This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Correspondence regarding FOI requests made by Justin Warren'.

 PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                       
11 August 2022 
Our reference:  LEX 67435 
Mr Justin Warren 
Only by email: 
Dear Mr Warren,  
Decision on your Freedom of Information Request 
I refer to your request,  dated  and received by Services  Australia  (the  Agency) on  
11 April 2022  for access under the Freedom of Information Act 1982 (the  FOI Act) to  the 
following documents: 
Emails relating to the following FOI requests (excluding attachments, correspondence 
from external third parties, documents you have already received and correspondence 
to or from the AAT and/or OAIC relating to your FOI requests): 
-  2017, https:/ 
(Your reference: LEX 27960) 
-  2018, https:/ 
(Your reference: LEX 34896) 
-  2019, 
(Your reference: LEX 46187) 
-  2020, https:/ 
(Your reference: LEX 55424). 
My decision 
The Agency holds 4 documents (totalling 171 pages) that relate to your request. 
I have decided to grant you part access to 4 documents with some of the content removed. 
I have decided that parts of documents, that you have requested are exempt under the FOI 
Act, including: 
•  material subject to legal professional privilege (section 42) 
•  deliberative matter, the disclosure of which would be contrary to the public interest 
(section 47C) 
•  operational information, the disclosure of which would, or could reasonably  be 
expected to have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of the Agency, and 
PAGE 1 OF 12 

•  personal information of third parties, the disclosure of which would be unreasonable 
and contrary to the public interest (section 47F(1) conditional exemption). 
Please see the schedule at Attachment A to this letter for a detailed list of the documents and 
the reasons for my decision, including the relevant sections of the FOI Act. 
How we wil  send your documents to you 
The documents are attached.  
Please note that pages: 
•  3 – 4 (inclusive) 
•  9 
•  19 
•  22 – 27 (inclusive) 
•  30 – 33 (inclusive) 
•  36 – 40 (inclusive) 
•  42 – 55 (inclusive) 
•  58 – 63 (inclusive) 
•  66 – 70 (inclusive) 
•  72 – 138 (inclusive) 
•  142 – 150 (inclusive) 
•  152 – 156 (inclusive), and  
•  158 – 171(inclusive) 
have no content once exempt and out of scope information has been redacted and therefore 
those pages are blank and not provided. 
You can ask for a review of our decision 
If you disagree with any part of the decision you can ask for a review. There are two ways you 
can do this. You can ask for an internal review from within the Agency, or an external review 
by the Office of the Australian Information Commissioner.  See  Attachment B  for more 
information about how to request a review.  
Further assistance 
If you have any questions please email  
Yours sincerely 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
Information Access Branch | Legal Services Division  
Services Australia 
PAGE 2 OF 12 

 PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                       
Attachment A 
WARREN, Justin - LEX 67435 
FOI Act 
1.  1-  17 
Emails relating to LEX 
Release in part 
s 42 
Legally privileged information deleted under s 42. 
s 47C 
Deliberative material deleted under s 47C. 
s 47E(d) 
Information which would have a substantial adverse effect 
on the operations of the Agency deleted under s 47E(d). 
Staff details deleted under s 22 (out of scope). 
2.  18  -30 
Emails relating to LEX 
Release in part 
s 42 
Legally privileged information deleted under s 42. 
s 47C 
Deliberative material deleted under s 47C. 
s 47E(d) 
Information which would have a substantial adverse effect 
on the operations of the Agency deleted under s 47E(d). 
Staff details deleted under s 22 (out of scope). 
PAGE 3 OF 12 

FOI Act 
3.  31  -141 
Emails relating to LEX 
Release in part 
s 42 
Legally privileged information deleted under s 42. 
s 47C 
Deliberative material deleted under s 47C. 
s 47E(d) 
Information which would have a substantial adverse effect 
s 47F(1) 
on the operations of the Agency deleted under s 47E(d). 
Third party personal information deleted under s 47F(1). 
Staff details deleted under s 22 (out of scope). 
Out of scope material deleted under s 22.  
142 -171  Various 
Emails relating to LEX 
Release in part 
s 42 
Legally privileged information deleted under s 42. 
s 47C 
Deliberative material deleted under s 47C. 
s 47E(d) 
Information which would have a substantial adverse effect 
s 47F(1) 
on the operations of the Agency deleted under s 47E(d). 
Third party personal information deleted under s 47F(1). 
Staff details deleted under s 22 (out of scope). 
Out of scope material deleted under s 22. 
PAGE 4 OF 12 

 PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                       
What you requested 
On 11 April 2022, you requested: 
[A] copy of all emails sent or received by Services Australia—and as it was previously 
known the Department of Human Services—regarding  Freedom of Information 
requests filed by myself, Justin Warren using the RightToKnow service. 
This wil  include all email correspondence internally between staff members (or 
contractors) of the department, and emails sent to or received from external parties. 
Include in the scope all attachments to emails. 
Include in the scope all FOI requests made prior to 10 April 2022… 
On 24 May 2022, I spoke with you about the scope of your request. Following this conversation, 
on 27 May 2022 you revised your request.  
Your revised request was: 
 Emails relating to the following FOI requests (excluding attachments, correspondence 
from external third parties, documents you have already received and correspondence 
to or from the AAT and/or OAIC relating to your FOI requests): 
-  2017, https:/ 
(Your reference: LEX 27960) 
-  2018, https:/ 
(Your reference: LEX 34896) 
-  2019, 
(Your reference: LEX 46187) 
-  2020, https:/ 
(Your reference: LEX 55424). 
Staff details 
Staff details have been redacted in accordance with section 22(1) of the FOI Act. 
What I took into account 
In reaching my decision I took into account: 
•  your original request dated 11 April 2022  
•  your revised request on 27 May 2022 
•  other discussions and correspondence with you regarding the scope of your request 
•  documents falling within the scope of your request 
•  whether the release of material is in the public interest 
PAGE 5 OF 12 

•  consultations with Agency officers about: 
o  the nature of the documents 
o  the Agency's operating environment and functions 
•  guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A of the 
FOI Act (the Guidelines), and 
•  the FOI Act. 
Reasons for my decision 
I am authorised to make decisions under section 23(1) of the FOI Act. 
I have decided that parts of documents you requested are exempt under the FOI Act.  My 
findings of fact and reasons for deciding the exemptions  apply  to  those documents  are 
discussed below.  
Legal professional privilege   
I have applied the exemption in section 42 of the FOI Act to parts of the documents.  
This section of the FOI Act allows the Agency to redact material from a document if it is subject 
to legal professional privilege (LPP).  
The FOI Act does not define LPP, but instead consideration has been given to the common 
law concepts of LPP. 
At common law, courts have held that deciding whether a communication is privileged requires 
consideration of: 
•  whether there is a legal adviser-client relationship 
•  whether the communication was for the purpose of giving or receiving legal advice, or 
use in connection with actual or anticipated litigation 
•  whether the advice given is independent, and 
•  whether the advice given is confidential. 
The documents contain correspondence between Agency employees and government lawyers 
for the purposes of obtaining legal advice on specific matters, informing decision-making and 
action in the relevant legal context, and disclosure would reveal how the advice was relied 
upon. I am satisfied the lawyer was acting in their capacity as a professional legal adviser, the 
communications relate to activities falling within the lawyer’s professional functions, and the 
agency’s Legal Services Division is separate from the agency’s business areas, affording the 
lawyers the necessary independence to support giving legal advice. In each case the person 
providing the legal advice was a legal practitioner. Therefore, the advice was provided by a 
professional legal adviser acting with the required level of independence to the client. 
I am satisfied that privilege has not been waived as the documents have not been distributed 
further than is reasonably necessary for the purpose of providing or obtaining legal services. I 
am also satisfied that the substance of the legal advice contained within the documents has 
not been used in any way which is inconsistent with the maintenance of the confidentiality of 
the advice.  
Further, I am satisfied the Agency’s ability to obtain legal advice on issues would be 
substantially prejudiced if these documents were to be made publicly available through FOI 
PAGE 6 OF 12 

