This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'LEX 47367 and LEX 47465 and LEX 47867 and FOI 47338'.


LEX 49383 
 
 
Decision and Statement of reasons issued under the Freedom of 
Information Act 1982 
Decision and reasons for decision of Joshua (Position Number 62336363),  
Information Access Officer, Information Access Unit, Client Access and Rehabilitation Branch, 
Department of Veterans’ Affairs 
 
Applicant: 

 
 
Ms Verity Pane 
 
Decision date: 

 
24 May 2022 
 
FOI reference number: 

LEX 49383 
 
Sent by email: 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Ms Pane, 
Freedom of Information Request: LEX 49383 
Decision 
 
1.  The Department of Veterans’ Affairs (Department) has undertaken a reasonable search of its 
records and has identified five (5) documents relevant to your request. 
 
2.  I have also made a decision to refuse access to the parts of your request for the fol owing 
documents, on the basis that they do not exist: 
 
•  Signed search minute response – LEX 47367 
•  TRIM entries – LEX 47367 
•  Signed search minute response – LEX 47465 
•  Trim entries – Lex 47867 
 
3.  The documents that I have chosen to grant access in part is set out in Schedule 1, together 
with applicable exemption provisions. Where I have decided to grant access in part, I have 
provided access to an edited copy of the documents, modified by deletions in accordance 
with section 22(2) of the Freedom of Information Act 1982 (Cth) (FOI Act).  
 


Authority to make decision 
 
4.  I, Joshua (Position Number 62336363), Information Access Officer, Information Access Unit, 
Client Access and Rehabilitation Branch, am an officer authorised by the Secretary of the 
Department to make decisions about access to documents in the possession of the 
Department in accordance with section 23(1) of the FOI Act.  
 
Summary
 
 
5.  On 3 May 2022, you made a request for access to documents in the possession of the 
Department. Your request sought access to: 
 
 
…I desire copy of the search minutes (excluding documents listed in the schedule, if 
attached), LEX and TRIM entries for LEX 47367 and LEX 47465 and LEX 47867 and 
FOI 47338. 
 
The personal information of any private individual acting in their personal capacity 
(including myself and my email address) are exempt under s 22. 
 
I do not agree to the position titles or names of any official (whether corporate or 
government) acting in those roles from being excluded under s 22… 

 
6.  On 5 May 2022, the Department acknowledged your request via email. 
 
7.  As no extensions of time have been applied to process your request, a decision on your 
request is due by 3 June 2022. 
 
8.  I have decided not to impose a charge in relation to this request, in accordance with 
Regulation 8 of the Freedom of Information (Charges) Regulations 2019. 
 
Material taken into account 
 
9.  In accordance with section 26(1)(a) of the FOI Act, my findings on any material question of 
fact, the material on which those findings were based and the reasons for my decision to 
grant partial access to the documents follows.   
 
10.  I have taken the following material into account in making my decision: 
 
  the terms of your request on 3 May 2022; 
 
  the types of information and documents that are in the Department’s possession; 


 
  searches undertaken by the Department’s information access team; 
 
  the content of the document that fal  within the scope of your request; 
 
  the availability of information relevant to your request, including the practicality and 
time required in which the Department may create a document under section 17 of 
the FOI Act; 
 
  Sections 3, 11 and 11A of the FOI Act which give the Australian community a legally 
enforceable right to obtain access to information held by the Government of the 
Commonwealth. I also considered the following provisions of the FOI Act relevant to 
my decision: 
 
-  Section 11B  Public interest exemption – factors 
-  Section 15  Request for Access 
-  Section 22  Access to edited copies with exempt or irrelevant material deleted 
-  Section 24A  Request may be refused if documents cannot be found or do not exist 
-  Section 47E  Public interest conditional exemptions--certain operations of agencies 
-  Section 47F  Public interest conditional exemptions--personal privacy 
 
  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (FOI Guidelines); 
 
11.  A full extract of all FOI Act provisions used to make my decision are provided in Schedule 3.  
 
Reasons for decision 

 
12.  I have decided to grant access to the documents within the scope of your request, subject to 
the fol owing provisions and exemptions in accordance with the FOI Act: 
 
Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been received 
(section 24A) 
 
13.  Section 24A(1) of the FOI Act provides that an agency  or Minister may refuse a request for 
access to a document if:   
 
(a) 
al  reasonable steps have been taken to find the document; and 
 
(b) 
 the agency or Minister is satisfied that the document:  
 


(i)  is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or 
 
(ii)  does not exist.  
 
