This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Business case for the Points Based Activation System'.

Our Ref  LEX302 
Justin Warren 
Right to Know 
By email: 
Dear Mr Warren 
Your Freedom of Information request - charge decision 
I refer to your request, received by the former Department of Education, Skills and 
Employment on 28 May 2022, for access under the Freedom of Information Act 1982 (FOI 
Act) to the fol owing documents: 
“The business case document(s) (or equivalent) for the Points Based Activation System 
, including any attachments. I request only the final version of the 
document(s) that were submitted for approval of the proposal. 

- Documents constituting a risk register or equivalent documentation describing the 
risks from the proposal, risk ratings, proposed treatments and mitigations, etc. Where 
multiple versions of such documents exist (such as drafts) I only request two versions 
(if they are different): 
1.  the version current when the proposal was submitted for approval, and 2. the 

version current on 27 May 2022 at 9am Australia/Melbourne time. 
- Documents, including emails, containing the submission of the proposal for 

consideration and approval. 
- Meeting minutes or equivalent that document approval of the proposal.” 
Transfer of FOI request 
As advised on 8 July 2022, due to recent machinery of government changes, from 1 July 
2022, the former Department of Education, Skil s and Employment became the Department 
of Education and a newly created department, the Department of Employment and 
GPO Box 9828, Canberra ACT 2601 | Phone 1300 488 064 | | ABN 96 584 957 427 

Workplace Relations (department) assumed responsibility for the skills and employment 
portfolios.  As the subject matter of your request is more closely connected with the 
department’s functions, the department has accepted a ful  transfer of your request 
pursuant to section 16 of the FOI Act.  
My decision 
I have been appointed decision-maker on your request and have decided to affirm the 
preliminary charge of $370. Please refer to the notice of charge dated 16 June 2022 for 
options on how to pay the balance of the charge. 
The reasons for my decision, including relevant sections of FOI Act, are set out at 
Attachment A
You can ask for a review of my decision 
If you disagree with any part of the decision, you can ask for a review. There are two ways 
you can do this. You can ask for an internal review by the department or an external review 
by the Australian Information Commissioner. 
You can find information about your rights of review under the FOI Act, as well as 
information about how to make a complaint at Attachment B
Further assistance 
If you have any questions, please email 
Yours sincerely 
Authorised decision maker 
Department of Employment and Workplace Relations 
19 July 2022 

Attachment A 
What you requested  
“The business case document(s) (or equivalent) for the Points Based Activation System 
, including any attachments. I request only the final version of the 
document(s) that were submitted for approval of the proposal. 

- Documents constituting a risk register or equivalent documentation describing the 
risks from the proposal, risk ratings, proposed treatments and mitigations, etc. Where 
multiple versions of such documents exist (such as drafts) I only request two versions 
(if they are different): 
1.  the version current when the proposal was submitted for approval, and 2. the 

version current on 27 May 2022 at 9am Australia/Melbourne time. 
- Documents, including emails, containing the submission of the proposal for 

consideration and approval. 
- Meeting minutes or equivalent that document approval of the proposal.” 
What I took into account 
In reaching my decision, I took into account: 
•  your original request dated 28 May 2022 
•  departmental discussions and correspondence with you 
•  the documents that fal  within the scope of your request 
•  consultations with departmental officers about the nature of the documents and the 
operating environment and functions of the department 
•  consultation with another Commonwealth Government agency about documents 
which contain information concerning it 
•  the guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (FOI Guidelines) 
•  the Freedom of Information (Charges) Regulations 2019 (FOI Regulations) 
•  the FOI Act. 
GPO Box 9828, Canberra ACT 2601 | Phone 1300 488 064 | | ABN 96 584 957 427 

Reasons for my decision 
I am authorised to make decisions under section 23(1) of the FOI Act. 
I have decided to affirm the charge of $370. My findings of fact and reasons for this decision 
are discussed below. 
Preliminary assessment of charge 
As a preliminary matter, I have reviewed the calculation of the charge. 
On 16 June 2022, the former decision-maker at the Department of Education, Skills and 
Employment advised you that there were approximately 10 documents relevant to your 
request. The preliminary assessment of the charge was calculated as follows: 
S earch and retrieval time: 8 hours, at $15.00 per hour 
Decision-making time (*after deduction of 5 hours): 12.5 hours, at $20.00 per 
$ 370 
*The FOI Act provides that the first five hours of decision-making time are free of charge and this is reflected in 
the calculation. 
Since you were notified of the preliminary estimate of the charge, I have identified a further 
seven documents within the scope of your request, bringing the total amount of pages to 
266 pages. This material was not originally included in the preliminary estimate provided to 
you on 16 June 2022.  Given the additional number of documents identified, this increases 
the processing charge to $513. 
I have considered the actual cost of processing your request, for the purposes of considering 
whether to adjust the amount of the charge under regulation 10 of the FOI Regulations. In 
light of the additional material identified as being within  the scope of your request, I am 
satisfied that the actual cost of processing your request is more than the preliminary 
estimate of the charge and accordingly, no adjustment is necessary. 
Your contentions 
On 20 June 2022, you contended that the charge for processing your request under the 
FOI Act should be reduced or not imposed on public interest grounds. Specifically, your 
correspondence provided that: 
“…all charges in relation to this request be waived on public interest grounds. 
The scope and scale of employment support services affects a large proportion of the 
Australian populace at any one time. The efficient and effective use of public 
resources to provide employment support services is a matter that should be open to 
public scrutiny, discussion, comment, and review…. The program wil  also affect a 
substantial section of the public, and it is therefore in their interest that they are able 
to scrutinise, discuss, comment, and review the business case used to justify the 
system that wil  directly affect them.” 


