Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'NDIA Offsite Data Record Storage Policy and Procedures'.



Our reference: FOI 21/22-1542 
GPO Box 700 
Canberra   ACT   2601 
1800 800 110 
8 July 2022 
ndis.gov.au 
 
Shirley 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Shirley 
 
Freedom of Information request — Notification of Decision 
 
Thank you for your correspondence of 8 May 2022, in which you requested access under 
the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) to documents held by the National Disability 
Insurance Agency (NDIA). 
 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request. 
 
Scope of your request 
You have requested access to documents about the National Disability Insurance Scheme 
(NDIS). Specifically, you requested access to: 
 
Please provide a copy of the NDIA Offsite Data Records Storage Policy and 
Procedures. That is, the specific policy and procedures that guide, manage and 
evaluate the NDIA’s data records stored and/or accessed from the various NDIS 
physical sites or locations. 
 
Decision on access to documents 
I am authorised to make decisions under the FOI Act. My decision on your request and the 
reasons for my decision are set out below.  
 
I have identified 5 documents which fall within the scope of your request.  
 
The documents were identified by conducting searches of NDIA’s systems, using all 
reasonable search terms that could return documents relevant to your request, and 
consulting with relevant NDIA staff who could be expected to be able to identify documents 
within the scope of the request. 
 
I have decided to grant access to 4 documents in full, and one document in part. 
 
In reaching my decision, I took into account the following material: 
•  your correspondence outlining the scope of your request; 
•  the nature and content of the documents falling within the scope of your request; 
•  the FOI Act;  
•  the FOI Guidelines; 
•  consultation with relevant NDIA staff; 
•  factors relevant to my assessment of whether or not disclosure would be in the public 
interest; and 
•  the NDIA’s operating environment and functions. 
 
 
 
1 
Access to edited copies with exempt or irrelevant material deleted (section 22) 
I have identified that documents falling within the scope of your request contain material that 
is irrelevant to your request. The irrelevant material relates to names and contact details of 
NDIA staff. 
 
In accordance with section 22 of the FOI Act, I have considered whether it is possible to 
delete the exempt and irrelevant material from the documents and have concluded that it is 
reasonably practicable to do so. Accordingly, I have prepared an edited copy of the 
documents with the exempt and irrelevant material removed. 
 
Reasons for decision 
Certain operations of agencies (section 47E(d)) 
Section 47E(d) of the FOI Act conditionally exempts a document if its disclosure would, or 
could reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient 
conduct of the operations of an agency. 
 
Documents within the scope of your request contain information relating to certain operations 
of the NDIA, specifically internal guidance given to staff in relation to verifying the identity of 
applicants, internal contact points, and the processes as well as systems used to monitor and 
manage requests received by the NDIA. 
 
The disclosure of this information would reveal methodologies the NDIA uses to assist in 
determining how sufficient proof of identity is established and how requests may be 
monitored and managed using particular systems. Furthermore, disclosing individual contact 
details may jeopardise the use of internal single points of contact.  
 
I am satisfied that the release of this information would potentially result in the public disclosure 
of  internal methodologies that, through improper use, would, or could, lead to individuals 
seeking to circumvent identity checks to fraudulently misrepresent themselves. Additionally, 
system vulnerabilities may be identified in how requests are monitored and managed may 
lead to bad faith actors seeking to exploit or circumvent particular processes. I am satisfied 
that this would substantial y and adversely affect the integrity of the NDIA’s statutory functions 
in relation to the FOI Act.   
 
I am also satisfied that there is a reasonable likelihood of aggrieved members of the public 
seeking to gain advantage over others by using internal points of contact in place of the 
appropriate points of contact and that release of this information could reasonably be expected 
to have an adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations of the Agency, 
namely the Agency’s ability to conduct its operations in a timely and efficient way. 
 
Public interest considerations – section 47E(d) 
Under the FOI Act, access to a document covered by a conditional exemption must be 
provided unless disclosure would be contrary to the public interest.  
 
After considering the public interest factors outlined in section 11B(3) of the FOI Act, I have 
determined that disclosure of the material identified as subject to conditional exemptions would 
provide access to information relating to the applicant. However, I have considered that: 
•  disclosure of the information would not contribute to the publication of information of 
sufficient public interest to justify the likely harm caused by release; 
•  disclosure of the information would not enhance Australia’s representative democracy in 
the ways described in section 11B(3) of the FOI Act; and 
•  disclosure of the information would not inform any debate on a matter of public importance 
or promote oversight of public expenditure. 
 