14.  Part of your request seeks access to: 
•  Signed search minute responses for LEX 47367 and LEX 47465 
•  Copies of TRIM folders for LEX 47367 and LEX 47867 
 
15.  I am satisfied that al  reasonable steps have been taken to find information relevant to these 
parts of your request, having regard to: 
 
•  the terms of your request; 
 
•  the subject matter of the documents; 
 
•  the current and past file management systems and the practice of orderly 
destruction or removal of documents; 
 
•  the Department’s record management systems and practices; and 
 
•  the individuals and areas within the Department who may be able to assist with 
the location of the information you seek access to. 
 
16.  Despite the reasonable searches undertaken, the Department has been unable to identify 
documents relevant to the parts of your request for the signed search minute responses for 
LEX 47367 and 47465 or TRIM files for LEX 47367 and LEX 47867. A description of the 
searches undertaken to locate the documents which you are seeking to access is at Schedule 
2

 
17.  For these reasons, I am refusing your request for access to documents as described in your 
request in accordance with section 24A(1)(b)(i ) of the FOI Act, on the basis that the 
documents do not exist. 
 
Public interest conditional exemptions--personal privacy (section 47F) 
 
18.  Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
would involve the unreasonable disclosure of personal information about any person 
(including a deceased person). 
 


19.  Section 4 of the FOI Act provides that personal information has the same meaning as in the 
Privacy Act 1988 (Privacy Act). Personal information is defined in section 6 of the Privacy Act 
as: 
 
. information or an opinion about an identified individual, or an individual who is 
reasonably identifiable: 
 
(a) 
whether the information or opinion is true or not; 
 
(b) 
whether the information or opinion is recorded in a material form or not. 
 
20.  The elements of ‘personal information’ are: 
 
(a) 
it relates only to a natural person (not, for example, a company); 
 
(b) 
it says something about the individual; 
 
(c) 
 it may be in the form of an opinion, it may be true or untrue, and it may form 
part of a database; 
 
(d) 
the individual’s identity is known or is reasonably ascertainable using the 
information in the document. 
 
21.  If information is personal information, it will be conditionally exempt if disclosure would be 
‘unreasonable’.  In considering whether disclosure would be unreasonable, section 47F(2) of 
the FOI Act requires me to take into account: 
 
(a) 
the extent to which the information is wel  known; 
 
(b) 
whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
 
(c) 
the availability of the information from publicly accessible sources; and 
 
(d) 
any other matter I consider relevant. 
 
22.  The documents outlined in Schedule 1 contain the names of staff of the Department. 
Contact details of an individual staff member, such as their signature is personal information 
about that person. 


 
23.  The Department has policies and procedures to support staff within its operating 
environment and to meet its obligations as an employer to provide a safe working 
environment. Some policies restrict the amount of identifying information generally 
provided by individual staff members to clients. As outlined above, staff are generally 
required to identify themselves in correspondence with clients by a given name and position 
number. This reduces the likelihood that individuals are reasonably identifiable in a different 
context. For example, it reduces the likelihood that a private social media profile can be 
linked with an individual who is a staff member of the Department. 
 
24.  I consider that disclosure of personal information of individual staff members in the 
document would be unreasonable because it would be inconsistent with Departmental 
policies and procedures designed to support a safe and efficient working environment. 
Additional y, it would be unreasonable because it would be contrary to the expectations of 
those individual staff members, who may rely on those Departmental policies and 
procedures for assurance of their personal privacy. 
 
25.  I consider that disclosure of personal information of individual staff members of the 
Department of Defence would be unreasonable because it would be inconsistent with 
policies and practices across the Commonwealth which are designed to support a safe and 
efficient working environment for members of the Australian Public Service. Further, I 
consider that it would be unreasonable to disclose this information in circumstances where 
staff members have an expectation that their personal privacy wil  be assured. 
 
26.  Accordingly, I have decided that the parts of documents which are listed as exempt in 
accordance with this provision in Schedule 1, meet the criteria for conditional exemption. 
Where a document is assessed as conditionally exempt, access must be given subject to the 
public interest test in accordance with section 11A(5). 
 
Application of the public interest test – sections 47E(c), (d) and 47F 
 
27.  Section 11A(5) of the FOI Act provides that an agency must give the person access to the 
document if it is conditional y exempt at a particular time unless (in the circumstances) 
access to the document would, on balance, be contrary to the public interest.   
 
