This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI Request - PEMS'.


Released by the Department of Finance under the Freedom of Information Act 1982
FOI 22/104 - Document 08
1 of 4

FOI 22/104 - Document 08
4.  Project delivery update 
John Sheridan 
Yes 
a.  Project status report 
Agree the project status report for Milestone 7 
b.
Discuss the project risks and issues  
  Risks and issues 
 
5.  Other Business 
Chair 
No 
a.  Closing PEMS M7.2 Hypercare 
 
A presentation wil  be distributed on the 
morning of 12 October. 
Next Meeting: 11.00am – 12.00pm, Thursday 17 November2022 
RM 3N.38 Mt Woodroffe and/or GovTEAMS video conference 
2 of 4

FOI 22/104 - Document 08
Action Items 
Item 
Action 
Owner 
Status 
Comments 
Actions from meeting of 16/06/2022 
A111 

Update the Terms of Reference and membership 
PO 
In progress 
10/10/22 – Project Team to distribute the updated ToRs to Steering 
arrangements of the proposed Governance 
Committee for out of session consideration. 
Arrangements. 
05/10/22 – Considered at the meeting of 27/9/22. Refer to Action 
Item A116 
19/09/22 – Terms of Reference have been updated to include the 
attendance of an independent advisor and a user representative from 
the SMOS’s office. 
08/07/22 – The draft Terms of Reference (ToR) for the Change 
Authority have been distributed to business areas for feedback and 
confirmation of membership. The ToR for the Project Board and 
Steering wil  be reviewed an updated, if required to cover the roles 
and responsibilities to project closure. 
Actions from meeting of 14/07/2022 
A112 

Confirm the Executive Management Committee and the  PO 
In progress 
 
Management Board dotted line connection in the 
Governance Arrangements paper. 
Actions from meeting of 11/08/2022 
A113 
Report Project Board’s evolving discussion of Risk #29 
PO 
New 
05/09/22 – risk #29 updated and presented to the Project Board on 31 
August, this risk hasn’t changed significantly as the deliverable isn’t in 
question, rather the date of delivery is being reconsidered as per 
action A115.  This risk wil  be updated as required based on the 
outcome of the discussion on A115 in the meeting. 
A114 
Redistribute the finalised documents accepted as part of  PO 
New 
19/09/22 – governance papers are included in the document pack for 
A109’s and A110’s closure to Members. 
the 27 Sept meeting. 
Actions from meeting of 27/09/2022 
A116 
Chair to meet with Simon Quarrell to discuss the DTA’s 
Chair 
New 
 
role on the Committee. 
3 of 4

FOI 22/104 - Document 08
Item 
Action 
Owner 
Status 
Comments 
A117 
IPEA and MaPS to update the Steering Committee Terms  MaPS 
New 
 
of Reference (ToRs). 
IPEA 
A118 
MaPS to brief to SMOS on possible delegations. 
MaPS 
New 
 
A119 
SDO to work with Mr Ril o and staff in the SMOS office to  SDO 
New 
 
test PEMS as required. 
Mr Rillo 
A120 
SDO and IPEA to investigate the 15 items that require 
SDO 
New 
 
further investigation and to come back to the Committee  IPEA 
with options, including potential workarounds to ensure 
that the expenditure reports are correct. 
A121 
SDO to compare the current reporting with the new 
SDO 
New 
 
PEMS Reporting to identify any differences and 
additional requirements 
A122 
Schedule a Steering Committee meeting in 2 weeks to 
PO 
Closed 
5/10/22 – extra-ordinary meeting of the PEMS Steering Commmittee 
discuss the progress of the Expenditures report, and the 
scheduled for 12 Oct 2022. 
15 work items requiring investigation. 
 
4 of 4