This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Change of laws due to terroist plot.'.



 
Australian Government 
Department of Immigration and Border Protection 
 
 
25 February 2015 
 
 
 
 
 
In reply please quote: 
FOI Request  FA 15/02/01189 
File Number  ADF2015/6698 
 
 
Email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Tymeka Murray 
 
Practical refusal notice - Freedom of Information Act 1982 
 
I am writing to you regarding your request under the Freedom of Information Act 1982 (the 
Act) on 20 February 2015 for: 
 
“I wish to have any documents relating to the changes in immigration laws due to 
recent terrorist plots around the country.” 
 

I note that your request is currently due on Sunday 22 March 2015. However, as this date falls 
on a non-working day, s.36(2) of the Acts Interpretation Act 1901 provides that the latest date 
you may respond is the next working day, which is Monday 23 March 2015. 
 
Purpose of this notice 
 
The purpose of this notice is to advise you (as required under s.24AB of the Act) that 
I consider that a practical refusal reason exists under s. 24AA of the Act and that I am 
considering refusing access to the requested documents, under s.24 of the Act. My reasons are 
set out in this notice. This notice sets out the actions required from you in order to ensure that 
no 'practical refusal reason' applies to your request. 
 
Advice regarding practical refusal reasons 
 
The Act contains two practical refusal reasons. The first is that processing the request would 
substantially and unreasonably divert the resources of the agency from its other operations
 
(s.24AA(1)(a)). An agency may also refuse an FOI request if the agency is satisfied that the 
request does not provide such information concerning the document as is reasonably 
necessary to enable a responsible officer of the agency to identify
 the document in question 
(s.24AA(1)(b)). 
 
 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 BELCONNEN ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • Fax: 02 6225 6970 • www.immi.gov.au 


 
 
It is the department’s view that where it appears that a request under the Act for access to 
documents is likely to take more than 40 hours to complete, the request should be assessed 
under s.24AA(1) of the Act to determine whether a practical refusal reason exists in relation 
to the request. This balances the right of applicants to seek information under the Act with the 
department’s need to appropriately allocate resources to its functions. 
 
Application of s.24AA of the FOI Act to your request 
It is my view that the request, as it currently stands, satisfies the second practical refusal 
reason. I believe that the request is vague and I am not able to identify the document or 
documents you are seeking access to. 
 
I note that the term document is broadly defined in section 4 of the FOI Act and includes any 
record of information. 
 
Documents include (but are not limited to) any of, or any part of, the following: 
 
•  Any paper or other material on which there is writing 
•  Each hard copy of a document 
•  Electronic documents – including emails, each electronic version of a document and 
databases 
•  DVDs and video tape recordings 
•  Sound recordings 
•  Photographs and drawings 
•  Maps, plans and diagrams 
•  Transcript of sound recording or shorthand notes 
•  Mobile phone SMS (text) messages 
•  Any copy, reproduction or duplicate of such thing 
•  Any part of such copy, reproduction or duplicate 
•  Any article on which information has been stored or recorded, either mechanically or 
electronically 
 
In helping you to refine your request you could be more specific as to which documents you 
are seeking access to (having regard to the definition of ”document” above) as well as which 
immigration laws in particular you are referring to. 
 
In light of the above, I am satisfied that your request does not provide such information 
concerning the document/s as is reasonably necessary to enable me (a responsible officer of 
the agency) to identify which document/s you are seeking access to. Therefore, I am required 
to consult with you under s.24AB of the Act regarding the scope of your request. 
 
Consultation over scope 
 
You may consult with me on the scope during the consultation period which is from the date 
this notice until close of business Wednesday 11 March 2015.  
 
You may request that I extend the consultation period if you wish, by writing to me before the 
end of the consultation period at xxx@xxxx.xxx.xx . The requirements for the consultation 
period are contained in (s.24AB(5)).  



 
 
Suspension of processing time 
 
Please note that s.24AB(8) of the FOI Act provides the legislated processing time for your 
request is 'suspended' until you have either: 
 
•  revised the request or 
•  advised that you do not intend to revise the request. 
 
In addition, if you do not contact me in writing before the end of the consultation period (to 
either withdraw your request, revise or affirm the scope of your request, or ask for an 
extension of time to respond to the s.24AB notice) your request will be deemed to be 
withdrawn in accordance with s.24AB(7) of the Act. The relevant legislation is attached to 
this notice. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Simone Stanley 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Section 
Department of Immigration and Border Protection 
Email                     xxx@xxxx.xxx.xx 
 
Attachment 
  Attachment A - Extract of relevant legislation 
 
 
 

 
 
Attachment A – Extract of relevant legislation 
24  Power to refuse request—diversion of resources etc. 
 