28.  In order to assess whether release of the exempt material would be contrary to the public 
interest, I considered the fol owing factor which favours disclosure: 
 
(a) 
disclosure would promote the objects of the FOI Act by providing access to 
government held information. 


 
29.  I also considered the fol owing factors which do not favour disclosure: 
 
(a) 
disclosure could be expected to adversely affect the management of staff of the 
Department, resulting in a likely reduction in the capability of the Department to 
efficiently carry out its functions; 
 
(b) 
disclosure could be expected to adversely affect the delivery of services by the 
Department in accordance with its functions; and 
 
(c) 
Disclosure could reasonably be expected to prejudice the protection of an 
individual’s right to privacy, both in relation to the third-party individuals and staff 
of the Department and other commonwealth agencies. 
 
30.  I have placed greater weight on these factors. I consider that disruption of established 
channels for communication and delivery of services would be likely to follow disclosure of 
contact information about individual staff members. I consider that impairment of the 
Department’s ability to efficiently deliver services to veterans and their families could 
reasonably be expected as a result. Further, I consider that there is little public interest in 
the disclosure of information identifying individuals who are, or have been, staff members in 
roles more junior than the Senior Executive Service. Disclosure of that information could 
reasonably be expected to result in interference with the privacy of those individuals by 
enabling them to be identified in their private lives and associated with actions for which the 
Department is responsible. 
 
31.  On balance, I consider the public interest factors against disclosure to be more persuasive 
than the public interest factors favouring disclosure. I am satisfied that the public interest is 
to withhold the exempt material. 
 
32.  I am satisfied that no irrelevant factor has been considered, as set out in section 11B(4) of 
the FOI Act. 
 
Delete exempt or irrelevant material from documents and provide access to edited copies 
(section 22) 
 
33.  The Department may refuse access to a document on the grounds that it is exempt. If so, the 
Department must consider whether it would be reasonably practicable to prepare an edited 
copy of the document for release, that is, a copy with relevant deletions made under 
section 22 of the FOI Act. The Department is under the same obligation to consider 


preparing an edited copy of a document by removing information that would reasonably be 
regarded as irrelevant to the request. 
 
34.  As explained above, some of the documents subject to your request contain 
exempt/irrelevant information. 
 
35.  Further, I have also removed the name of the staff member who compiled the document, 
where it is printed in the top left corner or bottom of the PDF document on the basis that it 
is out of scope or irrelevant because it does not form part of the original document. 
 
36.  On this basis, I have prepared the documents for release by removing the exempt and 
irrelevant material in accordance with section 22 of the FOI Act. The material that has been 
edited for release is marked within the documents as wel  as at Schedule 1
 
Access to documents 
 
37.  The documents released to you in accordance with the FOI Act are enclosed. 
 
Information Publication Scheme 
 
38.  The Information Publication Scheme requires the Department to publish information 
released in response to individual requests made under the FOI Act, except in specified 
circumstances. 
 
39.  In accordance with section 11C(1)(a) of the FOI Act, details of your request and the 
documents issued to you will not be made available in the Department’s FOI Disclosure Log 
as it relates to your professional affairs and it would be unreasonable to publish this 
information. 
 
Your rights of review 

 
40.  If you are dissatisfied with my decision, you may apply for internal review or request the 
Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) review my decision. We 
encourage you to seek internal review as a first step to resolve any concerns you may have. 
 
Internal review 
 
41.  Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the Department for an Internal 
Review of my decision. The Internal Review application must be made within 30 days of the 
date of this letter. Where possible please attach reasons why you believe review of the 


decision is necessary. The internal review will be carried out by another officer within 30 
days. 
 
42.  You can make your application for Internal Review in one of the fol owing ways: 
 
Post:
   
Information Access Unit, 
Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Brisbane QLD 4001 
Email:   
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xx 
 
OAIC review 

 
43.  Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the OAIC to review my decision. An 
application for review by OAIC must be made in writing within 60 days of the date of this 
letter, and be lodged in one of the fol owing ways: 
 
Online: 

www.oaic.gov.au   
Post:   
Director of FOI Dispute Resolution 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Facsimile:  
(02) 9284 9666 
Phone: 
1300 363 992 
Email:  
xxxxx@xxxx.xxx.xx 
 
44.  More information about your review rights under the FOI Act is available in Fact Sheet 12 
published by the OAIC: https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-
complaints/information-commissioner-review/ 
 
 
Contact us 

 
45.  If you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the Information Access 
Unit using the following details: 
 
Online:  
https://www.dva.gov.au/about-us/overview/reporting/freedom-
information/access-information  
 
