This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Gender and Sexual Orientation - Procedural Instruction, VM-5345'.

21 November 2022 
In reply please quote: 
FOI Request:  FA 22/10/00496 
File Number: 
Dear BK, 
Freedom of Information (FOI) request – Access Decision 
On 10 October 2022, the Department of Home  Affairs (the Department) received a request for 
access to a document under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act.  

Scope of request 
You have requested access to the following document: 
I am seeking the latest issue of the following document: 
* Gender and Sexual Orientation - Procedural Instruction, VM-5345 

Authority to make decision 
I  am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate records. 

Relevant material  
In reaching my decision I referred to the following:  
the terms of your request 
the document relevant to the request 
the FOI Act 
Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 
93A of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
advice from Departmental officers with  responsibility for matters  relating to  the 
document to which you sought access 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • • 


Document in scope of request 
The Department has identified one document as falling within  the scope of  your request. This 
document was in the possession of the Department on 10 October 2022 when your request was 

The decision in relation to the document in the possession of the Department which fall within 
the scope of your request is as follows: 
Release one document in part with deletions 

Reasons for Decision 
Detailed reasons for my decision are set out below.  
My  findings of fact and reasons for deciding that the exemption provision applies to that 
information are set out below. 
6.1  Section 47E of the FOI Act – Operations of Agencies 
Section 47E(d) of the FOI Act provides that documents are conditionally exempt if disclosure 
would, or could reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and 
efficient conduct of the operations of an agency. 
I  consider that the disclosure of parts of  the document  marked ‘s47E(d)’ would, or could 
reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct 
of the operations of the Department.   
Managing the security and integrity of Australia's borders is integral to  the operations of the 
Department. Any prejudice to the effectiveness of the operational methods and procedures used 
in  undertaking that role would result in a  substantial adverse effect on the operations of the 
Any disclosure resulting in the prejudice of the effectiveness of the Department’s operational 
methods and procedures would result in the need for this Department, and potentially its law 
enforcement partners, to change those methods and/or procedures to avoid jeopardising their 
future effectiveness. 
Some of the information contained in the document for release marked 47E(d) contains guidance 
for Case Officers assessing Protection Visa  claims  based on  claimed persecution based on 
gender and sexual orientation. I am satisfied that if this information were released it could reveal 
the techniques used by Officers to plan and conduct Protection Visa interviews, and/or test the 
integrity of the applicant’s claims of persecution. For this reason, I am satisfied that releasing this 
information to you could reasonably be expected to be shared amongst those seeking protection, 
resulting in the possibility of some applicant’s presenting bogus claims for protection. I am 
satisfied that if this were to occur, it would  circumvent the Department’s ability to assess claims 
for protection on the basis of gender and sexual orientation, leading to  disruption of  the 
Departments Refugee and Humanitarian program, which would be a substantial adverse effect 
on the proper and efficient conduct of the Department.  
Some  information marked 's47E(d)' consists of  operational email addresses used by  this 
Department.  These email addresses are not otherwise publicly available, and disclosure of this 
information could reasonably be expected to result in potential vexatious communication and 
public inquiries which  these operational areas are not resourced to manage. The Department 
- 2 – 

has established channels of communication for members of the public into the Department, and 
I  consider there is no public interest in  disclosing these operational contact details.   Given the 
operational focus of  those business areas, such a diversion of the resources of that business 
area could reasonably be expected to have a substantial adverse effect on the proper and 
efficient conduct of the operations of this Department and its partner agencies. 
I  have decided that parts of the documents are conditionally exempt under section 47E(d) of the 
FOI Act.  Access to a conditionally exempt document must general y be given unless it would be 
contrary to the public interest to do so. I  have turned my  mind to  whether disclosure of the 
information would be contrary to the public interest, and have included my  reasoning in that 
regard at paragraph 1.1 above. 
6.2  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I  have decided that parts of the document are conditionally exempt,  I  am  now  required to 
consider whether access to the conditional y exempt information would be contrary to the public 
interest (section 11A of the FOI Act).  
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test in 
section 11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In  summary, the test is  whether access to the conditionally exempt part of the document would 
be, on balance, contrary to the public interest.  
In  applying this test, I  have noted the objects of the FOI  Act and the importance of the other 
factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would do 
any of the following: 
(a)  promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 
(b)  inform debate on a matter of public importance 
(c)  promote effective oversight of public expenditure 
(d)  allow a person to access his or her own personal information. 

Having regard to the above I am satisfied that: 
Access to the document would promote the objects of the FOI Act. 
The subject matter of the document does not seem to have a general characteristic 
of public importance. The matter has a limited scope and, in my view, would be of 
interest to a very narrow section of the public. 
No  insights into public expenditure wil   be provided through examination of the 
You do not require access to the document in order to access your own  personal 
- 3 – 

I  have also considered the following  factors that weigh  against the release of  the conditionally 
exempt information in the document: 
Disclosure of the parts of the documents that are conditional y exempt under section 
47E(d) of the FOI Act could reasonably be expected to prejudice law  enforcement 
functions and, as a result, the ability of the Department to protect Australia's borders. 
I consider there to be a strong public interest in ensuring that the ability of the 
Department to conduct its  law  enforcement functions is  not compromised or 
prejudiced in any way. I consider that this would be contrary to the public interest and 
that this factor weighs strongly against disclosure. 
Disclosure of the operational email addresses which are conditionally exempt under 
section 47E(d) of the FOI Act would  have a substantial adverse effect on the ability 
of the relevant operational areas to conduct their business as usual. The Department 
has established avenues in place for members of the public to contact when they 
have queries, complaints or comments. I consider that there is a strong public interest 
in  ensuring public feedback is  filtered through these available channels so that 
operational areas within the Department are able to carry out their functions in an 
effective matter. I consider that this would be contrary to the public interest and that 
this factor weighs strongly against disclosure of the exempt information. 
I  have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to my 
decision, which are: 
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government 
access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document 
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made 
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I  have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded that the 
disclosure of the conditionally exempt information in the documents would be contrary to the 
public interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 

A copy of the FOI Act is available at If you 
are unable to access the legislation through this website, please contact our office for a copy. 

Final decision on charge 
On 9 November 2022 the Department issued you with  a notice of the preliminary charge in the 
amount of $41.00 to process your request, which includes the first five hours of decision-making 
at no cost. 
- 4 – 

Amount already paid 
On 9 November 2022, the Department received your payment of $41.00 -  the total 
charge indicated in the preliminary charges notice issued by the Department. 
As you have paid the full amount required, the Department is now releasing the document to 
you. If you are dissatisfied with my decision to impose charges, your review rights are set out 
in the paragraph titled “Your Review Rights” below. 

Your Review Rights
Review  by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for a 
review of this decision. You must apply in writing within 60 days of this notice. For information 
about review rights and how to submit a request for a review to the OAIC, see: 
10  Making a Complaint 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by the 
Department in relation to your request. 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 

Phone 1300 363 992 (local call charge)

There is no particular form required to make  a complaint to  the Australian Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on which it is 
considered that the action taken in relation to the request should be investigated and identify the 
Department of Home Affairs as the relevant agency. 
11 Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at  
Yours sincerely 
[signed electronical y] 
Position number - 00003354 
Authorised decision maker 
Department of Home Affairs 
- 5 –