Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Position Tree Report'.


 
Where a claim is made by an foi agency that release of a document in its original form is 
exempt in ful , the FOI Act creates an obligation on the foi agency to consider if access in 
another form would allow some release. 
 
This was not done. Some individual details may have some valid concerns, but this is 
untrue for every part of such documents.” 
A decision on your internal review decision is due on 3 November 2022.  
Decision 
I am an officer authorised under s 23(1) of the FOI Act to make decisions in relation to 
FOI requests on behalf of the OAIC. I have again identified 14 documents within the 
scope of your request. I have decided to vary the original decision and refuse access 
to 13 documents in full and refuse access to 1 document in part. 
Regarding the document that I have refused access to in part, please note that the 
rest of the material in this document is irrelevant to your request and has therefore 
not been provided to you.1 Please find attached a schedule detailing the access 
decisions made regarding the documents within the scope of your request. 
Reasons for decision 
Material taken into account 
In making my decision, I have had regard to the following: 
•  your FOI request dated 23 August 2022 
•  the OAIC’s FOI decision FOIREQ22/00242 dated 23 September 2022 and the 
accompanying schedule and documents 
•  your internal review request dated 4 October 2022 
•  the FOI Act, in particular ss 37(1)(a) and 47E(c) of the FOI Act 
•  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under s 
93A of the FOI Act to which regard must be had in performing a function or 
exercising a power under the FOI Act (FOI Guidelines) 
•  consultation with line areas of the OAIC in relation to your request 
•  relevant case law 
 
1 Document 10 on the attached schedule, containing 23 pages, only contains one paragraph on page 7 
within the scope of your request. The rest of this document is unrelated to your request for “…copy of 
the reporting of the instances referred to in the statement given by the OAIC ‘There have been instances 
where OAIC staff members have received threats of harm from members of the public’.”. 
Searches undertaken  
Section 24A of the FOI Act requires that all reasonable steps have been taken to 
locate documents within scope of an FOI request. 
As part of the internal review process, I reviewed the searches performed in the 
course of processing your original request. I also conducted additional searches in an 
effort to locate documents within the scope of your request. 
The following line areas of the OAIC were contacted to conduct reasonable searches 
for documents relevant to your request:  
•  OAIC Executive 
•  Dispute Resolution Branch 
•  Freedom of Information Branch 
•  Corporate Services 
Searches were conducted across the OAIC’s various document storage systems 
including: 
•  the OAIC’s case management system - Resolve 
•  the OAIC’s document storage system – Content Manager 
•  the Outlook accounts of relevant staff members and line areas 
 
In the course of processing this internal review, no further documents within the 
scope of your request were able to be located, beyond those already identified in the 
course of processing your original request. 
Having consulted with the relevant line areas and undertaken a review of the records 
of the various search and retrieval efforts previously undertaken, I am satisfied that a 
reasonable search has been undertaken in response to your request and that no 
further documents have been found in addition to those located in response to your 
original request. 
Irrelevant material (s 22) 
I have found that 1 document that I have found to be exempt in part contains 
irrelevant material, or material outside the scope of your request. As noted above, I 
have found the other 13 documents are exempt in full, for the reasons discussed 
below. 
Section 22(1)(b)(i ) of the FOI Act provides that an agency may prepare an edited 
copy of a document by deleting information that is exempt or that would reasonably 
be regarded as irrelevant to the request. 
The FOI Guidelines explain at [3.54] that a request should be interpreted as 
extending to any document that might reasonably be taken to be included within the 
description the applicant has used. 
In your original FOI request you have requested a  “…copy of the reporting of the 
instances referred to in the statement given by the OAIC ‘There have been instances 
where OAIC staff members have received threats of harm from members of the 
public’.” 
Regarding the one document that I have refused access to in part, all other material 
in this document is unrelated to reporting of threats of harm to OAIC staff. 
Accordingly, I am satisfied that these material are irrelevant or outside the scope of 
your FOI request in accordance with s 22(1)(a)(i ) of the FOI Act.  
I note that in your internal review request you state the following:  
“...the FOI Act creates an obligation on the foi agency to consider if access in another 
form would allow some release. 
This was not done. Some individual details may have some valid concerns, but this is 
untrue for every part of such documents.” 
The FOI Guidelines relevantly state the following at [3.95] 
 
An agency or minister may refuse access to a document on the ground that it is 
exempt. If so, the agency or minister must consider whether it would be reasonably 
practicable to prepare an edited copy of the document for release to the applicant, 
that is, a copy with relevant deletions (s 22). 
 
At [3.97] – [3.98] the FOI Guidelines state: 
 
The obligation to prepare an edited copy of a document so that it does not contain 
exempt or irrelevant content is subject to the fol owing conditions: 
 
  it is possible for the agency or minister to prepare an edited copy of 
the document (s 22(1)(b)) 
  it is reasonably practicable to prepare an edited copy, having regard 
to the nature and extent of the modification required, and the 
resources available to modify the document (s 22(1)(c)), and 
  it is not apparent, from an applicant’s request or consultation with 
the applicant, that the applicant would decline access to the edited 
copy (s 22(1)(d)). 
 
