This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Third party consultation in LEX 47267'.


LEX 53928 
 
 
Decision and Statement of reasons issued under the Freedom of 
Information Act 1982 
Decision and reasons for decision of Ramona (Position Number 62336362), Assistant Director, 
Information Access Unit, Client Access and Rehabilitation Branch, Department of Veterans’ 
Affairs 
 
Applicant: 

 
 
Verity Pane 
 
Decision date: 

 
11 October 2022 
 
FOI reference number: 

LEX 53928 
 
Sent by email: 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Ms Pane 
Freedom of Information Request: LEX 53928 
Decision 
 
1.  The Department of Veterans’ Affairs (Department) has undertaken a reasonable search of its 
records and has identified one (1) document relevant to your request. 
 
2.  I have made a decision to grant partial access to the document. 
 
3.  The document that I have chosen to grant access to is set out in Schedule 1. Where I have 
decided to remove material irrelevant to your request, I have provided access to an edited 
copy of the document, modified by deletions in accordance with section 22(2) of the 
Freedom of Information Act 1982 (Cth) (FOI Act). 
 
Authority to make decision
 
 
4.  I, Ramona (Position Number 62336362), Assistant Director, Information Access Unit, Client 
Access and Rehabilitation Branch, am an officer authorised by the Secretary of the 
Department to make decisions about access to documents in the possession of the 
Department in accordance with section 23(1) of the FOI Act.  
 


Summary 
 
5.  On 14 September 2022, you made a request for access to documents in the possession of 
the Department. Your request sought access to: 
 
‘… This FOI made on 4 July for "copies of all documents held by DVA about the third party 
consultations carried out in LEX 47267, as wel  as copy of the LEX entries for LEX 47267, to 
be provided to me in the form of PDF files sent directly to this email", on which DVA made 
another third party consultation claim, was required to have a decision given on 2 
September. 
 
For the purposes of the FOI Act I want copy of the LEX entries for this FOI of 4 July that has 
now gone deemed, since DVA has given no explanation for its failure to give decision.’ 

 
6.  On 29 September 2022, the Department acknowledged your request via email. 
 
7.  As no extensions of time have been applied to process your request, a decision on your 
request is due by 14 October 2022. 
 
Material taken into account 
 
8.  In accordance with section 26(1)(a) of the FOI Act, my findings on any material question of 
fact, the material on which those findings were based and the reasons for my decision to 
grant partial access to the document fol ows.   
 
9.  I have taken the following material into account in making my decision: 
 
  the terms of your request on 14 September 2022; 
 
  the types of information and documents that are in the Department’s possession; 
 
  the content of the document that fal s within the scope of your request; 
 
  Sections 3, 11 and 11A of the FOI Act which give the Australian community a legally 
enforceable right to obtain access to information held by the Government of the 
Commonwealth. I also considered the following provisions of the FOI Act relevant to 
my decision: 
 
-  Section 11B  Public interest exemption – factors 
-  Section 15  Request for Access 
-  Section 22  Access to edited copies with exempt or irrelevant material deleted 


-  Section 47E  Public interest conditional exemptions--certain operations of agencies 
-  Section 47F  Public interest conditional exemptions--personal privacy 
 
  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (FOI Guidelines). 
 
10.  A full extract of all FOI Act provisions used to make my decision are provided in Schedule 2.  
 
Reasons for decision 

 
11.  I have decided to grant partial access to the document within the scope of your request. 
 
Public interest conditional exemptions--certain operations of agencies (sections 47E(c) and 
47E(d)) 
 
12.  The document within the scope of your application contains the names and contact 
information of staff of the Department, and information relating to the operations of the 
agency. I have decided that sections 47E(c) and 47E(d) apply to this material, as identified in 
Schedule 1
 
13.  Section 47E(c) conditional y exempts documents where disclosure would, or could 
reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the management or 
assessment of personnel by the Commonwealth or an agency. Management of personnel by 
the Department includes, among other things, human resources policies and activities, 
recruitment, and work health and safety. 
 
14.  Section 47E(d) conditionally exempts documents where disclosure would, or could 
reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient 
conduct of the operations of an agency. 
 
