Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Appointment of Ambassador to the United States'.




 
 
 
FOI Reference: LEX 7361 
File Reference: 23/5898  
May 2023 
 
MBV 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear MBV 
 
Re: Freedom of Information Request 
 
I refer to your request received by the Department of Foreign Affairs and Trade (the department) 
on 21 February 2023, for access under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act) to: 
 
'Al  documents, including any electronic or physical communications, relating to the 
potential (and later actual) appointment of former Prime Minister Kevin Rudd to the 
Ambassadorship to the United States. Please also include any extant records of phone calls. 
 
I request only documents internal to the Department or between the Department and other 
government entities (including Ministers and their offices). 
 
The scope of this request is from 21 May 2022 to 21 February 2023.' 
 
I am writing to provide you with a decision about your request. 
 
I have identified documents relevant to your request. After careful consideration, I have decided 
to grant you access to an edited copy of the documents, with irrelevant and exempt material 
removed. 
 
Reasons 
 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in relation to FOI 
requests.   
 
In making my decision I have taken into account: 
•  the terms of your request; 
•  the documents that fal  within the scope of your request; 
•  the FOI Act; and 
•  the guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A of 
the FOI Act (FOI Guidelines).   
 
The reasons for my decision and for the application of exemptions under the FOI Act to the 
document are set out below. Where I refer to sections of the FOI Act, these are available at 
 
 R G Casey Building John McEwen Cres Barton 0221 T +61 2 
DFAT.GOV.AU 
6261 1111 
@DFAT 
www.legislation.gov.au. Sections of the FOI Guidelines referenced can be found online at 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-guidelines/ 
 
Damage to international relations (section 33(a)(i i) of the FOI Act) 
 
Under section 33(a)(ii ) of the FOI Act, a document is exempt if its disclosure would, or could 
reasonably be expected to, cause damage to the international relations of the Commonwealth. 
 
The phrase ‘international relations’ has been interpreted to mean the ability of the Australian 
Government to maintain good working relations with other governments and international 
organisations and to protect the flow of confidential information between them (FOI Guidelines, 
paragraph 5.36).  As outlined in paragraph 5.38 of the FOI Guidelines, this applies to documents, 
the disclosure of which could diminish the confidence which another country has in Australia as a 
reliable recipient of confidential information, making that country or its agencies less wil ing to 
cooperate with Australian agencies in future. 
 
Furthermore, according to the FOI Guidelines (paragraph 5.28), the expression ‘damage’ could 
include intangible damage, including inhibiting future negotiations between the Australian 
Government and a foreign government, or the future flow of confidential information from a 
foreign government.   
 
Considering these provisions, I am satisfied that the disclosure of the relevant material to which 
you seek access, would be reasonably likely to cause damage to Australia’s foreign relationships 
and that that this material is exempt under section 33(a)(ii ) of the FOI Act. In coming to this view, 
I have had regard to the nature of the information, the circumstances in which some of it was 
communicated, and the likelihood and nature of the damage to international relations which 
could occur in the event of disclosure (FOI Guidelines, paragraph 5.37).   
 
Material communicated in confidence (section 33(b) of the FOI Act) 
 
Under section 33(b) of the FOI Act, a document is exempt if disclosure would divulge any matter 
communicated in confidence to the Australian Government by or on behalf of a foreign 
government, an authority of a foreign government or an international organisation. 
 
Information is communicated in confidence by or on behalf of another government or 
international organisation if it was communicated under an express or implied understanding that 
the communication would be kept confidential (FOI Guidelines, paragraph 5.42). 
 
Paragraph 5.44 of the FOI Guidelines also provides that an understanding of confidentiality need 
not be formal and may be inferred from the circumstances in which the communications 
occurred.   
 
I have therefore determined that the relevant information to which you seek access was 
communicated in confidence by a foreign government and is exempt under section 33(b) of the 
FOI Act. 
 
Substantial adverse effect on an agency’s proper and efficient conduct of operations (section 
47E(d) of the FOI Act) 
 
Under section 47E(d) of the FOI Act, a document is conditional y exempt if disclosure would, or 
could reasonably be expected to have a substantial adverse effect on the proper and efficient 
conduct of an agency’s operations. FOI Guidelines, paragraph 6.92 specifies that the ‘substantial 
adverse effect’ need only be an indirect effect. 
 
The documents in scope consist of email addresses which are used by departments for internal 
and operational reasons. I note that the department has established channels of communication 
through which members of the community and the media may submit enquiries. Other material 
exempt under section 47E(d) of the FOI Act, includes Cable reference numbers and internal 
processes for matters such as accrediting diplomats. Disclosure of this material could reasonably 
be expected to prejudice the department’s operations in relation to the management of its secure 
overseas communications service and internal and external processing mechanism for credentials. 
 