Post: 
Information Access Unit 
Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Brisbane QLD 4001 
Phone: 
1800 838 372 
Email:   
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xx 
 


Yours sincerely, 
 
Joshua (Position Number 62336363) 
Information Access Unit 
Client Access and Rehabilitation Branch 
Department of Veterans’ Affairs 
 
24 May 2022 
10 


 
LEX 49383 
Schedule 1 
 
 
Schedule of documents 
 
Applicant: 

 
 
Ms Verity Pane 
 
Decision date: 

 
24 May 2022 
 
FOI reference number: 

LEX 49383 
 
 Document  Date of 

Document description 
Page  Decision 
Exemption 
reference  document 
number 
provision 

Various  Combined LEX and Trim entries for LEX 47367, Lex 
35 
Partial 
s 47e, s 47f 
47465, LEX 47867, and LEX 47338 
Release 

N/A 
Signed search minute response – LEX 47367 
n/a 
Access  s 24A(1)(b)(ii) 
Refused 

N/A 
TRIM Entries – LEX 47367 
n/a 
Access  s 24A(1)(b)(ii) 
Refused 

N/A 
Signed search minute response – LEX 47465 
n/a 
Access  s 24A(1)(b)(ii) 
Refused 

N/A 
TRIM Entries – LEX 47867 
n/a 
Access  s 24A(1)(b)(ii) 
Refused 
 
 
 
 

 
11 


 
LEX 49383 
Schedule 2 
 
 
 Summary of document searches 
 
The Department undertook the fol owing to identify any records that fal  within the scope of your 
request (relevant documents). 
 
1.  Searches undertaken 
•  TRIM searches conducted using the client’s name, LEX ID 
•  Consultation with delegate for those cases requesting further support and/or 
information surrounding file locations 
 
 

 
12 


 
LEX 49383 
Schedule 3 
 
 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act 

3   
Objects—general 
(1) 
The objects of this Act are to give the Australian community access to information held by 
the Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, by: 
 
 
(a) 
requiring agencies to publish the information; and 
 
 
(b) 
providing for a right of access to documents. 
(2) 
The Parliament intends, by these objects, to promote Australia’s representative democracy 
by contributing towards the fol owing: 
(a) 
increasing public participation in Government processes, with a view to promoting 
better informed decision-making; 
(b) 
increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s 
activities. 
(3) 
The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that information held 
by the Government is to be managed for public purposes, and is a national resource. 
(4) 
The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be 
performed and exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to 
information, promptly and at the lowest reasonable cost. 
 
11   
Right of access 
(1) 
Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in 
accordance with this Act to: 
 
 
(a) 
a document of an agency, other than an exempt document; or 
 
 
(b) 
an official document of a Minister, other than an exempt document. 
 
(2) 
Subject to this Act, a person’s right of access is not affected by: 
 
 
(a) 
any reasons the person gives for seeking access; or 
(b) 
the agency’s or Minister’s belief as to what are his or her reasons for seeking 
access. 
 
11A    Access to documents on request 
Scope 
 
(1) 
This section applies if: 
(a) 
a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or 
Minister for access to: 
 
 
 
(i) 
a document of the agency; or 
 
 
 
(ii) 
an official document of the Minister; and 
(b) 
any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given 
has been paid. 
 
(2) 
This section applies subject to this Act. 
Note: 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for example the fol owing: 
(a) 
section 12 (documents otherwise available); 
(b) 
section 13 (documents in national institutions); 
(c) 
section 15A (personnel records); 
(d) 
section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 
 
13 

Mandatory access—general rule 
(3) 
The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with 
this Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
(4) 
The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Note: 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or not in response to a request 
(see section 3A (objects—information or documents otherwise accessible)). 
 (5) 
The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally 
exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that 
time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1:  Division 3 of Part IV provides for when a document is conditional y exempt. 
Note 2:  A conditional y exempt document is an exempt document if access to the document would, on balance, be 
contrary to the public interest (see section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3:  Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person access to the document. 
 (6) 
Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is both: 
 
 
(a) 
a conditional y exempt document; and 
 
 
(b) 
an exempt document: 
 
 
 
(i) 
under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
(ii) 
within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt 
document in subsection 4(1). 
 