15.  The Department has policies and procedures to support staff within its operating 
environment and to meet its obligations as an employer to provide a safe working 
environment. Some policies restrict the amount of identifying information generally 
provided by individual staff members to clients. For example, staff are generally required to 
identify themselves in correspondence with clients by a given name and position number. 
This is consistent with the approach taken by other Commonwealth agencies with similar 
functions, including provision of support services and administration of statutory benefits 
schemes. 
 


16.  Implementation of these policies provides staff at more junior levels with confidence that 
they will not be inappropriately named or contacted in relation to actions taken in the 
course of their routine work for the Department. 
 
17.  Disclosure of identifying information about staff members contained within the document 
would be inconsistent with these Departmental policies. Knowledge that identifying 
information about them may be disclosed in documents accessed under the FOI Act would 
be likely to undermine the confidence of staff in Departmental policies intended to support 
their work health and safety. Staff concern about inappropriate contact and the potential for 
harassment by clients is based on known instances of such things occurring. For example, 
public identification of individual staff members in an online client forum. 
 
18.  An adverse effect on the Department’s ability to manage staff could reasonably be expected 
to result from widespread staff concern about disclosure of identifying information about 
staff members. Staff members may experience concern even when not based on personal 
experience of harassment. 
 
19.  I also note that the Department provides a wide range of services to its clients. To facilitate 
efficient conduct of its operations, the Department has established channels for 
communication on specific topics and in relation to specific services. These channels, such as 
email inboxes and telephone support lines, enable services to be delivered efficiently by 
directing clients to the most appropriate point of contact. In addition, the Department is 
able to manage staffing efficiently by providing staff with access to communication points 
attached to a role rather than to an individual. 
 
20.  Disclosure of identifying information about staff members in the document would disclose 
contact details for individual staff members, which is not generally available. Once contact 
details for individual staff members are disclosed they are likely to become publically known 
through private correspondence. Making it possible for clients to address correspondence to 
individual staff members or to seek to contact individuals directly is likely to undermine 
Departmental arrangements to channel communications based on role rather than 
individual. Reduced efficiency in communication and delivery of services could reasonably be 
expected to result. 
 
21.  Further, disclosure of information that is meant for internal use could reasonably be 
expected to have a substantial adverse effect on the proper and efficient operations of the 
relevant business areas and the department more broadly. 
 
22.  Accordingly, for the reasons outlined above, I consider that certain material, as noted in 
Schedule 1, meets the criteria for conditional exemption under sections 47E(c) and 47E(d) of 


the FOI Act. Where a document is assessed as conditionally exempt, access must be given 
subject to the public interest test in accordance with section 11A(5). 
 
Public interest conditional exemptions--personal privacy (section 47F) 
 
23.  Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
would involve the unreasonable disclosure of personal information about any person 
(including a deceased person). 
 
24.  Section 4 of the FOI Act provides that personal information has the same meaning as in the 
Privacy Act 1988 (Privacy Act). Personal information is defined in section 6 of the Privacy Act 
as: 
 
. information or an opinion about an identified individual, or an individual who is 
reasonably identifiable: 
 
(a) 
whether the information or opinion is true or not; 
 
(b) 
whether the information or opinion is recorded in a material form or not. 
 
25.  The elements of ‘personal information’ are: 
 
(a) 
it relates only to a natural person (not, for example, a company); 
 
(b) 
it says something about the individual; 
 
(c) 
 it may be in the form of an opinion, it may be true or untrue, and it may form 
part of a database; 
 
(d) 
the individual’s identity is known or is reasonably ascertainable using the 
information in the document. 
 
26.  If information is personal information, it will be conditionally exempt if disclosure would be 
‘unreasonable’.  In considering whether disclosure would be unreasonable, section 47F(2) of 
the FOI Act requires me to take into account: 
 
(a) 
the extent to which the information is wel  known; 
 


(b) 
whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
 
(c) 
the availability of the information from publicly accessible sources; and 
 
(d) 
any other matter I consider relevant. 
 
27.  The document outlined in Schedule 1 contains the names of individual staff of the 
Department, which is personal information about that person, as well as identifying details 
of third parties. 
 
