This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Correspondence regarding FOI requests made by Justin Warren'.

PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                       
29 July 2022 
Our reference:  LEX 67435 
Mr Justin Warren 
Only by email: 
Dear Mr Warren 
Freedom of Information Request – Reconsideration of Charges 
I refer to your correspondence to Services Australia (the agency) dated 29 June 2022, contending a 
charge should not be imposed in relation to the processing of your request made under the Freedom 
of Information Act 1982 (FOI Act) on 11 April 2022. 
On 27 May 2022, you revised your request and confirmed that you wished to seek access to:  
‘Emails relating to the following FOI requests (excluding attachments, correspondence from 
external third parties, documents you have already received and correspondence to or from 
the AAT and/or OAIC relating to your FOI requests): 
- 2017, https:/ (Your 
reference: LEX 27960) 
- 2018, https:/ (Your 
reference: LEX 34896) 
- 2019, https:/ (Your 
reference: LEX 46187) 
- 2020, https:/ (Your 
reference: LEX 55424)’ 

On 28 June 2022, the agency notified you, in accordance with section 29 of the FOI Act, you were 
to pay a charge for processing your request. The preliminary assessment of the charge was 
$521.72 (preliminary charge). The preliminary charge was calculated as follows: 
Search and retrieval time: 25.25 hours, at $15.00 per hour: 
$ 378.75 
Decision-making time (*after deduction of 5 hours): 7.15 hours,  
$ 142.97 
at $20.00 per hour 
$ 521.72 
Your contentions 
On 29 June 2022, you provided the following submissions regarding the preliminary assessment of 
I draw your attention to Part 4 of the FOI Guidelines which states, at [4.24] (in part): 
An agency or minister cannot impose a charge: 
    • for giving access to an individual’s own personal information (s 7(1) of the Charges 
Section 7(1) of the Charges Regulation states: 

There is no charge in respect of a request for, or for the provision of, access to a document 
that contains personal information of the applicant. 
While the definition of personal information can be quite broad, the OAIC provides guidance 
at https:/ 
Broadly, personal information is "information or an opinion about an identified individual, or 
an individual who is reasonably identifiable". 
Section 7(1) of the Charges Regulation does not specify any threshold quantity of personal 
information of the applicant that a document must contain before it becomes “a document 
that contains personal information of the applicant”. Therefore we must conclude that any 
document that contains any of my personal information is “a document that contains 
personal information of the applicant”. 
Accordingly I urge the department to ensure that the charges exclude any and all documents 
that contain my personal information. There is no evidence before me that the department 
has done so, and thus I contend that the department has wrongly assessed the charge and 
that it should be reduced or not imposed. 
Rather than expending effort determining which of the documents contain my personal 
information, and excluding them from the charges calculation at this late stage, the 
department may decide instead that it would be faster and cheaper to simply not impose the 
charges. This may facilitate access to information promptly and at the lowest reasonable 
cost, as per s 3(4) of the FOI Act. 
My decision 
I am authorised under section 23 of the FOI Act to make internal review decisions. In accordance with 
section 54C of the FOI Act, I am required to make a new decision and decide if a charge is to be 
imposed, and the amount of that charge (if applicable). 
The preliminary charge was calculated based on documents totalling 171 pages falling within the 
scope of your revised request.  
The original decision to impose a charge considered that the documents within scope of your request, 
being internal emails relating to the processing of FOI requests, were non-personal information, as 
they relate primarily to internal agency processes.  
I note the general principle underpinning section 29 of the FOI Act was described by O’Connor J in 
Re Herald & Weekly Times and Secretary, Department of Finance and Administration [2000] AATA 
506. O’Connor J stated: 
Section 29 establishes the prima facie position that charges should be imposed so that the 
applicants contribute to the cost of processing all their requests. 
In Tennant and Australian Broadcasting Corporation [2014] AAT 452, the Tribunal also noted “there 
is an intention that a user pays principle should apply”. 
I consider the original decision to impose a charge was consistent with this prima facie position, having 
regard to the nature of the relevant documents falling within scope of your revised request and the 
time required to process them. As outlined above, the discretion to impose a charge when processing 
non-personal information is provided by the FOI Act and, as a matter of policy, assists agencies with 
costs incurred as a result of processing FOI requests on a reasonable user-pays basis. 
I have reconsidered the relevant documents and formed the view they contain a mix of personal and 
non-personal information and some of that information is about you, albeit indirectly. To the extent 

there is information not specifically about you, that information is likely to either be exempt in full or 
released to you.  
Therefore, in this instance I have decided that it is appropriate not to impose a charge.   
Further assistance 
If you have any FOI questions please email 
Yours sincerely, 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
Information Access Branch | Legal Services Division 
Services Australia 

Attachment A 

Asking for a ful  explanation of a Freedom of Information decision 

Before you ask for a formal review of a freedom of information decision, you can contact us to 
discuss your request. We wil  explain the decision to you. This gives you a chance to correct 
Complaints to the Australian Information Commissioner and Commonwealth Ombudsman  
Australian Information Commissioner 
You may complain to the Australian Information Commissioner concerning action taken by an 
agency in the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act, There is no fee 
for making a complaint. A complaint to the Australian Information Commissioner must be made in 
writing. The Australian Information Commissioner's contact details are: 
Telephone:      1300 363 992 
Commonwealth Ombudsman 
You may also complain to the Commonwealth Ombudsman concerning action taken by an agency 
in the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee for 
making a complaint. A complaint to the Commonwealth Ombudsman may be made in person, by 
telephone or in writing. The Commonwealth Ombudsman's contact details are: 
Phone:             1300 362 072 
The Commonwealth Ombudsman generally prefers applicants to seek review before complaining 
about a decision. 
PAGE 4 OF 4 

Document Outline