This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Incoming Government Briefs'.


 
FOI reference: FOI- 3875 
JH (Right to know)  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
  
 
Dear JH  
Decision on your Freedom of Information Request 
I refer to your request received on 26 July 2022 to the Department of Health and Aged 
Care (the department), seeking access under the Freedom of Information Act 1982 (Cth) 
(FOI Act) to: 
 
Incoming government briefs provided from the Department to its respective 
Ministers since 21 May 2022. 
I am authorised under subsection 23(1) of the FOI Act to make decisions in relation to 
Freedom of Information requests. I am writing to notify you of my decision on your 
request. 
FOI decision 
I have identified one document that is relevant to your request. This document was in 
the possession of the department when your request was received. 
I have decided to give access to the document in part, subject to the deletion of exempt 
material under section 47C and 47E of the FOI Act.  
My  reasons  for  not  providing  access  to  material  that  has  been  deleted  from  the 
documents are set out in ATTACHMENT A. 
Legislative provisions 
The FOI Act, including the provisions referred to in my decision, are available on the 
Federal Register of Legislation website: www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562  
Your review rights 
I have set out your review rights at ATTACHMENT B. 
 
      
 GPO Box 9848 Canberra ACT 2601 - www.health.gov.au 


Publication 
Where I have decided to release documents to you, the department may also publish 
the released material on its Disclosure Log. The department will not publish personal 
or business affairs information where it would be unreasonable to do so. 
For your reference the department’s Disclosure Log can be found at: 
www.health.gov.au/resources/foi-disclosure-log 
Contacts 
If you require clarification of any matters discussed in this letter you can contact the 
FOI Unit on (02) 6289 1666 or at xxx@xxxxxx.xxx.xx 
Yours sincerely 
Jodie Grieve 
Acting First Assistant Secretary 
People, Communication & Parliamentary Division 
1 August 2022 

 
ATTACHMENT A. 
REASONS FOR DECISION 
FOI- 3875 
1. 
Material taken into account 
In making my decision, I had regard to the following: 
•  the FOI Act  
•  guidelines  issued  by  the  Australian  Information  Commissioner  under 
section 93A of the FOI Act 
•  the terms of your FOI request as outlined above 
•  the content of the documents sought 
•  advice from departmental officers with responsibility for matters relating to the 
documents sought 
2. 
Finding of facts and reasons for decision  
My  findings  of  fact  and  reasons  for  deciding  that  the  exemptions  identified  in  the 
schedule of documents apply to the relevant document are set out below.  
3. 
Section 22 – deletion of irrelevant and/or exempt material 
Section  22  of  the  FOI  Act  applies  to  documents  containing  exempt  material 
(subparagraph (1)(a)(i))  and  irrelevant  information  (subparagraph (1)(a)(ii))  and 
allows an agency to delete such material from a document. 
The documents contain the names and telephone numbers of Department of Health 
employees. When your request was acknowledged, we notified you that this material 
would be considered irrelevant to the scope of your request unless you told us that 
you  were  seeking  access  to  that  material.  On  the  basis  that  you  did  not  notify  us 
otherwise,  this  information  has  been  deleted  under  section 22  of  the  FOI  Act  as 
outlined above. 
As I have decided that some of the information in the documents released to you is 
exempt from disclosure, I have prepared an edited copy of the document(s) by deleting 
the  exempt  information  from  the  documents  under  section 22  of  the  FOI  Act  as 
outlined above. 
4. 
Section 47C – Deliberative processes 
Section  47C  of the  FOI  Act  provides  that  a document  is  conditionally  exempt  if  its 
disclosure would disclose matter (deliberative matter) in the nature of, or relating to, 
opinion, advice or recommendation obtained, prepared or recorded, or consultation 
or  deliberation  that  has  taken  place,  in  the  course  of,  or  for  the  purposes  of,  the 
deliberative  processes  involved  in  the  functions  of  an  agency  or  a  Minister  or  the 
Government of the Commonwealth. 

