This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Gold card costs'.


LEX 54687 
 
 
Decision and Statement of reasons issued under the Freedom of 
Information Act 1982 
Decision and reason for decision of Brett (Position Number 62331110), 
A/g Director, Information Access Unit,  
Client Access and Rehabilitation Branch, Department of Veterans' Affairs 
 
Applicant: 

 Alan Ashmore 
 
Date of primary decision:          

24 October 2022 
 
FOI reference number (Primary):    
LEX 53717 
 
Internal review decision date:   

15 December 2022 
 
Internal review reference number:  
LEX 54687 
 
Sent by email: 
 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Mr Ashmore, 
Freedom of Information Internal Review Request: LEX 54687 
Decision 
 
1.  The purpose of this letter is to give you a decision about your request for internal review for 
the decision made in LEX 53717 under the Freedom of Information Act 1982 (Cth) (FOI Act)    
 
2.  I have made the decision to affirm the original decision made by Ramona (Position Number 
62336362), Assistant Director, Information Access Unit, Client Access Rehabilitation Branch. 
That decision was to grant ful  access to two (2) documents and refuse access to the last two 
dot points of your request (ie. the total additional cost to the Government of veterans and 
war widows in receipt of a Gold Card) under section 24A(1)(b)(ii) of the FOI Act, on the basis 
that the documents do not exist or cannot be found. 
 
Authority to make decision 
 
3.  I, Brett (Position Number 62331110), A/g Director, Information Access Unit, Client Access 
Rehabilitation Branch, am an officer authorised by the Secretary of the Department to make 


decisions about access to documents in the possession of the Department in accordance 
with section 23(1) of the FOI Act. 
 
Summary
 
 
Original Decision 
 
4.  On 8 September 2022 you made a request for access to a document in the possession of the 
Department. Your request sought access to: 
 
‘…I am seeking the latest document/worksheet listing the fol owing, namely: 
: The total cost to DVA of a veteran in receipt of a Gold Card. 
: The total cost to DVA of a war widow in receipt of a Gold Card  
: The total additional cost to Government of a veteran in receipt of a Gold Card, and 
: The total additional cost to Government of a war widow in receipt of a Gold Card. 
All documentation/worksheets to list the complete breakdown of costs, e.g. optical, 
dental, hospital, transport, medical, pharmaceutical, etc. .’ 
 

5.  On 15 September 2022, the Department acknowledged your request via email. 
 
6.  As an extension of time was applied to process your request in accordance with section 
15AA of the FOI Act, a decision on your request was due by 24 October 2022. 
 
7.  On 24 October 2022 the Department made a decision to grant ful  access to two (2) 
documents and refuse access to the last two dot points of your request (ie. the total 
additional cost to the Government of veterans and war widows in receipt of a Gold Card) 
under section 24A(1)(b)(ii) of the FOI Act, on the basis that the documents do not exist or 
cannot be found within the scope of your request, under the fol owing provisions of the FOI 
Act: 
  -  Section 15  Request for Access 
  -  Section 17  Requests involving use of computer etc. (e.g. request for the                     
Department to create a document) 
  -  Section 24A  Request may be refused if the documents cannot be found or do not 
exist 
 
Internal Review 
 
8.  After receiving the Department's decision on 24 October 2022, you contacted the 
Department on 15 November 2022 requesting an internal review of the handling of this FOI 
request. Your internal review request was made in the following terms: 


 
'…I am writing to request an internal review of Department of Veterans' Affairs's 
handling of my FOI request 'Gold card costs...' 

 
9.  On 8 December 2022, I emailed you to clarify the scope of the internal review. Thank you for 
clarifying the scope. 
 
10.  As your application was made within the 30 day of the original decision being made, the 
internal review decision is valid. 
 
11.  As no extension of time has been applied to process this internal review, a decision on your 
internal review application is due 15 Dec 2022. 
 
