This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Incoming ministers briefing documents, and skillselect rounds policy for 2022-23'.


 
 
 
12 October 2022 
Tharun Thatikonda 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 22/07/00457 
File Number: 
OBJ2022/18617   
Dear Tharun Thatikonda 
Freedom of Information (FOI) request – Access Decision 
On 11 July 2022, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for access 
to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 

Scope of request 
You have requested access to the following documents: 
1) I request to release incoming ministers briefing documents handed to: 
a) The Hon Andrew Giles MP Minister for Immigration, Citizenship and Multicultural 
Affairs. 
b) The Hon Clare O'Neil MP Minister for Home Affairs and Minister for Cyber 
Security. 
2) Plans, reports, emails, notes of discussions, or meeting agenda department hold 
regarding skil  select invitation rounds for 2022-23 financial year. 
On 24 August 2022 you revised the scope of your request to the following documents:  
Plans, reports, emails, notes of discussions, or meeting agenda department hold 
regarding skil  select invitation rounds for 2022-23 financial year. 

Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate records. 
 
 
9 Wentworth Street Parramatta NSW 2150 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • Email:xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx • www.homeaffairs.gov.au 
 
 


 

Relevant material 
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the document relevant to the request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
document to which you sought access 
•  advice from another Government department 

Documents in scope of request 
The Department has identified one document as falling within the scope of your request. This 
document was in the possession of the Department on 11 July 2022 when your request was 
received. 

Decision 
The decision in relation to the document in the possession of the Department which falls within 
the scope of your request is as follows: 
•  Release one document in part with deletions 

Reasons for Decision 
Detailed reasons for my decision are set out below.  
My findings of fact and reasons for deciding that the exemption provision applies to that 
information are set out below. 
6.1  Section 22 of the FOI Act – irrelevant to request 
Section 22 of the FOI Act provides that if giving access to a document would disclose information 
that would reasonably be regarded as irrelevant to the request, it is possible for the Department 
to prepare an edited copy of the document, modified by deletions, ensuring that the edited copy 
would not disclose any information that would reasonably be regarded as irrelevant to the 
request. 
On 25 July 2022, the Department advised you that its policy is to exclude the personal details of 
officers not in the Senior Executive Service (SES), as well as the mobile and work telephone 
numbers of SES staff, contained in documents that fall within scope of an FOI request. 
I have decided that parts of document marked ‘s22(1)(a)(i )’ would disclose information that could 
reasonably be regarded as irrelevant to your request. I have prepared an edited copy of the 
document, with the irrelevant material deleted pursuant to section 22(1)(a)(i ) of the FOI Act.   
The remainder of the document has been considered for release to you as it is relevant to your 
request. 
- 2 – 


 
6.2  Section 22 of the FOI Act – deletion of exempt material 
I have decided to prepare an edited copy of the document. The grounds upon which the edited 
copy of this document are given below. 
6.3  Section 47C of the FOI Act – Deliberative Processes 
Section 47C of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
would disclose deliberative matter relating to the deliberative processes involved in the functions 
of the Department.  
Deliberative matter’ includes opinion, advice or recommendation obtained, prepared or 
recorded, or consultation or deliberation that has taken place, in the deliberative processes of an 
agency.  
Deliberative processes’ generally involves “the process of weighing up or evaluating competing 
arguments or considerations”1  and the ‘thinking processes –the process of reflection, for 
example, upon the wisdom and expediency of a proposal, a particular decision or a course of 
action.’2 
The document contains advice, opinions and recommendations prepared or recorded in the 
course of, or for the purposes of, the deliberative processes involved in the functions of 
Department, being the determination of timeframes for future Skil Select rounds. I am satisfied 
that this deliberative matter relates to a process that was undertaken within government to 
consider whether and how to make or implement a decision, revise or prepare a policy, administer 
or review a program, or some similar activity.3 
Disclosure of this deliberative information could reasonably be expected to inhibit full and frank 
advice  between  the Department and another Government agency and, as a result, full 
consideration by the Government on potential future decisions.  
Section 47C(2) provides that “deliberative matter” does not include purely factual material. I have 
had regard to the fact that “purely factual material” does not extend to factual material that is an 
integral part of the deliberative content and purpose of a document, or is embedded in or 
intertwined with the deliberative content such that it is impractical to excise it.4 A factual summary 
prepared to aid a complex issue may be classed as purely factual material, but may also be of a 
character as to disclose a process of section involving opinion, advice or recommendation. As 
such, a conclusion which involves a deliberative process may well prevent material from being 
purely factual.5 
I am further satisfied that the factors set out in subsection (3) do not apply in this instance. 
 