28.  The Department has policies and procedures to support staff within its operating 
environment and to meet its obligations as an employer to provide a safe working 
environment. Some policies restrict the amount of identifying information generally 
provided by individual staff members to clients. As outlined above, staff are generally 
required to identify themselves in correspondence with clients by a given name and position 
number. This reduces the likelihood that individuals are reasonably identifiable in a different 
context. For example, it reduces the likelihood that a private social media profile can be 
linked with an individual who is a staff member of the Department. 
 
29.  I consider that disclosure of personal information of individual staff members in the 
document would be unreasonable because it would be inconsistent with Departmental 
policies and procedures designed to support a safe and efficient working environment. 
Additionally, it would be unreasonable because it would be contrary to the expectations of 
those individual staff members, who may rely on those Departmental policies and 
procedures for assurance of their personal privacy. 
 
30.  I consider that disclosure of personal information of individual staff members of these 
agencies would be unreasonable because it would be inconsistent with policies and practices 
across the Commonwealth which are designed to support a safe and efficient working 
environment for members of the Australian Public Service. Further, I consider that it would 
be unreasonable to disclose this information in circumstances where staff members have an 
expectation that their personal privacy will be assured. 
 
31.  Accordingly, I have decided that the parts of the document which is listed as exempt in 
accordance with this provision in Schedule 1, meet the criteria for conditional exemption 
under section 47F. Where a document is assessed as conditionally exempt, access must be 
given subject to the public interest test in accordance with section 11A(5). 
 
 


Application of the public interest test – sections 47E(c), (d) and 47F 
 
32.  Section 11A(5) of the FOI Act provides that an agency must give the person access to the 
document if it is conditional y exempt at a particular time unless (in the circumstances) 
access to the document would, on balance, be contrary to the public interest.   
 
33.  In order to assess whether release of the exempt material would be contrary to the public 
interest, I considered the fol owing factor which favours disclosure: 
 
(a) 
disclosure would promote the objects of the FOI Act by providing access to 
government held information. 
 
34.  I also considered the fol owing factors which do not favour disclosure: 
 
(a) 
disclosure could be expected to adversely affect the management of staff of the 
Department, resulting in a likely reduction in the capability of the Department to 
efficiently carry out its functions; 
 
(b) 
disclosure could be expected to adversely affect the delivery of services by the 
Department in accordance with its functions; and 
 
(c) 
Disclosure could reasonably be expected to prejudice the protection of an 
individual’s right to privacy, both in relation to the third-party individuals and staff 
of the Department. 
 
35.  I have placed greater weight on these factors. I consider that disruption of established 
channels for communication and delivery of services would be likely to follow disclosure of 
contact information about individual staff members. I consider that impairment of the 
Department’s ability to efficiently deliver services to veterans and their families could 
reasonably be expected as a result. Further, I consider that there is little public interest in 
the disclosure of information identifying individuals who are, or have been, staff members in 
roles more junior than the Senior Executive Service, and of other third parties. Disclosure of 
such information could reasonably be expected to result in the interference with the privacy 
of those individuals by enabling them to be identified in their private lives and associated 
with actions for which the Department is responsible. 
 
36.  On balance, I consider the public interest factors against disclosure to be more persuasive 
than the public interest factors favouring disclosure. I am satisfied that the public interest is 
to withhold the exempt material. 


37.  I am satisfied that no irrelevant factor has been considered, as set out in section 11B(4) of 
the FOI Act. 
 
Delete exempt or irrelevant material from documents and provide access to edited copies 
(section 22) 
 
38.  The Department may refuse access to a document on the grounds that it is exempt. If so, the 
Department must consider whether it would be reasonably practicable to prepare an edited 
copy of the document for release, that is, a copy with relevant deletions made under 
section 22 of the FOI Act. 
 
39.  As explained above, the document subject to your request contains exempt information. 
 
40.  On this basis, I have prepared the document for release by removing the exempt material in 
accordance with section 22 of the FOI Act. The material that has been edited for release is 
marked within the document as well as at Schedule 1
 
Access to documents 

 
41.  The document released to you in accordance with the FOI Act is enclosed. 
 
Information Publication Scheme 
 
42.  The Information Publication Scheme requires the Department to publish information 
released in response to individual requests made under the FOI Act, except in specified 
circumstances. 
 
