Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Number of citizenship applicant whose application has been approved and waiting for citizenship ceremony in Lane Cove, NSW'.


 
 
 
21 April 2022 
Kyle Hughes 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: FA 22/04/00182 
File Number: OBJ2022/8145    
Dear Kyle, 
I refer to your request dated 4 April 2022 in which you have sought access to documents 
held by the Department of Home Affairs (the Department) under the Freedom of Information 
Act 1982 (the FOI Act). 
You have requested access to: 
Please kindly advise the number of people awaiting to be allocated to a 
citizenship ceremony (i.e. whose citizenship application has been approved) in 
the Lane Cove Council as at 31 March 2022. 
This letter is to notify you that a preliminary assessment has been made that you are liable to 
pay a charge for the processing of this request.  
As provided under section 29 of the FOI Act and the Freedom of Information (Charges) 
Regulations 1982 (the Regulations), my preliminary assessment of the amount of charges you 
are liable to pay is $15.00.  
Preliminary assessment of charges 
I have assessed the work the Department would need to do to process your request and have 
calculated the following breakdown of charges.  
 
 
Documents produced under section 17 of FOI Act 
Under section 17 of the FOI Act, the Department has used its computer system to produce a 
document containing information relevant to the terms of you request.  
 
Number of documents produced under section 17 of the FOI Act: 1 
Number of relevant pages: 1 
 
 
 
 
 
6 Chan Street B 1
el  connon ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • www.homeaffairs.gov.au 
 
 

 
Search and retrieval, including production of documents  
  Task 
Time (hours) 
Cost @ $15/hr 
Search and retrieval, including 
1 
$15.00 
production of documents  
 
It has taken one hour to search for, retrieve and produce the document which falls within the 
scope of your request.  The one document, consisting of one, page wil  require a decision to be 
made on access. 
The Department estimates that the decision-making process wil  take 1 hour (noting that the 
first five hours are free of charge).The preliminary assessment of the charges is based on the 
number of documents that fall within the scope of your request and an estimate of the number 
of pages that would need to be examined in order to make a decision on your request. 
Please note that the charges imposed reflect the cost of work undertaken by the Department 
in processing your request. The payment of charges does not have a bearing on the quantity 
of documents that may be released to you, or impact any exemptions applied under the FOI 
Act 1982.   
Final amount payable 
After making a decision on your request, the Department is required to calculate the actual 
amount payable and advise you of the final charges payable less any deposit paid. It is noted 
that the final charge may be higher than the estimated charge to reflect the actual cost of 
processing the request. However, the charges wil  only be increased to include the cost of 
processing the document to which access is given. 
Timeframe for your response and next steps 
The FOI Act provides you with 30 days to respond, in writing, to this notice. The due date for 
your response is Saturday, 21 May 2022. However, as this date falls on a non-working day, 
section 36(2) of the Acts Interpretation Act 1901 provides that the latest date you may 
respond is the next working day, which is Monday, 23 May 2022. 
By this date you must do one of the following: 
• 
agree to pay the charge; 
• 
contend that the charge has been wrongly assessed; or should be reduced or not 
imposed; and explain your reasons; or 
• 
you may withdraw your request. 
If you agree to pay the charge, please note that by paying the charge you are deemed to have 
accepted the charge and wil  be liable for the full amount once a decision has been made on 
the documents. 
If you seek to contend the assessment of charges the Department may make a decision on 
whether a charge should be reduced or not imposed and must take into account: 
• 
whether payment of the charge, or part of it, would cause you financial hardship 
• 
whether giving access to the documents is in the general public interest or in the interest 
of a substantial section of the public. 
This is not an exhaustive list and the Department may consider any other relevant matters. 
Please note that if you do not provide a written response within the 30 day timeframe your 
request wil  be taken to have been withdrawn (by you) under section 29(2) of the Act.  
2 

 
Payment 
To indicate your agreement to pay the charge you are required to pay the deposit, or pay the 
charge in full. 
The Department has a number of payment options available, including an online payment 
facility for credit/debit cards; automated telephone payment system and BPay. You may also 
pay the charge by cheque or money order. 
Electronic funds transfer/credit card payment 
If you wish to pay the charges using a credit card, the online payment facility, telephone 
payment system or BPay, please advise the FOI Section, and a tax invoice wil  be provided to 
you which wil  include full details of how the payment can be made. 
Payment by cheque/money order 
If you wish to pay by cheque or money order, please make the cheque/money order payable 
to ‘Collector of Public Monies Home Affairs’; and send via post to: 
 
Department of Home Affairs 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 
If the Department fails to make a decision on your request within the statutory time limit, the 
payment wil  be refunded.  
Processing period suspended 
The period for processing your request is suspended from the day that you are deemed to 
have been ‘notified’ of the charge and resumes on: 
• 
the day you indicate that you agree to pay the charge; or  
• 
the day on which this agency makes a decision not to impose a charge.  
Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562.  
If you are unable to access the legislation through this website, please contact our office for a 
copy. 
Contact 
If you have any enquiries concerning this matter, please contact the FOI Section at 
xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
Yours sincerely, 
 
Signed electronically  
 
Joanne 
Position Number: 60100057 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
3 

Document Outline