This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Full release of FOIREQ22/00171 documents - staffing & resources'.

The following line areas of the OAIC conducted reasonable searches for documents 
relevant to your request:  
•  People and Culture 
•  FOI Dispute Resolution 
Searches were conducted across the OAIC’s various document storage systems 
•  the OAIC’s case management system - Resolve  
•  the OAIC’s document holding system – Content Manager 
•  OAIC’s email system 
•  general computer files 
Having consulted with the relevant line areas and undertaken a review of the records 
of the various search and retrieval efforts, I am satisfied that a reasonable search has 
been undertaken in response to your request and that the FOI Organisation Chart 
released to you is the only organisation chart within scope of your request. 
Reasons for Decision 
Material taken into account 
In making my decision, I have had regard to the following: 
•  your freedom of information request and variation to scope, both dated 14 
September 2022; 
•  the documents at issue; 
•  the FOI Act, in particular sections 17, 47E(c) and 47F; 
•  the guidelines issued by the Australian Information Commissioner under s 
93A of the FOI Act (the FOI Guidelines); and 
•  relevant case law. 
Management and assessment of personnel (s 47E(c)) 
I have found material in one document exempt in part under section 47E(c) of the FOI 
Act. The document can be described as: 
1.  An organisation chart of the FOI Regulatory Branch of the OAIC which was 
prepared for the incoming FOI Commissioner. 


Based on my examination of the relevant document, the exempt material that I have 
found exempt under s 47E(c) can be described as: 
-  the full names of all non-SES staff members within the FOI Regulatory Branch 
of the OAIC.  
Under s 47E(c) of the FOI Act, a document is conditional y exempt if its disclosure 
could reasonably be expected to have a substantial adverse effect on the 
management or assessment of personnel by an agency. 
Section 47E(c) of the FOI Act states: 
A document is conditional y exempt if its disclosure under this Act would, or could 
reasonably be expected to, do any of the fol owing: 
(c) have a substantial adverse effect on the management or assessment of personnel 
by the Commonwealth or by an agency. 
The FOI Guidelines explain at [6.114]: 
For this exemption to apply, the document must relate to either: 
•  the management of personnel – including the broader human resources 
policies and activities, recruitment, promotion, compensation, discipline, 
harassment and occupational health and safety 
•  the assessment of personnel – including the broader performance 
management policies and activities concerning competency, in-house 
training requirements, appraisals and underperformance, counsel ing, 
feedback and assessment for bonus or eligibility for progression. 
I have considered the material at issue in the 1 document which was provided by the 
FOI Dispute Resolution line area in this case. I consider the relevant material relates 
to the management of personnel, including the broader human resources policies 
and activities, recruitment and occupational health and safety. 
In September 2020, the OAIC published a position paper on the disclosure of public 
servants’ personal information in response to FOI requests.1 The paper outlined the 
following key principles: 
1 Disclosure of public servants’ name and contact details in response to FOI requests - Home ( 


1.  Transparency and accountability are fundamental to Australian democracy and to 
the Australian public service. Public servants should be accountable for their 
decisions, their advice and their actions in the service of the Commonwealth. 
2.  Public servants also have a right to be safe at work and safe from harm as a result of 
their work. 
3.  The evolution of the digital environment – including its ubiquity, accessibility and 
longevity – gives rise to new risks for public servants, as well as for citizens. These 
risks include the traceability and trackability of public servants’ personal lives and 
the risk of physical or online harassment. 
4.  Previously existing risks have been compounded by the normalisation of digital 
communications and publication. Risk may be increased when contact details are 
published to a wider audience, for a longer period of time, and at no cost, on a digital 
5.  This paper recognises changes resulting from the development of the online 
environment when balancing the accountability and safety of public servants within 
the context of disclosures required by the FOI Act. 
I find the discussions in the position paper useful in considering the material before 
me at this time. 
The OAIC generally releases it staff members’ names in response to FOI requests, 
particularly where OAIC applicants seek to access their files and records held by the 
OAIC which, in line with the objects of the FOI Act, promote better-informed decision-
making and increases scrutiny, discussion, comment and review of the 
Government’s activities. This is contrasted with the circumstances of this request 
where the relevant material arises in documents is for internal use only for the 
management of personnel purposes by the OAIC and is material that is not published 
on the OAIC’s website. Section 19 of the Work Health and Safety Act 2011 requires 
employers to ensure, as far as is reasonably practicable, the health and safety of their 
workers. This means employers must eliminate risks to health and safety so far as it 
is reasonably practicable to do, or minimise the risks if it is not reasonably 
practicable to eliminate them (section 17). 
There have been instances where OAIC staff members have received threats of harm 
from members of the public, raising both security and work health and safety 
concerns. This real risk of harm is compounded in this case as it is almost certain that 
all documents released in response to FOI requests made via the Right to Know 
website can be published without effort and quickly disseminated globally.   