 
Deliberative process 
Paragraph  6.58  of  the  FOI  Guidelines  states  that  deliberative  process  involves  the 
exercise of judgement in developing and making a selection from different options: 
The action of deliberating, in common understanding, involves the weighing up or 
evaluation of the competing arguments or considerations that may have a bearing 
upon  one’s  course  of  action.  In  short,  the  deliberative  processes  involved  in  the 
functions  of  an  agency  are  its  thinking  processes  –  the  processes  of  reflection,  for 
example, upon the wisdom and expediency of a proposal, a particular decision or a 
course of action.  
Paragraph 6.59 of the FOI Guidelines states that the ‘deliberative process’ generally refers 
to the process of weighing up or evaluating competing arguments or considerations 
or  to  thinking  processes  –  such  as  the  process  of  reflecting  upon  the  wisdom  and 
expediency of a proposal, a particular decision or a course of action. 
Deliberative matter 
Paragraph 6.63 of the FOI Guidelines states that ‘deliberative matter’ is a shorthand term 
for ‘opinion, advice and recommendation’ and ‘consultation and deliberation’ that is 
recorded or reflected in a document. There is no reason generally to limit the ordinary 
meanings  given  to  the  words  ‘opinion,  advice  or  recommendation,  consultation  or 
deliberation’. 
The document contains advice, opinions and recommendations prepared or recorded 
in  the  course  of,  or  for  the  purposes  of,  the  deliberative  processes  involved  in  the 
functions of the department. 
In the Administrative Appeals Tribunal decision of Wood; Secretary, Department of the 
Prime  Minister  &  Cabinet  and  (Freedom  of  Information)
  [2015]  AATA  945,  Forgie  DP 
explained  that  the  words  ‘opinion’,  ‘advice’  and  ‘recommendation’  all  involve 
consideration, followed by the formation of a view  either about a certain subject or 
about a course of action and the subsequent transmission of that view. 
I am satisfied that the document contains material that meets the criteria of deliberative 
matter pursuant to section 47C of the FOI Act, and that this material forms part of a 
deliberative  process.  The  document  sets  out  the  weighing  up  and  evaluation  of 
competing  arguments  and  can  be  characterised  as  the  thinking  process  of  the 
department  or  the  process  of  reflection  upon  the  wisdom  and  expediency  of  a 
particular proposal. 
Purely factual material 
Paragraphs 6.73 and 6.74 of the FOI Guidelines state that: 
6.73   ‘Purely factual material’ does not extend to factual material that is an integral 
part of the deliberative content and purpose of a document, or is embedded in or 
intertwined with the deliberative content such that it is impractical to excise it.  
6.74  Where a decision maker finds it difficult to separate the purely factual material 
from the deliberative matter, both the elements may be exempt. If the two elements 
can be separated, the decision maker should consider giving the applicant a copy with 
deletions under s 22 to provide access to the purely factual material.  

 
 
I  am  satisfied  that  that  while  the  relevant  document  contains  some  ‘purely  factual 
material’, that  information is central to the content  and purpose of the deliberative 
processes.  Further,  I  consider  that  the  factual  material  is  inextricably  linked  to 
deliberations involved in determining the advice to the Minister, the factual material 
is  central  to  the  content  and  purpose  of  the  deliberative  material,  and  it  would  be 
difficult  to  separate  it.  For  the  reasons  outlined  above,  I  have  decided  that  the 
document is conditionally exempt from disclosure under section 47C of the FOI Act. 
Where  a  document  is found  to  be  conditionally  exempt,  the  department  must give 
access to that document unless access to the document at this time would, on balance, 
be contrary to the public interest. I have addressed the public interest considerations 
below. 
5. 
Documents affecting certain operations of agencies 
Section 47E(d) of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its 
disclosure would or could reasonably be expected to have a substantial adverse effect 
on the proper and efficient conduct of the operations of an agency. 
Paragraph 6.120 of the FOI Guidelines states: 
An agency’s operations may not be substantially adversely affected if the disclosure 
would, or could reasonably be expected to lead to a change in the agency’s processes 
that would enable those processes to be more efficient. For example, in Re Scholes 
and Australian Federal Police [1996] AATA 347, the AAT found that the disclosure of 
particular documents could enhance the efficiency of the Australian Federal Police as 
it could lead to an improvement of its investigation process. 
Paragraph 6.123 of the FOI Guidelines states that the predicted effect must bear on the 
department’s ‘proper and efficient’ operations, that is, the department is undertaking 
its expected activities in an expected manner. Where disclosure of a document reveals 
unlawful activities or inefficiencies, this element of the conditional exemption will not 
be met and the conditional exemption will not apply. 
I am satisfied that the document contains information which, if disclosed, would or 
could reasonably be expected to, have a substantial and an unreasonable effect on the 
department’s proper and efficient operations. These are operational activities that are 
being  undertaken  in  an  expected  and  lawful  manner  and  would  not  reveal 
inefficiencies in the way in which the department conducts those operational activities. 
 
