Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'City of Darebin'.


 
 
 
5 January 2023 
 
Oliver Smith 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA22/12/00359 
File Number: 
FA22/12/00359   
Dear Mr Smith 
Freedom of Information (FOI) request – Access Decision 
On 6 December 2022, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act.  
1 
Scope of request 
You have requested access to the following documents: 
Under the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act), I am seeking access to 
correspondence between the Department of Home Affairs and City of Darebin council 
and/or people making representations on behalf of City of Darebin council in regards to 
the issue of the City of Darebin council's right to hold citizenship ceremonies or lack 
thereof. 
 
The documents I am seeking are from the period 22 May 2022 to the date this FOI is 
actioned. 
2 
Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate records. 
 
 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616  xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  www.homeaffairs.gov.au 
 
 

3 
Relevant material  
In reaching my decision I referred to the following: 
 your request
 the FOI Act
 Guidelines published by the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC)
under section 93A of the FOI Act (the FOI Guidelines)
 advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the
documents to which you sought access.
4 
Documents in scope of request 
The Department has undertaken reasonable searches in relation to the document/s you have 
requested to access. 
Searches 
In summary, the searches undertaken by the Department in relation to your request included 
consultation with the business areas with responsibility for the subject of your request. 
The searches determined that the Department does not hold information that falls within scope 
of your request.  
Having regard to your request and the types of documents that may fall within the scope of your 
request, I am satisfied that the searches conducted were thorough and all reasonable steps 
have been taken to locate any document relevant to your request.  
5 
Decision 
Section 24A of the FOI Act provides that the Department may refuse a request if all reasonable 
steps have been taken to find document/s and the Department is satisfied that the document 
does not exist. 
I am satisfied that the Department has undertaken reasonable searches in relation to your 
request and that no documents were in the possession of the Department on 6 December 2022 
when your FOI request was received. As such, I am refusing your request based on the 
application of section 24A of the FOI Act.  
6 
Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. If you 
are unable to access the legislation through this website, please contact our office for a copy. 
7 
Your Review Rights 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the OAIC for a review of this decision. You must apply in writing 
within 60 days of this notice. For further information about review rights and how to submit a 
request for a review to the OAIC, please see https://www.oaic.gov.au/freedom-of-
information/reviews-and-complaints/information-commissioner-review/.  
- 2 –


8 
Making a Complaint 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by the 
Department in relation to your request. 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone: 1300 363 992 (local call charge) 
Email:  xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
There is no particular form required to make a complaint to the Australian Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on which it is 
considered that the action taken in relation to the request should be investigated and identify 
the Department of Home Affairs as the relevant agency. 
9 
Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at 
xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.   
Anne Leo 
Assistant Secretary, Citizenship Program Delivery 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs  
- 3 –