This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Approval of Places as Places of Detention (APOD)'.

5 May 2022 
Mr M Romei 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 22/04/00554 
File Number: 
Dear Mr Romei 
Freedom of Information (FOI) request – Access Decision 
On 8 April 2022, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for access 
to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 

Scope of request 
You have requested access to the following documents: 
Under FOI Act I would like to request a copy of the list of approval of places for use 
as Alternative Places of Detention (APOD), used for immigration detention 
purposes. I believe knowledge of these sites, where they have been, and are 
currently located, is of vital public importance. 
Please include all reports published in the past, and any new material that might be 

available under this Freedom of Information request. 
On 12 April 2022 you agreed to revise the scope of your request to: 
A copy of the list of approval of places for use as Alternative Places of Detention 
(APOD) from a date range of 2001 - 2022. 

Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate records. 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
P O Boc 25 Belconnen ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • 


Relevant material 
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
•  advice from departmental officers with responsibility for matters relating to the 
documents to which you sought access 

Documents in scope of request 
The Department has undertaken reasonable searches in relation to the documents you have 
requested access to in its document holdings and records management systems. 
The Department does not hold an existing discrete document, a ‘list’, that contains the data you 
are seeking. 
The Department has considered whether it can extract the data requested in accordance with 
section 17(1) of the FOI Act. 
The obligation for retrieving or collating information stored in a computer system arises if: 
•  the Department could produce a written document containing the information using 
a computer or other equipment that is ordinarily available to the agency for retrieving 
or collating stored information, and  
•  producing a written document would not substantially and unreasonably divert the 
resources of the agency from its other operations (s17(2)) 
In Collection Point Pty Ltd v Commissioner of Taxation the full bench of the Federal Court decided 
that if a new computer program is required to be written to produce the document then a computer 
is not being used in a manner that is ordinarily available to the agency because an extraordinary 
step is required to be taken.1 
To compile the information you have requested into a discrete document would require a manual 
search of each relevant individual records and manual collation of the results. This is not what 
section 17 of the FOI Act requires. Section 17 only requires a new document to be created when 
it is possible to do so using a computer or other equipment to extract data. It is not possible to 
generate a document containing the information you have requested. 
I am satisfied that the Department is not able to produce a written document containing the 
information you seek in a discrete form using a computer or other equipment ordinarily available 
to it. 
Having regard to your request and the types of documents that may fall within the scope of your 
request, I am satisfied that the searches conducted were extremely thorough and all reasonable 
steps have been taken to locate any document relevant to your request.  
Collection Point Pty Ltd v Commissioner of Taxation [2013] FCAFC 67 [20].  
- 2 – 


Section 24A of the FOI Act provides that the Department may refuse a request for access to a 
document if all reasonable steps have been taken to find the document and the Department is 
satisfied that the document does not exist. 
I am satisfied that the Department has undertaken reasonable searches in relation to your 
request and that no documents were in the possession of the Department on 8 April 2022 when 
your FOI request was received. I am also satisfied that the Department is not able to produce 
a discrete document in accordance with section 17 of the FOI Act. As such, I am refusing your 
request based on the application of section 24A of the FOI Act.  
The decision in relation to the documents in the possession of the Department which fall within 
the scope of your request is as follows: 

A copy of the FOI Act is available at If you 
are unable to access the legislation through this website, please contact our office for a copy. 

Your Review Rights 
Internal Review 
If you disagree with this decision,  you have the right to apply for an internal review by the 
Department of this decision. Any request for internal review must be provided to the Department 
within 30 days of you being notified of the decision. Where possible please attach reasons why 
you believe a review of the decision is necessary. The internal review wil  be carried out by an 
officer other than the original decision maker and the Department must make a review decision 
within 30 days.   
Applications for review should be sent to: 
By email to: 
By mail to: 
Freedom of Information Section 
Department of Home Affairs 
PO Box 25 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for a 
review of this decision. You must apply in writing within  60 days of this notice. For further 
information about review rights and how to submit a request for a review to the OAIC, please see 
- 3 – 


Making a Complaint 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by the 
Department in relation to your request. 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
There is no particular form required to make a complaint to the Australian Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on which it is 
considered that the action taken in relation to the request should be investigated and identify the 
Department of Home Affairs as the relevant agency. 

Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at  
Yours sincerely 
[Signed electronically] 
Position number: 60141911 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
- 4 –