This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Incoming Government Briefs'.

Our ref: FOI LEX 45243 
Decision date: 26 August 2022 
Applicant: JH  
Dear JH, 
Freedom of Information Request: LEX 45243 

1.  I refer to your correspondence received by the Department of Social Services 
(the Department) on 27 July 2022, in which you requested access to ‘the 
Incoming Government Briefs (IGBs) provided from the Department to its 
respective Ministers since 21 May 2022
’ under the Freedom of Information 
Act 1982 
(Cth) (FOI Act). 
2.  The Department has identified three (3) documents relevant to your request 
(the documents). These three documents are the IGBs prepared by the 
Department after the federal election in May 2022, to address the change of 
Government. The IGBs were prepared for the: 
  Minister for Social Services 
  Minister for the National Disability Insurance Scheme and Minister for 
Government Services; and 
  Minister for Housing and Homelessness. 
3.  I have made a decision to grant you part access to the documents. 
4.  The documents to which I am granting you part access, are listed in 
Appendix 1, together with the relevant exemption provisions. I have 
provided access to an edited copy of the documents in accordance with 
section 22 of the FOI Act. 
Authority to make decision 

5.  I am an officer authorised by the Secretary of the Department to make 
decisions about access to documents in the possession of the Department, 
in accordance with subsection 23(1) of the FOI Act. 

6.  On 27 July 2022, you made the following request: 

"I request the incoming government briefs provided from the Department 
to its respective Ministers since 21 May 2022." 

7.  The Department sought confirmation on 4 August 2022 that you wished to continue 
with your request, given that redacted versions of the Briefs were available on the 
Department’s Disclosure Log.  
8.  On 5 August 2022, you confirmed that you wished to proceed with your request.  
9.  On 10 August 2022, the Department formally acknowledged your request. 
10. I have decided not to impose a charge in relation to this request, in 
accordance with Regulation 8 of the Freedom of Information (Charges) 
Regulations 2019

11. We have identified three (3) documents that fall within the scope of your 
12.  I am satisfied that all documents relevant to your request have been 
13. I have made a decision to grant you part access to the documents subject to 
sections 47B, 47C, 47D, 47E, 47F and 47G of the FOI Act. My reasons for 
this decision follow. 
Material taken into account 

14. When making my decision I considered the following: 
  the terms of your original request; 
  the types of information and documents that are in the Department’s 
  consultation with relevant business areas on the documents falling within 
scope of your request; 
  courtesy consultation responses from the NDIA and Services Australia; 
  third party consultation response; and 
  the content of the documents that fall within the scope of your request. 
15. I also particularly considered the following provisions of the FOI Act: 

  sections  11  and  11A  which  give  the  Australian  community  a  legally 
enforceable  right  to  access  information  held  by  the  Government  of  the 
  section 3 which outlines the objects underpinning that right of access; 
  section 11B to assess whether release of a conditionally exempt document 
was contrary to the public interest; 
  sections  47B,  47C,  47D,  47E,  47F  and  47G  of  the  FOI  Act  as  they  are 
relevant to the document; 
  section 22 which  requires the release of  exempt  documents in  an edited 
form  in  certain  circumstances,  including  the  removal  of  information  that 
would reasonably be regarded as exempt or irrelevant. 
16. I have also considered the Guidelines issued by the Australian Information 
Commissioner under section 93A of the FOI Act (FOI Guidelines). 
17. Full extracts of the FOI Act provisions I have relied upon are in Appendix 2
Reasons for decision 
18. I have decided to grant part access to the documents within the scope of 
your request in accordance with the following provisions of the FOI Act. 
Public interest conditional exemption—deliberative processes (section 47C) 
19. Section 47C of the FOI Act provides for the conditional exemption of 
documents in circumstances where disclosure would disclose a deliberative 
matter in the nature of, or relating to, opinion, advice or recommendation 
obtained, prepared or recorded, or consultation or deliberation that has taken 
place, in the course of, or for the purposes of, the deliberative processes 
involved in the functions of an agency, a Minister or the Government of the 
20. Deliberative matter does not include purely factual material, however, where 
material was gathered as a basis for intended deliberations, this may be 
considered deliberative matter (see FOI Guidelines [6.67]). 
21. Paragraph [6.59] of the FOI Guidelines provides that: 
Deliberative process’ generally refers to the process of weighing up or 