Based on the information before me at this time, I am of the view that disclosure of a 
group of non-SES OAIC staff names en masse via a public forum such as Right to 
Know, would, or could reasonably be expected to, substantially and adversely affect 
the OAIC’s ability to manage its personnel, including its broader human resources 
policies and activities, particularly in relation to its statutory occupational health and 
safety obligations as an employer. 
I find the relevant material comprising of non-SES OAIC staff names conditionally 
exempt under s 47E(c) at this time. 
I will consider public interest factors in the later parts of my decision. 
Personal privacy exemption – s 47F 
I consider that 1 document contains material that is conditional y exempt under s 
47F of the FOI Act. This material can be described as: 
-  personal leave details of OAIC staff 
As discussed in the FOI Guidelines and IC review cases, the main requirements of this 
public interest conditional exemption are that a document contains ‘personal 
information’ and that disclosure in response to the applicant’s FOI request would be 
‘unreasonable’ (s 47F(1)). 
Personal Information 
Subsection 4(1) of the FOI Act provides that ‘personal information’ has the same 
meaning as in the Privacy Act 1988 (the Privacy Act). 
I am satisfied that material described above is ‘personal information’ for the 
purposes of s 47F(1) of the FOI Act. 
Would disclosure involve an unreasonable disclosure of personal information? 
When determining whether disclosure of information would involve an unreasonable 
disclosure of personal information, s 47F(2) provides that a decision maker must 
have regard to: 
•  the extent to which the information is well known 
•  whether the person to whom the information relates is known to be (or to 
have been) associated with the matters dealt with in the document 
•  the availability of the information from publicly accessible sources, and 
•  any other matters that the agency or Minister considers relevant. 


The FOI Guidelines explain at [6.138] that the test of ‘unreasonableness’ in s 47F 
‘implies a need to balance the public interest in disclosure of government-held 
information and the private interest in the privacy of individuals’. 
Consistent with FG and National Archives of Australia [2015] AICmr 26, the FOI 
Guidelines explain that other relevant factors include: 
•  the nature, age and current relevance of the information 
•  any detriment that disclosure may cause to the person to whom the 
information relates 
•  any opposition to disclosure expressed or likely to be held by that person 
•  the circumstances of an agency’s col ection and use of the information 
•  the fact that the FOI Act does not control or restrict any subsequent use or 
dissemination of information released under the FOI Act 
•  any submission an FOI applicant chooses to make in support of their 
application as to their reasons for seeking access and their intended or likely 
use or dissemination of the information, and 
•  whether disclosure of the information might advance the public interest in 
government transparency and integrity. 
Documents containing the leave details of OAIC staff 
Material relating to the leave details of OAIC staff, is information about the private 
affairs of these staff members and is not well known. Disclosure of this information, 
due to its whol y private nature, would not advance the public interest in 
government transparency and integrity. I consider that it would be unreasonable to 
disclose this information and find that this material is conditional y exempt from 
disclosure under section 47F of the FOI Act. 
The public interest test – section 11A(5) 
An agency cannot refuse access to conditional y exempt documents unless giving 
access would, on balance, be contrary to the public interest (s 11A(5)). The FOI 
Guidelines explain that disclosure of conditionally exempt documents is required 
unless the particular circumstances at the time of decision reveal countervailing 
harm which overrides the public interest in giving access. 


