This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Cultural and Workplace Development presentations provided to members of the Royal Australian Navy Band (Sydney)'.


 
 
 
DEFENCE FOI 051/22/23 STATEMENT OF REASONS UNDER THE FREEDOM OF 
INFORMATION ACT 
1.  I refer to the application by Charles Stevens under the Freedom of Information Act 1982 
(FOI Act) for access to: 
“Presentations, including slide decks, audio/visual material and accompanying 
reference documents, such as members guides or work books provided to members of 
the Royal Australian Navy Band (Sydney) regarding the current state of workplace 
culture and steps to be undertaken to improve any perceived or actual negative 
workplace culture within the organisation. The time frame of my request is for the 
period July 2021-August 2022” 
FOI decision maker 
2.  I am the authorised officer pursuant to section 23 of the FOI Act to make a decision on 
this FOI request. 
Documents identified 
3.  I identified nine documents as matching the description of the request. 
4.  The decision in relation to each document is detailed in a schedule of documents.  
5.  I have added an FOI reference number and item/document number to each of the 
documents, which corresponds with the schedule. 
Decision 
6.  I have decided to: 
a.  release three documents in full; and 
b.  partially release six documents in accordance with section 22 [access to edited 
copies with exempt or irrelevant matter deleted] of the FOI Act, on the grounds 
that the deleted material is considered exempt under section 47F [public 
interest conditional exemptions-personal privacy] of the FOI Act. 
Material taken into account 
7.  In making my decision, I had regard to: 
a.  the terms of the request; 
b.  the content of the identified documents in issue; 
c.  relevant provisions in the FOI Act; 
d.  the Guidelines published by the Office of the Australian Information 
Commissioner under section 93A of the FOI Act (the Guidelines). 
 
 
 
Defending Australia and its National Interests 
 


Reasons for decision 
Section 47F - Personal Privacy 
8.  Upon examination of the document, I identified information, specifically names and 
ranks of individuals other than the applicant. 
9.  When assessing whether the disclosure of personal information is unreasonable, I 
considered the following factors: 
a.  the extent to which the information is well known 
b.  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document 
c.  the availability of the information from publicly accessible sources 
d.  the effect the release of the personal information could reasonably have on the 
third party. 
10.  I found that the: 
a.  specific personal information listed is not well known  
b.  individuals whose personal information is contained in the documents are not 
widely known to be associated with the matters dealt with in the documents 
c.  information is not readily available from publicly accessible sources. 
11.  The release of the names and ranks of individuals identified in the documents could 
reasonably be expected to cause harm to their privacy. Taking into account the above factors, 
I consider that the release of the personal information of individuals other than the applicant 
would be an unreasonable disclosure of personal information and conditionally exempt under 
section 47F(1) of the FOI Act. 
Section 47F - Public interest considerations 
12.  Subsection 11A(5) of the FOI Act requires Defence to allow access to a conditionally 
exempt document unless, in the circumstances, access to the document would, on balance, be 
contrary to the public interest. The term 'public interest' is necessarily broad and non-specific 
because what constitutes the public interest depends on the particular facts of the matter and 
the context in which it is being considered. 
13.  In assessing whether disclosure of the conditionally exempt material is, on balance, in 
the public interest, I considered the range of relevant factors set out in section 11B(3) of the 
FOI Act which favours access to a document to: 
a.  promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 
and 3A); 
b.  inform debate on a matter of public importance; 
c.  promote effective oversight of public expenditure; 
d.  allow a person to access his or her own personal information 
14.  While I consider that release of the material removed under section 47F may be of some 
interest to the applicant, disclosure of the conditionally exempt material would not inform 
public debate on any matter of public importance in any meaningful way. Furthermore, the 
public interest is better served in protecting the privacy of the individuals whose personal 
details are contained within these documents from release to the public at large. 



15.  Paragraph 6.22 of the Guidelines specifies a non-exhaustive list of public interest 
factors against disclosure. The factors I find particularly relevant to this request are that 
release of this information could reasonably be expected to prejudice or harm: 
a.  the protection of an individual’s right to privacy; 
b.  the interests of an individual or group of individuals; 
c.  an agency’s ability to obtain confidential information; 
d.  an agency’s ability to obtain similar information in the future; and 
e.  the management function of an agency. 
16.  None of the factors listed in section 11B(4) of the FOI Act were taken into account 
when making this decision. 
17.  After weighing all of the above, I consider that, on balance the public interest factors 
against disclosure outweigh the factors for disclosure. I have therefore decided that it would 
be contrary to the public interest to release the information considered exempt under section 
47F of the FOI Act. 
 
 
 
CMDR Cathy Rice 
Accredited Decision Maker 
Navy Group 
 
31 August 2022 

Document Outline