evaluating competing arguments or considerations or to thinking processes – 
the process of reflection, for example, upon the wisdom and expediency of a 
proposal, a particular decision or a course of action
22. I note that the deliberative processes conditional exemption does not require 
an assessment of whether harm would result from disclosure. 
23. The documents subject to your request are the three (3) IGBs prepared by 
the Department in response to the recent change of Government as a 
result of the June 2022 federal election. 
24. IGBs are an important part of the Government’s briefing process when a 
change in Government occurs. The purpose of an IGB is to provide incoming 
Ministers with an overview of a Department’s portfolio and to highlight key 
challenges and matters for immediate attention. I consider that this briefing 
process is deliberative in nature. 
25. These three (3) IGB’s were prepared by various staff members of the 
Department and signed off by the Department’s Secretary, Ray Griggs. They 
provide extensive and detailed summaries relating to the functions, 
expenditure and activities of the Department and other Commonwealth 
Agencies, including Services Australia and the NDIS. This includes advice 
on Government activities that are currently the subject of deliberation by the 
Department, or by another Commonwealth or State agency. 
26. Due to the very nature of a briefing document, the IGBs contain both factual 
and deliberative material. 
27. Having reviewed the material contained within the documents and the advice 
of relevant Department internal business areas who assisted with the drafting 
of the IGBs and the courtesy consultation responses from Services Australia 
and the NDIS, I consider that they were prepared as part of a deliberative 
process and that they contain deliberative material, namely the Department’s 
advice, opinions and recommendations to its incoming Ministers. 
28. I also note that the Information Commissioner and AAT decisions of Crowe 
and Department of the Treasury [2013] AICmr 69 (29 August 2013), Dan 
Conifer and Department of the Prime Minister and Cabinet (No. 2) (Freedom 
of information) [2017] AICmr 117 (15 November 2017) and Dreyfus and 
Secretary, Attorney-General's Department [2015] AATA 962 all support the 

understanding that parts of IGBs will generally be appropriate for conditional 
exemption under section 47C of the FOI Act. 
29. Accordingly, I have made a decision to redact certain deliberative material 
contained within the documents under section 47C of the FOI Act. I have also 
made a decision to redact material that is both factual and deliberative 
material, where is inextricably intertwined and cannot otherwise be separated 
(see FOI Guidelines [6.73]). 
30. As section 47C is a conditional exemption, its application also requires the 
consideration of a public interest test, which I have discussed below. 
31. Finally, I note that I have primarily relied on section 47C of the FOI Act to 
redact material contained within the documents. However, where that 
redacted material is both factual and deliberative in nature, I have also relied 
on other provisions of the FOI Act (sections 47B, 47D, 47E, 47F and 47G) 
which I have discussed further below. 
Public interest conditional exemption—Commonwealth-State relations 
(section 47B(a)) 
32. Section 47B(a) of the FOI Act provides for the conditional exemption of 
documents where disclosure would or could reasonably be expected to cause 
damage to relations between the Commonwealth and a State. 
33. Paragraph 6.23 of the FOI Guidelines provides: 
A decision maker may consider that disclosure would, or could reasonably be 
expected to damage the working relations of the Commonwealth and one or 
more States (s 47B(a)). ‘Working relations’ encompass all interactions of the 
Commonwealth and the States,23 from formal Commonwealth-State 

consultation processes such as the Council of Australian Governments 
through to any working arrangements between agencies undertaken as part 
of their day to day functions
34. Paragraph 6.34 of the FOI Guidelines further provides that: 
Decision makers may also need to consider future working relationships 
where disclosure may, for example:  impair or prejudice the future flow of 
information  adversely affect Commonwealth-State police operations or 

investigations  adversely affect the development of future Commonwealth- 
State projects