Material taken into account  
 
12.  In accordance with section 26(1)(a) of the FOI Act, my findings on any material question of 
fact, the material on which those findings were based and the reasons for my decision to 
grant partial access to the document follows 
 
13.  I have taken the following material into account in making my decision. 
 
•  the terms of your original request made on 8 September 2022 and the original 
decision made on this request on 24 October 2022; 
 
•  the records of the searches carried out in processing your original request;  
 
•  the terms of your internal review request made on 15 November 2022; 
 
•  the types of information and documents that are in the Department's possession; 
 
•  the content of the document that fal  within the scope of your request; 
 
•  Sections 3, 11 and 11A of the FOI Act which give the Australian community a legally 
enforceable right to obtain access to information held by the Government of the 
Commonwealth. I have also considered the following provisions of the FOI Act 
relevant to my decision:  
 
-  Section 15  Request for Access 
-  Section 17  Requests involving use of computer etc. (e.g. request for the                 
Department to create a document) 
-  Section 24A  Request may be refused if the documents cannot be found or do not 
exist 


-  Section 54C  Internal review - decision on internal review; and 
 
•  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (FOI Guidelines); 
 
14.  A full extract of all FOI Act provisions used to make my decision are provided in Schedule 3.  
 
Reasons for decision 

 
15.  I have decided to affirm the original decision made on 24 October 2022 to grant full access 
to two (2) documents and refuse access to the last two dot points of your request (ie. the 
total additional cost to the Government of veterans and war widows in receipt of a Gold 
Card) under section 24A(1)(b)(ii) of the FOI Act, subject to the fol owing provisions in the FOI 
Act. 
 
Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been received 

(section 24A) 
 
16.   Section 24A(1) of the FOI Act provides that an agency or Minister may refuse a request for 
access to a document if: 
 
a. al  reasonable steps have been taken to find the document; and 
 
b. the agency or Minister is satisfied that the document: 
 
(i) is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or 
 
(ii) does not exist.  
 
17.   I am satisfied that all reasonable steps have been taken to find information relevant to your 
request, having regard to: 
 
• the terms of your request;  
 
• the subject matter of the documents; 
 
• the current and past file management systems and the practice of orderly 
destruction or removal of documents; 
 
• the Department’s record management systems and practices; and  
 
• the individuals and areas within the Department who may be able to assist with 
the location of the information you seek access to. 
 
18.  The last two dot points of your request seek access to the total additional cost to the 
Government of veterans and war widows in receipt of a Gold Card. 


 
19.  The Department’s Data & Insights team have advised that the data requested is not 
produced as a report, thus no documentation is available to fully address the request. 
 
20.  On the advice provided by the business area, I am satisfied that documents do not exist for 
the last two dot points of your request. On this basis, I am refusing those parts your request 
for access to documents in accordance with section 24A(1)(b)(i ), on the basis that 
documents do not exist. 
 
21.  Additional y, further searches were conducted (summarised in Schedule 2) to locate the 
document shown to you at the Secretary’s Round Table in August 2019. On the basis of the 
responses to the searches, I am refusing those parts of your request for access to documents 
in accordance with section 24A(1)(b)(i), on the basis that the document cannot be found. 
 
Creation of a document in response to your FOI request (section 17) 
 
22.  In order to provide you access to relevant information regarding your request, the 
Department’s Data & Insights team extracted and complied the data listed in the 
Department’s wider databases to create document 2 in scope of your request. 
 
23.  Document 2 is comprised of a breakdown of the average costs to the Department of a 
veteran and war widow in receipt of a Gold Card as requested in the first dot points of your 
request. 
 
24.  Document 2 is listed in Schedule 1 and was created in accordance with section 17 of the FOI 
Act. 
 
Access to documents  

 
25.  You were provided with the document previously, on 24 October 2022, as part of the 
primary FOI decision LEX 53717. I have therefore not enclosed the document again. 
 
Your rights of review 
 
26.  If you are dissatisfied with my decision you may apply for Information Commissioner Review 
of the decision through the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC). 
 
