This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Business case for the Points Based Activation System'.

Our ref: LEX 418 
Mr Justin Warren 
By email: 
Dear Mr Warren  Freedom of Information – Internal review decision - Charges 
1.  I refer to your email of 19 August 2022 requesting an internal review of the Department of 
Employment and Workplace Relations’ (the department’s) charges decision dated 19 July 2022 
made under section 29(4) of the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act). 
2.  I am authorised to make decisions in respect of FOI requests under section 23(1) of the FOI Act.  
3.  Your internal review application was made outside the 30-day statutory timeframe (specified in 
section 54B of the FOI Act). However, I have decided to exercise my discretion to grant you an 
extension of time and accept your application. 
Decision summary 
4.  I have decided to vary the charges decision dated 19 July 2022, by reducing the charge amount 
by 50%. This means that the amount of charge you are liable to pay is $185. 
5.  The reasons for my decision are set out at Attachment A
Partial refund of charges paid 
6.  The department will arrange to refund your credit card in the amount of $185.00. 
Rights of review 
7.  I have enclosed information about your rights of review under the FOI Act at Attachment B.   
8.  Should you have any questions, please do not hesitate to contact me via email at  
GPO Box 9828, Canberra ACT 2601 | Phone 1300 488 064 | | ABN 96 584 957 427 

Yours sincerely 
Authorised decision maker 
Freedom of Information Team 
Department of Employment and Workplace Relations 
19 September 2022 

Attachment A 
1.  On 10 June 2022, the former Department of Education, Skills and Employment (DESE) received 
your request for access to the following documents under the FOI Act. Following machinery of 
government changes, your request was transferred to this department pursuant to section 16 of 
the FOI Act. 
2.  The scope of your request (which was clarified with and confirmed by you in your email of 
13 June 2022) is as follows: 
Terms of your request 
Interpretation of the request 
'The business case document(s) or equivalent  Final version of the documents, including any 
for the Points Based Activation System 
attachments, that the department submitted 
for the final approval of the Points Based 
Activation System as part of the New 
Employment Services Model. 
system), including any attachments. I 
request only the final version of the 
document(s) that were submitted for 
approval of the proposal." 
"Documents constituting a risk register or 
As per the terms of the request. 
equivalent documentation describing the 
risks from the proposal, risk ratings, 
proposed treatments and mitigations, etc. 
Where multiple versions of such documents 
exist (such as drafts) I only request two 
versions (if they are different): 
1. the version current when the proposal 
was submitted for approval, and  
2. the version current on 29 May 2022 at 
9am Australia/Melbourne time." 
"Documents, including emails containing the  Documents, including emails, containing the 
submission of the proposal for consideration  submission of the final proposal for approval 
and approval." 
of the Points Based Activation System as part 
of the New Employment Services Model. 
"Meeting minutes or equivalent that 
Meeting minutes (or equivalent documents) 
document approval of the proposal." 
that document the approval of the 
department's final proposal to proceed with 
the Points Based Activation System as part of 
the New Employment Services Model. 

3.  On 13 June 2022, you advised by email that the scope of your request also includes staff names, 
signatures, position titles, identification numbers and contact details. 
4.  On 16 June 2022, the former DESE advised you that the preliminary estimate of the charge for 
processing your request was $370. On 20 June 2022, you contended that the charge should be 
reduced or not imposed. 
5.  On 8 July 2022, the department advised you that fol owing machinery of government changes, 
your request had been transferred to this department pursuant to section 16 of the FOI Act. 
6.  On 19 July 2022, the department notified you of its charges decision under section 29(4) of the 
FOI Act, to affirm the preliminary charge of $370. On 19 August 2022, you requested an internal 
review of the charges decision. 
7.  In accordance with section 54 of the FOI Act, FOI applicants have a right to apply for internal 
review of an ‘access refusal decision’, as defined in section 53A of the FOI Act. An access refusal 
decision includes a decision relating to the imposition of a charge or the amount of a charge.  
8.  In reaching my decision, I took the following material into account: 
•  the charges decision dated 19 July 2022 
•  your correspondence dated 19 August 2022 seeking internal review of the department’s 
charges decision 
•  the documents that fal  within the scope of your request 
•  the FOI Act 
•  the Freedom of Information (Charges) Regulations 2019 (FOI Regulations
•  the guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A of 
the FOI Act (the FOI Guidelines). 
9.  I understand your internal review application relates to the imposition of the charge. You have 
not made any contentions in relation to the calculation of the charge. 
10. Section 29 of the FOI Act relevantly provides: 
(4)  Where the applicant has notified the agency or Minister, in a manner mentioned in 
subparagraph (1)(f)(i ), that the applicant contends that the charge should be reduced or not 
imposed, the agency or Minister may decide that the charge is to be reduced or not to be 
(5)  Without limiting the matters the agency or Minister may take into account in determining 
whether or not to reduce or not impose the charge, the agency must take into account: 
(a)  whether the payment of the charge, or part of it, would cause financial hardship to the 
applicant, or to a person on whose behalf the application was made; and 
(b)  whether the giving of access to the document in question is in the general public interest 
or in the interest of a substantial section of the public. 
11. My consideration as to whether the charge amount of $370 should be waived or reduced is 
addressed below. 