35. Parts of the documents contain information relating to current projects and 
agreements involving the Commonwealth and other State Government 
36. Relevant business areas of the Department were consulted on the potential 
release of this material and provided advice that the disclosure of the 
material would likely damage current and future relationships between the 
Department and these State Government entities and that disclosure would 
likely adversely affect the progression of projects currently under 
development and review. 
37. I further understand that part of the success of these projects is the free flow 
of information between the Commonwealth and State and I consider that the 
release of this material at this point in time, may impair the future flow of 
similar information to the Commonwealth. 
38. Accordingly, I have found that this material meets the criteria for exemption 
under section 47B(a) of the FOI Act and have made the decision to redact this 
39. As section 47B is a conditional exemption, its application also requires the 
consideration of a public interest test, which I have discussed below. 
Public interest conditional exemption—financial or property interests 
of the Commonwealth (section 47D) 
40. Section 47D of the FOI Act provides a conditional exemption for documents 
where disclosure would have a substantial adverse effect on the financial and 
property interests of the Commonwealth or of an agency. 
41. Paragraph 6.90 of the FOI Guidelines provides: 
The financial or property interests of the Commonwealth or an agency may 
relate to assets, expenditure or revenue-generating activities… 
42. For this conditional exemption to apply, the potential effect of disclosure must 

be both substantial and adverse. 
43. Parts of the documents contain detailed information about the finances of the 
Department and, more broadly, the Commonwealth. This includes 
breakdowns of unprocessed debt’s known as the ‘Debt Book’ and specific 
breakdowns of inter-agency expenditure. I understand this specific material is 
not currently publicly available. 
44. I note that at various times during the year, Agencies are required to report 
Commonwealth financial information (e.g. in Agency Annual Report and in 
response to Senate Estimate enquiries). Outside of these times of publication, 
it is important that Agencies are able to swiftly brief relevant Ministers on 
point-in-time financial information. I note that figures relating to unprocessed 
debts are fluid and can change with time and as a result of further enquiries or 
the processing of payments owed to the Commonwealth. I consider that the 
release of such financial material would likely have a substantial adverse 
effect on the financial interests of the Commonwealth. 
45. I have also had regard to the Information Commissioner decision of Briggs 
and Department of the Treasury (No.3) [2012] AICmr 22 (20 August 2012), 
which I consider to be relevant to the disclosure of the Department’s debt 
book information at this point in time. At paragraphs [14] and [15] of the 
decision, the Information Commissioner provides: 
[14] As the Treasury advised Mr Briggs in its reasons for decision, the third 
paragraph of document 13 contains details about ‘provisions made in the 
contingency reserve for a particular Budget measure’. The Treasury also 
states—and I can accept—that, ‘[w]hile it is publically known that the 
Government has allocated a capped amount in the Contingency Reserve to 
support delivery of the measure, details of the amount placed in reserve are 
not publically known pending the conclusion of negotiations with key 

[15] I agree with the Treasury that the disclosure of this information at this 
time would have a substantial adverse effect on the financial interest of the 

46. Accordingly, I have found that this material meets the criteria for exemption 
under section 47D of the FOI Act and have made the decision to redact this 
47. As section 47D is a conditional exemption, its application also requires the 

consideration of a public interest test, which I have discussed below. 
Public interest conditional exemption--certain operations of agencies 
(section 47E(d)) 
48. Section 47E(d) provides for the conditional exemption of documents in 
circumstances where disclosure would, or could reasonably be expected 
to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of 
the operations of an agency. 
49. As discussed above, IGBs are an important process of new Government and 
enable the efficient and effective briefing of new Ministers. To ensure that 
incoming Ministers are briefed appropriately, it is important that the 
Department is able to provide full and proper advice on its relevant functions 
and activities. 
50. Where the IGBs contain intertwined factual and deliberative material, it is 
often the result of the author providing factual analysis or drawing conclusions 
as to the reasons why a particular policy or spending activity has or has not 
proceeded as planned, or why a particular group of the community has or has 
not used Commonwealth initiatives or services as expected. 
51. The IGBs also contain information relating to the functions and activities of 
other Agencies including Services Australia and the NDIA and matters relating 
to Commonwealth staffing and appointments which are currently under 
deliberation or discussion. 
52. I consider that the disclosure of this material would inhibit the ability of the 
Department and other Agencies (including Services Australia and the NDIA) 
to provide this level of advice or commentary, in amongst factual material 
which supports those opinions. I consider that this would ultimately have a 
substantial adverse effect on Agency operations, namely the ability to provide 
full and proper briefings to its incoming Ministers. 
53. Accordingly, I have made a decision to redact parts of the document bundle in 
accordance with section 47E(d) of the FOI Act. As section 47E(d) is a 
conditional exemption, its application also requires the consideration of a 
public interest test, which I have discussed below. 