OAIC review 

 
27.  Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the OAIC to review my decision. An 
application for review by OAIC must be made in writing within 60 days of the date of this 
letter, and be lodged in one of the fol owing ways: 
 
Online: 

www.oaic.gov.au   
Post:   
Director of FOI Dispute Resolution 


Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Facsimile:  
(02) 9284 9666 
Phone: 
1300 363 992 
Email:  
xxxxx@xxxx.xxx.xx 
 
28.  More information about your review rights under the FOI Act is available in Fact Sheet 12 
published by the OAIC: https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-
complaints/information-commissioner-review/ 
 
 
Contact us 
 
29.  If you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the Information Access 
Unit using the following details: 
 
Online:  
https://www.dva.gov.au/about-us/overview/reporting/freedom-
information/access-information  
 
Post: 
Information Access Unit 
Department of Veterans' Affairs 
GPO Box 9998, Brisbane QLD 4001 
Phone: 
1800 838 372 
Email:   
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xx 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
Brett (Position Number 62331110) 
A/g Director 
Information Access Unit 
Client Access and Rehabilitation Branch 
Department of Veterans' Affairs 
 
15 December 2022 
 
 



 
 
LEX 54687 
Schedule 1 
 
 
Document schedule 
 
Applicant: 

 Alan Ashmore 
 
Decision date: 

 
15 December 2022 
 
FOI reference number: 

LEX 54687 
 Document  Date of 
Document description 
Page 
Decision 
Exemption 
reference  document 
number 
provision 

March 2022  Document 1 – SAAG_March 2022 

Full Access 
N/A 

Unavailable  Document 2 – DATA-4967 – ATCM – Veteran and 

Full Access 
N/A 
War Widow Gold Card Cost 
 
 
 
 



 
LEX 54687 
Schedule 2 
 
 
Summary of Searches Undertaken 
 
Applicant: 

 Alan Ashmore 
 
Decision date: 

 
15 December 2022 
 
FOI reference number: 

LEX 54687 
 
1.  On 7 December 2022, noting your contention that you had seen a document containing the 
information you are requesting at the “Secretary's Round Table, (SRT), in August 2019”, I 
sent a search minute to the Office of the Secretary. I was advised by a staff member of the 
Secretary’s office (by phone) that the document, if it does exist, would more likely be held 
by the Chief Operating Officer or the Chief Financial Officer Division. The Secretary’s Office 
did not conduct a search. 
 
2.  On 7 December 2022, I sent a search minute to the Chief Operating Officer Division. On 7 
December 2022 the COO Division advised they are the incorrect area to respond to the 
search minute. The COO Division did not conduct a search. 
 
3.  On 7 December 2022, I sent a search minute to the Chief Financial Officer Division. On 12 
December 2022 the Data Insights Branch (within the CFO Division) advised that they had 
conducted a search and could not locate the document presented in August 2019. 
 
4.  On 13 December 2022, noting your contention that you were shown the document by a 
First Assistant Secretary at the SRT in August 2019. “This First Assistant Secretary then 
arranged to meet with him when next in Melbourne but we never heard from him again.” 
According to organisational charts from the period. There were two male First Assistant 
Secretary’s at the time. One is no longer employed by the department. The other, I 
consulted as to whether he had any recol ection of the meeting or the document. He 
advised me that he was acting as Chief Operating Officer at the time of the meeting. He has 
a record of the meeting in his diary, but he doesn’t recal  attending. He advised me that the 
scope of your request would have fal en outside his responsibilities, and advised me to 
approach the Policy Division Costings Team. 
 
5.  On 13 December 2022, I sent a search minute to the Veteran and Family Policy Division. On 
13 December 2022 the VFP Division advised that they had conducted the search and found 
“Nil results”. 
 



 
LEX 54687 
Schedule 3 
 
 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act 

3   
Objects - general 
(1) 
The objects of this Act are to give the Australian community access to information held by 
the Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, by: 
 
 
(a) 
requiring agencies to publish the information; and 
 
 
(b) 
providing for a right of access to documents. 
(2) 
The Parliament intends, by these objects, to promote Australia's representative democracy 
by contributing towards the fol owing: 
(a) 
increasing public participation in Government processes, with a view to promoting 
better informed decision-making; 
(b) 
increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government's 
activities. 
(3) 
The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that information held 
by the Government is to be managed for public purposes, and is a national resource. 
(4) 
The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be 
performed and exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to 
information, promptly and at the lowest reasonable cost. 
 
11   
Right of access 
(1) 
Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in 
accordance with this Act to: 
 
 
(a) 
a document of an agency, other than an exempt document; or 
 
 
(b) 
an official document of a Minister, other than an exempt document. 
 