Managing the department’s responsibility for delivering affordable, quality health and 
aged care for all Australians and better sport outcomes is integral to the operations of 
the  department. Any prejudice  to  the  effectiveness  of  the  operational  methods  and 
procedures used in undertaking that role would result in a substantial adverse effect 
on the operations of the department. 
Having  regard  to  the  above,  and  having  consulted  with  senior  officers  within  the 
department,  I  am  satisfied  that  disclosure  of  the  document  would  inhibit  the 
department’s  ability  to  provide  effective  and  comprehensive  incoming  government 
briefs  in  the  future.  It  is  an  operational  requirement  of  the  department  to  provide 
comprehensive briefing to an incoming Minister following appointment. Failure to do 

 
so would impair the Minister’s ability to inform Parliament of the actions and policies 
of the department and the wider portfolio. Further, failure to provide comprehensive 
briefings  would  reasonably  be  expected  to  interfere  with  the  effectiveness  of  the 
relationship between the department and the incoming government, which is central 
to  the  proper  and  efficient  functioning  of  the  department  and  the  Australian 
Government more broadly. For the reasons outlined above, I have decided that the 
document is conditionally exempt from disclosure under section 47E(d) of the FOI Act. 
Where  a  document  is found  to  be  conditionally  exempt,  the  department  must give 
access to that document unless access to the document at this time would, on balance, 
be contrary to the public interest. I have addressed the public interest considerations 
below. 
6. 
Disclosure is not in the public interest 
As noted above, pursuant to subsection 11A(5) of the FOI Act, the department must 
give access to conditionally exempt documents unless access to the documents at that 
time would, on balance, be contrary to the public interest. I have therefore considered 
whether disclosure of the document would be contrary to the public interest. 
Paragraph 6.5 of the FOI Guidelines states: 
The public interest test is considered to be:  
•  something that is of serious concern or benefit to the public, not merely of 
individual interest 
•  not something of interest to the public, but in the interest of the public 
•  not a static concept, where it lies in a particular matter will often depend on a 
balancing of interests 
•  necessarily broad and non-specific and 
•  relates to matters of common concern or relevance to all members of the public, 
or a substantial section of the public. 
Factors favouring disclosure 
Section 11B of the FOI Act provides that factors favouring access to documents in the 
public  interest  include  whether  access  to  the  documents  would  do  any  of  the 
following: 
•  promote the objects of the FOI Act (including all matters set out in sections 3 
and 3A) 
•  inform debate on a matter of public importance  
•  promote effective oversight of public expenditure, or 
•  allow a person to access his or her own personal information. 