11B    Public interest exemptions — factors 
Scope 
(1)   
This section applies for the purposes of working out whether access to a conditionally 
exempt document would, on balance, be contrary to the public interest under 
subsection 11A(5). 
(2)   
This section does not limit subsection 11A(5). 
Factors favouring access 
(3)   
Factors favouring access to the document in the public interest include whether access to 
the document would do any of the fol owing: 
(a)   
promote the objects of this Act (including al  the matters set out in sections 3 and 
3A);  
(b)   
Inform debate on a matter of public importance; 
 (c)    promote effective oversight of public expenditure; 
(d)   
allow a person to access his or her own personal information. 
Irrelevant factors 
(4)   
The following factors must not be taken into account in deciding whether access to the 
document would, on balance, be contrary to the public interest: 
(a)   
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government; 
(b)   
access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document; 
(c)   
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made; 
(d)   
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
Guidelines 
14 

(5)   
In working out whether access to the document would, on balance, be contrary to the 
public interest, an agency or Minister must have regard to any guidelines issued by the 
Information Commissioner for the purposes of this subsection under section 93A.  
 
15  

Requests for access (as related to the requirements for requests) 
Persons may request access 
 (1)    Subject to section 15A, a person who wishes to obtain access to a document of an agency 
or an official document of a Minister may request access to the document. 
Requirements for request 
(2)   
The request must: 
(a)   
be in writing; and 
(aa)    state that the request is an application for the purposes of this Act; and 
(b)   
provide such information concerning the document as is reasonably necessary to 
enable a responsible officer of the agency, or the Minister, to identify it; and 
(c)   
give details of how notices under this Act may be sent to the applicant (for 
example, by providing an electronic address to which notices may be sent by 
electronic communication). 
(2A)    The request must be sent to the agency or Minister. The request may be sent in any of the 
following ways: 
(a)   
delivery to an officer of the agency, or a member of the staff of the Minister, at the 
address of any central or regional office of the agency or Minister specified in a 
current telephone directory; 
(b)   
postage by pre-paid post to an address mentioned in paragraph (a); 
(c)   
sending by electronic communication to an electronic address specified by the 
agency or Minister. 
 
22   

Access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted 
Scope 
 
(1) 
This section applies if: 
 
 
(a) 
an agency or Minister decides: 
 
 
 
(i) 
to refuse to give access to an exempt document; or 
(ii) 
that to give access to a document would disclose information that would 
reasonably be regarded as irrelevant to the request for access; and 
(b) 
it is possible for the agency or Minister to prepare a copy (an edited copy) of the 
document, modified by deletions, ensuring that: 
(i) 
access to the edited copy would be required to be given under section 11A 
(access to documents on request); and 
(ii) 
the edited copy would not disclose any information that would reasonably 
be regarded as irrelevant to the request; and 
(c) 
it is reasonably practicable for the agency or Minister to prepare the edited copy, 
having regard to: 
 
 
 
(i) 
the nature and extent of the modification; and 
 
 
 
(ii) 
the resources available to modify the document; and 
(d) 
it is not apparent (from the request or from consultation with the applicant) that 
the applicant would decline access to the edited copy. 
Access to edited copy 
 
(2) 
The agency or Minister must: 
 
 
(a) 
prepare the edited copy as mentioned in paragraph (1)(b); and 
 
 
(b) 
give the applicant access to the edited copy. 
15 

Notice to applicant 
 
(3) 
The agency or Minister must give the applicant notice in writing: 
 
 
(a) 
that the edited copy has been prepared; and 
 
 
(b) 
of the grounds for the deletions; and 
(c) 
if any matter deleted is exempt matter—that the matter deleted is exempt matter 
because of a specified provision of this Act. 
(4) 
Section 26 (reasons for decision) does not apply to the decision to refuse access to the 
whole document unless the applicant requests the agency or Minister to give the applicant 
a notice in writing in accordance with that section. 
 
23   
Decisions to be made by authorised persons 
(1) 
Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may be 
made, on behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer of the 
agency or, subject to the regulations, by an officer of the agency acting within the scope of 
authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
responsible Minister or the principal officer of the agency. 
(2) 
A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or body 
that is specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, authority or 
body by the principal officer of that court, tribunal, authority or body or, subject to the 
regulations, by an officer of that court, tribunal, authority or body acting within the scope 
of authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
principal officer of that court, tribunal, authority or body. 
 
 24A  Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been received  
 
Document lost or non-existent 
(1)   
An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
(a)  al  reasonable steps have been taken to find the document; and 
(b)  the agency or Minister is satisfied that the document:  
(i)  is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or 
(ii) does not exist. 
 