(1)  If an agency or Minister is satisfied, when dealing with a request for a document, that a 
practical refusal reason exists in relation to the request (see section 24AA), the agency or 
Minister: 
 
(a)  must undertake a request consultation process (see section 24AB); and 
 
(b)  if, after the request consultation process, the agency or Minister is satisfied that the 
practical refusal reason still exists—the agency or Minister may refuse to give 
access to the document in accordance with the request. 
 
(2)  For the purposes of this section, the agency or Minister may treat 2 or more requests as a 
single request if the agency or Minister is satisfied that: 
 
(a)  the requests relate to the same document or documents; or 
 
(b)  the requests relate to documents, the subject matter of which is substantially the 
same. 
24AA  When does a practical refusal reason exist? 
 
(1)  For the purposes of section 24, a practical refusal reason exists in relation to a request 
for a document if either (or both) of the following applies: 
 
(a)  the work involved in processing the request: 
 
(i)  in the case of an agency—would substantially and unreasonably divert the 
resources of the agency from its other operations; or 
 
(ii)  in the case of a Minister—would substantially and unreasonably interfere with 
the performance of the Minister’s functions; 
 
(b)  the request does not satisfy the requirement in paragraph 15(2)(b) (identification of 
documents). 
 
(2)  Subject to subsection (3), but without limiting the matters to which the agency or 
Minister may have regard, in deciding whether a practical refusal reason exists, the 
agency or Minister must have regard to the resources that would have to be used for the 
following: 
 
(a)  identifying, locating or collating the documents within the filing system of the 
agency, or the office of the Minister; 
 
(b)  deciding whether to grant, refuse or defer access to a document to which the request 
relates, or to grant access to an edited copy of such a document, including resources 
that would have to be used for: 
 
(i)  examining the document; or 
 
(ii)  consulting with any person or body in relation to the request; 
 
(c)  making a copy, or an edited copy, of the document; 
 
(d)  notifying any interim or final decision on the request. 
 
(3)  In deciding whether a practical refusal reason exists, an agency or Minister must not have 
regard to: 
 
(a)  any reasons that the applicant gives for requesting access; or 
 
(b)  the agency’s or Minister’s belief as to what the applicant’s reasons are for 
requesting access; or 
 
(c)  any maximum amount, specified in the regulations, payable as a charge for 
processing a request of that kind. 
 

 
24AB  What is a request consultation process
Scope 
 
(1)  This section sets out what is a request consultation process for the purposes of 
section 24. 
Requirement to notify 
 
(2)  The agency or Minister must give the applicant a written notice stating the following: 
 
(a)  an intention to refuse access to a document in accordance with a request; 
 
(b)  the practical refusal reason; 
 
(c)  the name of an officer of the agency or member of staff of the Minister (the contact 
person) with whom the applicant may consult during a period; 
 
(d)  details of how the applicant may contact the contact person; 
 
(e)  that the period (the consultation period) during which the applicant may consult 
with the contact person is 14 days after the day the applicant is given the notice. 
Assistance to revise request 
 
(3)  If the applicant contacts the contact person during the consultation period in accordance 
with the notice, the agency or Minister must take reasonable steps to assist the applicant 
to revise the request so that the practical refusal reason no longer exists. 
 
(4)  For the purposes of subsection (3), reasonable steps includes the following: 
 
(a)  giving the applicant a reasonable opportunity to consult with the contact person; 
 
(b)  providing the applicant with any information that would assist the applicant to 
revise the request. 
Extension of consultation period 
 
(5)  The contact person may, with the applicant’s agreement, extend the consultation period 
by written notice to the applicant. 
Outcome of request consultation process 
 
(6)  The applicant must, before the end of the consultation period, do one of the following, by 
written notice to the agency or Minister: 
 
(a)  withdraw the request; 
 
(b)  make a revised request; 
 
(c)  indicate that the applicant does not wish to revise the request. 
 
(7)  The request is taken to have been withdrawn under subsection (6) at the end of the 
consultation period if: 
 
(a)  the applicant does not consult the contact person during the consultation period in 
accordance with the notice; or 
 
(b)  the applicant does not do one of the things mentioned in subsection (6) before the 
end of the consultation period. 
Consultation period to be disregarded in calculating processing period 
 
(8)  The period starting on the day an applicant is given a notice under subsection (2) and 
ending on the day the applicant does one of the things mentioned in paragraph (6)(b) or 
(c) is to be disregarded in working out the 30 day period mentioned in paragraph 
15(5)(b). 

 
Note: 
Paragraph 15(5)(b) requires that an agency or Minister take all reasonable steps to notify an 
applicant of a decision on the applicant’s request within 30 days after the request is made. 
No more than one request consultation process required 
 
(9)  To avoid doubt, this section only obliges the agency or Minister to undertake a request 
consultation process once for any particular request. 

Document Outline