(2) 
Subject to this Act, a person's right of access is not affected by: 
 
 
(a) 
any reasons the person gives for seeking access; or 
(b) 
the agency's or Minister's belief as to what are his or her reasons for seeking 
access. 
 
11A    Access to documents on request 
Scope 
 
(1) 
This section applies if: 
(a) 
a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or 
Minister for access to: 
 
 
 
(i) 
a document of the agency; or 
 
 
 
(ii) 
an official document of the Minister; and 
(b) 
any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given 
has been paid. 
 
(2) 
This section applies subject to this Act. 
Note: 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for example the fol owing: 
(a) 
section 12 (documents otherwise available); 
(b) 
section 13 (documents in national institutions); 
(c) 
section 15A (personnel records); 
(d) 
section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 
 


Mandatory access - general rule 
(3) 
The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with 
this Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
(4) 
The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Note: 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or not in response to a request 
(see section 3A (objects - information or documents otherwise accessible)). 
 (5) 
The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally 
exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that 
time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1:  Division 3 of Part IV provides for when a document is conditional y exempt. 
Note 2:  A conditional y exempt document is an exempt document if access to the document would, on balance, be 
contrary to the public interest (see section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3:  Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person access to the document. 
 (6) 
Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is both: 
 
 
(a) 
a conditional y exempt document; and 
 
 
(b) 
an exempt document: 
 
 
 
(i) 
under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
(ii) 
within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt 
document in subsection 4(1). 
 
15  
Requests for access (as related to the requirements for requests) 
Persons may request access 
 (1)    Subject to section 15A, a person who wishes to obtain access to a document of an agency 
or an official document of a Minister may request access to the document. 
Requirements for request 
(2)   
The request must: 
(a)   
be in writing; and 
(aa)    state that the request is an application for the purposes of this Act; and 
(b)   
provide such information concerning the document as is reasonably necessary to 
enable a responsible officer of the agency, or the Minister, to identify it; and 
(c)   
give details of how notices under this Act may be sent to the applicant (for 
example, by providing an electronic address to which notices may be sent by 
electronic communication). 
(2A)    The request must be sent to the agency or Minister. The request may be sent in any of the 
following ways: 
(a)   
delivery to an officer of the agency, or a member of the staff of the Minister, at the 
address of any central or regional office of the agency or Minister specified in a 
current telephone directory;  
(b)   
postage by pre-paid post to an address mentioned in paragraph (a); 
(c)   
sending by electronic communication to an electronic address specified by the 
agency or Minister. 
 
17 

Requests involving use of computers etc 
(1)  
Where: 
(a)  
a request (including a request in relation to which a practical refusal reason exists) 
is made in accordance with the requirements of subsection 15(2) to an agency;  
10 

(b)  
It appears from the request that the desire of the applicant is for information that 
is not available in discrete form in written documents of the agency; and 
(ba)  
it does not appear from the request that the applicant wishes to be provided with 
a computer tape or computer disk on which the information is recorded; and 
(c)  
the agency could produce a written document containing the information in 
discrete form by: 
(i)   the use of a computer or other equipment that is ordinarily available to the 
agency for retrieving or collating stored information; or 
(ii)  the making of a transcript from a sound recording held in the agency;  
 
the agency shall deal with the request as if it were a request for access to a written 
document so produced and containing that information and, for that purpose, this Act 
applies as if the agency had such a document in its possession. 
(2)  
An agency is not required to comply with subsection (1) if compliance would substantially and 
unreasonably divert the resources of the agency from its other operations. 
 
22   

Access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted 
Scope 
 
(1) 
This section applies if: 
 
 
(a) 
an agency or Minister decides: 
 
 
 
(i) 
to refuse to give access to an exempt document; or 
(ii) 
that to give access to a document would disclose information that would 
reasonably be regarded as irrelevant to the request for access; and 
(b) 
it is possible for the agency or Minister to prepare a copy (an edited copy) of the 
document, modified by deletions, ensuring that: 
(i) 
access to the edited copy would be required to be given under section 11A 
(access to documents on request); and 
(ii) 
the edited copy would not disclose any information that would reasonably 
be regarded as irrelevant to the request; and 
(c) 
it is reasonably practicable for the agency or Minister to prepare the edited copy, 
having regard to: 
 
