Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Visa grants under subclass 189 and 190 with partner assessment obtained from ACS more than twenty four months prior to date of invitation'.


 
 
19 January 2023 
CN 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request:       FA XXXXXXXX 
File Number:       OBJ2020/XXXX 
Dear CN    
Freedom of Information (FOI) request - Access Decision 
On 24 December 2022, the Department of Home Affairs (the Department) received a request 
for access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under 
the FOI Act. 
1 
Scope of request 
You have requested access to the following documents: 
 
The total number of visa grants after November 2019 where the primary applicant 
claimed skil ed partner points with partner skil s assessment from Australian Computer 
Society (ACS) but the partner skil s assessment obtained from ACS was more than 
twenty four months prior to the date of invitation for visa subclass 189 and 190. 
2 
Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect 
of requests to access document or to amend or annotate records. 
3 
Relevant material 
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the document relevant to the request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 
93A of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
document to which you sought access 
 
 
 
2 Lonsdale Street Me bourne VIC 3000 
PO Box 241 Melbourne VIC 3001 • Email xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx • Fax:  • www.homeaffairs.gov.au 
 
 

 
 
 
4 
Document in scope of request 
The Department has consulted with the relevant area of the business in relation to the 
documents you have requested access to and finds no relevant document holdings.  
Searches  
The Department does not hold an existing discrete document that contains the data you 
are seeking. 
The Department has considered whether it can extract this  data in accordance with 
section 17(1) of the FOI Act. 
The obligation for retrieving or collating information stored in a computer system arises 
if: 
•  the Department could produce a written document containing the information 
using a computer or other equipment that is ordinarily available to the agency for 
retrieving or collating stored information, and  
•  producing a written document would not substantially and unreasonably divert 
the resources of the agency from its other operations (s17(2)) 
 
In Collection Point Pty Ltd v Commissioner of Taxation the full bench of the Federal 
Court decided that if a new computer program is required to be written to produce the 
document then a computer is not being used in a manner that is ordinarily available to 
the agency because an extraordinary step is required to be taken1. 
The Department’s ordinary use of computer systems includes measures to provide the 
public with access to Expression of Interest (EOI) data. The Department maintains a 
dashboard on its Skil Select website to provide regular updates on visa EOI statistics. 
To compile the information you have requested into a discrete document would require 
that additional and extraordinary measures be undertaken. This is not what section 17 
of the FOI Act requires. Section 17 only requires a new document to be created when it 
is possible to do so using a computer or other equipment to extract data.  
The data you have requested is of a detail that cannot be reported on from the 
Department’s computer systems.  Either the data is not collected to that level of detail, 
or it is not possible to extract the data using a computer system in a manner that is 
ordinarily available to it. 
I am satisfied that the Department is not able to produce a written document containing 
the information you seek in your request in a discrete form using a computer or other 
equipment ordinarily available to it. 
                                                
 
 
1 Collection Point Pty Ltd v Commissioner of Taxation [2013] FCAFC 67 [20].  
- 2 – 

 
Having regard to your request and the types of document that may fall within the scope 
of your request I am satisfied that the searches conducted were extremely thorough and 
all reasonable steps have been taken to locate any document relevant to your request. 
5 
Decision 
Section 24A of the FOI Act provides that the Department may refuse a request for 
access to a document if all reasonable steps have been taken to find the document and 
the Department is satisfied that the document does not exist. 
I am satisfied that the Department has undertaken reasonable searches in relation your 
request and that no documents were in the possession of the Department on  24 
December  2022  when your FOI request was received. As such, I am refusing your 
request based on the application of section 24A of the FOI Act.  
6 
Legislation 
A copy of the FOI Act is available at 
https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. If you are unable to access the 
legislation through this website, please contact our office for a copy. 
7 
Your Review Rights 
Internal Review 
If you disagree with this decision, you have the right to apply for an internal review by 
the Department of this decision.  Any request for internal review must be provided to the 
Department within 30 days of you being notified of the decision.  Where possible please 
attach reasons why you believe a review of the decision is necessary.  The internal 
review wil  be carried out by an officer other than the original decision maker and the 
Department must make a review decision within 30 days.   
Applications for review should be sent to: 
By email to: xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
OR 
By mail to: 
Freedom of Information Section 
Department of Home Affairs 
PO Box 25 
BELCONNEN   ACT  2617 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) 
for a review of this decision.  You must apply in writing within 60 days of this notice.  For 
further information about review rights and how to submit a request for a review to the 
OAIC, please see Fact Sheet 12 "Freedom of information – Your review rights", available 
online at https:/ www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-review-process.   
- 3 – 

 
8 
Making a Complaint 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by 
the Department in relation to your request. 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
Email  xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
There is no particular form required to make a complaint to the Australian Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on which 
it is considered that the action taken in relation to the request should be investigated 
and identify the Department of Home Affairs as the relevant agency. 
9 
Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI 
Section at xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.    
 
 
Signed electronically 
Elaine - position 60097486 
Authorised Decision Maker | Freedom of Information Section 
FOI and Records Management Branch 
Department of Home Affairs 
 
- 4 –