17 November 2022 
 
 
Luke Shaw  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
nbn ref: FOI2223020.003 
Dear Luke 
 
Request for Information 
 
I am writing in relation to your correspondence to nbn’s FOI Officer email address on 5 November 2022 in the 
following terms: 
 
“I have noticed significant deterioration of the road surfaces in my area in the years following the NBN 
roll-out. 
In many areas across the country roads have been penetrated to access conduits below for installation of 
the network. 
When new roads are constructed much of the construction time is consumed by the process of 
compaction of the substrate. This important step provides a solid foundation for the road and its users. 
When NBN penetrated the road for works they were usually back filled and new asphalt laid within a day 
or two. 
My questions are as follows: 
1  What was the documented work procedure for this? 
2  What soil density testing was done prior to asphalting? 
3  Does NBN Co reimburse councils for all repair works done on sinking works? 
4  How long after completion of works were they re-inspected for quality control purposes and what % 
failed?” 
 
The Freedom of Information Act 1982 (Cth) (FOI Act) provides that members of the public have a general right of 
access to specific documents, subject to certain exemptions. Under section 15(2) of the FOI Act, a valid FOI 
request must state that the request is an application for the purposes of the FOI Act and provide such information 
concerning the requested documents as is reasonably necessary to enable nbn to identify them, among other 
things.  
 
nbn’s Commercial Activities Carve-out 
I refer you to nbn’s commercial activities carve-out (CAC) or carve-out from the application of the FOI Act and 
refer you to section 7(3A) and Part II of Schedule 2 of the FOI Act. Please be aware that documents that are in 
relation to nbn’s “commercial activities” are not subject to the operation of the FOI Act and would be exempt 
from release. The following link summarises and provides general background information concerning nbn’s 
commercial activities carve-out. That background document references two reviews by the Australian Information 
Commissioner that considered nbn’s CAC: the Internode Decision (in January 2012) and the Battersby Decision (in 
July 2013).  
 

---

  
 
While I am not making a formal decision and have not reviewed any documents, I note that there is a distinct 
possibility that documents falling within the terms of this request may be subject to the CAC, among other 
exemptions from release.  
 
Scope of Request  
Your request seeks various pieces of information in relation to the subject matter set out at the beginning of your 
email, being deterioration of the roads in your area.  However, you have not indicated what area this is.  To 
enable nbn staff to locate documents or information within scope of your request, could you please clarify the 
area or the “many areas across the country” that your request relates to.  Are there particular road repairs that 
your request relates to?  If so, could you please specify which, marking this on a map would assist.   
 
In addition, the subject timeframe in respect of which these documents may have been generated is not defined.  
Are you seeking the information as at a specific time, or a date range? 
 
As currently drafted, the terms of your request are not sufficiently clear and the particular documents that fall 
within the parameters of the request are therefore not reasonably identifiable.  Accordingly, your FOI request, in 
its current form, is invalid.  Until you clarify those terms, nbn will not formally acknowledge your request, and the 
statutory period for completing this request will not commence.  In that regard, please inform me if there is a 
specific document, or set of documents, which you are seeking – at least to the extent that you can identify them. 
 
FOI Processing Period and Charges 
The statutory period for processing an FOI application is 30 days, subject to any suspension of the processing 
period or extension of the time for deciding the application. Please also note that nbn may impose processing 
charges in relation to FOI requests. You will be advised of any charges in relation to your request. 
 
For your reference, processing charges for FOI applications are set by regulation and may be found at nbn’s 
website – and, in particular, its FOI page.   The following hyperlink outlines nbn’s approach to processing charges: 
Submission to the Office of the Australian Information Commissioner Charges Review. In particular, nbn supports 
– and will generally apply – Recommendation 24 in the Hawke Review into FOI Legislation, (the Hawke Review) as 
a benchmark in reviewing FOI applications. For your reference, Recommendation 24 suggests a 40-hour ceiling for 
all FOI processing charges. More information about charges under the FOI Act is available on the Office of the 
Australian Information Commissioner’s (OAIC) website and in part 4 of the OAIC FOI Guidelines. 
 
Disclosure Log 
In accordance with the FOI Act, nbn is required to publish documents provided to FOI applicants within 10 
working days after release. The information you seek may be published in full (as released to you) or with some 
additional redactions as per section 11C of the FOI Act. For further information and other details, please visit our 
Disclosure Log on nbn’s website. 
 
Please feel free to contact me on (02) 9031 3022 if you have any questions, or if you would like to discuss your 
request. 
 
Yours sincerely 
 
Rohan Singh 
Freedom of Information Officer 
 
2 
 

---