 
                                                
 
 
1  
Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 [18] 

JE Waterford and Department of Treasury (No 2) [1984] AATA 67 

Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 
4  
Dreyfus and Secretary Attorney-General’s Department (Freedom of information) [2015] AATA 962 [18] 
5  
Harris v Australian Broadcasting Corporation and Others (1984) 1 FCR 150  
 
- 3 – 


 
I have decided that the information is conditionally exempt under section 47C of the FOI Act. 
Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it would be contrary 
to the public interest to do so. I have turned my mind to whether disclosure of the information 
would be contrary to the public interest, and have included  my reasoning in that regard at 
paragraph 6.5 below. 
6.4  Section 47E of the FOI Act – Operations of Agencies 
Section 47E(d) of the FOI Act provides that documents are conditionally exempt if disclosure 
would, or could reasonably be expected to, have a substantial adverse ef ect on the proper and 
efficient conduct of the operations of an agency. 
I consider that the disclosure of the parts of  document marked ‘s47E(d)’ would, or could 
reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct 
of the operations of the Department.   
Some information marked 's47E(d)' consists of operational email addresses used by this 
Department. These email addresses are not otherwise publicly available, and disclosure of this 
information could reasonably be expected to result in potential vexatious communication and 
public inquiries which these operational areas are not resourced to manage. The Department 
has established channels of communication for members of the public into the Department, and 
I consider there is no public interest in disclosing these operational contact details. Given the 
operational focus of those business areas, such a diversion of the resources of that business 
area could reasonably be expected to have a substantial adverse effect on the proper and 
efficient conduct of the operations of this Department and its partner agencies. 
I have decided that parts of the document is conditionally exempt under section 47E(d) of the 
FOI Act. Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it would be 
contrary to the public interest to do so. I have turned my mind to whether disclosure of the 
information would be contrary to the public interest, and have included my reasoning in that 
regard at paragraph 6.5 below. 
6.5  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that parts of the document are conditionally exempt, I am now required to 
consider whether access to the conditionally exempt information would be contrary to the public 
interest (section 11A of the FOI Act). 
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test in 
section 11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt part of the document would 
be, on balance, contrary to the public interest.  
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other 
factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would do 
any of the following: 
(a)  promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 
and 3A) 
(b)  inform debate on a matter of public importance 
(c)  promote effective oversight of public expenditure 
(d)  allow a person to access his or her own personal information. 

- 4 – 


 
Having regard to the above I am satisfied that: 
• 
Access to the document would promote the objects of the FOI Act. 
• 
The subject matter of the exempt parts of the document does not seem to have a 
general characteristic of public importance. The matter has a limited scope and, in 
my view, would be of interest to a very narrow section of the public. 
• 
No insights into public expenditure wil  be provided through examination of the 
document. 
• 
You do not require access to the document in order to access your own personal 
information. 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to my 
decision, which are: 
a) 
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government 
b) 
access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document 
c) 
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which 
the request for access to the document was made 
d) 
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded that the 
disclosure of the conditionally exempt information in the document would be contrary to the public 
interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 

Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. If you 
are unable to access the legislation through this website, please contact our office for a copy. 

Your Review Rights 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for a 
review of this decision. You must apply in writing within 60 days of this notice. For further 
information about review rights and how to submit a request for a review to the OAIC, please see 
https:/ www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/information-
commissioner-review/.  

Making a Complaint 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by the 
Department in relation to your request. 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
Email  xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
- 5 – 


 
There is no particular form required to make a complaint to the Australian Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on which it is 
considered that the action taken in relation to the request should be investigated and identify the 
Department of Home Affairs as the relevant agency. 
10  Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at 
xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
Yours sincerely 
 
[Signed electronically] 
 
 
Patrick 
Position Number: 60073954 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
 
- 6 –