Financial hardship 
Under section 29(5)(a) of the FOI Act, I am required to consider whether payment of the 
charge would cause financial hardship to you. 
Paragraph 4.101 of the FOI Guidelines relevantly provides: 
Financial hardship exists when payment of the debt would leave you unable to provide food, 
accommodation, clothing, medical treatment, education or other necessities for yourself and 
your family, or other people for whom you are responsible. 
The FOI Guidelines further provide that an applicant relying on the grounds of financial 
hardship would ordinarily be expected to provide some evidence of financial hardship, such 
as receipt of an income support payment or evidence of income, debts or assets. In this 
regard, I note that you have provided no such evidence and accordingly, I am not satisfied 
that the payment of the charge would cause financial hardship to you. 
Public interest 
Under section 29(5)(b) of the FOI Act, I am required to consider whether giving access to the 
documents would be in the general public interest or the interest of a substantial section of 
the public. 
Paragraph 4.107 of the FOI Guidelines relevantly provides: 
An applicant relying on s 29(5)(b) should identify or specify the general public interest or the 
substantial section of the public that would benefit from this disclosure (s 29(1)(f)(ii)). This 
may require consideration both of the content of the documents requested and the context 
in which their public release would occur. Matters to be considered include whether the 
information in the documents is already publicly available, the nature and currency of the 
topic of the public interest to which the documents relate, and the way in which a public 
benefit may flow from the release of the documents. 
The FOI Guidelines also provide that there is no presumption that the public interest test is 
satisfied by reason only that the applicant is a Member of Parliament, a journalist or a 
community or non-profit organisation. Further, the FOI Guidelines provide that it is 
necessary to go beyond the status of the applicant and to look at other circumstances. 
I have taken into account your submissions in relation to the Points Based Activation System 
and your views concerning the relevance of this to the general public interest, or a 
substantial section of the public. 
I accept that there is a broad public interest in the material within the scope of your request, 
including that the documents relate to a decision by the department that has been a topic of 
public interest or discussion, and disclosure of the documents would inform the public as to 
why or how the decision was made. 
Whilst there is a public interest in the release of information within the scope of your 
request, I have balanced this against a number of countervailing factors, which are discussed 

I note that some of the documents you have requested contain Cabinet-related material, 
and I do not consider that the release of such material, at this time, is in the general public 
interest, or the interest of a substantial section of the public. I consider that this factor 
mitigates against non-imposition of the charge. 
I have also had regard to the resource implications for the department in processing your 
FOI request. The department was required to undertake extensive searches to locate 
documents relevant to your request. In addition, as part of the decision making process, the 
department wil  be required to examine and consider each page captured by the scope of 
your request to make a decision on access, undertake consultation with the Department of 
the Prime Minister and Cabinet and departmental officers, and prepare a statement of 
reasons for the decision. 
On balance, and after taking all of the above into account, I have decided that whilst there is 
a broad public interest in the documents, a waiver or reduction of the charge is not 
appropriate in this instance, as the preliminary charge of $370 does not include the 
additional seven documents that were identified after the charge was notified. Any 
reduction in the charge due to the public interest in the documents is mitigated by the 
resource implications for the department in making a decision on access in relation to the 
additional seven documents (totalling 103 pages). 
I have decided that, in this instance, it is appropriate to affirm the charge. 

Attachment B 
Asking for an explanation of an FOI decision 
Before you ask for a formal review of an FOI decision, you can contact us and we will explain 
the decision to you. 
Asking for a formal review of an FOI decision 
If you still believe the decision is incorrect, the FOI Act gives you the right to apply for a 
review of the decision. Under sections 54 and 54L of the FOI Act, you can apply for a review 
of an FOI decision by: 
•  an internal review officer in the department and/or 
•  the Australian Information Commissioner. 
There are no fees for applying for a formal review. 
Applying for an internal review by an internal review officer 
If you apply for internal review, a different decision maker to the decision maker who made 
the original decision will review your request. The internal review decision maker will 
consider all aspects of the original decision afresh and decide whether the decision should 
An application for internal review must be made in writing within 30 days of receiving this 
letter. You can lodge your application: 
  Commercial and Information Law Branch 
Department of Employment and Workplace Relations 
Location Code: C50MA1 
GPO BOX 9828 
CANBERRA   ACT   2601 
Applying for external review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with the original decision or the internal review decision, you can ask the 
Australian Information Commissioner to review the decision. 
You will have 60 days to apply in writing for a review by the Australian Information 

You can lodge your application in one of the following ways: 
Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
Complaints to the Australian Information Commissioner 
Australian Information Commissioner 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by an 
agency in the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act. 
A complaint to the Australian Information Commissioner must be made in writing and can be 
lodged in one of the fol owing ways: 
Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 

Document Outline