This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Seeking Job Description and Prescribed Duties of Government First Assistant Secretary (PM & C)'.



 
 
 
 
OFFICIAL 
 
Freedom of Information (FOI) request 
Notice of Decision 
Reference: FOI/2022/217 
To: Mr Francis Unmeopa 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Dear Mr Unmeopa 
I refer to your request to the Department of the Prime Minister and Cabinet (the Department), under 
the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act), received on 14 August 2022.  
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 
Scope of request  
You set out your request in the following terms: 
Please refer to PMC’s FOI disclosure log and in particular FOI/2019/208.The documents released 
describes the Job Description, Duties, Selection Criteria and related APS employment information 
for the position of Assistant Secretary Culture & Awards Branch.  

 I respectful y seek access to and the disclosure of the same type of document that records the 
Job Description, Duties, Selection Criteria specific to the position of Government First Assistant 
Secretary , which is currently fil ed by a Mr John Reid. 

Authorised decision-maker 
I am authorised to make this decision in accordance with arrangements approved by the 
Department’s Secretary under section 23 of the FOI Act.  
Material taken into account 
In reaching my decision I have had regard to the following: 
•  the terms of your request; 
•  searches and enquiries undertaken by the Department; 
•  the FOI Act; and 
 
 
 Postal Address:  PO Box 6500, CANBERRA ACT 2600    
Telephone: +61 2 6271 5849   Fax: +61 2 6271 5776   www.pmc.gov.au   ABN:  18 108 001 191 
 


link to page 2 link to page 2 OFFICIAL 
•  the FOI Guidelines issued by the Information Commissioner(the Guidelines). 
Decision  
I have decided to refuse your request under s 24A(1) of the FOI Act, on the grounds that the 
Department has taken all reasonable steps to locate the document described in your request, and that 
document does not exist. 
 
Nevertheless, in order to assist you, I would like to draw your attention to documents recently 
published in the Department’s FOI Disclosure Log (ref: FOI/2022/175) which include the job 
description of First Assistant Secretary, Government Division, albeit in a different format than you 
specified. 
Reasons for decision  
My findings of fact and reasons are set out below. 
 
Section 24A(1) of the FOI Act provides that: 
An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
(a)  al  reasonable steps have been taken to find the document; and 
(b)  the agency or Minister is satisfied that the document: 

(i) is in the agency’s or Minister’s possession but cannot be found; or 
(i ) does not exist. 

 
In determining what the FOI Act means with respect to ‘all reasonable steps’, I have had regard to the 
Guidelines which discuss the meaning of ‘reasonable’ in s 24A(1)(a). It is not designed to go beyond 
the limit assigned by reason, not to be extravagant or excessive, rather to be moderate and of such an 
effort to be appropriate or suitable to the circumstances.
 
The relevant line area within the Department has conducted a search for any relevant records that 
would meet the exact terms of your request, that is, ‘the same type of document [released in 
FOI/2019/208] that records the Job Description, Duties, Selection Criteria specific to the position of 
Government First Assistant Secretary’. No documents were found as a result of those searches. 
 
I am satisfied that the steps taken to locate your requested document are appropriate and suitable 
given the circumstances. After taking all reasonable steps to find the document, no document relevant 
to your request was identified. Accordingly, I am refusing your request for access as the document 
does not exist. 
Review rights 
If you disagree with my decision, you may apply for internal review or Information Commissioner 
review of the decision.  
                                                 
1 s 93A of the FOI Act 
2 3.88 of the FOI Guidelines 
 
 


link to page 3 link to page 3
OFFICIAL 
Internal review 
Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the Department for an internal review of 
my decision. The internal review application must be made within 30 days after the date of this letter, 
please attach the reasons why you disagree with the decision. 
 
Applications for review should be sent to xxx@xxx.xxx.xx. 
Information Commissioner review 
Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the Australian Information Commissioner to 
review my decision. An application for review by the Information Commissioner must be made in 
writing within 60 days after the date of this letter.  
 
More information about Information Commissioner review is available here.
FOI Complaints  
If you are unhappy with the way we have handled your FOI request, please let us know what we could 
have done better. We may be able to rectify the problem. If you are not satisfied with our response, 
you can make a complaint to the Australian Information Commissioner. A complaint to the 
Information Commissioner must be made in writing. More information about complaints is available 
here.     
If you wish to discuss any aspect of your requests, you can contact the FOI Section by email at 
xxx@xxx.xxx.xx. 
 
Yours sincerely 
 
Melinda Bopping 
Chief People Officer 
People Branch 
Department of the Prime Minister and Cabinet 
6 September 2022 
                                                 
3 https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/information-commissioner-review 
4 https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/make-an-foi-complaint 
 
 


Document Outline