Public interest conditional exemptions--personal privacy (section 47F) 

54. Section 4 of the FOI Act confirms that personal information has the same 
meaning as is defined in section 6 of the Privacy Act 1988 (Privacy Act), 
which is: 
...information or an opinion about an identified individual, or an individual 
who is reasonably identifiable: 
whether the information or opinion is true or not; 
whether the information or opinion is recorded in a material form or 
55. Section 47F(2) of the FOI Act provides the following factors that an FOI 
decision maker should take into account when considering the application of 
this conditional exemption provision: 
the extent to which the information is well known; 
whether the person to whom the information relates is known to be 
(or to have been) associated with the matters dealt with in the 
the availability of the information from publicly accessible sources; 
any other matters the decision maker considers relevant
56. I have identified material within the documents that discloses the personal 
information of third parties or could otherwise reasonably identify third party 
members of the Australian community. 
57. I am satisfied that this material meets the definition of personal information for 
the purposes of both the FOI Act and Privacy Act and that it would be 
unreasonable to release this material at this time, where it is currently under 
deliberation and is not otherwise in the public domain. I further note that the 
Department has obligations to protect the privacy of future, current and past 

58. Accordingly, I have made a decision to redact this material under section 
47F of the FOI Act. As section 47F is a conditional exemption, its 
application also requires the consideration of the public interest test, which I 
have discussed below. 
Public interest conditional exemptions—business (section 47G(1)(a)) 

59. Business information is conditionally exempt and can be redacted 
under section 47G(1)(a) of the FOI Act: 
(1)  A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would 
disclose information concerning a person in respect of his or her business or 
professional affairs or concerning the business, commercial or financial affairs 
of an organisation or undertaking, in a case in which the disclosure of the 
(a)  would, or could reasonably be expected to, unreasonably affect 
that person adversely in respect of his or her lawful business or 
professional affairs or that organisation or undertaking in respect of its 
lawful business, commercial or financial affairs; or … 
60. Information about the projects of a third-party business and service 
provider are contained in the document bundle. I consider that this material 
meets the definition of business information for the purposes of section 
47G(1) of the FOI Act. 
Public interest conditional exemptions—business (section 47G(1)(a)) 

61. Section 47G(1)(a) of the FOI Act provides for the redaction of business 
information as follows: 
(1)  A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would 
disclose information concerning a person in respect of his or her business or 
professional affairs or concerning the business, commercial or financial affairs 
of an organisation or undertaking, in a case in which the disclosure of the 
(a)  would, or could reasonably be expected to, unreasonably affect 
that person adversely in respect of his or her lawful business or 
professional affairs or that organisation or undertaking in respect of its 

lawful business, commercial or financial affairs; or … 
62. The document bundle contains information about the project of a third-party 
business and service provider. I consider that this material meets the 
definition of business information for the purposes of section 47G(1) of the 
FOI Act. 
63. Having consulted with this business, I am also satisfied that the release of this 
material could reasonably be expected to adversely impact that third party’s 
commercial and business affairs. I understand that much of this material is not 
publicly known and that there is significant concern that disclosure could lead 
to competitors launching similar project ideas, which would ultimately 
adversely affect the efficacy of the project. 
64. Accordingly, I have made a decision to redact parts of the document bundle in 
accordance with section 47G(1)(a) of the FOI Act. As section 47G is a 
conditional exemption, its application also requires the consideration of a 
public interest test, which I have discussed below. 
Application of the public interest test – sections 47B, 47C, 47D, 47E, 
47F and 47G 
65. Where material is identified as conditionally exempt, section 11A(5) provides 
that an agency must give the person access to the document unless (in the 
circumstances) access to the document would, on balance, be contrary to the 
public interest. 
66. In order to assess whether release of the conditionally exempt material would 
be contrary to the public interest, I have considered that disclosure would 
promote the objects of the FOI Act by providing access to government held 
67. I also considered the following factors which do not favour disclosure: 
disclosure of the deliberative material contained within the documents 
would likely have a demeaning effect on the value of the advice 
provided in these and future IGBs; 
disclosure of the deliberative material contained within the documents 