Applying those considerations, an agency or minister should take a common sense 
approach in considering whether the number of deletions would be so many that the 
remaining document would be of little or no value to the applicant. Similarly, the 
purpose of providing access to government information under the FOI Act may not 
be served if extensive editing is required that leaves only a skeleton of the former 
document that conveys little of its content or substance. 
 
In the course of processing this internal review, I have considered whether it would 
be reasonably practicable to prepare an edited copy of the document pages within 
scope of your request that I have held to be exempt or out of scope in full. I have had 
regard to the nature and extent of the modification required, and the resources 
available to modify the document, as per s 22(1)(c) of the FOI Act. 
 
In light of the highly sensitive nature of the majority of the material the subject of 
your request and the extent of the deletions required, all that would be left to be 
released to you would be heavily redacted documents that would convey no 
material of substance, and no material relevant to your FOI Act. I am therefore 
satisfied that in this instance it would not be reasonably practicable to prepare an 
edited copy of the documents the subject of this internal review and have therefore 
not done so. In light of this, there are no documents to be provided to you. 
 
Investigation of a breach of law (s 37(1)(a)) 
I have found 13 documents within the scope of your request exempt in full, and 1 
document exempt in part under s 37(1)(a) of the FOI Act.  
Section 37(1)(a) specifies that a document is exempt if its disclosure would, or could 
reasonably be expected to, prejudice the conduct of a current investigation.  
Section 37(1)(a) of the FOI Act states: 
 
37 Documents affecting enforcement of law and protection of public safety 
  (1) A document is an exempt document if its disclosure under this Act would, 
or could reasonably be expected to: 
 
(a) prejudice the conduct of an investigation of a breach, or possible 
breach, of the law, or a failure, or possible failure, to comply with a 
law relating to taxation or prejudice the enforcement or proper 
administration of the law in a particular instance; 
 
The FOI Guidelines at [5.86] provides: 
 
Section 37(1)(a) applies to documents only where there is a current or pending 
investigation and release of the document would, or could reasonably be expected 
to, prejudice the conduct of that investigation. Because of the phrase ‘in a particular 
instance’, it is not sufficient that prejudice will occur to other or future 
investigations: it must relate to the particular investigation at hand. In other words, 
the exemption does not apply if the prejudice is about investigations in general. 
 
Additionally, at [5.87] the FOI Guidelines further explains: 
 
The exemption is concerned with the conduct of an investigation. For example, it 
would apply where disclosure would forewarn the applicant about the direction of 
the investigation, as well as the evidence and resources available to the investigating 
body — putting the investigation in jeopardy. The section wil  not apply if the 
investigation is closed or if it is being conducted by an overseas agency. 
 
In order to determine whether disclosure of the documents would, or could 
reasonably be expected to prejudice the conduct of a current investigation, the FOI 
Guidelines at [5.16] - [5.17] notes: 
 
The test requires the decision maker to assess the likelihood of the predicted or 
forecast event, effect or damage occurring after disclosure of a document. 
 
The use of the word ‘could’ in this qualification is less stringent than ‘would’, and 
requires analysis of the reasonable expectation rather than certainty of an event, 
effect or damage occurring. It may be a reasonable expectation that an effect has 
occurred, is presently occurring, or could occur in the future. 
 
The relevant material relates to an ongoing investigation concerning threats of harm 
made to OAIC staff. The relevant events and investigation have not been publicised. 
As the investigation is current, the disclosure of documents to the Right to Know 
forum would likely have the ability to prejudice the investigation. As the original 
decision-maker noted, the publication of the documents and information could 
discourage parties from actively participating in the investigation, and therefore the 
investigation would be prejudiced in this manner. 
 
I therefore agree with the original decision-maker that the documents within the 
scope of your request are exempt under s 37(1)(a) of the FOI Act. 
 
Management and assessment of personnel (s 47E(c)) 
I have also found that, in the alternative, 13 documents within the scope of your 
request conditionally exempt in full, and 1 document conditional y exempt in part 
under s 47E(c) of the FOI Act. 
Section 47E(c) of the FOI Act specifies that a document will be conditionally exempt if 
its disclosure could reasonably be expected to have a substantial adverse effect on 
the management or assessment of personnel by an agency. 
The FOI Guidelines explain at [6.114]: 
 
For this exemption to apply, the document must relate to either: 
 