processes. In my view, real harm is likely to result from release of the documents as doing so 
would waive privilege and disclose the approach to the interpretation, analysis and application 
of legislation administered by the Agency. Consequently, the Agency’s ability to obtain 
comprehensive and candid internal legal advice in the future would be substantially prejudiced 
if the Agency waives privilege in documents by making its legal advice publicly available via 
FOI processes. 
For the reasons set out above, I am satisfied the documents are exempt under section 42 of 
the FOI Act. 
Deliberative matter  
Section 47C of the FOI Act provides a document is conditionally exempt if it would disclose 
deliberative matter. Deliberative matter is an opinion, advice or recommendation, or a 
consultation or deliberation that has taken place in the course of, or for the purposes of, the 
deliberative processes of an agency. Material which is operational or purely factual information 
is not deliberative matter. The deliberative exemption also does not apply to reports of scientific 
or technical experts, reports of a body or organisation prescribed by the regulations, or a formal 
statement of reasons.  
I am satisfied the documents contain deliberative matter, being advice and recommendations, 
which have been prepared by Agency subject matter experts relevant to your historical FOI 
requests and internal legal counsel.  Furthermore, I am satisfied the material to which the 
conditional exemption has been applied is not operational information, nor could it be classified 
as such, nor does it constitute purely factual information, and to the extent it may, it is 
intertwined with the deliberative material and is not reasonably practicable to separate.  
There is no exemption, as outlined in subsection 47C(3), that applies to this material, as: 
•  the documents are not a report on scientific or technical matters 
•  the Agency is not a body prescribed by the regulations, and 
•  the material is not a record of formal statement of the reasons for a final decision given 
in the exercise of a power or of an adjudicative function.  
Accordingly, I find that the identified material in the documents is deliberative matter of the type 
captured under section 47C of the FOI Act and is conditionally exempt, in part, under the Act. 
Public interest considerations 
Access to conditionally exempt material must be given unless I am satisfied it would not be in 
the public interest to do so. 
I consider the disclosure of the material would generally promote the objects of the FOI Act 
and facilitate access to government information and processes generally which is in the public 
interest. However, I also consider disclosure could reasonably be expected to inhibit frankness 
and candour between Agency officers during the processing of FOI requests and prejudice the 
Agency’s ability to obtain legal advice or consider matters comprehensively in the future.  
Specifically, disclosure of the section 47C material wil   destroy or diminish the  Agency’s 
methodology and approach to the management of FOI requests and ultimately impede the full 
and frank disclosure between  internal  lawyers or subject matter experts  and  FOI decision 
makers. Ultimately this would deny the FOI decision maker the necessary understanding of 
the matter they are considering, diminishing their capacity to correctly and appropriately 
undertake their obligations and duties in line with the FOI Act.  
PAGE 7 OF 12 

As such, I find the public interest in disclosing the material to which this conditional exemption 
has been applied is heavily outweighed by the public interest against disclosure.  
I have not taken into account any of the irrelevant factors section out in section 11B(4) of the 
FOI Act in making this decision. 
I have deleted the exempt information in the documents and released the remaining material 
in accordance with section 22(1) of the FOI Act.  
Operations of the Agency  
I  have applied the exemption in section 47E(d) of the Act to parts of the documents. The 
information I have found to be conditionally  exempt are the Agency’s  internal  positional 
mailboxes, statistics  and  information relating to Agency  discretionary decision-making 
processes or procedures.   
I note I have not applied this exemption to any positional electronic mailboxes that are publicly 
The  Agency’s purpose is to provide high-quality government services and payments to 
Australians. It is a large, public facing, government organisation with many points of contact 
designed to facilitate its purpose. The Agency has established channels of communication for 
customers and members of the public, which have been put in place to ensure the effective 
management of the significant volume of communication received. Such channels include 
dedicated and externally published positional mailboxes of different business areas within the 
Agency. These have been established to ensure correspondence is directed to the correct 
area and actioned accordingly.    
If internal positional mailbox details were to be made publicly available, correspondence 
received and directed could be mishandled, lost, duplicated or double-handled on account of 
it not being directed to the most appropriate teams through the publicly available 
communication channels.   
Further, the FOI Act does not control or restrict any subsequent use or dissemination of 
information released under the FOI Act. I note any member of the public may use these internal 
positional electronic mailboxes to communicate with the Agency.  Noting the Agency’s 
interactions with the public number in the hundreds of mil ions, diverting people from correct 
channels cannot be appropriately categorised as insubstantial or nominal.   
In addition, I consider that release of statistics and discretionary decision making process and 
procedural  information to you, which is not publicly available, would negatively affect the 
conduct of the operations of the Agency because it would enable customers to circumvent 
established processes for the purpose of obtaining a material benefit.  
This in turn creates a significant risk that the Agency would be unable to correctly service 
members of the public and compromise the Agency’s ability to deliver government payments 
While I have no reason to believe you would misuse the material in question if it were disclosed 
to you, the FOI Act does not control or restrict use or dissemination of the information once 
released in response to an FOI request, so I must consider actions any member of the public 
might take once the information enters the public domain and is available to the world at large.   
PAGE 8 OF 12 