would likely adversely affect or limit the extent that full and frank advice 
is included in future IGBs; 
disclosure could reasonably be expected to prejudice Commonwealth 
and state relations; 
disclosure could reasonably be expected to prejudice the success of 
projects currently underway between the Department and other State 
and Commonwealth agencies; 
disclosure could reasonably be expected to prejudice the financial or 
property interests of the Commonwealth; 
disclosure could prejudice a person’s right to privacy; 
disclosure could reasonably be expected to adversely affect the proper and 
efficient conduct of the operations of the Department and other Commonwealth 
Agencies, namely the full and proper briefing of its incoming ministers; and 
disclosure could be expected to adversely affect the commercial and 
business affairs of a third-party business and service provider who is 
currently engaging with the Department. 
68. I also note that the public interest factors against disclosure of certain 
deliberative material contained within IGBs more generally was discussed at 
paragraph [107] of the decision in Dreyfus and Secretary, Attorney-General's 
[2015] AATA 962 , where Her Honour, Justice Bennett observed 
The combination of factors against release in the public interest include the 
nature of an IGB to a new Minister in a newly elected incoming Government, 
the evidence … explaining the importance of maintaining the confidentiality of 
not only the content of this IGB but also on the preparation of future IGBs, the 
need for continuity of frankness, candour and completeness in the advice and 
commentary contained in IGBs, the extent of deliberative matter contained in 
such a document and the impact on the preparation of future IGBs if access 
were granted … [The] context requires preparation of the document 
unhindered by apprehension that the IGB, prepared as a confidential brief to 
an incoming new Attorney-General, will be released. These factors were 
relevant when the IGB was being prepared and remain relevant today. 

69. I am satisfied that I have not considered any of the listed irrelevant factors for 
consideration, as set out in section 11B(4) of the FOI Act. 

70. In balancing the public interest factors for and against disclosure, I have 
placed greater weight on the factors against disclosure and am satisfied that 
the public interest is to withhold the exempt material. 
Delete exempt or irrelevant material from documents and provide 
access to edited copies (section 22) 
71. As explained above, some of the documents contain material which I have 
decided to redact under FOI Act exemption provisions. 
72. In accordance with section 22 of the FOI Act, I have prepared the documents 
for release by removing the exempt material. 
Release of documents 

73. The documents with redactions applied in accordance with sections 47B, 47C, 
47D, 47E, 47F and 47G of the FOI Act are enclosed
Disclosure Log Decision 
74. I am of the view that details of your request should be made available on the 
Department’s FOI Disclosure Log. Accordingly, details of your request will be 
published on the Department’s FOI Disclosure Log. 
75. Please note that the Department does not publish details of FOI applicants, it 
only publishes details of the FOI request and the documents released in 
response to the request. 
Your rights of review 
76. Information  about  your  rights  to  seek  a  review  of  this  decision  are  at 
Attachment A. 

77. Should you have any enquiries concerning this matter please do not hesitate 
to contact the FOI team by email at 
Yours sincerely 
Leah Kennedy 
Deputy Chief Counsel 
Legal Services Group 
26 August 2022

Appendix 1 
LEX 45243 

Document  No. of 
IGB to Minister for Social 
Sections 47B, 
47C, 47D, 

May 2022  Services 
47E, 47F, 
IGB to Minister for the 
Sections 47B, 

  May 2022 
47C, 47D, 
National Disability 
47E, 47F, 
Insurance Scheme and 
Minister for Government 
IGB to Minister for 
Sections 47B, 
  May 2022 
47C, 47D, 
Housing and 
47E and 47F 

Appendix 2 
Schedule of relevant provisions used in making this decision FOI LEX 45243 
Excerpts from the Freedom of Information Act 1982 (Cth) 