Document 
not received as required by contract 
 
(2)   
An agency may refuse a request for access to a document if: 
(a)  in order to comply with section 6C, the agency has taken contractual measures to 
ensure that it receives the document; and 
(b)  the agency has not received the document; and 
(c)  the agency has taken all reasonable steps to receive the document in accordance with 
those contractual measures. 
 
26   
Reasons and other particulars of decisions to be given 
(1) 
Where, in relation to a request, a decision is made relating to a refusal to grant access to a 
document in accordance with the request or deferring provision of access to a document, 
the decision-maker shall cause the applicant to be given notice in writing of the decision, 
and the notice shal : 
(a) 
state the findings on any material questions of fact, referring to the material on 
which those findings were based, and state the reasons for the decision; and 
(aa) 
in the case of a decision to refuse to give access to a conditionally exempt 
document—include in those reasons the public interest factors taken into account 
in making the decision; and 
Note: 
Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
16 

(b) 
where the decision relates to a document of an agency, state the name and 
designation of the person giving the decision; and 
 
 
(c) 
give to the applicant appropriate information concerning: 
 
 
 
(i) 
his or her rights with respect to review of the decision; 
(ii) 
his or her rights to make a complaint to the Information Commissioner in 
relation to the decision; and 
(iii) 
the procedure for the exercise of the rights referred to in subparagraphs (i) 
and (ii); including (where applicable) particulars of the manner in which an 
application for internal review (Part VI) and IC review (Part VII) may be 
made. 
(1A) 
Section 13 of the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977 does not apply to a 
decision referred to in subsection (1). 
(2) 
A notice under this section is not required to contain any matter that is of such a nature 
that its inclusion in a document of an agency would cause that document to be an exempt 
document. 
(see section 11A). 
 
 47E  Public interest conditional exemptions—certain operations of agencies 
A document is conditional y exempt if its disclosure under this Act would, or could reasonably be 
expected to, do any of the fol owing: 
(a)  
prejudice the effectiveness of procedures or methods for the conduct of tests, 
examinations or audits by an agency; 
(b)  
prejudice the attainment of the objects of particular tests, examinations or audits 
conducted or to be conducted by an agency; 
(c)  
have a substantial adverse effect on the management or assessment of personnel 
by the Commonwealth, by Norfolk Island or by an agency; 
(d)  
have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of an agency. 
Note: Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
 
47F 
Public interest conditional exemptions—personal privacy 
General rule 
(1)  
A document is conditional y exempt if its disclosure under this Act would involve the 
unreasonable disclosure of personal information about any person (including a deceased 
person). 
(2)  
In determining whether the disclosure of the document would involve the unreasonable 
disclosure of personal information, an agency or Minister must have regard to the following 
matters: 
 
 
(a)  
the extent to which the information is well known; 
(b)  
whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
 
 
(c)  
the availability of the information from publicly accessible sources; 
 
 
(d)  
any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
(3)  
Subject to subsection (5), subsection (1) does not have effect in relation to a request by a 
person for access to a document by reason only of the inclusion in the document of matter 
relating to that person. 
Access given to qualified person instead 
 
(4)  
Subsection (5) applies if: 
(a)  
a request is made to an agency or Minister for access to a document of the agency, 
or an official document of the Minister, that contains information concerning the 
applicant, being information that was provided by a qualified person acting in his or 
her capacity as a qualified person; and 
17 

(b)  
it appears to the principal officer of the agency or to the Minister (as the case may 
be) that the disclosure of the information to the applicant might be detrimental to 
the applicant’s physical or mental health, or well-being. 
(5)  
The principal officer or Minister may, if access to the document would otherwise be given 
to the applicant, direct that access to the document, so far as it contains that information, 
is not to be given to the applicant but is to be given instead to a qualified person who: 
(a)  
carries on the same occupation, of a kind mentioned in the definition of qualified 
person in subsection (7), as the first-mentioned qualified person; and 
 
 
(b)  
is to be nominated by the applicant. 
(6)  
The powers and functions of the principal officer of an agency under this section may be 
exercised by an officer of the agency acting within his or her scope of authority in 
accordance with arrangements referred to in section 23. 
 
(7)  
In this section: 
qualified person means a person who carries on, and is entitled to carry on, an occupation 
that involves the provision of care for the physical or mental health of people or for their 
well-being, and, without limiting the generality of the foregoing, includes any of the 
following: 
 
 
(a)  
a medical practitioner; 
 
 
(b)  
a psychiatrist; 
 
 
(c)  
a psychologist; 
 
 
(d)  
a counsellor; 
 
 
(e)  
a social worker. 
Note: Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
18 

Document Outline