This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'COVID-19 Readiness Project – State and Territory Check-In Apps Privacy Impact Assessment'.


If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                        
 
 
 
 
6 February 2023 
 
 
 
 
 
Our reference:  LEX 71197 
Mr Rex Banner 
 
Only by email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
Dear Mr Banner 
Decision on your Freedom of Information Request 
I refer to your request, dated 22 December 2022 and received by Services Australia (the 
Agency) on 22 December 2022 for access under the Freedom of Information Act 1982 (the 
FOI Act) to the following documents:  
'the Privacy Impact Assessment (PIA) #48538 for the "COVID-19 Readiness Project – 
State and Territory Check-In Apps" under the Freedom of Information Act 1982 (Cth)'. 
My decision 
The Agency holds one document (totalling 48 pages) that relates to your request. 
I have decided to:  
  refuse access to one document (document 1).  
I have decided that the document requested is exempt under the FOI Act, pursuant to the 
following sections of the FOI Act:  
  the material  contained within the  document  is subject  to  legal  professional  privilege 
(section 42) and  
  deliberative  matter,  the  disclosure  of  which  would  be  contrary  to  the  public  interest 
(section 47C). 
On 5 January 2023 the Agency acknowledged your request and advised you we would not 
include personal details about our staff (such as their names).  
Please see the schedule at Attachment A to this letter for a detailed list of the documents 
and the reasons for my decision, including the relevant sections of the FOI Act. 
You can ask for a review of our decision 
If you disagree with any part of the decision you can ask for a review. There are two ways 
you can do this. You can ask for an internal review from within the Agency, or an external 
review by the Office of the Australian Information Commissioner. You do not have to pay for 
a review of the decision. See Attachment B for more information about how to request a 
review.  
PAGE 1 OF 9 

Further assistance 
If you have any questions please email xxx.xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
Yours sincerely 
 
TY 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
Information Access Branch | Legal Services Division  
Services Australia 
 
PAGE 2 OF 9 
 
 


If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                        
 
Attachment A 
SCHEDULE OF DOCUMENTS FOR RELEASE 
BANNER, Rex (Right to Know) - LEX 71197 
 
 
Doc 
Pages 
Date 
Description 
Decision 
Exemption 
Comments 
No. 
 
1. 
1 -  48 
28 
Supplementary Privacy 
Exempt in full 
s42 
Material subject to legal professional privilege 
September 
Impact Assessment 
s47C 
Deliberative material 
2022 
COVID-19 Readiness 
Project: 
State and territory 
check-in apps 
 
 
 
PAGE 3 OF 9 


If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                        
 
 
 
REASONS FOR DECISION 
What you requested 
On 22 December 2022, you requested: 
'the Privacy Impact Assessment (PIA) #48538 for the "COVID-19 Readiness Project – 
State and Territory Check-In Apps" under the Freedom of Information Act 1982 (Cth)'. 
You agreed to an extension of time for the Agency to process your request on 22 December 
2022 and the Agency acknowledged your request on 5 January 2023. 
What I took into account 
In reaching my decision I took into account: 
  your original request dated 22 December 2022 
  correspondence with you 
  the documents that fall within the scope of your request; 
  whether the release of material is in the public interest 
  consultations with Agency officers about: 
o  the nature of the documents; 
o  the Agency's operating environment and functions; 
  guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A of 
the FOI Act (the Guidelines); and 
  the FOI Act.  
Reasons for my decisions 
I am authorised to make decisions under section 23(1) of the FOI Act. 
I have decided that the document that you requested is exempt in full under the FOI Act.  My 
findings of fact and reasons for decision is discussed below.  
Section 42 of the FOI Act - legal professional privilege 
This  section  of  the  FOI  Act  allows  the  Agency  to  redact  documents  or  parts  of  documents 
subject to legal professional privilege (LPP). I have applied this exemption to the document in 
full. 
Section 42 of the FOI Act provides: 
(1) A document is an exempt document if it is of such a nature that it would be privileged 
from production in legal proceedings on the ground of legal professional privilege. 
(2)  A  document  is  not  an  exempt  document  because  of subsection (1)  if  the  person 
entitled to claim legal professional privilege in relation to the production of the document 
in legal proceedings waives that claim. 
PAGE 4 OF 9 