43.  I am of the view that details of your request should be made available on the Department’s 
FOI Disclosure Log. As such, details of your request will be published on the Department’s 
FOI Disclosure Log which can be accessed at: http://www.dva.gov.au/about-dva/freedom-
information/foi-disclosure-log. 
Please note that the Department does not publish details of 
FOI applicants, it only publishes details of the FOI request and the documents released in 
response to the request. 
 
Your rights of review 

 
44.  If you are dissatisfied with my decision, you may apply for internal review or request the 
Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) review my decision. We 
encourage you to seek internal review as a first step to resolve any concerns you may have. 
 


Internal review 
 
45.  Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the Department for an Internal 
Review of my decision. The Internal Review application must be made within 30 days of the 
date of this letter. Where possible please attach reasons why you believe review of the 
decision is necessary. The internal review will be carried out by another officer within 30 
days. 
 
46.  You can make your application for Internal Review in one of the fol owing ways: 
 
Post:
   
Information Access Unit 
Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Brisbane QLD 4001 
Email:   
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xx 
 
OAIC review 

 
47.  Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the OAIC to review my decision. An 
application for review by OAIC must be made in writing within 60 days of the date of this 
letter, and be lodged in one of the fol owing ways: 
 
Online: 

www.oaic.gov.au   
Post:   
Director of FOI Dispute Resolution 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Facsimile:  
(02) 9284 9666 
Phone: 
1300 363 992 
Email:  
xxxxx@xxxx.xxx.xx 
 
48.  More information about your review rights under the FOI Act is available in Fact Sheet 12 
published by the OAIC: https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-
complaints/information-commissioner-review/ 
 
 
Contact us 

 
49.  If you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the Information Access 
Unit using the following details: 
 
Online:  
https://www.dva.gov.au/about-us/overview/reporting/freedom-
information/access-information  
 
Post: 
Information Access Unit 


Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Brisbane QLD 4001 
Phone: 
1800 838 372 
Email:   
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xx 
 
Yours sincerely, 
 
Ramona (Position Number 62336362) 
Assistant Director 
Information Access Unit 
Client Access and Rehabilitation Branch 
Department of Veterans’ Affairs 
 
11 October 2022 
10 


 
LEX 53928 
Schedule 1 
 
 
Schedule of documents 
 
Applicant: 

 
 
Ms Verity Pane 
 
Decision date: 

 
11 October 2022 
 
FOI reference number: 

LEX 53928 
 
  Document  Date of 

Document description 
Page 
Decision 
FOI Act provision 
reference 
document 
number 

06/10/22  LEX Entries for FOI 50625 

Partial Access  s 22, s 47E, s 47F 
 
11 


 
LEX 53928 
Schedule 2 
 
 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act 

3   
Objects—general 
(1) 
The objects of this Act are to give the Australian community access to information held by 
the Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, by: 
 
 
(a) 
requiring agencies to publish the information; and 
 
 
(b) 
providing for a right of access to documents. 
(2) 
The Parliament intends, by these objects, to promote Australia’s representative democracy 
by contributing towards the fol owing: 
(a) 
increasing public participation in Government processes, with a view to promoting 
better informed decision-making; 
(b) 
increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s 
activities. 
(3) 
The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that information held 
by the Government is to be managed for public purposes, and is a national resource. 
(4) 
The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be 
performed and exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to 
information, promptly and at the lowest reasonable cost. 
 
11   
Right of access 
(1) 
Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in 
accordance with this Act to: 
 
 
(a) 
a document of an agency, other than an exempt document; or 
 
 
(b) 
an official document of a Minister, other than an exempt document. 
 
(2) 
Subject to this Act, a person’s right of access is not affected by: 
 
 
(a) 
any reasons the person gives for seeking access; or 
(b) 
the agency’s or Minister’s belief as to what are his or her reasons for seeking 
access. 
 
11A    Access to documents on request 
Scope 
 
(1) 
This section applies if: 
(a) 
a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or 
Minister for access to: 
 
 
 
(i) 
a document of the agency; or 
 
 
 
(ii) 
an official document of the Minister; and 
(b) 
any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given 
has been paid. 
 