In the AAT case of Utopia Financial Services Pty Ltd and Australian Securities and 
Investments Commission (Freedom of information) [2017] AATA 269, Deputy President 
Forgie explained that:2 
… the time at which I make my decision for s 11A(5) requires access to be given to a 
conditional y exempt document “at a particular time” unless doing so is, on balance, 
contrary to the public interest.  Where the balance lies may vary from time to time for it 

is affected not only by factors peculiar to the particular information in the documents 
but by factors external to them. 
In this case, I must consider whether disclosure of the documents at this time would 
be contrary to the public interest. 
The FOI Guidelines provide a further non-exhaustive list of factors favouring 
disclosure (see [6.19]). These factors include when disclosure will reveal the reason 
for a government decision and any background or contextual information that 
informed the decision and when disclosure will enhance the scrutiny of government 
decision making. 
In  my view, the only relevant public interest factor favouring disclosure in this case is 
that disclosure would promote the objects of the FOI Act generally through 
promoting access to government held information. Other factors are not relevant in 
this instance. 
Against these factors, I must balance the factors against disclosure. The FOI Act does 
not specify factors against disclosure, however the FOI Guidelines at paragraph [6.22] 
provides a non-exhaustive list of factors against disclosure. In my view, the relevant 
public interest factors against include that: 
•  disclosure of the full names of all non-SES staff members within the FOI 
Regulatory Branch of the OAIC via a public forum on Right to Know could 
reasonably be expected to prejudice the OAIC’s ability to manage its 
personnel, including its broader human resources policies and activities 
towards occupational health and safety. In particular, in light of past 
instances where OAIC staff members have been subject to threats of harm, 
disclosure of this material by the OAIC via a public form on Right to Know in 
this case would be in contravention of OAIC’s obligations under the Work 
Health and Safety Act 2011 to eliminate or minimise known risks to health and 
safety as far as it is reasonably practicable to do so. 
Utopia Financial Services Pty Ltd and Australian Securities and Investments Commission (Freedom of 
information) [2017] AATA 269 [133]. 


•  disclosure of leave details of OAIC staff could reasonably be expected to 
prejudice the protection of an individual’s right to privacy. 
On balance, I consider that the factors against disclosure outweighs the factor in 
favour of disclosure. I have therefore decided that it would be contrary to the public 
interest to give you access to the information that I have found to be conditionally 
exempt under sections 47E(c) and 47F of the FOI Act. 
Access to edited copies with irrelevant and exempt matter deleted (s 22) 
The documents within the scope of your request contain material which is exempt 
from disclosure. On this basis, I have prepared the documents for release by 
removing exempt material in accordance with section 22 of the FOI Act. 
Please see the following page for information about your review rights and 
information about the OAIC’s disclosure log. 
Yours sincerely 
Molly Cooke 
14 October 2022   


If you disagree with my decision 
Internal review 
You have the right to apply for an internal review of my decision under Part VI of the 
FOI Act. An internal review will be conducted, to the extent possible, by an officer of 
the OAIC who was not involved in or consulted in the making of my decision. If you 
wish to apply for an internal review, you must do so in writing within 30 days. There 
is no application fee for internal review. 
If you wish to apply for an internal review, please mark your application for the 
attention of the FOI Coordinator and state the grounds on which you consider that 
my decision should be reviewed. 
Applications for internal reviews can be submitted to: 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
Alternatively, you can submit your application by email to, or by fax 
on 02 9284 9666. 
Further Review 
You have the right to seek review of this decision by the Information Commissioner 
and the Administrative Appeals Tribunal (AAT). 
You may apply to the Information Commissioner for a review of my decision (IC 
review). If you wish to apply for IC review, you must do so in writing within 60 days. 
Your application must provide an address (which can be an email address or fax 
number) that we can send notices to, and include a copy of this letter. A request for 
IC review can be made in relation to my decision, or an internal review decision. 
It is the Information Commissioner’s view that it will usually not be in the interests of 
the administration of the FOI Act to conduct an IC review of a decision, or an internal 
review decision, made by the agency that the Information Commissioner heads: the 
OAIC. For this reason, if you make an application for IC review of my decision, and the 
Information Commissioner is satisfied that in the interests of administration of the 
Act it is desirable that my decision be considered by the AAT, the Information 
Commissioner may decide not to undertake an IC review. 


Section 57A of the FOI Act provides that, before you can apply to the AAT for review 
of an FOI decision, you must first have applied for IC review. 
Applications for IC review can be submitted online at:
Alternatively, you can submit your application to: 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
Or by email to, or by fax on 02 9284 9666. 
Accessing your information 
If you would like access to the information that we hold about you, please contact More information is available on the Access our information 
page on our website. 
Disclosure log 
Section 11C of the FOI Act requires agencies to publish online documents released to 
members of the public within 10 days of release, except if they contain personal or 
business information that would be unreasonable to publish. 
I have made a decision to publish the documents subject to your request on the 
OAIC’s disclosure log.