The objects of this Act are to give the Australian community access to information 
held by the Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, 
requiring agencies to publish the information; and 
providing for a right of access to documents. 
The Parliament intends, by these objects, to promote Australia’s representative 
democracy by contributing towards the following: 
increasing public participation in Government processes, with a view to 
promoting better informed decision-making; 
increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s 
The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that 
information held by the Government is to be managed for public purposes, and is a 
national resource. 
The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be 
performed and exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access 
to information, promptly and at the lowest reasonable cost. 
Right of access 
Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in 
accordance with this Act to: 
a document of an agency, other than an exempt document; or 
an official document of a Minister, other than an exempt document. 
Subject to this Act, a person’s right of access is not affected by: 
any reasons the person gives for seeking access; or 
the agency’s or Minister’s belief as to what are his or her reasons for seeking 
Access to documents on request 
This section applies if: 
a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an 
agency or Minister for access to: 
a document of the agency; or 
an official document of the Minister; and 

any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is 
given has been paid. 
This section applies subject to this Act. 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for 
example the following: 
section 12 (documents otherwise available); 
section 13 (documents in national institutions); 
section 15A (personnel records); 
section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 
Mandatory access—general rule 
The agency or Minister must give the person access to the document in accordance 
with this Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Note: Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or 
not in response to a request (see section 3A (objects—information or documents otherwise 
The agency or Minister must give the person access to the document if it is 
conditionally exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the 
document at that time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1: Division 3 of Part IV provides for when a document is conditionally exempt. 
Note 2: A conditionally exempt document is an exempt document if access to the document 
would, on balance, be contrary to the public interest (see section 31B (exempt documents for 
the purposes of Part IV)). 
Note 3: Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person 
access to the document. 
Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is both: 
a conditionally exempt document; and 
an exempt document: 
under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt 
document in subsection 4(1). 
Public interest exemptions — factors 
This section applies for the purposes of working out whether access to a conditionally 
exempt document would, on balance, be contrary to the public interest under 
subsection 11A(5). 
This section does not limit subsection 11A(5). 
Factors favouring access 
Factors favouring access to the document in the public interest include whether 
access to the document would do any of the following: 
promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 
and 3A); 
Inform debate on a matter of public importance; 

promote effective oversight of public expenditure; 
allow a person to access his or her own personal information. 
Irrelevant factors 
The following factors must not be taken into account in deciding whether access to 
the document would, on balance, be contrary to the public interest: 
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth 
access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document; 
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which 
the request for access to the document was made; 
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
In working out whether access to the document would, on balance, be contrary to the 
public interest, an agency or Minister must have regard to any guidelines issued by 
the Information Commissioner for the purposes of this subsection under section 93A. 
Requests for access (as related to the requirements for requests) 
Persons may request access 
Subject to section 15A, a person who wishes to obtain access to a document of an 
agency or an official document of a Minister may request access to the document. 
Requirements for request 
The request must: 
be in writing; and 
state that the request is an application for the purposes of this Act; and 
provide such information concerning the document as is reasonably 
necessary to enable a responsible officer of the agency, or the Minister, to 
identify it; and 
give details of how notices under this Act may be sent to the applicant (for 
example, by providing an electronic address to which notices may be sent by 
electronic communication). 
The request must be sent to the agency or Minister. The request may be sent in any 
of the following ways: 
delivery to an officer of the agency, or a member of the staff of the Minister, 
at the address of any central or regional office of the agency or Minister 
specified in a current telephone directory; 
postage by pre-paid post to an address mentioned in paragraph (a); 
sending by electronic communication to an electronic address specified by 
the agency or Minister. 

Access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted 
This section applies if: 
an agency or Minister decides 
to refuse to give access to an exempt document; or 
that to give access to a document would disclose information that 
would reasonably be regarded as irrelevant to the request for access; 
it is possible for the agency or Minister to prepare a copy (an edited copy) of 
the document, modified by deletions, ensuring that: 
access to the edited copy would be required to be given under 
section 11A (access to documents on request); and 
the edited copy would not disclose any information that would 
reasonably be regarded as irrelevant to the request; and 
it is reasonably practicable for the agency or Minister to prepare the edited 
copy, having regard to: 
the nature and extent of the modification; and 
the resources available to modify the document; and 
it is not apparent (from the request or from consultation with the applicant) 
that the applicant would decline access to the edited copy. 
Access to edited copy 
The agency or Minister must: 
prepare the edited copy as mentioned in paragraph (1)(b); and 
give the applicant access to the edited copy. 
Notice to applicant 
The agency or Minister must give the applicant notice in writing: 
that the edited copy has been prepared; and 
of the grounds for the deletions; and 
if any matter deleted is exempt matter—that the matter deleted is exempt 
matter because of a specified provision of this Act. 
Section 26 (reasons for decision) does not apply to the decision to refuse access to 
the whole document unless the applicant requests the agency or Minister to give the 
applicant a notice in writing in accordance with that section. 
Decisions to be made by authorised persons 
Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may 
be made, on behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer 
of the agency or, subject to the regulations, by an officer of the agency acting within 
the scope of authority exercisable by him or her in accordance with arrangements 
approved by the responsible Minister or the principal officer of the agency. 
A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or 
body that is specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, 
authority or body by the principal officer of that court, tribunal, authority or body or, 
subject to the regulations, by an officer of that court, tribunal, authority or body acting 
within the scope of authority exercisable by him or her in accordance with 
arrangements approved by the principal officer of that court, tribunal, authority or 


