Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Ethics framework for use of algorithms in NDIS plan funding assessments'.



Our reference: FOI 21/22-1589 
GPO Box 700 
Canberra   ACT   2601 
1800 800 110 
11 July 2022 
ndis.gov.au 
 
 
Imogen 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Imogen 
 
Freedom of Information request — Notification of Decision 
 
Thank you for your correspondence of 15 May 2022, in which you requested access to 
documents held by the National Disability Insurance Agency (NDIA), under the Freedom of 
Information Act 1982 (FOI Act). 
 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request. 
 
Scope of your request 
Please provide the following information under the Freedom of Information Act: 
 
* The date algorithms began being used by the NDIA to assess participants' NDIS 
plan funding. 
* The document that lays out the ethics framework for the use of algorithms in 
assessing participants' NDIS plan funding. (If there have been multiple official 
versions of this document, please provide me with all of them, with the date of their 
creation clearly marked.) 
 
Please note, if such a document does not exist, please do not create one under 
section 16 of the FOI Act. Instead, please confirm that an ethical framework does not 
exist. 
 
Extension of time 
On 1 June 2022, you agreed to a 14-day extension of time under section 15AA of the FOI 
Act, making 29 June 2022 the new date to provide you with a decision on access. 
 
I apologise for the delay in providing you with a decision.  
 
Decision on access to documents 
I am authorised to make decisions under section 23(1) of the FOI Act. My decision on your 
request and the reasons for my decision are set out below.  
 
I have decided to refuse your request for access under section 24A of the FOI Act. The 
reasons for my decision are set out below. 
 
In reaching my decision, I took the following into account: 
•  your correspondence outlining the scope of your request 
•  the FOI Act 
•  the FOI Guidelines published under section 93A of the FOI Act 
•  consultation with relevant officers of the NDIA 
•  the NDIA’s operating environment and functions. 
 
1 

 
Reasons for decision 
Refuse a request for access (section 24A) 
Section 24A of the FOI Act provides that an agency may refuse a request for access to a 
document if all reasonable steps have been taken to find the document and the agency is 
satisfied that the document cannot be found or does not exist.  
 
I have conducted searches of the NDIA’s documents management systems and made 
enquiries with NDIA staff. These enquiries have revealed that the NDIA is not in possession 
of documents matching the scope of your request. This is because the NDIA do not use 
algorithms to assess plan funding.     
 
I am satisfied that all reasonable steps have been taken to locate the documents you have 
requested and that the documents do not exist. I have, therefore, decided to refuse access 
to your request in accordance with section 24A(1)(b)(i ) of the FOI Act. 
 
Rights of review 
Your rights to seek a review of my decision, or lodge a complaint, are set out at 
Attachment B. 
 
Should you have any enquiries concerning this matter, please do not hesitate to contact me 
by email at xxx@xxxx.xxx.xx. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Kylie 
Senior Freedom of Information Officer 
Parliamentary, Ministerial & FOI Branch 
Government Division
2 

 
Attachment A 
Your review rights 
 
Internal Review 
The FOI Act gives you the right to apply for an internal review of this decision. The review 
wil  be conducted by a different person to the person who made the original decision. 
 
If you wish to seek an internal review of the decision, you must apply for the review, in 
writing, within 30 days of receipt of this letter. 
 
No particular form is required for an application for internal review, but to assist the review 
process, you should clearly outline your grounds for review (that is, the reasons why you 
disagree with the decision). Applications for internal review can be lodged by email to 
xxx@xxxx.xxx.xx or sent by post to: 
  Freedom of Information Section  
Parliamentary, Ministerial & FOI Branch  
Government Division 
National Disability Insurance Agency 
GPO Box 700 
CANBERRA   ACT   2601 
 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
The FOI Act also gives you the right to apply to the Office of the Australian Information 
Commissioner (OAIC) to seek a review of this decision. 
 
If you wish to have the decision reviewed by the OAIC, you may apply for the review, in 
writing, or by using the online merits review form available on the OAIC’s website at 
www.oaic.gov.au, within 60 days of receipt of this letter.  
 
Applications for review can be lodged with the OAIC in the following ways: 
  Online:  www.oaic.gov.au 
Post:  
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Email: 
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
Phone: 
1300 363 992 (local call charge) 
 
Complaints to the Office of the Australian Information Commissioner or the 
Commonwealth Ombudsman 
You may complain to either the Commonwealth Ombudsman or the OAIC about actions 
taken by the NDIA in relation to your request. The Ombudsman wil  consult with the OAIC 
before investigating a complaint about the handling of an FOI request. 
 
Your complaint to the OAIC can be directed to the contact details identified above. Your 
complaint to the Ombudsman can be directed to: 
  Phone:  1300 362 072 (local call charge) 
Email: 
xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Your complaint should be in writing and should set out the grounds on which it is considered 
that the actions taken in relation to the request should be investigated 
 
1