link to page 5 Financial hardship 
12. You have not contended that the charge should be waived or reduced on financial hardship 
grounds. In the absence of any evidence indicating that this is the case, I am not satisfied that 
payment of the charge has caused you financial hardship. 
Public interest 
13. In your correspondence of 20 June 2022, you contended that the charge should be reduced or 
not imposed on public interest grounds. In particular, you submitted: 
"The scope and scale of employment support services affects a large proportion of the 
Australian populace at any time. The efficient and effective use of public resources to 
provide employment support services is a matter that should be open to public scrutiny, 
discussion, comment and review… The program wil  also affect a substantial section of the 
public, and it is therefore in their interest that they are able to scrutinise, discuss, comment, 
and review the business case used to justify the system that wil  directly affect them." 
14. A decision to reduce or not impose a charge requires consideration of whether the provision of 
access to the documents the subject of the request is in the general public interest, or in the 
interest of a substantial section of the public. In other words, there must be a benefit flowing 
generally to the public or a substantial section of the public from disclosure of the documents in 
question. This requires me to consider the nature of the documents and the context of their 
15. The documents relating to your FOI request contain information concerning the Points Based 
Activation System (PBAS). I acknowledge that the subject matter of your request is a matter of 
general interest to the public, or at least a substantial section of the public, including job seekers 
in receipt of income support payments. 
16. However, I also consider the degree of benefit flowing to the public would not necessarily result 
in a material contribution to public scrutiny, discussion, comment and review, having regard to: 
•  the particular nature of certain information in the documents 
•  the fact that the material in the documents is unlikely to shed any meaningful light on 
the efficient and effective use of public resources to provide employment support 
•  the considerable amount of information in relation to PBAS that is already publicly 
available material 
Other relevant considerations 
17. Although the FOI Act provides for a discretion to reduce or waive charges in appropriate 
circumstances, the general principle underpinning the charges mechanism in section 29 has 
been described by the Administrative Appeals Tribunal (AAT) as follows1
Section 29 establishes a prima facie position that charges should be imposed so that 
Applicants contribute to the cost of processing all their requests. 
Re Herald & Weekly Times and Secretary, Department of Finance and Administration [2000] AATA 506 at [48]. 

link to page 6 18. The AAT has also held, when considering the principles and factors in relation to the reduction or 
waiver of FOI processing charges2
One such matter is the intention discernible in the imposition of the charge that the amount 
should reflect the time and effort involved in accessing the requested documents… In other 
words, there is an intention that a user pays principle should apply. 
19. I have considered the considerable time, effort, and resourcing impact involved in processing 
your request, having regard to the nature and complexity of the documents and information 
contained therein, as well as extensive internal consultation and with the Department of the 
Prime Minister and Cabinet which was not factored into the calculation of the charge. 
20. I have also taken into account the fact that the charge amount does not take into account the 
processing of an additional seven documents (comprising 103 pages) that were identified 
through searches following the issue of the preliminary estimate of charge notice. In effect, you 
have already received the benefit of having these documents processed without an additional 
charge being imposed. 
Reduction in charges 
21. Having weighted the factors outlined above, I consider that it would be appropriate in the 
circumstances to reduce the charge by 50%. This balances the public interest in providing access 
to documents, with the resource impact to the department in processing the request (including 
documents and processing tasks that were not factored into the charge calculation). 
22. Applying the 50% reduction on public interest grounds, I have decided that you are now liable 
for a charge in the amount of $185. This amount wil  be deducted from the amount already paid 
and the balance refunded to you. 
Tennant and Australian Broadcasting Corporation [2014] AAT 452 at [14]-[15]. 

Attachment B 
Applying for external review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with this decision, you can ask the Australian Information Commissioner to 
review the decision. 
You will have 30 days to apply in writing for a review by the Australian Information Commissioner. 
You can lodge your application in one of the following ways: 
Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
Complaints to the Australian Information Commissioner 
Australian Information Commissioner 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by an agency in 
the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act. 
A complaint to the Australian Information Commissioner must be made in writing and can be lodged 
in one of the following ways: 
Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218