Reasons and other particulars of decisions to be given 
Where, in relation to a request, a decision is made relating to a refusal to grant 
access to a document in accordance with the request or deferring provision of access  
to a document, the decision-maker shall cause the applicant to be given notice in 
writing of the decision, and the notice shall: 
state the findings on any material questions of fact, referring to the material 
on which those findings were based, and state the reasons for the decision; 
in the case of a decision to refuse to give access to a conditionally exempt 
document—include in those reasons the public interest factors taken into 
account in making the decision; and 
Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it would 
be contrary to the public interest (see section 11A). 
where the decision relates to a document of an agency, state the name and 
designation of the person giving the decision; and 
give to the applicant appropriate information concerning: 
his or her rights with respect to review of the decision; 
his or her rights to make a complaint to the Information 
Commissioner in relation to the decision; and 
the procedure for the exercise of the rights referred to in 
subparagraphs (i) and (ii); including (where applicable) particulars of 
the manner in which an application for internal review (Part VI) and 
IC review (Part VII) may be made. 
Section 13 of the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977 does not apply 
to a decision referred to in subsection (1). 
A notice under this section is not required to contain any matter that is of such a 
nature that its inclusion in a document of an agency would cause that document to be an 
exempt document. 
Public interest conditional exemptions--Commonwealth-State relations etc. 
A document is conditionally exempt if disclosure of the document under this Act: 
would, or could reasonably be expected to, cause damage to relations 
between the Commonwealth and a State; 
would divulge information or matter communicated in confidence by or on 
behalf of the Government of a State or an authority of a State, to the 
Government of the Commonwealth, to an authority of the Commonwealth or 
to a person receiving the communication on behalf of the Commonwealth or 
of an authority of the Commonwealth; or 
would divulge information or matter communicated in confidence by or on 
behalf of a Norfolk Island authority, to the Government of the 
Commonwealth, to an authority of the Commonwealth or to a person 
receiving the communication on behalf of the Commonwealth or an 
authority of the Commonwealth; or 
would  divulge  information  or  matter  communicated  in  confidence  by  or  on 
behalf of the Government of a State or an authority of a State, to a Norfolk 
Island authority or to 
a person receiving the communication on behalf of 
a Norfolk Island authority. 
Note: Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it would be contrary 
to the public interest (see section 11A). 

Public interest conditional exemptions—deliberative processes 
General rule 
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would disclose 
matter (deliberative matter) in the nature of, or relating to, opinion, advice or 
recommendation obtained, prepared or recorded, or consultation or deliberation 
that has taken place, in the course of, or for the purposes of, the deliberative 
processes involved in the functions of: 
an agency; or 
a Minister; or 
the Government of the Commonwealth; or 
the Government of Norfolk Island. 
Deliberative matter does not include either of the following: 
operational information (see section 8A); 
purely factual material. 
Note: An agency must publish its operational information (see section 8). 
This section does not apply to any of the following: 
reports (including reports concerning the results of studies, surveys or tests) 
of scientific or technical experts, whether employed within an agency or not, 
including reports expressing the opinions of such experts on scientific or 
technical matters; 
reports of a body or organisation, prescribed by the regulations, that is 
established within an agency; 
the record of, or a formal statement of the reasons for, a final decision given 
in the exercise of a power or of an adjudicative function. 
Note: Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it would be 
contrary to the public interest (see section 11A). 
Public interest conditional exemptions—financial or property interests of the 

