This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'RQ22/02493 s 15AB DVA Application'.

Material taken into account 
In making my internal review decision, I have had regard to the following:  
•  your original freedom of information request FOIREQ22/00223 dated 12 August 
•  the decision of the delegate dated 7 September 2022 the subject of this internal 
review, and accompanying schedule and documents 
•  your request for internal review dated 7 September 2022 
•  the FOI Act, and 
•  the FOI Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under s 
93A of the FOI Act. 
Internal Review Decision 
I am an officer authorised under section 23(1) of the FOI Act to make decisions in 
relation to FOI requests. 
An internal review decision is a ‘fresh decision’ made by a person other than the 
person who made the original decision (s 54C of the Freedom of Information Act 1982 
(the FOI Act)). I have had regard to, but not relied on, the delegate’s original Freedom 
of Information (FOI) decision. 
I have decided to set aside the decision made on 7 September 2022.  
I have identified one document within the scope of your request – the 15AB 
extension of time Smartform which was submitted on-line, automatically uploaded 
into Resolve. I have decided to provide you with full access to this document, and it is 
attached. I note that you were previously provided with access to this material 
pursuant to your original request for access, FOIREQ22/00223. 
I have decided to refuse your request for access to ‘the email the webform was 
received in by the OAIC’ under s 24A because I am satisfied that the document does 
not exist. 
The reasons for my decision are as follows.   
Searches undertaken 
Section 24A requires that an agency take ‘all reasonable steps’ to find a requested 
document before refusing access to it on the basis that it cannot be found or does 
not exist. 


The FOI Guidelines at [3.89] explain:  
“Agencies and ministers should undertake a reasonable search on a flexible and   
common-sense interpretation of the terms of the request. What constitutes a 
reasonable search wil  depend on the circumstances of each request and will be 
influenced by the normal business practices in the agency’s operating environment.
At a minimum, an agency or minister should take comprehensive steps to locate 
documents, having regard to: 
•  the subject matter of the documents 
•  the current and past file management systems and the practice of destruction or 
removal of documents 
•  the record management systems in place 
•  the individuals within an agency who may be able to assist with the location of 
documents, and 
•  the age of the documents” 
I note that in your internal review request, you stated the following: 
“My foi was for 'copy of the s 15AB application form (and the email it was sent in) in 

FOIREQ22/00223 provided copy of the webform but not the email it was received in by 
the OAIC. 

Internal review required as the OAIC does not just have the webform magical y appear - 
it is sent as a PDF by email by another agency. The email is important as it is the only 
record that gives the date and time the form was received by the OAIC.” 

I note that in processing the original decision the subject of this internal review, a 
member of the OAIC Legal Services team sent a search and retrieval request to the 
FOI Regulatory line area, who advised that, due to the s 15AB application form being 
sent online via the SmartForm on the OAIC’s website, there was no email received. 
In processing this internal review, a staff member of the OAIC Legal Services team 
sought to re-confirm with the line area the existence of the email the subject of your 
internal review request.  The line area stated that the s 15AB application form the 
subject of your request was received via the OAIC’s SmartForm application (available 
advice/extension-of-time-for-processing-requests). The line area confirmed that 
when an agency submits an extension of time request via the SmartForm, the 
submission, any attachments, and the form data are received via the OAIC’s case 
management system Resolve and are not received by the OAIC via email. Due to this, 


it appears that the email you are requesting in this internal review application does 
not exist. 
In light of the above, I am satisfied that all reasonable searches have been 
undertaken to locate documents within the scope of your request, and that no  
document identifiable as ‘an email in which the webform was received’ exists.  
Information related to your request 
In your request for internal review you state that you are interested in the time and 
date that the s 15AB form the subject of your request was received by the OAIC. I 
have decided to provide that information to you administratively. 
After further consultation with the line area and on reviewing the form data of the 
relevant document, it appears that the SmartForm was submitted to the OAIC on 11 
July 2022 at 5:22:14pm, automatically uploading to Resolve shortly thereafter.  
For the above reasons, I set aside the original decision made in FOIREQ22/00223, and 
substitute my decision in which I have decided to grant you full access to one 
document and refuse access to the other under s 24A of the FOI Act on the ground 
that the document does not exist.  
Please see the following page for information about your review rights.  
Yours sincerely  
Caren Whip  
General Counsel 
14 October 2022 


If you disagree with my decision 
You have the right to seek review of this decision by the Information Commissioner 
and the Administrative Appeals Tribunal (AAT). 
You may apply to the Information Commissioner for a review of my decision 
(IC review). If you wish to apply for IC review, you must do so in writing within 
30 days. Your application must provide an address (which can be an email address or 
fax number) that we can send notices to, and include a copy of this letter. A request 
for IC review can be made in relation to my decision, or an internal review decision. 
It is the Information Commissioner’s view that it will usually not be in the interests of 
the administration of the FOI Act to conduct an IC review of a decision, or an internal 
review decision, made by the agency that the Information Commissioner heads: the 
OAIC. For this reason, if you make an application for IC review of my decision, and the 
Information Commissioner is satisfied that in the interests of administration of the 
Act it is desirable that my decision be considered by the AAT, the Information 
Commissioner may decide not to undertake an IC review. 
s 57A of the FOI Act provides that, before you can apply to the AAT for review of an 
FOI decision, you must first have applied for IC review. 
Applications for IC review can be submitted online at:
Alternatively, you can submit your application to: 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
Or by email to, or by fax on 02 9284 9666. 
Accessing your information 
If you would like access to the information that we hold about you, please 
contact More information is available on the Access our 
information page on our website.