(2) 
This section applies subject to this Act. 
Note: 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for example the fol owing: 
(a) 
section 12 (documents otherwise available); 
(b) 
section 13 (documents in national institutions); 
(c) 
section 15A (personnel records); 
(d) 
section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 
 
12 

Mandatory access—general rule 
(3) 
The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with 
this Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
(4) 
The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Note: 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or not in response to a request 
(see section 3A (objects—information or documents otherwise accessible)). 
 (5) 
The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally 
exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that 
time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1:  Division 3 of Part IV provides for when a document is conditional y exempt. 
Note 2:  A conditional y exempt document is an exempt document if access to the document would, on balance, be 
contrary to the public interest (see section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3:  Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person access to the document. 
 (6) 
Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is both: 
 
 
(a) 
a conditional y exempt document; and 
 
 
(b) 
an exempt document: 
 
 
 
(i) 
under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
(ii) 
within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt 
document in subsection 4(1). 
 
15  
Requests for access (as related to the requirements for requests) 
Persons may request access 
 (1)    Subject to section 15A, a person who wishes to obtain access to a document of an agency 
or an official document of a Minister may request access to the document. 
Requirements for request 
(2)   
The request must: 
(a)   
be in writing; and 
(aa)    state that the request is an application for the purposes of this Act; and 
(b)   
provide such information concerning the document as is reasonably necessary to 
enable a responsible officer of the agency, or the Minister, to identify it; and 
(c)   
give details of how notices under this Act may be sent to the applicant (for 
example, by providing an electronic address to which notices may be sent by 
electronic communication). 
(2A)    The request must be sent to the agency or Minister. The request may be sent in any of the 
following ways: 
(a)   
delivery to an officer of the agency, or a member of the staff of the Minister, at the 
address of any central or regional office of the agency or Minister specified in a 
current telephone directory; 
(b)   
postage by pre-paid post to an address mentioned in paragraph (a); 
(c)   
sending by electronic communication to an electronic address specified by the 
agency or Minister. 
 
22   

Access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted 
Scope 
 
(1) 
This section applies if: 
 
 
(a) 
an agency or Minister decides: 
13 

 
 
 
(i) 
to refuse to give access to an exempt document; or 
(ii) 
that to give access to a document would disclose information that would 
reasonably be regarded as irrelevant to the request for access; and 
(b) 
it is possible for the agency or Minister to prepare a copy (an edited copy) of the 
document, modified by deletions, ensuring that: 
(i) 
access to the edited copy would be required to be given under section 11A 
(access to documents on request); and 
(ii) 
the edited copy would not disclose any information that would reasonably 
be regarded as irrelevant to the request; and 
(c) 
it is reasonably practicable for the agency or Minister to prepare the edited copy, 
having regard to: 
 
 
 
(i) 
the nature and extent of the modification; and 
 
 
 
(ii) 
the resources available to modify the document; and 
(d) 
it is not apparent (from the request or from consultation with the applicant) that 
the applicant would decline access to the edited copy. 
Access to edited copy 
 
(2) 
The agency or Minister must: 
 
 
(a) 
prepare the edited copy as mentioned in paragraph (1)(b); and 
 
 
(b) 
give the applicant access to the edited copy. 
Notice to applicant 
 
(3) 
The agency or Minister must give the applicant notice in writing: 
 
 
(a) 
that the edited copy has been prepared; and 
 
 
(b) 
of the grounds for the deletions; and 
(c) 
if any matter deleted is exempt matter—that the matter deleted is exempt matter 
because of a specified provision of this Act. 
(4) 
Section 26 (reasons for decision) does not apply to the decision to refuse access to the 
whole document unless the applicant requests the agency or Minister to give the applicant 
a notice in writing in accordance with that section. 
 
23   
Decisions to be made by authorised persons 
(1) 
Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may be 
made, on behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer of the 
agency or, subject to the regulations, by an officer of the agency acting within the scope of 
authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
responsible Minister or the principal officer of the agency. 
(2) 
A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or body 
that is specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, authority or 
body by the principal officer of that court, tribunal, authority or body or, subject to the 
regulations, by an officer of that court, tribunal, authority or body acting within the scope 
of authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
principal officer of that court, tribunal, authority or body. 
 