(3) A document is not an exempt document under subsection (1) by reason only that: 
(a) the document contains information that would (apart from this subsection) 
cause the document to be exempt under subsection (1); and 
(b) the information is operational information of an Agency. 
Paragraphs  5.129  of  the  Guidelines  provides  the  following  guidance  in  relation  to  the 
application of section 42: 
At  common  law,  determining  whether  a  communication  is  privileged  requires  a 
consideration of: 
  whether there is a legal adviser-client relationship 
  whether  the  communication  was  for  the  purpose  of  giving  or  receiving  legal 
advice, or use in connection with actual or anticipated litigation 
  whether the advice given is independent 
  whether the advice given is confidential. (internal references omitted) 
The documents contain correspondence between the Agency and its external lawyers for the 
purposes of obtaining professional legal advice on the privacy issues pertaining to the 
COVID-19 digital certificate.  
I am satisfied the document is advice provided by professional legal advisers acting with the 
required level of independence to the client, and there was a clear adviser-client relationship 
Further, I am satisfied that privilege in these communications has not been waived as the 
documents have not been distributed further than is reasonably necessary for internal 
operational purposes. I am also satisfied that the substance of the legal advice contained 
within the documents has not been used in any way which is inconsistent with the 
maintenance of the confidentiality of the advice. 
I am of the view that the Agency’s ability to obtain legal advice on issues (such as COVID-19 
projects) would be substantially prejudiced if these documents were to be made publicly 
available through FOI processes. In my view, real harm is likely to result from release of the 
documents as doing so would waive privilege and disclose the particular legal provider’s 
approach to the interpretation, analysis and application of legislation administered by the 
Agency. Consequently, the Agency’s ability to obtain comprehensive legal advice in the 
future would be substantially prejudiced if external law firms become aware that the Agency 
is expressly waiving privilege in documents by making its legal advice publicly available via 
FOI processes. 
For the reasons set out above, I am satisfied the documents are exempt under section 42 of 
the FOI Act. 
 
 
Section 47C - deliberative matter 
PAGE 5 OF 9 
 
 

This  section  of  the  FOI  Act  allows  the  Agency  to  redact  documents  or  parts  of  documents 
relating to opinion, advice, recommendation obtained, or deliberation for the purposes of the 
deliberative processes involved in the functions of the Agency. I have applied this exemption 
to the document in full. 
Section 47C provides: 
 (1)  A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would disclose 
matter  (deliberative  matter)  in  the  nature  of,  or  relating  to,  opinion,  advice  or 
recommendation obtained,  prepared or recorded, or  consultation or  deliberation that 
has taken  place,  in the course  of,  or for  the  purposes  of, the  deliberative  processes 
involved in the functions of: 
                     (a)  an Agency; or 
                     (b)  a Minister; or 
                     (c)  the Government of the Commonwealth. 
Exceptions 
             (2)  Deliberative matter does not include either of the following: 
                     (a)  operational information (see section 8A); 
                     (b)  purely factual material. 
             (3)  This section does not apply to any of the following: 
                     (a)  reports (including reports concerning the results of studies, surveys or tests) 
of scientific or technical experts, whether employed within an Agency or 
not, including reports expressing the opinions of such experts on scientific 
or technical matters; 
                     (b)  reports of a body or organisation, prescribed by the regulations, that is 
established within an Agency; 
                     (c)  the record of, or a formal statement of the reasons for, a final decision given 
in the exercise of a power or of an adjudicative function. 
I am satisfied the document in issue  contains deliberative matter, being advice and 
recommendations, which have been prepared by the Agency’s legal services provider for the 
purpose of undertaking the COVID-19 related PIA. The information identifies privacy and 
secrecy compliance risks for the Agency and includes recommendations for managing or 
eliminating identified risks and maximising opportunities for enhancing privacy protection. As 
such, I am satisfied the documents are not operational information or purely factual 
information, and are otherwise not of a kind specifically excluded by the FOI Act. 
Accordingly, I find that the documents are also conditionally exempt, in full, under section 
47C(1) of the FOI Act. 
Public interest considerations 
Access to conditionally exempt material must be given unless I am satisfied it would not be in 
the public interest to do so.  
PAGE 6 OF 9 
 
