 
 
Disclosing the requested documents would inhibit the ability of the Department to (a) conduct 
robust internal deliberations and discussions with other agencies, and (b) provide 
comprehensive advice to the Government, on the basis that the level of detail contained in 
future internal correspondence and ministerial briefs may be diminished if there were a risk of 
such deliberations and discussions being publicly released.  
 
Further, parts of the requested documents contain business information of third parties. Such 
information is not in the public domain and, when considered in the context of the 
information in the requested documents, would, or could reasonably be expected to, adversely 
affect the business interests of those third parties.  
 
After careful consideration of all relevant factors, I have decided that, on balance, the factors 
against disclosure outweigh those favouring disclosure. Accordingly, I am of the view that 
disclosure of the conditionally exempt material contained in the requested documents, would 
be contrary to the public interest. 
 
Processing and access charges 
 
I have decided not to impose processing charges in respect of your request. 
 
Review rights 
 
Information about your rights of review under the FOI Act is available at 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/.  
 
Complaint rights  
 
You may make a complaint to the Information Commissioner about the Department’s actions 
in relation to this decision. Making a complaint about the way the Department has handled an 
FOI request is a separate process to seeking review of the Department’s decision. Further 
information about how to make a complaint is available at https://www.oaic.gov.au/freedom-
of-information/reviews-and-complaints/make-an-foi-complaint/.  
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Petra Gartmann 
Assistant Secretary 
Legal Policy Branch 
 
7 June 2022 
 
6