26   
Reasons and other particulars of decisions to be given 
(1) 
Where, in relation to a request, a decision is made relating to a refusal to grant access to a 
document in accordance with the request or deferring provision of access to a document, 
the decision-maker shall cause the applicant to be given notice in writing of the decision, 
and the notice shall: 
(a) 
state the findings on any material questions of fact, referring to the material on 
which those findings were based, and state the reasons for the decision; and 
(aa) 
in the case of a decision to refuse to give access to a conditionally exempt 
document—include in those reasons the public interest factors taken into account 
in making the decision; and 
14 

Note: 
Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
(b) 
where the decision relates to a document of an agency, state the name and 
designation of the person giving the decision; and 
 
 
(c) 
give to the applicant appropriate information concerning: 
 
 
 
(i) 
his or her rights with respect to review of the decision; 
(ii) 
his or her rights to make a complaint to the Information Commissioner in 
relation to the decision; and 
(iii) 
the procedure for the exercise of the rights referred to in subparagraphs (i) 
and (ii); including (where applicable) particulars of the manner in which an 
application for internal review (Part VI) and IC review (Part VII) may be 
made. 
(1A) 
Section 13 of the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977 does not apply to a 
decision referred to in subsection (1). 
(2) 
A notice under this section is not required to contain any matter that is of such a nature 
that its inclusion in a document of an agency would cause that document to be an exempt 
document. 
(see section 11A). 
 
 47E  Public interest conditional exemptions—certain operations of agencies 
A document is conditional y exempt if its disclosure under this Act would, or could reasonably be 
expected to, do any of the fol owing: 
(a)  
prejudice the effectiveness of procedures or methods for the conduct of tests, 
examinations or audits by an agency; 
(b)  
prejudice the attainment of the objects of particular tests, examinations or audits 
conducted or to be conducted by an agency; 
(c)  
have a substantial adverse effect on the management or assessment of personnel 
by the Commonwealth, by Norfolk Island or by an agency; 
(d)  
have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of an agency. 
Note: Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
 
47F 
Public interest conditional exemptions—personal privacy 
General rule 
(1)  
A document is conditional y exempt if its disclosure under this Act would involve the 
unreasonable disclosure of personal information about any person (including a deceased 
person). 
(2)  
In determining whether the disclosure of the document would involve the unreasonable 
disclosure of personal information, an agency or Minister must have regard to the following 
matters: 
 
 
(a)  
the extent to which the information is well known; 
(b)  
whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
 
 
(c)  
the availability of the information from publicly accessible sources; 
 
 
(d)  
any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
(3)  
Subject to subsection (5), subsection (1) does not have effect in relation to a request by a 
person for access to a document by reason only of the inclusion in the document of matter 
relating to that person. 
Access given to qualified person instead 
 
(4)  
Subsection (5) applies if: 
(a)  
a request is made to an agency or Minister for access to a document of the agency, 
or an official document of the Minister, that contains information concerning the 
15 

applicant, being information that was provided by a qualified person acting in his or 
her capacity as a qualified person; and 
(b)  
it appears to the principal officer of the agency or to the Minister (as the case may 
be) that the disclosure of the information to the applicant might be detrimental to 
the applicant’s physical or mental health, or well-being. 
(5)  
The principal officer or Minister may, if access to the document would otherwise be given 
to the applicant, direct that access to the document, so far as it contains that information, 
is not to be given to the applicant but is to be given instead to a qualified person who: 
(a)  
carries on the same occupation, of a kind mentioned in the definition of qualified 
person in subsection (7), as the first-mentioned qualified person; and 
 
 
(b)  
is to be nominated by the applicant. 
(6)  
The powers and functions of the principal officer of an agency under this section may be 
exercised by an officer of the agency acting within his or her scope of authority in 
accordance with arrangements referred to in section 23. 
 
(7)  
In this section: 
qualified person means a person who carries on, and is entitled to carry on, an occupation 
that involves the provision of care for the physical or mental health of people or for their 
well-being, and, without limiting the generality of the foregoing, includes any of the 
following: 
 
 
(a)  
a medical practitioner; 
 
 
(b)  
a psychiatrist; 
 
 
(c)  
a psychologist; 
 
 
(d)  
a counsellor; 
 
 
(e)  
a social worker. 
Note: Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
 
 
 
16 

Document Outline