This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'EY report on PARSA Governance'.

5 October 2022 
Ms Roxanne Missingham 
Director, Scholarly Information 
Services (University Librarian) 
Canberra ACT 2601 Australia 
Goobely Woobely via the Right to Know website 
CRICOS Provider No. 00120C 
Dear Mr Woobely, 
Freedom of Information request no. 202200038 - Decision on internal review under the Freedom of 
Information Act 
This letter advises you of my decision following your request for an Internal Review of the decision of the 
University concerning your request for access to documents under the Freedom of Information Act 1982 
(Cth) (FOI Act). 
You have sought Internal Review of the University’s decision, in particular: 
  You argue that the exemptions claimed of Legal Professional Privilege (s42) and confidentiality 
(s45) applied to the document identified as in scope of your request cannot be sustained. 
  You further state that Legal Professional Privilege has been waived by dissemination of the 
document to third parties, namely PARSA executive 
  You also state that Legal Professional Privilege has been at least partially waived because the 
report was alluded to in the media (Canberra Times article); and 
  You state that dissemination of the document to PARSA executive undermines claims of 
I am authorised under section 23(1) of the FOI Act to make decisions on internal review. I was not involved, 
or consulted, in the making of the original decision. In undertaking my review I have been guided by the 
principles articulated in the Administrative Review Council’s Internal Review of Agency Decision Making 
(Report No 44, 2000), Chapter 8. 
On 16 July 2022, you made an FOI request in the following terms: 
I am seeking under the Freedom of Information Act a copy of the report produced by EY for the 
university relating to the governance of PARSA. The report is mentioned in this article:
On 6 September 2022, the University informed you that one document had been located that pertained to 
your request and that it had decided that the document was fully exempt from disclosure in accordance with 
section 42 (Legal Professional Privilege) and section 45 (Confidentiality).  
1  |  

On 6 September 2022, you asked for an internal review of that decision, for the reasons outlined earlier in 
this Notice. 
Material taken into account 
I have taken the following material into account in making my decision: 
  The request for documents dated 16 July 2022, and related correspondence; 
  The results of searches undertaken; 
  The consultation response dated 1 September 2022 
  The University’s decision dated 6 September 2022;  
  The FOI Act; 
  Your request for internal review dated 6 Sept 2022; 
  A search of the internet for the Canberra Times article mentioned in the Review request of 6 
September 2022; 
  Further advice received from responsible work area; 
  OAIC FOI Guidelines; and 
  A review of the documents. 
Decision and reasons for decision 
In your request for review, you have stated that: 
  Legal Professional Privilege has been waived by dissemination of the document to third parties, 
namely PARSA executive 
  Legal Professional Privilege has been at least partially waived because the report was alluded to 
in the media (Canberra Times article) 
  Dissemination of the document to PARSA executive undermines claims of confidentiality  
In the course of my review I have considered further advice from work area concerned about whether the 
EY Report was shared with PARSA executive members and consultation advice from the third party. I have 
decided that the claims of LPP and confidentiality have not been rendered invalid. 
The FOI Guidelines relevantly state at section 5.146 that:  
“privilege may be waived in circumstances where: 
  the communication in question has been widely distributed, 
  the content of the legal advice in question has been disclosed or 
  a person has publicly announced their reliance on the legal advice in question in a manner that 
discloses the substance of the legal advice.” 
Section 5.148 states that:  
“If the document has been disclosed to a limited audience with a mutual interest in the contents of the 
document, it may not be inconsistent to continue to claim that the document is confidential and privileged, if 
a limited disclosure of the existence and the effect of legal advice could be consistent with maintaining 
confidentiality in the actual terms of the advice.” 
The document in scope of the request (the EY report) was not disclosed to PARSA executive. Limited 
content was disclosed to a restricted audience with mutual interests in the content and was provided in the 
context of confidential discussions. Given the circumstances, I have concluded that the claim that Legal 
Professional Privilege was waived by dissemination of the document has no foundation.  
A newspaper article referred to the fact that the University sought a review by EY and referred to a 
confidential report. It did not disclose any content of the report and noted that the document had not been 
disclosed, “Mr Yip said the new executive didn’t see the full confidential report” (Sarah Lansdown, 
‘Australian National University cuts funding to postgraduate and research students association’, Canberra 
Times, 16 July 2022). As the document in scope of the request was not shared, legal professional privilege 
was not waived. 
2  |   

I have considered whether all reasonable steps have been taken to ensure the validity of the exemptions 
claimed over the EY report. I have reviewed the steps taken by staff concerned to ascertain whether the EY 
report was shared with PARSA Executives and to ensure that the exemptions were appropriately applied.  
I consider that the University has been diligent in their efforts to ensure the claims under sections 42 and 45 
have been affirmed. The document was prepared by Ernest and Young for a specific purpose and on a 
confidential basis and was not shared with PARSA Executives. 
I therefore affirm the University’s original decision to you.  
I find that: 

A search of the internet has been undertaken and, although a media article does allude to the 
report, the document and its contents have not been disclosed; 

As a result of internal consultation, it has been determined that the full report was not shared 
outside the required participants and therefore privilege has not been waived and section 42 is still 
a valid claim under the Act; 

As the report was not shared with any unnecessary participants, the confidential nature of the 
report has not changed and s45 still applies to the document; and 

On review of all the information provided, the decision provided to you on  
      6 September 2022 is affirmed. 
Your review rights 
If you are dissatisfied with my decision, you may apply to the Australian Information Commissioner for 
review. An application for review by the Information Commissioner must be made in writing within 60 days 
of the date of this letter, and be lodged in one of the following ways: 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
02 9284 9666 
More information about Information Commissioner review is available on the Office of the Australian 
Information Commissioner website:
Yours sincerely 
Roxanne Missingham 
Director, Scholarly Information Services (University Librarian) 
3  |