2 

While there is limited public interest in the disclosure of information conditionally exempt under 
section 47E(d) the harm that would result from disclosure is that it could reasonably be 
expected to prejudice the ability of the NDIA to protect the security and integrity of information 
released by the NDIA, and undermine the effectiveness of processes in relation to the NDIA’s 
statutory functions.  
 
In summary, I am satisfied that the factors against disclosure of the information outweigh the 
factors in favour of disclosure and that, on balance, it would be contrary to the public interest 
to release this information to you. 
 
    
Release of documents 
The documents for release, as referred to in the Schedule of Documents at Attachment A, 
are enclosed. 
 
Rights of review 
Your rights to seek a review of my decision, or lodge a complaint, are set out at Attachment B. 
 
Should you have any enquiries concerning this matter, please do not hesitate to contact me 
by email at xxx@xxxx.xxx.xx. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Kylie 
Senior Freedom of Information Officer 
Parliamentary, Ministerial & FOI Branch 
Government Division 
3 
Attachment A  
Schedule of Documents for FOI 21/22-1542 
Document 
Page 
number 
number 
Description 
Access Decision 
Comments 
1 
1-12 
NDIA Records Management Policy 
PARTIAL ACCESS 
Irrelevant material removed under 
 
Exemption claimed: 
section 22 of the FOI Act. 
Dated: 30 August 2013 
S47E(d) – Certain operations of 
 
agencies 
2 
13-23 
Information and Records Normal 
FULL ACCESS 
Irrelevant material removed under 
Administrative Practice 
section 22 of the FOI Act. 
 
 
Dated: October 2018 
3 
N/A 
Archives Act 1983 
FULL ACCESS 
The web address provides a link to the 
Available: 
Archives Act 1983. Please note the link 
https:/ www.legislation.gov.au/Detail
is for the current version at the date of 
s/C2021C00218 
decision. 
 
This relates to part of your request. 
If you require the document in a 
different format, please contact 
xxx@xxxx.xxx.xx 
 
4 
N/A 
Digital Continuity Policy 2020 
FULL ACCESS 
The web address provides a link to the 
Available: 
Digital Continuity Policy (2020). Please 
https:/ www.naa.gov.au/information-
note the link is current at the date of 
management/information-
decision. 
management-policies/about-digital-
 
continuity-2020-policy  
This relates to part of your request. 
If you require the document in a 
different format, please contact 
xxx@xxxx.xxx.xx 
 
4 
Document 
Page 
number 
number 
Description 
Access Decision 
Comments 
5 
N/A 
Information Management 
FULL ACCESS 
The web address provides a link to the 
Standards 
 
Information Management Standards. 
Available: 
Please note the link is current at the 
https:/ www.naa.gov.au/information-
date of decision. 
management/information-
 
management-standards 
This relates to part of your request. 
 
If you require the document in a 
different format, please contact 
xxx@xxxx.xxx.xx 
 
 
5 

 
Attachment B 
Your review rights 
 
Internal Review 
The FOI Act gives you the right to apply for an internal review of this decision. The review 
wil  be conducted by a different person to the person who made the original decision. 
 
If you wish to seek an internal review of the decision, you must apply for the review, in 
writing, within 30 days of receipt of this letter. 
 
No particular form is required for an application for internal review, but to assist the review 
process, you should clearly outline your grounds for review (that is, the reasons why you 
disagree with the decision). Applications for internal review can be lodged by email to 
xxx@xxxx.xxx.xx or sent by post to: 
  Freedom of Information Section  
Parliamentary, Ministerial & FOI Branch  
Government Division 
National Disability Insurance Agency 
GPO Box 700 
CANBERRA   ACT   2601 
 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
The FOI Act also gives you the right to apply to the Office of the Australian Information 
Commissioner (OAIC) to seek a review of this decision. 
 
If you wish to have the decision reviewed by the OAIC, you may apply for the review, in 
writing, or by using the online merits review form available on the OAIC’s website at 
www.oaic.gov.au, within 60 days of receipt of this letter.  
 
Applications for review can be lodged with the OAIC in the following ways: 
  Online:  www.oaic.gov.au 
Post:  
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Email: 
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
Phone: 
1300 363 992 (local call charge) 
 
Complaints to the Office of the Australian Information Commissioner or the 
Commonwealth Ombudsman 
You may complain to either the Commonwealth Ombudsman or the OAIC about actions 
taken by the NDIA in relation to your request. The Ombudsman wil  consult with the OAIC 
before investigating a complaint about the handling of an FOI request. 
 
Your complaint to the OAIC can be directed to the contact details identified above. Your 
complaint to the Ombudsman can be directed to: 
  Phone:  1300 362 072 (local call charge) 
Email: 
xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Your complaint should be in writing and should set out the grounds on which it is considered 
that the actions taken in relation to the request should be investigated 
1