 
Having regard to the above, I consider that disclosure of the document at this time:  
•  would provide access to a document held by an agency of the Commonwealth 
which would promote the objects of the FOI Act by providing the Australian 
community with access to information held by the Australian Government 
•  would inform debate on a matter of public importance  
•  would provide limited insight into public expenditure, and 
•  would not allow you access to your own personal information. 
Factors weighing against disclosure 
I  consider  that  the  following  public  interest  factors  weigh  against  disclosure  of  the 
conditionally exempt information at this time, on the basis that disclosure: 
•  could  reasonably  be  expected  to  prejudice  the  ability  of  the  department  to 
provide full and frank advice to incoming Ministers ‘at a critical juncture in the 
system of responsible parliamentary government’1 
•  could reasonably be expected to prejudice the early developmental stages of 
forming  and  communicating  opinion,  advice  and  recommendations  during 
deliberative processes by creating an environment in which there is a chilling 
effect  on  the  open  consideration  of  all  options  that  have  potential  to  be  put 
forward 
•  could reasonably be expected to prejudice the department’s ability to provide 
similar information in the future as  the advice, opinion and recommendations 
recorded in the documents were given and received with an expectation that the 
audience would be limited to the Minister, and  
•  could  adversely  impact  a  productive,  trusting  and  effective  relationship 
between a Minister and his or her department. 
I  consider  that  any  perceived  benefit  to  the  public  from  the  disclosure  of  the 
information  would  be  outweighed  by  the  benefit  to  the  public  of  maintaining  the 
confidentiality of that information and refusing access to it. 
In making my decision, I have not taken into account any of the irrelevant factors set 
out in subsection 11B(4) of the FOI Act, which are: 
(a) access  to  the  document  could  result  in  embarrassment  to  the 
Commonwealth  Government,  or  cause  a  loss  of  confidence  in  the 
Commonwealth Government 
(b) access  to  the  document  could  result  in  any  person  misinterpreting  or 
misunderstanding the document 
 
Dreyfus and Secretary, Attorney-General’s Department [2015] AATA 962 [117] 

 
(c) the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to 
which the request for access to the document was made 
(d) access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
Conclusion 
For the reasons set out above, after weighing all public interest factors for and against 
disclosure,  I  have  decided  that,  on  balance,  disclosure  of  the  conditionally  exempt 
information would be contrary to the public interest. I am satisfied that the benefit to 
the  public  resulting  from  disclosure  is  outweighed  by  the  benefit  to  the  public  of 
withholding the information.   

 
ATTACHMENT B. 
YOUR REVIEW RIGHTS 
If you are dissatisfied with my decision, you may apply for a review. 
Internal review 
You  can  request  internal  review  within  30  days  of  you  receiving  this  decision.  An 
internal  review  will  be  conducted  by  a  different  officer  from  the  original  decision-
maker.  
No particular form is required to apply for review although it will assist your case to 
set out the grounds on which you believe that the original decision should be changed.  
Applications for internal review can be made by: 
Email: 
xxx@xxxxxx.xxx.xx  
Mail: 
FOI Unit (MDP 516) 
Department of Health  
GPO Box 9848 
CANBERRA ACT 2601 
If you choose to seek an internal review, you will also have a right to apply for 
Information Commissioner review (IC review) of the internal review decision once it 
has been provided to you. 
Information Commissioner review or complaint 
You also have the right to seek Information Commissioner (IC) review of this decision. 
For  FOI  applicants,  an  application  for  IC  review  must  be  made  in  writing  within 
60 days of the decision. For third parties who object to disclosure of their information, 
an application for IC review must be made in writing within 30 days of the decision. 
If you are not satisfied with the way we have handled your FOI request, you can lodge 
a complaint with the OAIC.  However, the OAIC suggests that complaints are made 
to the agency in the first instance. 
While  there  is  no  particular  form  required  to  make  a  complaint  to  the  OAIC,  the 
complaint should be in writing and set out the reasons for why you are dissatisfied 
with the way your request was processed. It should also identify the Department of 
Health and Aged Care as the agency about which you are complaining.   
You  can  make  an  IC  review  application  or  make  an  FOI  complaint  in  one  of  the 
following ways: 
•  online at www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/  
•  via email to xxxxx@xxxx.xxx.xx 
•  by mail to GPO Box 5218 Sydney NSW 2001, or  
•  by fax to 02 9284 9666. 

 
More information about the Information Commissioner reviews and complaints is 
available on the OAIC website here: www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-
review-process. 
Complaint 
If  you  are  dissatisfied  with  action  taken  by  the  department,  you  may  also  make  a 
complaint directly to the department. 
Complaints to the department are covered by the department’s privacy policy. A form 
for lodging a complaint directly to the department is available on the department’s 
website here: www.health.gov.au/about-us/contact-us/complaints