•  the management of personnel – including the broader human resources policies 
and activities, recruitment, promotion, compensation, discipline, harassment and 
occupational health and safety 
•  the assessment of personnel – including the broader performance management 
policies and activities concerning competency, in-house training requirements, 
appraisals and underperformance, counsel ing, feedback and assessment for 
bonus or eligibility for progression. 
The documents contain information that concerns threats of harm made against 
OAIC staff members. I consider the material relevant to the management of 
personnel, including the broader human resources policies and activities, 
recruitment and occupational health and safety. 
I agree with the original decision-maker’s finding that the material contained within 
the relevant documents is for internal use only, specifical y for the management of 
OAIC personnel, and that the material is not published on the OAIC’s website. 
As was outlined to you in FOIREQ22/00190 and FOIREQ22/00242, there have been 
instances where OAIC staff members have received threats of harm from members of 
the public, raising both security and work health and safety concerns. This real risk of 
harm is compounded where the FOI request is made via the Right to Know website, 
where it is almost certain that all documents released can be published without 
effort and quickly disseminated globally. Release of documents containing 
information pertaining to threats of harm against OAIC staff members, would, or 
could reasonably be expected to increase the risk of further threats against these 
staff members. 
As an employer, the OAIC has obligations under the Work Health and Safety Act 2011 
to ensure, as far as is reasonably practicable, that risks to the health and safety of its 
employees are minimised. I am of the view, for the reasons discussed above, that the 
release of the documents and their publication to the Right to Know website would 
prevent the OAIC from complying with its obligations under the Work Health and 
Safety Act 2011. It could therefore reasonably be expected to substantial y and 
adversely affect the OAIC’s ability to manage its personnel, including its broader 
human resources policies and activities, particularly with regard to statutory work 
health and safety obligations. 
I therefore find that the relevant documents concerning threats of harm to OAIC staff 
conditional y exempt under s 47E(c) at this particular time.  
The public interest test – s11A(5) 
An agency cannot refuse access to conditional y exempt documents unless giving 
access would, on balance, be contrary to the public interest (s 11A(5)). The FOI 
Guidelines explain that disclosure of conditionally exempt documents is required 
unless the particular circumstances at the time of decision reveal countervailing 
harm which overrides the public interest in giving access. 
 
The explanation from Deputy President Forgie in the AAT case of Utopia Financial 
Services Pty Ltd and Australian Securities and Investments Commission (Freedom of 
information) [2017] AATA 269 at [4] is relevant here: 
 
… the time at which I make my decision for s 11A(5) requires access to be 
given to a conditional y exempt document “at a particular time” unless doing 
so is, on balance, contrary to the public interest. Where the balance lies may 
vary from time to time for it is affected not only by factors peculiar to the particular 
information in the documents but by factors external to them. 
 
For the purposes of this internal review, I must consider whether the disclosure of 
the documents at would be contrary to the public interest in order for the documents 
to be conditional y exempt under s 47E(c) at this particular time. 
Noting the non-exhaustive factors favouring disclosure, as listed in the FOI 
Guidelines at paragraph [6.19]), I find that the only public interest factor favouring 
disclosure is that disclosure would generally promote the objects of the FOI Act 
through promoting access to government held information. No other factors are 
relevant. 
Having regard to the factors against disclosure in the FOI Guidelines at [6.22], I have 
found that the factor against disclosure are as follows: 
•  Disclosure of the documents at issue could reasonably be expected to 
prejudice the OAIC’s ability to manage its personnel, including its broader 
human resources policies and activities towards occupational health and 
safety. 
•  Disclosure of the documents at issue could negatively impact  a criminal 
investigation. 
•  Disclosure of the documents at issue could create a safety risk for OAIC staff 
members.  
 
I conclude that the factor against disclosure outweigh the factor in favour of 
disclosure and it would therefore be contrary to the public interest to provide access 
to the documents that are conditionally exempt under s 47E(c) of the FOI Act. 
 
Conclusion 
Please find attached a schedule of documents detailing the access decisions made 
regarding the documents within the scope of your request. 
 
Please see the following page for information about your review rights. 
Yours sincerely, 
 
Margaret Sui 
Senior Lawyer 
3 November 2022  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
If you disagree with my decision 
 
Further Review 
You have the right to seek review of this decision by the Information Commissioner 
and the Administrative Appeals Tribunal (AAT). 
You have the right to seek review of this decision by the Information Commissioner. 
(IC review). If you wish to apply for IC review, you must do so in writing within 30 days. 
Your application must provide an address (which can be an email address or fax 
number) that we can send notices to and include a copy of this letter. 
It is the Information Commissioner's view that it wil  usual y not be in the interests of 
the administration of the FOI Act to conduct an IC review of a decision, or an internal 
review decision, made by the agency that the Information Commissioner heads: the 
OAIC. For this reason, if you make an application for IC review of my decision, and the 
Information Commissioner is satisfied that in the interests of administration of the Act 
it is desirable that my decision be considered by the AAT, the Information 
Commissioner may decide not to undertake an IC review. 
Section 57A of the FOI Act provides that, before you can apply to the AAT for review of 
an FOI decision, you must first have applied for IC review. 
Applications for IC review can be submitted online at: 
https://forms.business.gov.au/smartforms/servlet/SmartForm.html?formCode=ICR 10 
Alternatively, you can post your application to: 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
SYDNEY NSW 2001 
 
Or apply by email to xxxxx@xxxx.xxx.xx, or by fax on 02 9284 9666. 
 
Disclosure log 
Section 11C of the FOI Act requires agencies to publish online document released to 
members of the public within 10 days of release, except if they contain personal or 
business information that would be unreasonable to publish. 
As no further documents or information have been located in response to your 
Internal Review request and any documents within scope of your request have been 
found to exempt, there is no requirement for such materials to be published on the 
OAIC’s disclosure log.