I therefore find that material contained within the documents is conditional y exempt under 
section 47E(d) of the FOI Act. 
 
Unreasonable disclosure of personal information (section 47F(1) of the FOI Act) 
 
Under section 47F(1) of the FOI Act, a document is conditional y exempt if its disclosure would 
involve the unreasonable disclosure of personal information about any person.   
 
‘Personal information’ refers to information or opinion about an identified individual, or an 
individual who is reasonably identifiable: 
 
•  whether the information or opinion is true or not; and 
•  whether the information or opinion is recorded in a material form or not. 
 
The test of ‘unreasonableness’ implies a need to balance the public interest in disclosing the 
information and the relevant individuals’ privacy interests (paragraph 6.138 of the FOI 
Guidelines). 
 
I have had regard to the fol owing matters in considering whether disclosure of some information 
would involve an unreasonable disclosure of personal information: 
 
•  the extent to which the information is wel  known; 
•  whether the individuals to whom the information relates are known to be (or to have 
been) associated with the matters in the documents; and 
•  the availability of the information from publicly accessible sources; and 
•  any other matters that the agency considers relevant (section 47F(2) of the FOI Act). 
 
Having regard to the nature of the information, and the implications for the identified individuals 
if disclosed, I am satisfied that the disclosure of the personal information in this case would be 
unreasonable. I am not satisfied that the information is wel  known or publicly available, or that 
the disclosure of the relevant information would achieve a public purpose. 
 
For these reasons, I have decided that the relevant material is conditional y exempt under section 
47F(1) of the FOI Act.  
 
Conditional exemptions - public interest considerations (section 11A(5) of the FOI Act) 
 
As sections 47E(d) and 47F of the FOI Act are conditional exemptions, I must grant you access to 
this material unless providing access would, on balance, be contrary to the public interest (section 
11A(5) of the FOI Act).   
 
In assessing the public interest, I have considered the FOI Guidelines referred to above and the 
public interest factors listed in section 11B of the FOI Act as favoring access, including whether 
granting access to the documents would: 
•  promote the objects of the FOI Act; and 
•  inform debate on a matter of public importance. 
 
I have also considered public interest factors against disclosure, including that disclosure may 
reasonably be expected to: 
  •  prejudice an individual’s right to privacy; or 
•  prejudice the management functions of the department. 
 
On balance, I am of the view that the public interest is weighted against the disclosure of this 
material. In forming this view, I have not taken into account any of the irrelevant factors specified 
in section 11B(4) of the FOI Act.  
 
Irrelevant material (section 22(1)(a)(i ) of the FOI Act) 
 
Some of the material excluded from the documents released to you is outside the scope or could 
reasonably be regarded as irrelevant to your request (section 22(1)(a)(ii) of the FOI Act) as it does 
not relate to the appointment of Dr Rudd. 
 
In determining what is relevant to your request, I have taken into account the terms of your 
request and the email which you received from the department on 21 February 2023, in which you 
were invited to respond if you required the names and contact details of government officials not 
in the Senior Executive Service (SES).  As you have not stated that you require this information, I 
have decided to remove them from the document being released to you. 
 
Review rights 
 
Information about your review rights is set out in the Attachment for your reference. 
 
Contact 
 
Should you have any queries regarding this matter please contact the Freedom of Information 
Section by email (xxx@xxxx.xxx.xx). 
 
Yours sincerely 
 
 
Bina Chandra 
Assistant Secretary 
Department of Foreign Affairs and Trade 
Attachment 
 
Your review rights 
Internal review 
You may apply for internal review of the decision (section 54 of the FOI Act).   The internal review 
application must be made within 30 calendar days from the day you receive this notice. 
 
Where possible, please attach reasons why you believe review of the decision is necessary.   
The internal review will be carried out by another officer within 30 days. 
Any request for internal review should be directed via email to xxx@xxxx.xxx.xx or addressed to: 
 
Freedom of Information Section 
Department of Foreign Affairs and Trade 
R G Casey Building 
John McEwen Crescent 
Barton ACT 0221 
Australia 
 
Australian Information Commissioner 
You may apply to the Australian Information Commissioner to review my decision (section 54L of 
the FOI Act).  To do this, you must contact the Australian Information Commissioner within 60 
calendar days from the day you receive this notice. 
 
You may also make a complaint to the Australian Information Commissioner about the 
Department’s actions in relation to this decision (section 70 of the FOI Act).  Making such a 
complaint about the way the Department has handled your FOI request is a separate process to 
seeking review of my decision. 
 
Further information on applying for an Australian Information Commissioner review is available at: 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-review-process 
Further information about how to make a complaint is available at: 
http://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-complaints