A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would have a substantial 
adverse effect on the financial or property interests of the Commonwealth or of an agency. 
Note: Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it would be 
contrary to the public interest (see section 11A). 
Public interest conditional exemptions—certain operations of agencies 
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would, or could reasonably 
be expected to, do any of the following: 
prejudice the effectiveness of procedures or methods for the conduct of tests, 
examinations or audits by an agency; 
prejudice the attainment of the objects of particular tests, examinations or 
audits conducted or to be conducted by an agency; 
have a substantial adverse effect on the management or assessment of 
personnel by the Commonwealth, by Norfolk Island or by an agency; 

have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of an agency. 
Note: Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it would be 
contrary to the public interest (see section 11A). 
Public interest conditional exemptions—personal privacy 
General rule 
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would involve the 
unreasonable disclosure of personal information about any person (including a 
deceased person). 
In determining whether the disclosure of the document would involve the 
unreasonable disclosure of personal information, an agency or Minister must have 
regard to the following matters: 
the extent to which the information is well known; 
whether the person to whom the information relates is known to be (or to 
have been) associated with the matters dealt with in the document; 
the availability of the information from publicly accessible sources; 
any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
Subject to subsection (5), subsection (1) does not have effect in relation to a request 
by a person for access to a document by reason only of the inclusion in the document 
of matter relating to that person. 
Access given to qualified person instead 
Subsection (5) applies if: 
a request is made to an agency or Minister for access to a document of the 
agency, or an official document of the Minister, that contains information 
concerning the applicant, being information that was provided by a qualified 
person acting in his or her capacity as a qualified person; and 
it appears to the principal officer of the agency or to the Minister (as the case 
may be) that the disclosure of the information to the applicant might be 
detrimental to the applicant’s physical or mental health, or well-being. 
The principal officer or Minister may, if access to the document would otherwise be 
given to the applicant, direct that access to the document, so far as it contains that 
information, is not to be given to the applicant but is to be given instead to a qualified 
person who: 
carries on the same occupation, of a kind mentioned in the definition of 
qualified person in subsection (7), as the first-mentioned qualified person; 
is to be nominated by the applicant. 
The powers and functions of the principal officer of an agency under this section may 
be exercised by an officer of the agency acting within his or her scope of authority in 
accordance with arrangements referred to in section 23. 
In this section: 
qualified person means a person who carries on, and is entitled to carry on, an 
occupation that involves the provision of care for the physical or mental health of 
people or for their well-being, and, without limiting the generality of the foregoing, 
includes any of the following: 
a medical practitioner; 
a psychiatrist;

a psychologist; 
a counsellor; 
a social worker. 
Note: Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it 
would be contrary to the public interest (see section 11A). 
Public interest conditional exemptions—business 
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would 
disclose information concerning a person in respect of his or her business or 
professional affairs or concerning the business, commercial or financial affairs of 
an organisation or undertaking, in a case in which the disclosure of the 
would, or could reasonably be expected to, unreasonably affect that 
person adversely in respect of his or her lawful business or professional affairs or 
that organisation or undertaking in respect of its lawful business, commercial or 
financial affairs; or 
could reasonably be expected to prejudice the future supply of information 
to the Commonwealth, Norfolk Island or an agency for the purpose of the 
administration of a law of the Commonwealth or of a Territory or the 
administration of matters administered by an agency. 
Subsection (1) does not apply to trade secrets or other information to 
which section 47 applies. 
Subsection (1) does not have effect in relation to a request by a person 
for access to a document: 
by reason only of the inclusion in the document of information concerning 
that person in respect of his or her business or professional affairs; or 
by reason only of the inclusion in the document of information concerning 
the business, commercial or financial affairs of an undertaking where the person 
making the request is the proprietor of the undertaking or a person acting on 
behalf of the proprietor; or 
by reason only of the inclusion in the document of information 
concerning the business, commercial or financial affairs of an organisation 
where the person making the request is the organisation or a person acting 
on behalf of the organisation. 
A reference in this section to an undertaking includes a reference to an 
undertaking  that  is  carried  on  by,  or  by  an  authority  of,  the  Commonwealth, 
Norfolk Island or a State or by a local government authority. 
For the purposes of subsection (1), information is not taken to concern a 
person in respect of the person’s professional affairs merely because it is 
information concerning the person’s status as a member of a profession. 
Note: Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it would be contrary 
to the public interest (see section 11A)