 
 
(i) 
the nature and extent of the modification; and 
 
 
 
(ii) 
the resources available to modify the document; and 
(d) 
it is not apparent (from the request or from consultation with the applicant) that 
the applicant would decline access to the edited copy. 
Access to edited copy 
 
(2) 
The agency or Minister must: 
 
 
(a) 
prepare the edited copy as mentioned in paragraph (1)(b); and 
 
 
(b) 
give the applicant access to the edited copy. 
Notice to applicant 
 
(3) 
The agency or Minister must give the applicant notice in writing: 
 
 
(a) 
that the edited copy has been prepared; and 
 
 
(b) 
of the grounds for the deletions; and 
(c) 
if any matter deleted is exempt matter - that the matter deleted is exempt matter 
because of a specified provision of this Act. 
(4) 
Section 26 (reasons for decision) does not apply to the decision to refuse access to the 
whole document unless the applicant requests the agency or Minister to give the applicant 
a notice in writing in accordance with that section. 
 
11 

23   
Decisions to be made by authorised persons 
(1) 
Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may be 
made, on behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer of the 
agency or, subject to the regulations, by an officer of the agency acting within the scope of 
authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
responsible Minister or the principal officer of the agency. 
(2) 
A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or body 
that is specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, authority or 
body by the principal officer of that court, tribunal, authority or body or, subject to the 
regulations, by an officer of that court, tribunal, authority or body acting within the scope 
of authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
principal officer of that court, tribunal, authority or body. 
 
24A 

Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been received  
Document lost or non-existent 
(1)   
An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
 
 
(a)   
al  reasonable steps have been taken to find the document; and 
 
 
(b)   
the agency or Minister is satisfied that the document:  
(i)   
is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or 
(ii)   
does not exist. 
Document not received as required by contract 
(2)   
An agency may refuse a request for access to a document if: 
(a)   
in order to comply with section 6C, the agency has taken contractual measures to 
ensure that it receives the document; and 
(b)   
the agency has not received the document; and 
(c)   
the agency has taken all reasonable steps to receive the document in accordance 
with those contractual measures. 
 
26   

Reasons and other particulars of decisions to be given 
(1) 
Where, in relation to a request, a decision is made relating to a refusal to grant access to a 
document in accordance with the request or deferring provision of access to a document, 
the decision-maker shall cause the applicant to be given notice in writing of the decision, 
and the notice shal : 
(a) 
state the findings on any material questions of fact, referring to the material on 
which those findings were based, and state the reasons for the decision; and 
(aa) 
in the case of a decision to refuse to give access to a conditionally exempt 
document - include in those reasons the public interest factors taken into account 
in making the decision; and 
Note: 
Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
(b) 
where the decision relates to a document of an agency, state the name and 
designation of the person giving the decision; and 
 
 
(c) 
give to the applicant appropriate information concerning: 
 
 
 
(i) 
his or her rights with respect to review of the decision; 
(ii) 
his or her rights to make a complaint to the Information Commissioner in 
relation to the decision; and 
(iii) 
the procedure for the exercise of the rights referred to in subparagraphs (i) 
and (ii); including (where applicable) particulars of the manner in which an 
12 

application for internal review (Part VI) and IC review (Part VII) may be 
made. 
(1A) 
Section 13 of the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977 does not apply to a 
decision referred to in subsection (1). 
(2) 
A notice under this section is not required to contain any matter that is of such a nature 
that its inclusion in a document of an agency would cause that document to be an exempt 
document. 
(see section 11A). 
 
54C 
Internal Review - decision on internal review 
Scope 
(1)  This section applies if an application for internal review of an access refusal decision or an access grant 
decision (the original decision) is made in accordance with this Part. 
Decision 
(2)  The agency must, as soon as practicable, arrange for a person (other than the person who made 
the original decision) to review the decision. 
(3)  The person must make a fresh decision on behalf of the agency within 30 days after the day on 
which the application was received by, or on behalf of, the agency. 
Notice of decision 
(4)  Section 26 extends to a decision made under this section. 
 
 
13 

Document Outline