This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Use of third party drop boxes as a barrier to public access to Right to Know foi decisions'.

limited drop boxes to circumvent the open access principles of Right to Know of 
government information.” 
I am an officer authorised under s 23(1) of the FOI Act to make decisions in relation to FOI 
I have decided to refuse your request for documents under s 24A of the FOI Act on the basis 
that al  reasonable steps have been taken to find the documents you requested but no 
documents exist. 
Reasons for decision 
Material taken into account 
In making my decision, I have had regard to the fol owing: 
•  your freedom of information request dated 4 December 2022; 
•  the FOI Act, in particular section 24A; 
•  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under s 93A of the FOI 
Act (the FOI Guidelines), specifical y paragraphs [2.33] – [2.34] and [3.85];  
•  searches conducted by the OAIC’s Freedom of Information Dispute Resolution line areas. 
Documents cannot be found or do not exist – s 24A 
I have refused your request for documents under s 24A of the FOI Act on the basis that al  
reasonable steps have been taken to find the documents and no documents exist. 
Section 24A provides: 
Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not 
been received 
Document lost or non-existent 
             (1)  An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
                     (a)  al  reasonable steps have been taken to find the document; and 
                     (b)  the agency or Minister is satisfied that the document: 
                              (i)  is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or 
                             (ii)  does not exist. 


Searches Undertaken 
In conducting searches for documents relevant to your request, I consulted with the OAIC’s 
Freedom of Information Dispute Resolution line area.  
The line area provided the fol owing responses to the scope of your request: 
“I have undertaken a search and I have not found any relevant documents that fal  within 
the scope of this request. 
Specific details of the searches I have undertaken are: 
1.  Searching content manager for relevant documents using the search terms ‘drop 
box’, ‘dropbox’, ‘sigbox’, ‘file shar*) 
2.  I have reviewed the Disclosure log desktop review Disclosure Log Desktop Review - 
Home ( and there is no mention in that report of agencies using drop 
3.  I have reviewed agency comments in the disclosure log desk top review container 
folder in content manager and there are no comments or documents relevant to 
agencies using drop boxes. 
4.  I have searched Resolve for general enquiries and our responses using the terms 
‘drop box’, ‘dropbox’, ‘sigbox’, ‘file shar* and ‘disclosure log’.” 
“I have conducted a search of the FOIDR mailbox [inbox and actioned items] based on the 
terms ‘drop box’, ‘dropbox’, ‘file share’ and ‘file sharing’ and could not locate any relevant 
records. The only results produced under the term ‘dropbox’ were notifications from 
agencies to the OAIC about delivery of submissions or documents to the OAIC via dropbox 
for the purposes of an IC review application. 

I have also conducted a search of Enquiry files in Resolve based on each of the above 
search terms in the Summary screen, however this only produced one FOI-related result in 
2021 [EN21/04905] which is not relevant, as it was an enquiry from an agency about 
delivering documents to the OAIC using a dropbox. No FOI-related results were produced in 
2022, or in previous years 2019 or 2020. [There were a small number of privacy-related 
enquiries with respect to the handling of personal information through use of drop box 
platforms, but this is not relevant to the FOI request]. 

In relation to the FOI applicant’s enquiry ‘what steps [the OAIC] is taking or intends to take 
to rein in this intentional use of these one use time limited drop boxes’, I am not aware of 
any investigations having been undertaken into this issue nor any regulatory advice on the 


I have also reviewed FOI complaints and IC reviews summary fields based on these terms 
which did not yield any results. The issue strings in FOI complaints and IC review files do not 
capture this particular issue so there appears no utility in undertaking a search of issues.” 

“I have undertaken searches through my inbox using the terms drop box ,  dropbox ,  
sigbox ,  file shar*. I have not found any documents within the scope of the request.” 

I have reviewed the numerous searches undertaken by the line area and am satisfied that no 
documents relevant to your request were found. Based on the searches conducted and the 
information before me at this time, I am satisfied that no documents exist within the scope 
of your request on the OAIC’s systems. 
Based on the advice of the Freedom of Information Dispute Resolution line area who 
conducted the various searches and the terms of your request, I am satisfied that all 
reasonable steps have been taken to find documents that fal  within the scope of your 
request and that the documents do not exist. 
Therefore, I refuse your request for access to documents under s 24A of the FOI Act on the 
basis that no documents exist. 
Your review rights are outlined on the fol owing page. 
Yours sincerely 
Alessia Mercuri 
3 January 2023   


If you disagree with my decision 
Internal Review 
You have the right to apply for an internal review of my decision under Part VI of the FOI Act. 
An internal review will be conducted, to the extent possible, by an officer of the OAIC who 
was not involved in or consulted in the making of my decision. If you wish to apply for an 
internal review, you must do so in writing within 30 days. There is no application fee for 
internal review. 
If you wish to apply for an internal review, please mark your application for the attention of 
the FOI Coordinator and state the grounds on which you consider that my decision should be 
Applications for internal reviews can be submitted to: 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
Alternatively, you can submit your application by email to, or by fax on 02 
9284 9666. 
Further Review 
You have the right to seek review of this decision by the Information Commissioner and the 
Administrative Appeals Tribunal (AAT). 
You may apply to the Information Commissioner for a review of my decision (IC review). If 
you wish to apply for IC review, you must do so in writing within 60 days. Your application 
must provide an address (which can be an email address or fax number) that we can send 
notices to, and include a copy of this letter. A request for IC review can be made in relation to 
my decision, or an internal review decision. 
It is the Information Commissioner’s view that it will usual y not be in the interests of the 
administration of the FOI Act to conduct an IC review of a decision, or an internal review 
decision, made by the agency that the Information Commissioner heads: the OAIC. For this 
reason, if you make an application for IC review of my decision, and the Information 
Commissioner is satisfied that in the interests of administration of the Act it is desirable that 
my decision be considered by the AAT, the Information Commissioner may decide not to 
undertake an IC review. 
Section 57A of the FOI Act provides that, before you can apply to the AAT for review of an FOI 
decision, you must first have applied for IC review. 


Applications for IC review can be submitted online at: 
Alternatively, you can submit your application to: 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
Or by email to, or by fax on 02 9284 9666. 
Accessing your information 
If you would like access to the information that we hold about you, please contact More information is available on the Access our information page on 
our website.