This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Business case for the Points Based Activation System'.

  Your Ref   
Our Ref 
LEX 302 
Justin Warren 
By email: 
Dear Justin 
Your Freedom of Information request - charge 
I refer to your request, received by the Department of Education, Skills and Employment 
(department) on 28 May 2022, for access under the Freedom of Information Act 1982 (FOI 
Act) to the fol owing documents: 
- The business case document(s) (or equivalent) for the Points Based Activation System 
activation-system), including any attachments. I request only the final version of the 
document(s) that were submitted for approval of the proposal. 
- Documents constituting a risk register or equivalent documentation describing the risks 

from the proposal, risk ratings, proposed treatments and mitigations, etc. Where multiple 
versions of such documents exist (such as drafts) I only request two versions (if they are 
1.  the version current when the proposal was submitted for approval, and 2. the version 

current on 27 May 2022 at 9am Australia/Melbourne time. 
- Documents, including emails, containing the submission of the proposal for consideration 
and approval. 
- Meeting minutes or equivalent that document approval of the proposal. 

On 10 June 2022, the department acknowledged receipt of your request. In this 
acknowledgement, we stated that we understood your request to be for: 
“The business case document(s) (or equivalent) for the Points Based Activation System 
activation-system), including any attachments. I request only the final version of the 
GPO Box 9880, Canberra ACT 2601 | Phone 1300 488 064 | | ABN 12 862 898 150 

document(s) that were submitted for approval of the proposal”. We have interpreted this as 
referring to the final version of the document(s), including any attachments, that the 
department submitted for the final approval of the Points Based Activation System as part of 
the New Employment Services Model. 
“Documents constituting a risk register or equivalent documentation describing the risks from 
the proposal, risk ratings, proposed treatments and mitigations, etc. Where multiple versions 
of such documents exist (such as drafts) I only request two versions (if they are different): the 
version current when the proposal was submitted for approval, and 2. the version current on 
27 May 2022 at 9am Australia/Melbourne time”. 
“Documents, including emails, containing the submission of the proposal for consideration 
and approval”. We have interpreted this as referring to documents, including emails, 
containing the submission of the final proposal for approval of the Points Based Activation 
System as part of the New Employment Services Model. 
“Meeting minutes or equivalent that document approval of the proposal”. 
We have 
interpreted this as referring to meeting minutes (or equivalent documents) that document 
the approval of the department’s final proposal to proceed with the Points Based Activation 
System as part of the New Employment Services Model. 
On 13 June 2022, in your email response to the department, you stated that “the scope you 
have identified appears to be accurate based on the information that is publicly available 
about what the PBAS program is called”. 
I have drafted the preliminary estimate of charge based on the above interpretation of your 
Preliminary assessment of the charge 
Under the FOI Act, I have decided that you are liable to pay a charge for the processing of 
your request. My preliminary assessment of the charge is $370.00 calculated as follows: 
Search and retrieval time: 8 hours, at $15.00 per hour 
Decision-making time, including consultation with relevant third parties, after 
deduction of 5 hours*: 12.5 hours, at $20.00 per hour 
*The FOI Act provides that the first five hours of decision-making time are free of charge and this is reflected in 
the calculation. 
I am advised that the department has in its possession approximately 10 documents with 
approximately 170 pages relevant to your request. 

Required action 
If you would like the department to continue processing your request, you must notify the 
department in writing within 30 days of receiving this notice that you: 
•  agree to pay the charge 
•  wish to contend that the charge has been wrongly assessed, should be reduced or 
not imposed or both or 
•  withdraw your request. 
If you do not respond within 30 days, your request wil  be taken to have been withdrawn by 
the operation of the FOI Act.  
Option - pay the charge 
As the charge exceeds $25, you are required to pay a deposit of $92.50 within 30 days of 
receiving this notice. You may elect to pay the charge in full at this point. 
Payment can be made by credit card by completing the attached credit card authorisation 
and sending a scanned copy to 
If you are unable to pay by credit card, please contact us on the above email. 
Please note that the charge is a fee for processing your request, not a payment for access to 
documents. Payment of the charge does not guarantee you access to any or al  of the 
documents you have requested. Access to documents wil  be considered by the decision 
maker in accordance with the FOI Act. 
Option - seek reduction or non-imposition of the charge 
If you want to ask the department to reduce or not to impose the charge, you should tel  us 
why and give us evidence to support your reasons. You may wish to tell us: 
•  whether paying the charge would cause you financial hardship and/or 
•  whether access to the documents is in the general public interest or in the interest 
of a substantial section of the public. 
We must take these matters into account in deciding whether or not to reduce or not 
impose the charge. 

Time limits for processing your request 
Under the FOI Act, the time limit for processing your request is suspended from today until 
the day fol owing payment of the charge (in full or the required deposit) or, if applicable, the 
day following a decision not to impose the charge. 
To assist you, I have set out the relevant sections of the FOI Act at Attachment A
Further assistance 
As an alternative, you may wish to consider revising the scope of your request. If you would 
like to discuss this, please email 
Yours sincerely 
Authorised decision maker 
Department of Education, Skills and Employment 
16 June 2022    

Attachment A 
Relevant sections of the Freedom of Information Act 1982 
Section 29(1) of the FOI Act provides that, where the department decides that an applicant is 
liable to pay a charge in respect of a request for access to a document, or the provision of 
access to a document, the department must give the applicant written notice. The notice 
must state, among other things, that the applicant must within 30 days after the notice was 
given tell the department in writing that the applicant: 
•  agrees to pay the charge 
•  wishes to contend that the charge has been wrongly assessed or should be reduced 
or not imposed or both or 
•  wishes to withdraw the request. 
Under section 29(2) of the FOI Act, if the applicant does not do one of these things within 30 
days, the request wil  be taken to have been withdrawn. 

Attachment B 
Credit Card Authorisation 
Use this form to pay a Freedom of Information charge by credit card 
Applicant's details 
Phone number 
Credit card details 
Credit card type 
Card holder's name 
Credit card number 
Expiry date 
CCV number 
Privacy statement 
Your personal information is col ected by the Department of Education, Skil s and Employment for the 
purposes of processing the payment of a charge imposed under the Freedom of Information Act 1982 
and related purposes. If you do not provide some or all of the information requested, the department 
may be unable to process your credit card payment. Your personal information may be disclosed to 
other parties where you have agreed, or where it is otherwise permitted by law. The department's 
Privacy Policy, including information about how to make a complaint and access to and correction of 
your personal information, can be found at 

Document Outline