For the reasons outlined above, I am satisfied the positional mailboxes, statistics  and 
discretionary decision-making processes and procedures are conditionally exempt under 
section 47E(d) of the FOI Act. 
Public interest considerations  
Access to conditionally exempt material must be given unless I am satisfied it would not be in 
the public interest to do so.  
I consider the disclosure of the material would generally promote the objects of the FOI Act 
and facilitate access to government information and processes generally which is in the public 
interest.  However, I also consider the disclosure of this information  would prejudice the 
Agency’s ability to effectively and efficiently deliver government payments and manage contact 
with the public, and increase the risk of misdirected communications received by the Agency 
from members of the public, impairing the timely delivery of services and responses to 
As such, I have decided in this instance, the public interest in disclosing the information in the 
above-mentioned documents is outweighed by the public interest against disclosure.    
For the reasons set out above, I am satisfied parts of the documents, as identified in the 
Schedule, are conditional y exempt under section 47E(d) of the FOI Act. 
Unreasonable disclosure of personal information  
I have applied the exemption in section 47F(1) of the FOI Act to parts of documents 3 and 4 
as identified in the Schedule.  
This section of the FOI Act allows the Agency  to redact material from a document if its 
disclosure would result in the unreasonable disclosure of personal information about another 
Personal information is information or an opinion about an identified individual, or an individual 
who is reasonably identifiable. It can include a person's name, address and telephone number. 
I am satisfied documents 3 and 4 contain personal information of other people, namely their 
names and individual FOI request details.  
I am satisfied that the disclosure of the third party personal information would be unreasonable 
as you do not have the consent of these individuals for the release of their personal information, 
the information is private and not available publicly, and the identity of the individuals 
concerned is readily apparent.  
Public interest considerations  
Access to conditionally exempt material must be given unless I am satisfied it would not be in 
the public interest to do so.  
I consider the disclosure of the material would generally promote the objects of the FOI Act, 
which is in the public interest. However, I also consider disclosure  would prejudice the 
individuals’ right to privacy, adversely affect or harm the individuals’ interests and prejudice the 
Agency’s ability to effectively administer FOI obligations. 
As such, I find the public interest in disclosing the material is outweighed by the public interest 
against disclosure.  
PAGE 9 OF 12 

I have not taken into account any of the irrelevant factors set out in section 11B(4) of the FOI 
Act in making this decision.  
PAGE 10 OF 12 

PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                       
Attachment B 
Asking for a ful  explanation of a Freedom of Information decision 

Before you ask for a formal review of a FOI decision, you can contact us to discuss your 
request. We wil  explain the decision to you. This gives you a chance to correct 
Asking for a formal review of an Freedom of Information decision 
If you stil  believe a decision is incorrect, the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act
gives you the right to apply for a review of the decision. Under sections 54 and 54L of the 
FOI Act, you can apply for a review of an FOI decision by: 
1.  an Internal Review Officer in Services Australia (the Agency); and/or 
2.  the Australian Information Commissioner. 
Applying for an internal review by an Internal Review Officer 
If you apply for internal review, a different decision maker to the Agency delegate who made 
the original decision wil  carry out the review. The Internal Review Officer wil  consider all 
aspects of the original decision and decide whether it should change. An application for 
internal review must be: 
•  made in writing 
•  made within 30 days of receiving this letter 
•  sent to the address at the top of the first page of this letter. 
Note: You do not need to fil  in a form. However, it is a good idea to set out any relevant 
submissions you would like the Internal Review Officer to further consider, and your reasons 
for disagreeing with the decision.  
Applying for external review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with the original decision or the internal review decision, you can ask the 
Australian Information Commissioner to review the decision.  
If you do not receive a decision from an Internal Review Officer in the Agency within 30 days 
of applying, you can ask the Australian Information Commissioner for a review of the original 
FOI decision. 
You wil  have 60 days to apply in writing for a review by the Australian Information 
You can lodge your application
Australian Information Commissioner 
PAGE 11 OF 12 

GPO Box 5218 
Note 3: The Office of the Australian Information Commissioner generally prefers FOI 
applicants to seek internal review before applying for external review by the Australian 
Information Commissioner. 
•  If you are applying online, the application form the 'Merits Review Form' is available 
•  If you have one, you should include with your application a copy of the Services 
Australia decision on your FOI request 
•  Include your contact details 
•  Set out your reasons for objecting to the Agency's decision. 
Complaints to the Australian Information Commissioner and Commonwealth 
Australian Information Commissioner 
You may complain to the Australian Information Commissioner concerning action taken by 
an agency in the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act, 
There is no fee for making a complaint. A complaint to the Australian Information 
Commissioner must be made in writing. The Australian Information Commissioner's contact 
details are: 
Telephone:      1300 363 992 
Commonwealth Ombudsman 
You may also complain to the Commonwealth Ombudsman concerning action taken by an 
agency in the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is 
no fee for making a complaint. A complaint to the Commonwealth Ombudsman may be 
made in person, by telephone or in writing. The Commonwealth Ombudsman's contact 
details are: 
Phone:             1300 362 072 
The Commonwealth Ombudsman generally prefers applicants to seek review before 
complaining about a decision. 
PAGE 12 OF 12 

Document Outline