 

I consider the disclosure of the material would generally promote the objects of the FOI Act, 
which is in the public interest. However, I also consider disclosure could reasonably be 
expected to prejudice the Agency’s ability to obtain comprehensive legal advice in the future 
and would destroy or diminish the provider’s PIA methodology and approach, ultimately 
impede the full and frank disclosure between a lawyer and client to the benefit of the effective 
administration of justice. 
As such, I find the public interest factor in favour of disclosing the material is outweighed by 
the public interest factors against disclosure. 
Conclusion 
In summary, I am satisfied that parts of the document, as set out in the Schedule, is exempt 
under s42 and conditionally exempt under section 47C of the FOI Act. Furthermore, I have 
decided that on balance it would be contrary to the public interest to release this information. 
Accordingly, I have decided not to release the document to you. 
Summary of my decision 
In conclusion, I have decided to refuse your request for access to the document. 
 
PAGE 7 OF 9 
 
 


If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                        
 
 
Attachment B 
 
INFORMATION ON RIGHTS OF REVIEW 
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
 
Asking for a full explanation of a Freedom of Information decision 

Before you ask for a formal review of a FOI decision, you can contact us to discuss your 
request. We will explain the decision to you. This gives you a chance to correct 
misunderstandings.  
Asking for a formal review of an Freedom of Information decision 
If you still believe a decision is incorrect, the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act
gives you the right to apply for a review of the decision. Under sections 54 and 54L of the 
FOI Act, you can apply for a review of an FOI decision by: 
1.  an Internal Review Officer in Services Australia (the Agency); and/or 
2.  the Australian Information Commissioner. 
Note 1: There are no fees for these reviews. 
Applying for an internal review by an Internal Review Officer 
If you apply for internal review, a different decision maker to the Agency delegate who made 
the original decision will carry out the review. The Internal Review Officer will consider all 
aspects of the original decision and decide whether it should change. An application for 
internal review must be: 
  made in writing 
  made within 30 days of receiving this letter 
  sent to the address at the top of the first page of this letter. 
Note 2: You do not need to fill in a form. However, it is a good idea to set out any relevant 
submissions you would like the Internal Review Officer to further consider, and your reasons 
for disagreeing with the decision.  
Applying for external review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with the original decision or the internal review decision, you can ask the 
Australian Information Commissioner to review the decision.  
If you do not receive a decision from an Internal Review Officer in the Agency within 30 days 
of applying, you can ask the Australian Information Commissioner for a review of the original 
FOI decision.  
You will have 60 days to apply in writing for a review by the Australian Information 
Commissioner.  
You can lodge your application
PAGE 8 OF 9 

Online: 
www.oaic.gov.au   
Post:    
Australian Information Commissioner 
 
 
GPO Box 5218 
SYDNEY NSW 2001  
Email:   
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
 
Note 3: The Office of the Australian Information Commissioner generally prefers FOI 
applicants to seek internal review before applying for external review by the Australian 
Information Commissioner. 
Important: 
  If you are applying online, the application form the 'Merits Review Form' is available 
at www.oaic.gov.au.  
  If you have one, you should include with your application a copy of the Services 
Australia decision on your FOI request  
  Include your contact details 
  Set out your reasons for objecting to the Agency's decision. 
Complaints to the Australian Information Commissioner and Commonwealth 
Ombudsman  

Australian Information Commissioner 
 
You may complain to the Australian Information Commissioner concerning action taken by 
an Agency in the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act, 
There is no fee for making a complaint. A complaint to the Australian Information 
Commissioner must be made in writing. The Australian Information Commissioner's contact 
details are: 
 
Telephone:      1300 363 992 
Website:          www.oaic.gov.au  
 
Commonwealth Ombudsman 
 
You may also complain to the Commonwealth Ombudsman concerning action taken by an 
Agency in the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is 
no fee for making a complaint. A complaint to the Commonwealth Ombudsman may be 
made in person, by telephone or in writing. The Commonwealth Ombudsman's contact 
details are: 
 
Phone:             1300 362 072 
Website:          www.ombudsman.gov.au 
 
The Commonwealth Ombudsman generally prefers applicants to seek review before 
complaining about a decision. 
 
PAGE 9 OF 9